Не работает поиск в Outlook: решение проблемы. Программа Microsoft Outlook – универсальная система управления информацией. Завершение роботы с Outlook

Общие сведения о программе

Программа MICROSOFT OUTLOOK входит в состав интегрированного программного пакета MS Office и представляет собой универсальную систему управления информацией.

Система планирования дел и ведения переписки. Outlook позволяет организовать:

· Обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске, вывод сообщений на печать;

· Передачу файлов, созданных в других приложениях, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

· Ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме - ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

· Ведение списка контактов, позволяющего хранить адреса, телефоны и иную информацию о лицах, с которыми пользователю приходится иметь дело;

· Ведение журнала, в котором в хронологичном порядке автоматически фиксируются документы Office, с которыми пользователь работал, что позволяет их отыскивать не по их местоположению на диске, названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

· Создание заметок.

Outlook сильно отличается от остальных приложений Office тем, что предоставляет средства для работы не с отдельным документом, а с множествами документов, которые в терминологии Outlook называются элементами. Элементы могут быть самой произвольной природы (заметка, сообщение, задача). Более того, их набор может расширяться за счёт создания новых типов элементов. Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определённым набором полей (свойств), в которых собственно и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Для редактирования элемента каждого конкретного типа необходимо специальное приложение. Такие приложения называются формами. Формы стандартных типов элементов Outlook являются встроенными. Для элементов других типов можно зарегистрировать специальную форму, максимально приспособленную к отображению и редактированию элементов такого типа.

Этим универсальность и расширяемость Outlook не ограничиваются. Формат хранения элементов является фиксированным, но вот место их хранения может быть совершенно произвольным: файл личных папок, почтовый ящик на сервере, набор файлов на жёстком диске. Поэтому к хранилищу элементов
Outlook обращается не непосредственно, а через определённую информационную службу, включённую в конфигурацию Outlook .

Для структуризации документов на жёстком диске обычно используют папки, то же самое верно и для элементов Outlook с оговоркой, что хранилище элементов и служба доступа к хранилищу должны поддерживать возможность создания папок. Папки, как и элементы, обладают набором свойств. Одним из свойств является тип элементов, для хранения которых предназначена данная папка. Это свойство используется Outlook при создании элемента в папке для вызова соответствующей формы, а также для определения набора представлений, наиболее подходящего для элементов данного типа. Дело в том, что для отображения набора элементов некоторых типов удобно использовать не список или таблицу, а какой либо другой способ (представление), например, календарную сетку или временную шкалу.

Для элементов некоторых типов необходимо выполнять не только операции, связанные с хранением, отображением и редактированием, но и некоторые дополнительные. К их числу относятся отправка и получение сообщений электронной почты, синхронизация элементов расписания. Эти задачи также перепоручает специальным службам - службам доставки сообщений. Точно так же происходит доступ к специальному хранилищу адресов электронной почты (адресным книгам). Для этого используются специальные службы доступа к адресным книгам.

Outlook по своей природе очень сильно напоминает приложение Проводник Windows знакомое любому пользователю. Однако за счёт множества дополнительных средств, собранных в едином интерфейсе, Outlook является по-настоящему мощной программой.

Отображение элементов файловой системы в Outlook (Рисунок8.2):

· Outlook ; Почта;

Другие папки.
Рисунок 8.2 - Отображение элементов файловой системы в Outlook

Электронная почта

При обслуживании электронной почты Outlook может использовать созданные ранее почтовые отделения и личные почтовые ящики. При этом могут использоваться различные службы доставки сообщений, а сами сообщения могут либо храниться на почтовом сервере, либо копироваться с него в локальное хранилище сообщений на компьютере. Если необходимое оборудование и программное обеспечение уже было установлено и настроено на компьютере и почтовом сервере локальной сети, в таком случае при установке Outlook автоматически использует имеющиеся настройки для подключения к нужному почтовому отделению и личному почтовому ящику. После этого не потребуется почти никаких дополнительных действий.

После запуска можно увидеть открытое окно приложения Outlook с открытой папкой поступающих в почтовый ящик сообщений – папкой \Входящие .

По умолчанию все поступающие сообщения попадают именно в папку \Входящие , однако можно задать правила автоматической сортировки поступающей почты по различным папкам.

В левой части этого окна – панель Outlook. На ней имеется несколько горизонтальных кнопок с названиями трёх уже существующих групп – ярлыки Outlook , Почта и Другие папки . Каждая из этих групп содержит ярлыки, которые можно использовать для открытия нужных папок почтового ящика или папок файловой системы. В группе ярлыки Outlook располагаются ярлыки для основных папок почтового ящика (хранилища элементов) – это папки \Входящие , \Календарь , \Контакты , \Задачи , \Дневник , \Заметки , а также папка \Удалённые .

Когда открыта папка \Входящие , в правой части окна Outlook выводится таблица с описанием сообщений, находящихся в этой папке. Столбцами этой таблицы являются поля сообщений. Обычно отображаются следующие поля: От, Тема, Получено , а также поля особых отметок (о высокой важности, о прочтении сообщения, о наличии вложенных файлов). Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом. В нижней части окна Outlook отображается область просмотра, в которой выводится текст выделенного сообщения. Включает этот режим вывода области просмотра команда Вид > Область просмотра .

Значок сообщения выглядит, как запечатанный конверт, если сообщение ещё не прочитано, и как распечатанный конверт, если это сообщение прочитано ранее; если же был послан ответ на это сообщение, то к значку конверта добавляется листок с изогнутой стрелкой. Слева от этого поля располагаются поля отметки о важности: сообщения высокой важности будут помечены красным восклицательным знаком, сообщения низкой важности помечаются направленной вниз голубой стрелочкой. Справа расположено поле Отметка о вложениях : если сообщение содержит вложенные файлы, например, документ Word , книгу Excel , или иной вложенный объект, в этом столбце будет изображение скрепки.

В эту таблицу можно добавить новые поля, характеризующие сообщение, или удалить те поля, которые не нужно использовать.

Что касается исходящей почты, имеется весьма удобная возможность – автоматически сохранить копии всех отправленных сообщений.

Перед началом работы следует проверить, не поступило ли в почтовый ящик новых сообщений. Если подключаться к почтовому ящику по локальной сети, то скорее всего проверка на наличие новых сообщений и их доставка происходит автоматически. Если же это не так, нажмите кнопку "Отправить \ Получить " на панели инструментов Outlook . При этом будет установлено соединение удалённого доступа для подключения к почтовому ящику по телефонной линии, а затем все новые сообщения будут доставлены в папку "Входящие ".

При подключении к почтовому ящику в режиме удалённого доступа удобно использовать специальную панель инструментов – Удалённый доступ . При этом появится возможность сначала загружать заголовки сообщений, а затем выборочно загружать сами сообщения. Чтобы отобразить панель инструментов Удалённый доступ , необходимо щёлкнуть на панели инструментов правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся меню команду "Удалённый доступ ".

Для того, чтобы прочесть полученное сообщение, достаточно дважды щёлкнуть на строке этого сообщения или выделить нужную строку и нажать клавишу ENTER : появиться специальная форма, в которой будут отображены значения полей сообщения.

Панель в верхней части формы сообщения представляет собой заголовок сообщения. Здесь содержится информация об отправителе, дате отправления, о том кому было направлено, и о теме сообщения. Используя панель инструментов или команды меню, можно подготовить ответ на данное сообщение, переслать его другим адресатам, вывести его на печать, переместить в другую папку.

Вложенные в сообщение файлы отображаются непосредственно в тексте сообщения в виде значка соответствующего приложения с подписью, представляющей собой имя файла. Если на компьютере установлено приложение, с помощью которого этот файл был создан, то можно открыть вложенный файл непосредственно из формы сообщения, дважды щёлкнув на соответствующем значке. Можно также сохранить вложенный файл, отдельно от сообщения, в виде обычного файла в любой из папок файловой системы для последующей его обработки.

Получив и прочитав сообщение, обычно следует послать на него ответ (или хотя бы краткое подтверждение о получении). Для этого достаточно выделить строку заголовка нужного сообщения, а затем нажать кнопку "Ответить " или "Ответить всем ". При этом будет открыта форма ответного сообщения, причём поля адреса и темы сообщения будут заполнены автоматически, а в текст ответа будет вставлен текст исходного сообщения.

Если не нужно, чтобы исходное сообщение включалось в текст ответа, то этот режим можно легко отключить.

Включение текста полученного сообщения облегчает подготовку ответа, поскольку всегда можно ещё раз взглянуть на исходное письмо, а при необходимости вставить в ответ нужную цитату (воспользовавшись буфером обмена). Перед отправкой сообщения текст исходного сообщения можно будет удалить, а можно и отослать его вместе с ответом, чтобы получателю не нужно было гадать, на какое сообщение получен ответ, и разыскивать его текст в архиве.

Создание нового сообщения. Для этого достаточно нажать кнопку
"Создать " на панели инструментов Outlook или выполнить команду Действия > Создать сообщение . При этом будет открытая форма нового сообщения (Рисунок5.2). Прежде всего в заголовке отправляемого сообщения нужно указать, кому должно быть направлено сообщение – заполнить поля заголовка "Кому " и "Копия ", а также ввести в поле "Тема " его краткое описание. После этого в нижней части бланка можно ввести текст самого сообщения и, если это необходимо, вложить в него нужные файлы.

Рекомендуется начать подготовку деловых сообщений, часто отправляемых нескольким адресатам одновременно, именно с заполнения списка адресатов. Во-первых, это сделать всё равно придётся, а во-вторых, заранее решив, кому именно отправляется письмо и при необходимости его копия, точнее можно составить подходящий текст сообщения. Однако нужно помнить, что отправить сообщение можно не только выбором команды меню или нажатием кнопки, но и нажатием комбинации клавиш CTRL+ENTER .

Рисунок 8.3 – Окно сообщения

При заполнении полей адресатов пользователь избавлен от необходимости помнить электронные адреса получателей и всякий раз вводить их вручную. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов.

Адресные книги могут содержать многие десятки имён, особенно в том случае, если сеть достаточно обширна, имеется большое количество различных почтовых отделений, или почта направляется в Интернет. В этом случае для того, чтобы быстро отыскать нужное имя в адресной книге, достаточно ввести несколько первых символов имени, которое ищите. Конечно, есть и другие способы поиска нужного имени: например, для этого можно использовать полосу прокрутки в правой части списка или продвигаться по списку, нажимая клавиши со стрелкой на клавиатуре. Однако именно ввод нескольких первых символов искомого имени – это самый быстрый и удобный способ его поиска.

В диалоговом окне "Выбор имени " следует обратить внимание на ещё одну весьма полезную кнопку – кнопку с аббревиатурой "СК ". За этой аббревиатурой скрывается название "Слепая копия ". Все адресаты, перечисленные в списках "Кому " и "Копия ", будут перечислены в заголовках всех полученных сообщений. Но иногда бывает необходимо послать копию сообщения некоторым лицам так, чтобы об этом не было известно остальным получателям сообщения. Для этого и используется кнопка "СК ".

Если имя адресата выбирается из адресной книги, то оно будет подчёркнуто при помещении его в соответствующий список. Это служит признаком того, что имя адресата проверено Outlook по общему списку адресов или по личной адресной книге.

Кроме того, если часто приходится отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков рассылки, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных групп.

В дальнейшем можно использовать имя созданной личной группы рассылки точно таким же образом, как и имя отдельного адресата, введя его с клавиатуры или выбирая его из адресной книги - направляемое таким образом сообщение будет разослано всем членам этой группы. При необходимости состав группы может быть легко изменён. Можно в любой момент добавить новых членов группы или исключить выбывших.

В отличие от поля адреса "Кому ", поле "Тема " в заголовке сообщения в принципе можно оставить пустым. Однако нельзя пренебрегать заполнением этого поля. Правильно заполненное поле темы сообщения привлечёт внимание получателя больше, чем особая отметка о важности.

К основному тексту сообщения можно присоединить вложенные файлы, представляющие собой, например, документы Word . Для этого следует воспользоваться расположенной в форме сообщения кнопкой "Вставить файл " (кнопка с изображением скрепки), или командой Вставка > Файл.

Можно вложить несколько различных файлов в одно и то же сообщение, если это необходимо. Значки приложений, с помощью которых были созданы эти вложенные файлы, будут помещены непосредственно в текст подготавливаемого к отправке сообщения.

Планирование мероприятий

Если щёлкнуть на значке папки Календарь в панели Outlook , можно увидеть одно из представлений этой папки (Рисунок 4).

Рисунок.4 –Представление папки Календарь

По умолчанию используется представление "День ". Левая часть окна выглядит как листок обычного ежедневника, разграфлённый на получасовые интервалы. На этом листе можно планировать основные события своего рабочего дня, отмечая время, уже занятое какими - либо делами. Правая часть окна разделена на две панели. Вверху расположен маленький календарик, с помощью которого можно быстро раскрыть нужную страницу ежедневника – достаточно щёлкнуть по необходимому дню. Обычно на календаре раскрыт текущий месяц, но можно прокрутить календарик до любого требуемого месяца с помощью кнопок со стрелками, расположенными в его заголовке.

При этом дату можно указывать самыми различными способами, например, Outlook "понимает" не только обычный формат даты, вроде "12 июня", но и такие ссылки на дату, как "послезавтра", "следующий четверг" и даже "День независимости" или "Рождество" (но не понимает ссылку "Пасха" – определение "плавающих" дат некоторых религиозных праздников Outlook не под силу). Раскрыв нужный листок ежедневника, можно увидеть, какие дела и встречи уже запланированы на этот день, а также сделать на этом листке запись о новом планируемом на этот день деле. Причём можно планировать любые дела и встречи в течении всего времени дня.

Если при выборе времени поместить очередную встречу вплотную к другому ранее запланированному делу или даже запланировать новое дело на уже занятый период времени, в заголовке встречи над строкой темы появится предупреждающее сообщение: "Примыкает к другой встрече в календаре " или "Противоречит другим встречам в календаре ".

Прежде чем закончить планирование нового дела и закрыть диалоговое окно, можно изменить стандартные значения для напоминания и статуса распланированного времени. По умолчанию напоминание выдаётся за 15 минут до начала события, а используемый период времени помечается как занятый.

Иногда приходится отменять, переносить или иным образом изменять заранее запланированные встречи и события. Есть также удобный инструмент для поиска запланированных событий, который может пригодиться в самых различных ситуациях.

Некоторые встречи и события происходят достаточно регулярно, на еженедельной или ежемесячной основе. Можно спланировать также регулярно повторяющиеся события одним приемом, избавив себя от необходимости планировать их в индивидуальном порядке.

Календарь

Календарь - это электронный аналог настольного перекидного календаря, имею­щий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в кален­даре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентирован­ных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распо­рядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автома­тически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или сред­ствами электронной почты.

Рис. 16.1. В компоненте Календарь отображаются мероприятия и задачи

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуаль­ном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми кон­ференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находя­щимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автомати­чески.

Организатор задач

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие ука­зать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользо­вателя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и доку­ментов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функ­циями, рядом дополнительных и некоторыми специальными (см. главу 8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников, занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную работу средств ком­муникации. Необходимо периодически посещать сервер Microsoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвидирующих обнаруженные уязвимости.

Организатор контактов

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными воз­можностями (рис. 16.2). В него заносятся подробные сведения о людях и органи­зациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сор­тировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсив­ной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соот­ветствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет исполь­зовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

Рис. 16.2. Представление данных в папке Контакты в виде адресных карточек

Дневник - это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника - автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы - пользователь может ими управлять.

Записная книжка

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это сред­ство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто запи­сывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабо­чим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook - запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использо­вание папки Заметки выглядит проблематичным.

Организатор собраний

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах, в частности, в Днев­нике. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конфе­ренций, определение состава участников, рассылка извещений, получение отве­тов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно рабо­тать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint (см. главу 15). Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сооб­щениями.

Варианты представлений

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представ­лений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В част­ности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

Временная шкала

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по возраста­нию слева направо. При таком способе представления информации данные отобра­жаются в виде значков (рис. 16.3).

Рис. 16.3. В папке Дневник выбрана форма представления Временная шкала

Карточка

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в записи. Исполь­зуется, в частности, в папке Контакты.

Календарь

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на поле, содер­жащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Такое пред­ставление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше либо напря­мую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представлению в каж­дой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

Интерфейс Microsoft Outlook

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вклад­ках диалогового окна Настройка (Сервис → Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие логическим папкам, обслуживае­мым программой (рис. 16.4).

Рис. 16.4. Основные элементы интерфейса Outlook

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариан­том представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является воз­можность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непо­средственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Outlook.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддер­жки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернете. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис → Службы). Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется уста­новить следующие службы:

Microsoft Exchange Server; Microsoft Mail;

Microsoft Fax; Адресная книга Outlook;

Личная адресная книга; Личные папки;

Электронная почта Интернета.

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локаль­ной сети, первые две службы можно не устанавливать.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспе­чивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подклю­читься к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и под­ключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные част­ных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений элек­тронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами пред­ставлений.

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему."Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, - формами.

Замечание

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today)	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже - панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа - панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.

Рис. 1.14.

Меню Outlook

Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.

Название	Назначение
Файл (File)	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка (Edit)	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид (View)	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное (Favorites)	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис (Tools)	Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия (Action)	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка (Help)	Команды справочной системы Outlook

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

{На панели инструментов или меню} Стандартная

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.

Пример 1.9. Переход от папки к папке

> Вид > Перейти > Контакты

Замечание

Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.

По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.

Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:

Пример 1.10. Изменение размера ярлыков

Подведите указатель на пустое место панели Outlook

Мелкие значки (см. рис. 1.7)

Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.

Последняя, третья группа - это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.

При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую - в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.

Пример 1.11. Открытие папки в новом окне

Подведите указатель мыши к папке

Открыть в новом окне (рис. 1.15)

Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".

Рис. 1.15.

Панель Список папок

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.

Пример 1.12. Отображение панели Список лапок

Вид > Список папок или

{Панель Заголовокна имени папки}

Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.

Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (-) показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.

Замечание

Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.

Рис. 1.16.

Панель просмотра информации

Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.

Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча

Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.

Пример 1.13. Изменение текущего представления

> Вид > Текущее представление > <Представление>

Замечание Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.

Панель Заголовок

Панель Заголовок располагаете» сразу под панелями инструментов и содержит название текущей папки. Помимо этого, на панели присутствуют кнопки Назад и Вперед (слева). Outlook отслеживает действия пользователя, и если вы хотите вернуться на несколько действий назад, достаточно нажать кнопку Назад.

Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).

Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

1.3.10. Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Создание элемента

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.

Пример 1.14. Создание элемента

> Файл> Создать > Встреча

> Действия > Новая встреча (+)

Создать {на панели инструментов Календарь}

{на панели просмотра информации}

Новая встреча (на панели просмотра информации}

После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).

Замечание

Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.

Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча

Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.

Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.

Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).

Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо - наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.

При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.

При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Сохранение, открытие и удаление

Пример 1.15. Сохранение элемента

Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.

Пример 1.16. Открытие элемента

{Выделите элемент}

> Файл > Открыть > Выделенные документы (+<0>) или {Элемент}

После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).

При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.

Пример 1.17. Удаление элемента

{Выделите элемент} Правка > Удалить (+) или Удалить

Совет

Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу .

Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.

При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.

Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента

Удаленные

Переместить в папку... (рис. 1.19)

Календарь

Рис. 1.19. Контекстное меню элемента папки Удаленные

Добрый день уважаемые читатели, вот и закончился мой отпуск, выйдя на работу я сразу окунулся в нее с первых дней, и эти дни принесли интересный материал для моего блога, а именно меня не перестает радовать программный продукт компании Microsoft, MS Office 2013-2016, а еще точнее, почтовый клиент outlook. Сегодня он у одной сотрудницы показал ошибку при попытке переместить письмо "", давайте посмотрим, как все это дело решается.

Ошибка перемещения писем в Outlook

И так, ситуация такая, сотрудник создает в папке входящие, новую папку под определенные задачи для дальнейшего расфасовывания почты в нее, при попытке переместить письмо, сотрудник видел вот такое окно с ошибкой:

Невозможно переместить элементы. Элемент невозможно переместить. Он уже был перемещен или удален, либо был запрещен доступ, либо сервер недоступен .

Самое интересное, что письмо в этот момент переместилось в нужную папку, но и оставило дубль на старом месте. Начав изучение данного вопроса, однозначного ответа на него найти, сразу не удалось, многие из них сводились к настройкам на Exchange сервере, но у меня-то это просто IMAP ящик в программе Microsoft Outlook. Не буду вас томить с ответом и сразу расскажу решение, тут все дело в повредившемся файле ost, который мы будем восстанавливать.

Нам поможет утилита SCANPST.EXE. Вот пути расположения данной утилиты для разных версий Outlook:

• Outlook 2016: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Outlook 2013: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Outlook 2010: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Outlook 2007: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

Запускаем SCANPST.EXE, в открывшемся окне нужно пройти несколько этапов. На первом из них, вам необходимо выбрать ваш файл профиля pst или ost, через кнопку "Обзор"

Нажимаем начать и у вас стартует процесс восстановления и исправления ошибок.

Вам необходимо пройти 8 этапов, по прошествии которых вы получите результат работы, учтите, что время обработки сильно зависит от:

• Размера файла outlook , который может достигать и 50 гб
• Скорости работы вашего жесткого диска

Как видите у меня обнаружились ошибки, нажимаем восстановить.

Основы работы с MS Outlook 2007

Успешно изучив материал, Вы будете знать :

общие сведения о назначении и возможностях MS Outlook;

процедуру установки и настройки MS Outlook;

назначение элементов панели инструментов рабочего окна MS Outlook;

принципы создания электронного сообщения;

назначение и функциональность различных папок, принципы работы с ними.

После изучения данной темы Вы будете уметь :

устанавливать и настраивать параметры MS Outlook;

создавать и редактировать учетную запись пользователя;

ориентироваться в функциях различных компонентов MS Outlook.

После изучения материала Вы будете обладать навыками :

установки и настройки параметров MS Outlook;

установки параметров и вида электронного письма;

создания элемента папки «Контакты»;

создания, редактирования и удаления элемента папки «Календарь».

Основные понятия к теме 10

Информационная служба

Личные папки

Нежелательная почта

Общие сведения о Microsoft Outlook 2007

MS Outlook - мощное средство для работы с электронной почтой, ежедневником, заметками и т.п. Оно позволяет организовать:

обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске вашего компьютера, вывод сообщений на печать;

передачу файлов, созданных в других приложениях, например рабочих книг Excel или презентаций PowerPoint и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме - ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

ведение списка контактов, позволяющего хранить адреса, телефоны и иную информацию о нужных вам людях;

ведение журнала, в котором в хронологическом порядке автоматически фиксируются документы Microsoft Office, с которыми вы работали, что позволяет отыскивать документы не по их месторасположению на диске, названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

создание заметок, которыми можно пользоваться примерно так же, как и обычной бумагой для заметок или популярными ныне наклейками с липкой полоской на обратной стороне.

Как и другие приложения Microsoft Office, Outlook может быть использован как на отдельно взятом компьютере, так и на компьютере, включенном в локальную или глобальную компьютерную сеть. Следует отметить, что основным назначением MS Outlook является организация электронных коммуникаций, поэтому эта программа, по существу, является сетевым приложением. Для того чтобы использовать все возможности MS Outlook, его следует установить на компьютере, подключенном к компьютерной сети. Только в этом случае вы сможете использовать электронную почту для передачи файлов, согласования и планирования встреч или совещаний с другими пользователями Outlook и т.п. Формат хранения элементов Outlook является фиксированным, но место их хранения может быть произвольным: личные папки, почтовый ящик на сервере, жесткий диск и т.д. Поэтому к хранилищу элементов (например, при открытии элемента или его поиске) Outlook обращается не непосредственно, а через определенную информационную службу, включенную в конфигурацию Outlook.

Для структуризации файлов на жестком диске обычно используют папки, это верно и для элементов Outlook с оговоркой, что хранилище элементов и служба доступа к нему должны поддерживать возможность создания папок. Папки, как и элементы, обладают набором свойств. Одним из свойств является тип элементов, для хранения которых предназначена данная папка. Это свойство используется Outlook при создании элемента в папке для вызова формы, а также для определения набора представлений, наиболее подходящего для элементов данного типа. Для некоторых элементов удобно использовать не список или таблицу, а какой-либо другой способ (представление), например календарную сетку или временную шкалу.

Панели и инструменты MS Outlook

Outlook состоит из шести подразделов .

При запуске Outlook открывается папка из одноименного раздела.

В верхней части окна находится строка меню и панель инструментов. Слева - панель для переключения между разделами. На панели находятся три уже существующие группы: «Ярлыки Outlook», «Мои ярлыки» и «Другие ярлыки» . Каждая из этих групп содержит ярлыки, которые можно использовать для открытия нужных папок вашего почтового ящика или папок файловой системы. При нажатии на кнопку открывается соответствующий список дополнительных ярлыков. Сами папки по умолчанию не отображаются, но вывести их на экран совсем не сложно. Для этого нужно выбрать пункт в меню «Вид» .

Когда открыта папка , в правой части окна Outlook выводится таблица с описанием сообщений, находящихся в этой папке. Столбцами этой таблицы являются поля сообщений. Обычно отображаются следующие поля: «От», «Тема», «Получено» , а также поля особых пометок (о высокой или низкой важности письма, о прочтении сообщения, о наличии прикрепленных файлов). Вы можете добавить или удалить поля этой таблицы. Для этого в меню «Вид» выберите «Текущее представление» и в выпадающем меню выберите . Щелкните по кнопке поля, и откроется диалоговое окно, в котором вы можете добавить или удалить столбцы. В нижней части окна отображается область просмотра текущего письма. Включает и отключает этот режим команда «Область просмотра» из меню «Вид».

Значок нового сообщения выглядит как закрытый конверт, значок прочитанного письма выглядит как открытый конверт.

При нажатии на кнопку «Создать» появляется диалоговое окно для создания специфичного для каждого раздела элемента. Например, для раздела - появляется диалоговое окно для создания нового письма.

Получить список всех доступных для создания объектов можно, раскрыв выпадающий список справа от кнопки «Создать» .

Работа с электронной почтой

Электронная почта , по сути, мало отличается от привычной Вам электронной почты на порталах yandex. ru и mail. ru .

Работа с электронной почтой осуществляется с помощью раздела . В данном режиме панель «Мои ярлыки» по умолчанию содержит следующие ярлыки .

Черновики - осуществляет переход в папку с незаконченными сообщениями.

Исходящие - указывает на папку с готовыми к отправке сообщениями.

Отправленные - папка хранит уже отправленные сообщения.

Удаленные - переход в папку, где находятся удаленные сообщения.

Указывает на папку с полученными сообщениями.

Нежелательная почта - папка с «подозрительными» сообщениями.

Чтобы удалить ярлык, следует выбрать пункт «Удалить с панели Outlook» в контекстном меню данного ярлыка.

Добавить ярлык можно, выбрав «Ярлык на панели Outlook» и указав в появившемся окне папку, для которой следует его создать.

Новое сообщение

Создание сообщений электронной почты происходит при помощи кнопки «Создать» на панели инструментов. При этом появляется окно для ввода нового письма. В данном окне следует указать адрес получателя в поле «Кому» . В поле «Копия» можно ввести адрес еще одного получателя. Поле «Тема» должно содержать тему сообщения, которая будет отображена у получателя в заголовке письма.

При нажатии на кнопку «Кому» откроется адресная книга.

Для добавления адресата в поле «Кому» следует выбрать его из списка и нажать на кнопку «Кому->» , в поле «Копия» - «Копия->» и кнопку «СК->» для добавления скрытой копии (скрытая копия означает, что остальные, получив сообщение, не увидят данного адресата). После добавления всех требуемых адресатов следует нажать кнопку «ОК» .

Адресные книги могут содержать десятки имен, особенно в том случае, если сеть достаточно обширна, имеется большое количество различных почтовых отделений или почта направляется в Интернет. В этом случае для того, чтобы быстро отыскать нужное имя в адресной книге, достаточно ввести несколько первых символов имени, которое вы ищете. Для небольших списков можно использовать также полосу прокрутки в правой части списка или продвигаться по списку, нажимая клавиши со стрелкой на клавиатуре.

Тело сообщения может быть в одном из следующих форматов :

обычный текст - сообщение содержит только текст;

формат RTF - кроме текста может содержать информацию о шрифтах и форматировании;

формат HTML - может содержать информацию о шрифтах, форматировании, а также фоновые и обычные изображения.

Переключение между этими форматами осуществляется при помощи кнопок в разделе Формат вкладки Параметры (рис. 10.1
).

В разделе Параметры вкладки (рис. 10.2 ) расположены следующие кнопки.

Важность - определяет важность сообщения и может принимать следующие значения: обычная, низкая, высокая (при выборе пунктов «низкая» или «высокая» на панели инструментов нажимается соответствующая кнопка ).

В диалоговом окне «Параметры» находятся следующие поля .

Пометка - указывает категорию письма. Письмо может быть: обычное, личное, частное и ДСП (для служебного пользования).

Отправлять ответы - позволяет указать адрес, на который будет послан ответ.

Не доставлять до - задает дату отправки сообщения.

Недействительно после - задает дату, после которой отправка сообщения не будет произведена.

Отправить сообщение на - позволяет выбрать почтовый сервер.

После того как указан адресат, установлены необходимые параметры и готов текст письма, его следует отправить, для этого служит кнопка «Отправить». При нажатии данной кнопки происходит отправка сообщения, а оно само, если не указано другое, перемещается в папку «Отправленные» .

Если Вам часто приходится отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, имеет смысл определить списки рассылки . Можно создать столько списков рассылки, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных групп. Списки рассылки маркируются разными цветами и имеют пользовательские названия.

вызовите список кнопки Создать , а затем - команду ;

в поле Имя введите имя;

на вкладке щелкните Выбрать участников ;

в списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые требуется включить в список рассылки;

в поле Поиск введите имя включаемого контакта. В расположенном ниже списке выделите имя и нажмите кнопку Участники . Выполните эти действия для каждого лица, добавляемого в список рассылки, а затем нажмите кнопку «ОК» .

В дальнейшем Вы можете использовать имя созданного списка рассылки таким же образом, как и имя отдельного адресата, вводя его с клавиатуры или выбирая его из адресной книги - направляемое таким образом сообщение будет разослано всем членам группы. При необходимости состав группы может быть изменен. Можно в любой момент добавить новых членов группы или исключить выбывших.

Отправка, получение и просмотр почты. Ответ и пересылка сообщений

Если компьютер подключен к Интернету посредством локальной сети (используется постоянное подключение), входящие сообщения автоматически попадают в папку . Если же подключение непостоянно, например осуществляется при помощи модема, то после установления соединения забрать почту можно при помощи кнопки «Отправить/Получить» . Данная кнопка осуществляет отправку предназначенной для этого почты, а также доставку входящей почты.

Если включен режим «Область просмотра» , то для просмотра сообщения следует выбрать его заголовок в верхнем окне, при этом его текст появится в нижнем окне.

Для просмотра сообщения другим способом достаточно дважды щелкнуть на строке этого сообщения или выделить нужную строку и нажать клавишу : появится специальная форма, в которой будут отображены значения полей сообщения. Панель верхней части формы сообщения представляет собой заголовок сообщения. Здесь содержится информация об отправителе, дате отправления, о том, кому оно было направлено, и о теме сообщения. Используя данную панель инструментов или команды меню, можно подготовить ответ на данное сообщение, переслать его другим адресатам, вывести на печать, переместить в другую папку.

Для ответа на выбранное письмо следует нажать кнопку «Ответить» панели инструментов: .

Отправка копии письма другому адресату осуществляется при помощи кнопки «Переслать» : .

Если письмо содержит несколько получателей, то для отправки ответа всем его адресатам следует воспользоваться кнопкой «Ответить всем» : .

Просмотр и сохранение вложений

Вложенные в сообщение файлы отображаются непосредственно в тексте сообщения в виде значка соответствующего приложения с подписью, представляющей собой имя файла. Если на компьютер установлено приложение, с помощью которого этот файл был создан, то можно открыть вложенный файл непосредственно из формы сообщения, дважды щелкнув на соответствующем значке. Можно также сохранить вложенный файл отдельно от сообщения, в виде обычного файла в любой из папок файловой системы.

Для сохранения вложений выбранного письма выберите команду «Сохранить вложения» в меню «Файл» . В открывшемся диалоговом окне сохранения прикрепленных файлов укажите путь к месту сохранения на диске (имя файла при сохранении можно изменить).

Отображение списка папок и работа с ними

Для хранения и сортировки полученной почты можно создать дополнительные папки почтового ящика, а можно сохранять особо важные сообщения в виде отдельных файлов на диске, хотя последнее используется реже.

Для создания новой папки выберите пункт «Папка» в меню «Файл» и в выпадающем меню выберите команду «Создать папку» . Откроется диалоговое окно создания новой папки.

Введите имя для новой папки в поле «Имя папки» , в следующем поле выберите тип элементов, которые будут храниться в данной папке, а в поле «Поместить папку» выберите путь к создаваемой папке.

Для перемещения выбранного сообщения в другую папку воспользуйтесь командой «Переместить в папку» из меню «Файл» или соответствующей кнопкой на панели инструментов сообщения: .

Вы можете изменить порядок сортировки сообщений в открытой папке: сообщения могут быть отсортированы по любому из существующих полей, даже если данное поле не отображается в данный момент ни в одном из столбцов таблицы. Можно также задать сортировку по нескольким полям.

Для указания порядка сортировки выберите пункт «Текущее представление» в меню «Вид» . В выпадающем меню выберите пункт «Изменить текущее представление» . В открывшемся окне «Сведения о представлении» щелкните по кнопке «Сортировка» . Откроется диалоговое окно. Выберите удобные для вас параметры сортировки почты и сохраните изменения нажатием кнопки «ОК» .

Outlook также предоставляет возможность группировки по полю. Для этого щелкните на названии поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Группировать» по этому полю.

Папка «Контакты» в MS Outlook 2007

Для работы с контактами следует перейти к разделу «Контакты». В этой папке можно хранить обычные адреса и телефоны, адреса электронной почты, адреса URL личной веб-страницы, сведения о занимаемой должности, дни рождения, да и вообще любую информацию об интересующих вас лицах.

Создание нового контакта. Форма контакта

Для добавления нового контакта следует воспользоваться кнопкой «Создать» . Откроется диалоговое окно, в которое следует ввести необходимую информацию.

Для каждого контакта можно указать одну или несколько категорий, к которым он принадлежит. Это осуществляется с помощью нажатия кнопки «Категории» и выбора требуемых категорий.

На вкладке «Подробности» можно ввести дополнительную информацию.

Вкладка «Действия» содержит все письма, задачи и другую информацию, связанную с данным человеком.

Вкладка «Сертификаты» служит для хранения цифровых подписей данного человека. Цифровая подпись в электронном письме аналогична подписи в обычном письме. Она призвана подтвердить, что данное письмо создал именно этот человек. Личную цифровую подпись можно получить в специализированной организации.

Вкладка «Все поля» содержит все поля формы «Контакт» . Для просмотра интересующего поля следует выбрать его в выпадающем списке.

Работа с задачами

Папка - это еще один из способов планировать свою работу. Сюда помещается информация о задачах и проектах, требующих длительного времени и не укладывающихся в рамки одного рабочего дня. Для работы с задачами следует перейти к одноименному разделу. Раскрыв папку «Задачи», вы увидите разграфленный рабочий лист, на котором перечислены уже существующие задачи.

Новая задача. Установка параметров, назначение задачи

Добавление задачи осуществляется при помощи щелчка по надписи «Щелчок добавит элемент» .

Будет открыта форма для ввода информации о новой задаче с двумя вкладками «Задачи» и «Подробно», с помощью которых можно ввести описание новой задачи или внести изменения в данные об уже существующей задаче, отражающие ход работы над ней.

Также вы можете использовать планирование задач и для ваших коллег и подчиненных и в свою очередь получать задания от ваших коллег или начальства, при условии что папки задач находятся на сервере Microsoft Exchange. Для отправления задачи щелкните по кнопке «Назначить задачу» на панели инструментов окна созданной задачи. При этом для отсылки сообщения о поставленной задаче используется электронная почта. Кроме того, папка может быть использована и другими приложениями помимо Outlook.

Виды представления задач папке. Действия с задачей

Наиболее удобный для представления задач вид - временная шкала . Для перехода к данному представлению задач следует в выпадающем списке «Текущее представление» выбрать значение «Временная шкала» .

Обновление состояния задачи производится при помощи двойного щелчка на требуемой задаче и установки нового значения.

Отменить завершение задачи можно несколькими способами .

Выбрать представление «Простой список» и напротив соответствующей задачи поставить флажок, означающий завершение задачи.

«День» .

Левая часть окна выглядит как листок обычного ежедневника, разграфленный на получасовые интервалы. На этом листе вы можете планировать основные события своего рабочего дня, отмечая время, занятое какими-либо мероприятиями.

Правая часть окна разделена на две панели: вверху расположен календарь, с помощью которого можно перейти к любой дате в ежедневнике, для этого достаточно щелкнуть по нужному дню. Обычно на календаре отображен текущий месяц, но его можно прокрутить до любого требуемого месяца с помощью кнопок со стрелками, расположенных в его заголовке. Внизу расположено окно панели задач.

Также существует возможность показа почасового календаря на рабочую неделю. Для этого служит кнопка «Рабочая неделя».

Назначение и функциональность папки «Дневник»

Основной функцией папки является сохранение информации о тех документах Microsoft Office, с которыми вы работали. Зафиксированные в дневнике сведения отображаются в хронологическом порядке и имеют наглядную графическую форму представления.

Наличие подробного дневника позволяет быстро отыскивать нужный документ не по его месту на диске, названию или содержанию, а просто по дате работы с этим документом.

Создание, изменение, просмотр, использование и удаление заметок

Работу с заметками осуществляет раздел . Элементы данной папки можно использовать как обычную бумагу для заметок, для создания и хранения кратких записей - каких-либо идей, возникающих вопросов и т.д.

Добавление новой заметки осуществляется нажатием на кнопку «Создать» или при помощи двойного щелчка мыши в пустом месте рабочей области.

При закрытии заметки автоматически производится ее запись. Под значком созданной заметки отображается первый абзац ее содержимого. Поэтому для облегчения поиска нужной заметки имеет смысл в качестве первого абзаца вводить заглавие или краткое описание заметки, а в следующих абзацах - основной текст.

Для просмотра заметки следует дважды щелкнуть по ней.

Заметки также возможно группировать по следующим параметрам: «Изменено», «Категории», «Контакты», «Создано» и «Цвет» . Для задания условий группировки следует войти в диалоговое окно «Изменения текущего представления» и щелкнуть по кнопке «Группировка» .

Удалить заметку можно, выбрав в ее контекстном или системном меню пункт «Удалить» .

Основные выводы

Контрольные вопросы

1. Чем папки MS Outlook отличаются от папок проводника Windows?

   Где сохраняется написанное, но не отправленное сообщение?

   Что хранится в папке ?

   Можно ли группировать письма в папке ? Если да, то по каким параметрам?

   Как, по вашему мнению, следует отбирать нежелательную почту?

   Какие списки рассылок вы бы создали на своей почте, кого бы вы туда включили?

   Как быстро отправить сообщение всем адресатам определенного списка?

   Можете ли Вы создавать задачи, например, для младшей сестры? Есть ли какие-то ограничения для этого процесса?

   Вы написали реферат в прошлом месяце, но не помните, как Вы его сохранили. Какое средство MS Outlook может Вам помочь найти файл с рефератом?

   Как можно группировать заметки? Для каких целей Вы бы использовали параметр «Цвет» ?