Табличные процессоры

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и использовать формулы для описания связи между значениями, хранящимися в раз­личных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изме­нение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обнов­лении каких-либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автома­тически. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессо­рами, или, проще, электронными таблицами.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет полу­чать результаты без проведения расчетов вручную или специального программи­рования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать, для:

Автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

Автоматизации итоговых вычислений;

Создания сводных таблиц;

Ведения простых баз данных;

Обработки записей баз данных;

Совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

Подготовки табличных документов;

Построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таб­лицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содер­жать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переклю­чаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы пере­именовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

Адресация ячеек . На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются мини­мальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она рас­положена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяю­щих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку актив­ной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Блок ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют блоком. Наиболее часто исполь­зуют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последо­вательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Блок ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в про­тивоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Тип данных . Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов:

текст,

число или формула, - а также оставаться пустой.

Программа Excel при сохра­нении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все запол­ненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В про­тивном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начина­ется с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку фор­мул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под пане­лями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответ­ствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изме­нения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку «Отмена» в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапа­зона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы . Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разу­меется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контро­лирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 22 Октябрь, 1999 также означает некоторое число. Обратите также вни­мание на то, что хотя даты - это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат ника­кого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозна­чения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметичес­кие операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения дан­ных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду «Формат» ® «Ячейки». Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди­ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стан­дартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабо­чем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сде­лать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.

Ссылки. Вместо чисел в формуле могут быть использованы имена ячеек - принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содер­жимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зави­симой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячей­ках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.

1. адрес ячейки можно ввести вручную;

2. другой способ состоит выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунк­тирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выде­ляются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку пра­вильности формул.

Относительная адресация . От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолча­нию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это озна­чает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным рас­положением исходной ячейки и создаваемой копии.

Поясним это обстоятельство на примере. Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

Абсолютная адресация. При абсолютной адресации адреса ссылок при копирова­нии формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рас­сматривается как постоянная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваря­ются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой - как относительный.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять мето­дом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать метод перетаскивания, при работе с большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши, на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перета­щить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей под­сказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного конт­роля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помо­щью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется спе­циальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Копирование и перемещение данных через буфер обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необ­ходимо выделить копируемый диапазон и дать команду на его поме­щение в буфер обмена: «Правка» ® «Копировать» или «Правка» ® «Вырезать». Вставка дан­ных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого про­цесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения, только когда вставка будет успешно завершена.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диа­пазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Для управления способом вставки можно использовать команду «Специальная вставка». В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, про­грамма Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предостав­ляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозапол­нение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. Такая ситуация часто возникает при исполь­зовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие вве­денных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполнен­ные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполне­ния рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в гори­зонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при пере­таскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение дан­ными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполне­ния следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Использование стандартных функций

Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точ­кой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использо­ваться функции.

Палитра формул. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке «Изменить фор­мулу» (в строке формул), то под строкой формул появляется па­литра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завер­шить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется рас­крывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними.

Использование мастера функций. При выборе пункта «Другие функции» запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке «Категория» выбирается категория, к которой отно­сится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт «Полный алфавитный перечень»), а в списке «Функция» - конкретная функция данной категории.

Ввод параметров функции. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отобра­жаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным и соот­ветствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приво­дятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками - выбирать на рабочем листе. Если пара­метр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных пара­метров - значения, принятые по умолчанию. Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычис­ления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве пара­метров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учиты­вается при копировании формул методом автозаполнения.

Итоговые вычисления. Большая часть функций, доступных с помощью мастера, предназначена для науч­ных вычислений. Отдельную категорию составляют также «Финансовые функции», предназначенные для выполнения расчетов, связанных с денежными суммами. В экономических и бухгалтерских расчетах применяют, главным образом, итого­вые функции. Общим свойством этих функций является то, что их список парамет­ров может содержать заранее неизвестное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. Итак, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычис­ление:

Суммы значений элементов, входящих в набор;

Среднего значения и других статистических характеристик;

Количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям.

Итоговые вычисления в программе Excel выполняются при помощи встроенных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор дан­ных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диа­пазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях использу­ются все ячейки, составляющие его.

Суммирование. Наиболее типичная из функций, предназначенных для итоговых вычислений, - это функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка «Авто­сумма»). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Другие функции итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помо­щью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. В число таких функций входят, например, функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифме­тическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Перечисленные функции относятся к категории Статистические.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто приме­няют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Введение................................................................................................. 3

Глава 1. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров.... 4

1.1 Основные элементы электронной таблицы................................. 4

1.2 Типы данных, используемых в электронных таблицах............. 7

1.3 Используемые типы функций.................................................... 10

1.4 Области применения табличных процессоров......................... 13

Глава 2. Обзор наиболее популярных табличных процессоров...... 15

2.1 Microsoft Excel........................................................................... 15

2.2 OpenOffice Calc.......................................................................... 22

Выводы и предложения....................................................................... 31

Список использованной литературы.................................................. 32

Введение

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами. Основное назначение табличных процессоров – обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор или электронная таблица – это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек. Табличные процессоры обеспечивают также задание формата изображения, поиск, сортировку. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel, Calc, Quatro Pro, Lotus 1–2–3.

Глава 1. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров

1.1 Основные элементы электронной таблицы

Электронная таблица –компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор .

Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Строки, столбцы, ячейки и их адреса

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.

7. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. -М.: Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.

Табли́чный проце́ссор - категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

Электро́нные табли́цы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами - табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач: Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ - мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

1. подбор параметров,
2. прогноз поведения моделируемой системы,
3. анализ зависимостей,
4. планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Основные типы данных: числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Основные элементы электронных таблиц:

1. Столбец,
2. Заголовки столбцов,
3. Строка,
4. Заголовки строк,
5. Неактивная ячейка,
6. Активная ячейка.

История

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич , опубликовав в г. исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент (U.S. Patent 4,398,249 (англ.) ). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин , совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в г. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал «убойным приложением », превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса.

Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса - SuperCalc , Microsoft MultiPlan , Quattro Pro , Lotus 1-2-3 , Microsoft Excel , OpenOffice.org Calc , таблицы AppleWorks и gnumeric .

Перечень программных продуктов

• Microsoft Excel

Ссылки

ar:جداول ممتدة

bn:স্প্রেডশিট ca:Full de càlcul cs:Tabulkový procesor da:Regneark de:Tabellenkalkulation en:Spreadsheet eo:Kalkultabelo es:Hoja de cálculo

Общая характеристика табличных процессоров

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

• создание и редактирование электронных таблиц;
• создание многотабличных документов;
• оформление и печать электронных таблиц;
• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
• создание многотабличных документов, объединенных формулами;
• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
• создание итоговых и сводных таблиц;
• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
• создание слайд-шоу;
• решение оптимизационных задач;
• решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

1.1.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

многооконный режим работы;

доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

хорошее качество печати входных документов;

легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею.

Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

прогнозирование продаж, роста доходов;

анализ процентных ставок и налогов;

учет денежных чеков;

подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

бюджетные и статистические расчеты;

объединение таблиц;

сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом “\”.

1.1.3.1 Понятие об Excel и его возможности

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

1.1.3.2 Типы данных

Так как Excel – программа, работающая с таблицами, то здесь оперируют различными данными. В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных: текст – это любая последовательность символов; число – это числовая константа; формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (Пример: =А5/Н8*12); функции – это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1: А4)).

1.1.3.3 Окно Excel

Оформление таблиц может быть самым разнообразным, возможности форматирования данных – как в хорошем текстовом процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять таблицу с картинками и т.д.

Программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel может выполнять над табличными данными более 200.

Excel – программа многооконная, что позволяет нам одновременно загружать столько файлов, сколько позволит объем оперативной памяти компьютера. Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки – цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком – это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв АА, АВ и т.д.

После запуска Excel содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панелей инструментов, строку формул и строку состояния (строка меню, панелей инструментов, строка формул, и строка состояния появляются на экране даже в том случае, если книга не видна). Все вместе эти пять областей называются “Рабочей областью Excel”. После запуска Excel первой пока еще пустой книги дается имя Книга 1. Если в течении текущего сеанса работы будет открыта новая книга, то Excel назовет ее Книга 2. Книга Excel может содержать листы пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм модули Visual Basic, листы диалогов и листы макросов Microsoft Excel.

Окно книги составляет основную часть рабочей области. В нижней части окна книги размещаются кнопки прокрутки ярлыков листов, а в верхней части – строка заголовка. Новая книга первоначально содержит 16 отдельных листов.

Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Перечисленные кнопки прокрутки не активизируют листы книги. Чтобы сделать лист активным, следует после прокрутки ярлыков щелкнуть на листе. В правом конце строки заголовка окна книги находятся три кнопки для управления размерами окон: Свернуть, Развернуть и Закрыть.

Ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца, является основным элементом любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, может хранить и отображать информацию, имеет однозначные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца A и строки 1, имеет адрес A1. Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Ссылки, являющиеся идентификаторами ячеек, бывают трех видов: абсолютные, относительные и смешанные. Абсолютные не изменяются, когда ячейки содержат формулы при копировании. В относительных ссылках адреса при копировании формул в другое место изменяются. Смешанные ссылки состоят из абсолютных и относительных. В тех случаях, когда необходимо, чтобы изменились координаты ячеек используют относительные ссылки, если необходимо, чтобы координаты не изменялись используют относительную ссылку, в иных случаях используют смешанные. В тех случаях, когда координаты следует делать, неизменными перед ними ставят знак “$”. Выделенную ячейку называют активной или текущей ячейкой, адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул. При 256 столбцах и 16384 строках рабочий лист содержит более 4 миллионов ячеек.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит девять пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Некоторые команды меню выделены обычным шрифтом (черным цветом), а некоторые выглядят блекло (серый цвет). Excel отслеживает состояние рабочего листа и позволяет выбрать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выделенные серым – недоступны.

Для некоторых команд в меню имеется список дополнительных команд, называемый подчиненным меню или подменю. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут применятся к элементу. Для которого активизировано меню. Контекстное меню обеспечивает удобный и быстрый доступ к нужным командам. Чуть ниже находятся панели инструментов, они значительно облегчают работу в Excel, позволяя оперативно, за счет быстрого доступа, использовать ту или иную функцию. В нижней части рабочей области Excel находится строка с ярлыками листов, позволяющая то в каком листе мы в данный момент находимся. Под строкой ярлыков находится строка состояния, которая отражает состояние программы в момент работы с Excel.

1.1.3.4 Функции Excel

Программа Excel содержит множество всевозможных функций. Наиболее обще их можно представить следующим образом:

Финансовая – здесь множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

Дата и время – большинство ее функций ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции сегодня и дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах.

Просмотр и ссылка – здесь находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных и получить из него самую разнообразную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного вам элемента массива, найти, в какой ячейке этого массива находится число или текст.

Математическая – вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая – общие функции использующиеся для вычисления средних значений наибольшего и наименьшего из числа для расчета распределения стьюдента.

Текстовые – преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д.

Логические – вычисления выражения выяснения значения истина или ложь.

Проверка свойств и значений – возвращение из Excel в Windows информации о текущем статусе ячейки, объекта или среды.

Печать – в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно при широких таблицах, которые вы хотели бы потом Склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. Чтобы убрать лишний маркер, нужно поставить курсор ниже или правее его и выбрать команду Убрать конец страницы из меню Вставка.

На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула.

Страничка Колонтитулы предоставляет возможность задать колонтитулы.

На страничке Лист можно указать программе, что линии сетки заголовки строк и столбцов печатать не следует. Здесь же задается область печати, интервал или список.

В закладке Страница можно задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и масштаб. Excel позволяет печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении.

1.1.3.5 Пользовательский интерфейс Excel

Пользовательский интерфейс Excel аналогичен компонентам других интегрированных пакетов Microsoft office.

Табличным процессором можно управлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панели инструментов и клавиатуры.

Загружается табличный процессор с помощью главного меню (программы MS Excel) выбором строки MS Excel в меню, либо с помощью папки Мой компьютер двойным щелчком по пиктограмме Excel.

В верхней части окна Excel находится строка со стандартным заголовком, а ниже расположены основные элементы пользовательского интерфейса. Пользовательский интерфейс Excel довольно удобен. Он позволяет работать с данной программой даже пользователю, который не является профессиональным программистом. Вообще, удобный пользовательский интерфейс – это выгодная отличительная черта операционной системы Windows. И то, что в настоящее время на рынке значительно преобладает продукция фирмы Microsoft наличие достаточно удобного пользовательского интерфейса играет здесь не последнюю роль.

При работе с Excel пользователю для выполнения каких – либо действий не нужно набирать ту или иную команду, для выполнения достаточно просто щелкнуть мышкой на том или ином пункте меню или пиктограмме и действие выполниться. Работая с Excel достаточно легко можно найти любую функцию на панели инструментов или в главном меню, благодаря достаточно наглядному отображению.

В целом данная программа призвана максимально упростить работу бухгалтерам, финансистам, инженерам и другим работникам, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления довольно сложных таблиц с проведением математических расчетов.

2 Некоторые приемы работы в Excel

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов, строки ввода, рабочего листа, полос прокрутки, строки состояния.

2.1 Ведение рабочей книги

Microsoft Excel можно работать с 4 основными типами документов: электронной таблицей, рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического предоставления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой эквивалент папки – скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами, однако, их число можно уменьшить. В книге можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Макротаблица – это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

2.2 Проектирование электронных таблиц

Любая электронная таблица состоит из заголовка таблицы, заголовков столбцов и информационной части.

В общем виде процесс проектирования электронных таблиц включает в себя следующие шаги:

ввод заголовка электронных таблиц;

ввод названий граф документа;

ввод исходных данных;

ввод расчетных формул;

форматирование электронных таблиц с целью придания ей профессионального вида;

подготовку электронной таблицы к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

2.3 Редактирование содержимого ячейки

В процессе работы в Excel, если мы обнаружил ошибки, их необходимо отредактировать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша . При этом в левой части строки ввода появляются символы “Ввод” (Ц) и “Отмена” (X).

Оформление рабочих листов

2.4.1 Выбор шрифта

При работе возникает необходимость изменить шрифт или исполнение текста. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из предложенных списков. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание – это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив , полужирный или с подчёркиванием . Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

2.4.2 Цвета и узоры

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

2.4.3 Форматирование чисел

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат/Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладке Число. Выбирается в группе слева строки Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов, чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 13. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.

Формат Результат

0.000,00 0.013,00

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

2.4.4 Проверка орфографии

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши . Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

2.5 Операторы

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Сложение =A1+1

Вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

2.5.1 Текстовый оператор соединения

Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз в ручную даты – программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

2.6 Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); – (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

2.7 Функции Excel

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =B1+B2+B3+C4+C5+D2.

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек, запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ(А1;А2;А3;А4). Или то же самое другим способом: =СУММ(А1:А4).

2.8 Создание диаграмм

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel.

2.8.1 Панель инструментов диаграмм

Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм, но и это можно делать и другим способом – даже более быстро с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью меню Вид/Панели инструментов.

Пример: Введём любые данные на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем Мастер диаграмм.

Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.

2.9 Профессиональное оформление

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

2.10 Обмен данными

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка/Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка/Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

2.11 Экспорт

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл/ Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов, в которые Excel может преобразовать свои файлы.

3 Создание электронной таблицы

Создание заголовка таблицы

Устанавливаем курсор в ячейку С1 и набираем “ Ведомость остатков материалов”. Нажимаем на панели инструментов кнопку ”Ж”

Создание шапки таблицы

Устанавливаем курсор в ячейку А3 и вводим №

Перемещаем курсор в ячейку B3 и вводим Наимен.

Установив курсор в ячейку C3 и вводим Ед.

По вышеописанному признаку пишем все остальные заголовки столбцов.

Выделение шапки таблицы жирным шрифтом

Выделяем созданную шапку таблицы

Нажимаем кнопку “Ж”

Заполнение таблицы данными

Устанавливаем курсор в ячейку А5 и вводим номер (1)

Перемещаем курсор по строке, вводим новые данные в зависимости от номера.

Устанавливаем каждый раз курсор в начало новой строки, повторяем действия текущих пунктов, занося все остальные данные.

Выравнивание заголовков таблицы по центру

Выделяем нужные столбцы, установив курсор на букву “В” в заголовке столбцов, нажимаем левую кнопку мыши, перемещая курсор до буквы “Е”, и отпускаем левую кнопку мыши.

Нажимаем кнопку выравнивания.

Прорисуем линии сетки и обведем всю таблицу жирной линией

Выделяем созданную таблицу: устанавливаем курсор в ячейку А3, нажимаем левую кнопку мыши, перемещаем указатель мыши в ячейку Е25 и отпускаем левую кнопку мыши.

На панели инструментов находим значок “Линии сетки”, щелкаем на треугольнике, находящемся рядом, выбираем пункт, изображающий рисование всех линий сетки, а потом пункт изображающий жирную линию вокруг всей таблицы.

Сохраняем созданную таблицу и выходим из программы Exсel

Выполняем команду Файл/Выход.

Урожайность культур по хозяйству

Значение в числовой клетке таблицы может быть либо записано, либо рассчитано по соответствующей формуле; в формуле могут присутствовать обращения к другим клеткам.

Электронная таблица
Microsoft Excel

Каждый раз при изменении значения в клетке таблицы в результате записи в нее нового значения с клавиатуры пересчитываются также значения во всех тех клетках, в которых стоят величины, зависящие от данной клетки.

Графам и строкам можно присваивать наименования. Экран монитора трактуется как окно, через которое можно рассматривать таблицу целиком или по частям.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Самые популярные табличные процессоры - Microsoft Excel (Эксель) и Lotus 1-2-3 .

В Microsoft Excel автоматизированы многие рутинные операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

Lotus 1-2-3 - профессиональный процессор электронных таблиц. Широкие графические возможности и удобный интерфейс пакета позволяют быстро ориентироваться в нём. С его помощью можно создать любой финансовый документ, отчёт для бухгалтерии, составить бюджет, а затем разместить все эти документы в базах данных.