Для включения проверки правописания в Microsoft Office откройте программный продукт Word, воспользовавшись ярлыком на рабочем столе или пунктом меню «Пуск» - «Все программы» - Microsoft Office – Microsoft Word. Кликните на вкладке «Файл» (Microsoft Office 2013) или нажмите на кнопку Office (Microsoft Office версии 2010 и 2007). Перейдите в раздел «Параметры» и нажмите на пункте «Правописание». Выберите меню «Исключения» и щелкните поле «Имя текущего файла». После этого снимите флажок со строчки «Скрыть ошибки правописания» и «Скрыть грамматические ошибки».
Если вы хотите включить автоматическую проверку правописания для всех документов, которые вы открываете Microsoft Office, в секции «Исключения» поставьте опцию «Все новые документы». Снимите соответствующие флажки «Скрыть» и сохраните произведенные изменения, нажав на кнопку «Ок».
В программе PowerPoint включение автоматической проверки правописания можно выполнить из аналогичного меню «Параметры» - «Правописание». Снимите флажок с пункта «Скрывать орфографические ошибки» и сохраните произведенные изменения.
Механизм работы
При возникновении ошибки в тексте Word подчеркнет ее красной, синей или зеленой линией. Красная линия используется для фиксирования орфографических ошибок. Недочеты в пунктуации указываются при помощи синей линии, а грамматические ошибки выделяются зеленой волнистой линией. Чтобы просмотреть возможные варианты написания и исправления ошибки, кликните правой клавишей мыши на слове или фразе.
Если вы принимаете предложенный Word вариант, выберите его, нажав на соответствующем пункте меню. Word автоматически исправит ошибку и уберет подчеркивание. Если вы считаете, что ошибки в данном месте текста нет и слово написано правильно, вы можете проигнорировать подчеркивание или нажать на контекстное меню «Пропустить все», доступное также по нажатию правой клавиши мыши.
Автозамена
Также вы можете активировать функцию автозамены, которая доступна в программах пакета Office. Данный параметр позволяет автоматически исправлять некорректно написанные слова в соответствии со списком, вручную создаваемым пользователем. Туда можно добавить слова, которые вызывают у вас проблемы в написании.
Для включения автоподстановки перейдите в секцию «Параметры» - «Правописание» - «Параметры автозамены». Поставьте галочку «Заменять при вводе». В поле «Заменить» укажите слова или фразы, которые вызывают у вас трудности при написании. В левой колонке впишите слово с ошибкой, а справа укажите правильный вариант написания. После добавления достаточного количества слов и фраз, нажмите «Ок» и сохраните произведенные изменения.
При написании статьи текстовый редактор Ворд подчеркивает слова, тем самым указывая грамматические или пунктуационные ошибки. Если слово написано с ошибкой и уже существует в словаре программы, то будет произведена замена слова (в случае, если включена автозамена). Встречаются случаи, когда нужно проверить орфографию в Ворде, а автозамена не включена и программа вовсе не подчеркивает слова с допущенными ошибками. В таком случае, рассмотрим, как проверить документ на ошибки в словах и в пунктуации.
Настройка автоматической проверки текста
Чтобы места с орфографическими и грамматическими ошибками подчеркивались автоматически, нужно:
- Перейти во вкладку «Файл» и нажать на «Параметры»;
- В левой панели нового окна выбрать «Правописание»;
- В области «При исправлении правописания Word» проставить галочки в окнах «Проверять орфографию в процессе набора текста», «Использовать … проверку орфографии», или «Отмечать ошибки грамматики…»;
- Можно поставить галочки во всех окошках данного подраздела, так как все перечисленные вариации помогут в работе с текстом.
Внимание! Если Ворд перестал подчеркивать ошибки красной линией, то обязательно нужно убрать галочки в подразделе «Исключения для файла». Перейти «Файл» - «Параметры» - «Правописание» и наконец-то «Исключение для файла». Убрать галочки со строк «Скрыть орфографические и грамматические… в этом документе».
После данной настройки, в документе будут подчеркиваться не только орфографические оплошности, но и пунктуационные.
Как включить автоматическую проверку ошибок
Благодаря данной функции можно легко исправить все ошибки сразу. Включить «Проверку орфографии и грамматики в тексте» можно кнопкой F7 либо зайти во вкладку «Рецензирование» - в отделе «Правописание» - нажать на «Правописание».
Откроется новое окно и всплывет первая допущенная ошибка. Можно ее исправить прямо в области «Нет в словаре» либо указать нужную форму в разделе «Варианты» и нажать заменить.
Внимание! Программа MS Word не умеет автоматически исправлять пунктуационные помарки. Поэтому если будет встречаться зеленая или синяя волнистая линия в течение всего текста, нужно будет вносить изменения самостоятельно, т. е. вручную. Тем более программа делает подсказки, после какого слова не хватает запятой.
Далее всплывёт новое окно с новой ошибкой и так будет до тех пор, пока все ошибки не будут исправлены. После всех изменений всплывёт окно с уведомлением, что проверка правописания завершена, нажмите на «Ок».
Следом Ворд предоставит статистику об удобочитаемости. Скрываем это уведомление, нажав на «Ок».
Ручная проверка ошибок
Подчеркивание красной линией означает, что в слове, вероятно, допущена орфографическая ошибка или фраза незнакома программе Word и не занесена в словарь. С лёгкостью можно исправить ошибки вручную, следующим образом:
1) Нажать на выделенное слово правой кнопкой мыши и в открывшемся окне выбрать корректный вариант.
2) Добавить в словарь программы новое для Ворда слово. Нажать по неправильному слову правой кнопкой мыши и выбрать «Добавить в словарь» и подчеркивание исчезнет. При дальнейшем использовании данного слова, подчеркивание не появится.
3) Найти внизу программы Ворд, книгу с крестиком (если есть ошибки) и нажать.
Появятся правильные варианты написания, нужно указать правильно написанное слово.
Как настроить функцию «Автоисправление»
Функция «автозамена слова» очень полезная, так как во время быстрого набора текста бывают опечатки в словах. Данная функция поможет исправить некорректно написанную фразу автоматически, для этого необходимо сделать следующие настройки:
1) Нажав на раздел «Файл» выбрать «Параметры»;
2) Во вплывающем окне в левой части найти «Правописание», в разделе «Параметры автозамены» кликнуть по кнопке «Параметры автозамены…»;
3) В разделе «Автозамена» проставить галочку напротив «Заменять при вводе»;
4) Добавить фразу, которая часто печатается неправильно. Например: «помошник» введите под полем «заменить» как неверный вариант, а под полем «на» укажите верную словоформу и кликните на «Добавить». Как показано на картинке ниже.
Добавить можно любую фразу и указать её верное написание. Также это может быть сокращение повседневных фраз, аббревиатура или название горячих клавиш на английском. Вот примеры:
Как изменить фразу в списке автозамены
Надо промотать весь список и найти нужную фразу, выделить её, чтобы она появилась в поле «заменить» и в поле «на».
Теперь остается только установить курсор мыши в нужное поле и ввести свой вариант написания символа или фразы, заменить и сохранить. Рассмотрим пример. Чтобы быстро написать символ (а) в виде «@» сначала нужно добавить и указать на какой символ будет производиться замена.
Действия стандартные, что и ранее при добавлении новой фразы. «Файл» - «Параметры» - «Правописание» - «Параметры автозамены». В разделе, где «Автозамена» под полем «заменить» - вводим «(а)», а в поле «на» - пишем «@». Добавляем и кликаем «ОК».
Теперь время проверить. Печатаем нужный фрагмент статьи и пишем «(а)» (на картинке ниже), замена на «@» происходит после нажатия «)» завершающего символа.
Работа с Word станет намного легче, если сделать все настройки для автозамены разных фраз. Только представьте, что можно печатать (Московский Государственный Университет) за одну секунду всего лишь написав три буквы «мгу». Благодаря определенным опциям пользователь сможет совершить автоматическую проверку на правильную расстановку пунктуации, очень быстро, если учесть, что просматривать документ из 10 листов А4 в ручную будет долго. В данном случае идёт речь об использовании опции «Правописание» в разделе «Рецензирование».
И грамотность являются залогом привлечения клиентов, если вы работаете в сфере написания статей, ведения блогов или рекламы. Неправильное, а порой и откровенно грубое написание и применение слов может оттолкнуть людей от вашей весьма вероятно очень интересной статьи. Microsoft Word уже давно занимает прочную позицию среди многих подобных утилит, используемых для создания и редактирования текстов. Естественно, такой крупный компоновщик программ позаботился о сохранении вашего реноме среди читателей и редакторов, введя специальную функцию, позволяющую следить за орфографией, грамматикой и использованием символов.
В программах пакета Microsoft Office всегда автоматически включена проверка орфографии. Вы наверняка часто замечали, что определённое слово или его часть, подчёркнуты волнистой линией разных цветов, определённо намекают на присутствие ошибки. Всего таких цвета три - красный, зелёный и синий, и обозначают они орфографическую, грамматическую или контекстуальную ошибку соответственно.
Установки правописания в программах Office можно разделить на 3 категории:
- Настройка автоматической замены текста.
- Изменение настроек проверки орфографии для всех программ.
- Настройка параметров правописания в используемой вами программе.
Фактически каждое приложение в Office каким-то образом связано с работой над текстом. Наиболее распространённым является, естественно, Word, что обуславливает наличие максимального количества разнообразных параметров. Нелишне упомянуть, что в зависимости от языковой версии, настройки орфографии и грамматики имеют отличия, ведь в каждом языке существуют разнообразные исключения и особенности.
Давайте рассмотрим все возможности, позволяющие автору быстрее и качественнее выполнить свою работу.
Параметры и настройка автоматической замены
Самым распространённым вариантом работы автозамены является предложение создать нумерованный список , если первым символом в строке является цифра. Другой вариант - замена слова, случайно написанного с ошибкой (работа → работа). Довольно часто при написании текстов или статей автор может упоминать какую-то программу или компанию, название которой написано латиницей. Например, в данной статье понятия Word и Office были употреблены несколько раз, и автору постоянно приходилось менять раскладку клавиатуры. Хотя можно просто настроить автозамену. Для этого перейдите в главное меню, нажав кнопку «файл», найдите пункт «параметры» и кликните на него. Среди многих конфигураций вы увидите пункт «правописание», а в нём - «параметры автозамены». Именно здесь можно настроить всё, что касается орфографии и замены слов, написанных неправильно или латиницей, на их адекватный образец. Здесь же можно настроить использование математических символов и сокращений, хотя распространённое большинство из них уже находится в списке.
Вспомогательные и личные словари
Проверка орфографии в Word происходит с использованием специальных, встроенных словарей. Если слово написано неправильно или редко употребляется, есть вероятность его отсутствия в словаре. В таком случае Word засчитает его как ошибку. Однако, вы можете добавлять необходимые вам слова в собственный словарь, тем самым давая понять программе, что оно правильное и широко используется. Вы можете обратить внимание, что в нижней части окна при допущении ошибки на символе открытой книги появится крестик. Выделив слово и нажав туда, откроется меню, где будут предложены варианты замены, пропуска или добавления в словарь. Как поступить, выбирать вам.
По умолчанию в программе установлен словарь, именуемый «Custom.dic». И все же это не помешает вам создать свой словарь, выбрать когда его эксплуатировать, на каком языке будет написан текст и так далее.
Тезаурус. Что за зверь и зачем нужен?
Наверняка многие замечали тезаурус и всегда отмахивались от попытки разобраться в нём, считая это лишним. Очень зря, ведь в некоторых случаях сей параметр окажется просто незаменим. Конечно, необходимость его утилизации целиком зависит от размеров вашего словарного запаса и знания языка. Если вам пришлось писать текст на не знакомом языке, тезаурус поможет избежать повторения и не подходящего применения выражений, так как его основной функцией является подбор синонимов и антонимов.
Чтобы открыть тезаурус, выделите редактируемое или неподходящее выражение, кликните на нём правой клавишей мыши и найдите команду «синонимы». Именно там вы найдёте эту функцию. Из списка предложенных выражений выберите самое подходящее и используйте в тексте.
Проверка правописания – одна из тех функций, которой позавидовали бы писатели прошлых лет и даже операторы текста, работающие с печатными машинками. Ведь сейчас нет необходимости быть настолько внимательным, чтобы не допустить ошибки, из-за которой придется перепечатывать целую страницу. А в порыве вдохновения можно и вовсе забыть обо всех правилах пунктуации, грамматики и орфографии. Компьютер все исправит. Главное не забыть дать ему эту команду.
По умолчанию в Word включена автоматическая проверка правописания. В нижней части экрана у вас есть 2 индикатора: первый показывает, есть ли в тексте ошибки или нет, демонстрируя, соответственно, галочку или крестик. Рядом отображается язык словаря, который используется для проверки.
Для того, чтоб отключить или убедиться в том, что проверка включена, нажмите на язык, в данном случае «русский » и поставьте галочку напротив «Не проверять правописание ». Вот так легко избавиться от полезных, но удручающих подчеркиваний по тексту.
Ту же операцию можно сделать, перейдя по вкладке «Рецензирование », в разделе «Язык » нажать на пункт «Язык » и выбрать «Язык проверки правописания…»
Программа достаточно умна, чтобы самостоятельно определять, какой язык у вас используется в документе, даже если в одном предложении есть фразы на разных, однако для этого нужно убедиться, что стоит галочка напротив «Определять язык автоматически ».
Дополнительные настройки правописания доступны по следующему адресу: «Файл » -> «Параметры » -> «Правописание ». Первый и второй разделы отвечают за исключения и правила замены. А в третьем «При исправлении правописания в Word » вы вольны отключить, непосредственно функцию автоматической проверки.
Важной особенностью Microsoft Word является возможность подключать сторонние программы для проверки орфографии. Они созданы для более углубленной проверки и предоставления детальных определений грамматических правил. Однако и встроенные возможности, и словари Microsoft Word отлично справляются с основными языками.
Также вы, как пользователь, имеете возможность самостоятельно дополнять и улучшать свой словарь. Для этого, в случае ошибки, с которой вы не согласны, вы можете просто кликнуть на слово правой кнопкой мыши и нажать «Добавить в словарь ». Впоследствии данная фраза не будет считаться ошибкой.
В Word 2003 включение и отключение автоматической проверки орфографии осуществляется по адресу «Сервис » -> «Параметры » -> вкладка «Правописание » -> первый раздел «Орфография » -> «Автоматически проверять орфографию ».
