1.1 ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ИО
ИНФОРМАЦ ОБЕСПЕЧ - сов процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи инф для обеспеч управленческой деят и ТП. ИНФ – изменение объема и структуры знания в н предметной обл воспринимающей системой независимо от формы и способа представления знания. ИНФ РЕСУРСЫ – документы и их массивы в инф сист (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). ИНФ СИСТ – орг сов прогр-технич и др вспомогат средств ТП и функц-опр групп работников, обеспеч сбор, представление и накопление инфх ресурсов в опр предметной обл, поиск и выдачу сведений для удовл инф потребностей устан контингента пользователей - абонентов сист. ДАННЫЕ - инф, отраж опр сост н предметной обл в конк форме и сод лишь наиб сущ с тз целей и задач сбора и обраб инф элем отражаемого объекта действительности. ДОКУМЕНТ – инф сообщ на ест языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке устан формы, им юр силу. Процесс документирования превращает инф в инф ресурсы.
1.2 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЕ ВОПЛОЩЕНИЕ ИО
1.3 СТРУКТУРА ИО
СБОР ИНФ - спец обр орг процесс получ и отбора инф, относ к предметной обл инф сист. ОЦЕНКА ОТНОСИМОСТИ инф к предметной обл инф сист м осущ автоматически, либо с уч аналитиков. ПРЕДВАР ОБРАБОТКА инф опр формой представления вх данных и м вкл кл-цию сведений по опр разделам предметной обл с целью накопления материалов опр характера. СТРУКТУРИЗАЦИЯ инф - процесс преобразования документированной инф в семантику АИС. ПОДДЕРЖАНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ И СОХРАННОСТИ инф вкл пересмотр, отсеивание и ревизию данных, поддержание их актуальности. Данные задачи реш категорией работников – админами инф систем .
1.4 СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
1) Без правильно орг, оперативно и эфф действующей орг-технологич подсист невозможна эфф орг и функц всей ИС. 2) Подсистема предст и обраб инф сост ядро ИС и явл отражением представления разработчиками и абонентами системы предметной обл, сведения о кот должна отраж ИС. Она явл наиб сложн компонентом при разраб ИС. 3) Подсист выдачи инф опр пользователей и абонентов сист и реализ целевой аспект назнач и выполнения задач ИС.
БД – сов данных, орг по опр правилам, предусматр общ принципы описания, хранения и манипулирования данными независимо от прикладных прог. СУБД – комплекс прогр средств, реализ создание БД, их поддержание в актуальном сост, обеспеч пользователей возможн получать из БД необход инф. БАНК ДАННЫХ (БнД) – сов конкр БД, СУБД, прикладных компонентов АИС (набор вх и вых форм, типовых запросов для реш инф-технологич задач в конкр предметной обл), а также комплекса технич средств, на кот они реализованы.
ФАКТОГРАФИЧЕСКИЕ ИС - накапл и хранят данные в виде множества экземпляров структ элементов, кот отраж сведения по какому-л событию, отделенному от всех прочих сведений. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ ИС - единичным элементом инф явл документ, расчлененный на более мелкие элементы, а инф при вводе структурируется в огранич виде. ГЕОИНФРМАЦИОННЫЕ ИС - данные орг в виде отд инф объектов с опр набором реквизитов, привяз к общ эл топографической основе.
1.5 СИСТЕМА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ФАКТОГРАФИЧЕСКИХ АИС
I УРОВЕНЬ опр-ся лок представлениями пользователей ИС о предметной обл и о своих инф потребностях. На основе их анализа опр инф-логичсхема предметной обл. II - схема БД, назыв логич структурой данных, предст описание средствами конкр СУБД инфологич схемы предметной обл. Сов средств и способов реализ схемы БД конкр СУБД сост модель орг данных . III – самый «низкий» уровень предст инф, выраж вн схемой БД, опр структуру орг и хранения инф массива.
2.1 ФУНКЦИИ, КЛ-ИЯ И СТРУКТУРА СУБД
СУБД – прикладное ПО, предназнач для реш конкр задач. Особенность СУБД – вып сист функций, т е расширение возможности файловых систем СПО.
ТРАНЗАКЦИЯ - послед сов операций, им отд смысловое знач по отнош к текущему сост БД. ЖУРНАЛИЗАЦИЯ – средство обеспеч сохранности данных при разл сбоях и разруш данных. СУБД ОБЩ НАЗНАЧ не ориент на какую-л конкр предметную обл или пользователя, а явл универс, реализ избыточное множество операций над данными, им средства настройки на конкр предм обл, усл эксплуатац и требования к пользователю. СПЕЦ СУБД созд, если СУБД общ назнач не удовл по каким-л параметрам. Необход параметры спец СУБД достиг: 1) за счет знания особенностей конкр предм обл. 2) путем сокращ функц полноты сист.
ЯДРО СУБД - процессор описания, реализ модель данных, средствами кот проектировщик строит логич структуру БД, соотв ИМ предм обл и обеспеч поддержание вн схемы БД. ИНТЕРФЕЙС ВВОДА реализ вх инф язык БД, обеспеч абонентам-поставщикам инф средства опис и ввода данных в инф сист. ИНТЕРФЕЙС ЗАПРСОВ совместно с процессором запросов обеспеч концептуальную модель ИС в части станд типовых запросов, отраж потребности абонентов-потребителей инф. ИНТЕРФЕЙС ВЫДАЧИ получ от процессора запросов результаты исполнения запросов и переводит их в форму, удобную для восприятия и выдачи инф абоненту-пользователю. ГЕНЕРАТОР ОТЧЕТОВ исп для создания «отчетов».
2.2 МОДЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ ДАННЫХ
МОДЕЛЬ ДАННЫХ - математ средство абстракции, позвол отделить факты от их интерпретации и обеспеч развитие возможности представления соотношения данных.
Иерархическая модель данных
В ИМД объекты сущностей и отношения предм обл предст-ся набором данных, кот им строго древовидную структуру. ДОСТОИНСТВА : позвол опис структуру как на логич, так и на физич уровнях. НЕДОСТАТКИ : 1) Жесткая фиксация связей между элементами данных; 2) Быстрота доступа достиг за счет потери инф гибкости. В ИМД устан строгий порядок обхода дерева (сверху - вниз, слева – направо) и след операции над данными : а) найти указанное дерево; б) перейти от одного дерева к др; в) перейти от одной записи к др; г) перейти от одной записи к др в порядке обхода иерархии; д) удалить текущую запись. В ограничениях целостности ИМД осн внимание удел целостности ссылок между предками и потомками с уч осн правила: никакой потомок не м сущь без родителей.
Сведения можно представить как набор сигналов физических процессов, воспринимаемых субъектом (человеком, животным, аппаратом) посредством органов чувств (воспринимающих устройств). Ясно, что такие сведения – это ещё не информация.
Мы привыкли, что это слово используется для определения чего-то важного, имеющего вполне конкретный смысл. То есть необходимо, чтобы сведения были как-то интерпретированы. Однако это ещё не всё. После того, как сведения приобрели смысл для воспринимающего субъекта, они должны быть представлены в форме, пригодной для хранения, передачи и обработки. Это нужно для того, чтобы эти сведения могли быть полезны, то есть использованы для решения каких-либо задач, в том числе с помощью электронно-вычислительной техники. Такие сведения в теории информации называют данными .
Таким образом, информация – это данные, определённым образом организованные, имеющие смысл, значение и ценность для субъекта и необходимые для решения им различных задач.
Определения понятия «информация»
1. Вероятностно-статистическое определение (Шеннон).
Понятие «информация» определяется как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса.
2. Общенаучное определение.
Информация - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму («Большой Энциклопедический Словарь», 1997 г.).
3. Нормативно-правовое определение.
В законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» дается следующее определение термина «информация » -сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.
Определение понятия «данные»
От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации.
Определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме.
Формы представления данных
Можно выделить неструктурированную и структурированную форму представления данных.
Неструктурированная форма представления данных:
Связный текст (т.е. документ на естественном языке);
Графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.
Структурированная форма представления данных:
Графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.
Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми являются программные средства обработки структурированных данных, т.к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.
Определение понятия «документ»
В плане оперирования с информацией в процессах ее создания, сбора, выдачи и потребления важное значение имеет понятие документированной информации или простодокумента .
1. Исторически документ определялся какобъект, средство, способ для удостоверения личности, прав собственности и т.д.
2. В организационно-управленческом смысле документ определяется какформа и способ выражения организационно-управленческих решений и воздействий .
3. В нормативно-правовом аспекте документ определяется какзафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»).
Важнейшим реквизитом, идентифицирующим традиционные документы, является подпись должностного лица. Подобный подход для компьютерной информации в настоящее время развит в виде техники «электронных цифровых подписей», основанных на криптографических методах.
Под документированием информации в широком смысле слова можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области в общей ее массе, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т.п.).
Процесс документирования превращает информацию винформационные ресурсы . Нормативно-правовая трактовка информационных ресурсов определяет их как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)». (Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г.,N85-ФЗ.).
Документирование информации подводит к одному из самых фундаментальных понятий в сфере информационного обеспечения – информационным системам .
Под информационной системой понимается организационная совокупность аппаратно-программных и других вспомогательных средств, технологических процессов и работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей системы.
ИС, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляется с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными .
Название учебников (1)
УчебникЗнать назначение классификацию сказок на... на бытовом уровне понятия «информация », «информационный объект»; ... информации ; типы обработки информации , различие между первым и вторым типами обработки информации ... используемого программного обеспечения Linux в...
Методические рекомендации «воспитание культуры здоровья у учащихся» воспитание культуры здоровья у участников образовательного процесса
Методические рекомендацииИ классификация групп... стратегии обеспечения самовыражения... информации для учениковпо критерию типа ... Информаци - онноесопровожде-ние процесса воспитания культуры здоровья Информационная ... 1.2 повышение уровня адаптации к... к комплексному понятию в единстве...
Классификация аис осуществляется по ряду признаков в зависимости от решаемой задачи, т е. одна и та же аис может характеризоваться одним или несколькими приз
Документ... типа : от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения ; автоматическое отслеживание потока информации ... классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней ... и понятия "стратегический...
Рабочая программа по информатике и икт
ПрограммаОперационной системы; Уметь: определять тип программного обеспечения . компьютер 13 Графический интерфейс... понятия : информационное общество, информационная культура. 66-67 Информационная безопасность 2 Знать: знаки охраны авторского права, классификацию ...
Рабочая программа по информатике и икт составлена в соответствии с Федеральным компонентом государственного стандарта общего образования //Сборник нормативных документов Информатика и икт/сост. (1)
Рабочая программа... информационного процесса, информационных и коммуникационных технологий различные типы знаков, понятие ... понятия транслятора, компилятора классификацию ... уровне учебных действий) Домашнее задание Глава 1 «Информация и информационные ... Программное обеспечение ...
8 Внутримашинное ИО Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску и передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное ИО Информационные массивы (файлы) Базы и банки данных, информационные хранилища Базы знаний
9 Задачи ИО и методы их решения Однозначное и экономичное представление информации в системе Организация процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами Организация взаимодействия пользователей с системой Обеспечение эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации Кодирование объектов Классификация объектов Экранные формы ввода/вывода данных Унифицированные системы документации
10 Требования к ИО Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
13Реквизиты Код подразделения Наименование подразделения Количество работников 001 Отдел главного технолога Отдел главного механика Отдел главного инженера 20 Форма реквизита Содержание реквизита Реквизит-признакРеквизит-основание Номенклатура
14 Показатели Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики объекта управления. Показатель образуется путем сочетания одного реквизита-основания и всех относящихся к нему реквизитов-признаков. Совокупность показателей образует информационное сообщение (документ). Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.
15 Пример показателя Показатель «Количество работников» Формулировка: в марте 2010 года в отделе главного технолога работало 25 человек. Структура показателя Форма реквизита МесяцГодПодразделениеКоличество СодержаниереквизитаМарт2010 Отдел главного технолога 25 Реквизиты-признакиРеквизит-основание
16 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции).
17
18 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта.
19 Порядок проектирования ИО 1)Определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей 2)Выявление возможности применения унифицированной системы документации для отражения показателей 3)Классификация и кодирование технико-экономической информации объекта управления, изучение возможности использования общегосударственных классификаторов 4)Проектирование форм первичных и результатных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки 5)Организация информационной базы – определение структуры базы данных, проектирование форм вывода результатов обработки.
20 Системы экономических показателей Система показателей – совокупность взаимосвязанных социально-экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач АЭИС. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО. Система показателей определяет содержание управленческих документов и информационных массивов.
22 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По уровню управления Корпорация Показатели рынка ценных бумаг, биржевого дела Предприятие Показатели товарного рынка, показатели качества выпускаемой продукции Подразделение Показатели производительности труда, трудоемкости Пофункциональнымподсистемам Подсистема ТПП Показатели норм расхода материалов, норм времени и трудоемкости изготовления продукции Подсистема управления качеством Показатели стандартов качества продукции, показатели материального стимулирования Подсистема кадрового обеспечения Показатели учета и анализа численности состава кадров, использования рабочего времени, текучести кадров
23 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По функции управления Планирование Показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений Учет Показатели оперативного учета показатели выработки и отгрузки продукции, поступлении и расходовании материалов Показатели бухгалтерского учета Показатели, содержащиеся в плане счетов бухучета Показатели статистического учета Показатели, содержащиеся в единых формах статистической отчетности Анализ Показатели внешнего анализа Показатели имущественного состояния предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности, взаимоотношений с внешними организациями Показатели внутреннего анализа Показатели эффективности деятельности предприятия (прибыль, оборачиваемость капитала, конкурентоспособность) Контроль и регулирование Плановые и фактические показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров
24 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели Расчет экономической эффективности Количественные показатели Объем производства, прибыль, рентабельность, экономия трудоемкости и стоимости Качественные показатели Наукоемкость продукции, квалификация работников, показатели социальной эффективности Упражнение: выделить из любого официального документа показатели, определить состав их реквизитов, указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
25 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.
26 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.
27 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
28 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
29 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
30 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.
33
34 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.
36 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений
37
38
39
40
41 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.
42 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов тиражируются и внедряются в ИС.
43 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение реквизитов – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.
44 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается свое наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.
45 Пример описания информационных элементов Наименование реквизита Идентифи- катор Тип данных Разрядность Код клиента Code_klientЧисловой4 Наименование клиента Name_klient Текстовый20 Дата обращения Time_adviceВремя/дата8 Наличие задолженности DebtBoolean1
47 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями.
49 Проектирование пользовательского интерфейса 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбора способов их заполнения). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.
54 Информационная база Информационная база (ИБ) – основная часть внутримашинного ИО. Информационная база это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности аппарата управления и функциональных подсистем ИС. Понятия массивов и файлов неотделимы друг от друга – массивы содержат информацию, а файлы организуют ее хранение.
55 Классификация файлов ИБ По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа)
57 Виды массивов по этапам обработки Вид массивовНазначение и содержание Входные Содержат исходные и текущие данные, запросы на решение задач и выполнение процессов. Предназначены для ввода данных или обновления базовых файлов. Выходные(результатные) Содержат совокупность показателей, необходимых для формирования отчетности и принятия решений в последующий период. Внутренние(базовые) Содержат справочную, нормативную, служебную информацию. Предназначены для переработки информации из входных массивов и формирования выходных массивов.
58 Виды массивов по технологии использования Вид массивов Назначение и характеристики. Постоянные Формируются до начала функционирования ИС. Содержат директивные, нормативные, справочные и другие, редко меняющиеся, данные. Переменные (оперативные) Формируются из первичных документов. Содержат текущую информацию о состоянии объекта управления. Вспомогатель ные (рабочие) Являются результатом логических преобразований постоянных массивов. Создаются для решения конкретных задач с целью сокращения времени обработки информации. Промежуточн ые Содержат информацию, возникающую на стыке различных задач. Не имеют самостоятельного значения для целей управления объектом. Архивные Формируются на основе выходных массивов. Предназначены для хранения информации, необходимой для обработки в будущих отчетных периодах, для решения аналитических, прогнозных задач. Служебные Содержат информацию, необходимую для обработки всех выше упомянутых массивов. Предназначены для ускорения поиска информации в основных файлах.
59 Требования к внутримашинному ИО Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Динамичность структуры ИБ. Динамичность структуры ИБ. Релевантность ИБ. Релевантность ИБ. Удобство языкового интерфейса. Удобство языкового интерфейса. Разграничение прав доступа пользователей. Разграничение прав доступа пользователей.
60 Способы организации ИБ Поддерживается функциональными пакетами прикладных программ Основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных (СУБД). Информационная база Совокупность локальных файлов Интегрированная база данных
61 Особенности пофайловой организации ИО Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах.
62 Недостатки пофайловой организации внутримашинного ИО Зависимость программ от данных (структура записи файла известна только программе, которая с ним работает) Сложность авторизации (принят децентрализованный принцип управления доступом, когда администрирование режимом доступа к каждому файлу осуществляется его владельцем) Сложность реализации многопользовательского доступа (эффективный многопользовательский доступ возможен только в режиме чтения файлов)
63 Организация ИО в виде БД – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. База данных – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Преимущества: Преимущества: обеспечение совместимости данных; обеспечение совместимости данных; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; обеспечение многопользовательского доступа к данным. обеспечение многопользовательского доступа к данным. Проблемы: Проблемы: необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость обеспечения защиты данных. необходимость обеспечения защиты данных.
64 Виды БД 1.По используемой модели данных: Иерархические; Иерархические; Сетевые; Сетевые; Реляционные; Реляционные; Объектно-ориентированные. Объектно-ориентированные. 2.По организации хранения данных и технологии их обработки: Централизованные; Централизованные; Распределенные. Распределенные.
Лекция 2
Информация и информационное обеспечение
Информация и информационные процессы
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающего мира, которые повышают у ее потребителя уровень знаний о них.
Данные не тождественны информации, так как они могут рассматриваться как сведения, которые по каким-то причинам не используются. Если данные используются для уменьшения степени неопределенности об объекте, то они становятся информацией. Поэтому можно сказать, что информацией являются используемые данные. Данные регистрируют объективно существующие сигналы. Информация субъективна, т.к. субъективны методы ее получения из данных (все зависит от степени осведомленности и осмысления получателя). Таким образом, сведения, которые воспринимаются потребителем как новые и полезные, являются для него информацией.
Информация всегда имеет конечного потребителя. Этим потребителем может быть человек, подразделение компании, модуль корпоративной ИС или другая ИС. Процесс передачи информации (или данных) в форме сообщения от источника к потребителю посредством какой-нибудь среды («канала связи») называется информационным обменом .
Эффективность использования информации, показатели ее качества обусловлены характеристиками (свойствами) информации :
- адекватность – степень соответствия и. отражаемым свойствам объекта;
- достоверность – точность отражения реально существующего объекта;
- полнота – достаточность и. для понимания ситуации и принятия решения;
- доступность – степень восприятия и.;
- актуальность – степень сохранения ценности и.;
- своевременность поступления и.;
- точность ;
- устойчивость – способность и. реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности;
- достоверность – отображение параметра с необходимой точностью. Измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемое значение параметра отличается от его истинного значения в пределах необходимой точности.
Индустриальное общество рассматривает информацию как ресурс, аналогично материальным, природным, энергетическим, трудовым и финансовым ресурсам. Поэтому информация как ресурс характеризуетсястоимостью, потребительской стоимостью и ценой .
Информационные ресурсы (ИР) – это формы представления данных и знаний: отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, депозитариях, музейных хранилищах, банках данных и др.). В современном информационном обществе ИР – это знания, подготовленные для социального использования и зафиксированные на машинных носителях.
По масштабу формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ИР.
Если ИР доступны для автоматизированного информационного обмена, то они называются активными ИР .
Понятие и структура информационного обеспечения ИС
Для повышения эффективности сбора и обработки данных всю используемую в ИС информацию структурируют (объединяют в единую информационную структуру), создавая на основе БД информационное обеспечение . Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и отражает информацию о состоянии экономического объекта.
Функции (назначение) ИО:
Организация хранения и поиска данных, предоставление пользователям оперативной и достоверной информации;
Создание условий работы автоматизированным ИТ;
Согласование задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Различают внемашинное ИО и внутримашинное ИО.
Внемашинное ИО включает:
Систему классификации и кодирования;
Систему документирования;
Систему документооборота (схемы информационных потоков).
Внутримашинное ИО – это весь информационный фонд ИС, т.е. совокупность всех данных, записанных на машинных носителях и сгруппированных по определенным признакам (организованных специальным образом).
Основные требования к ИО (ИО должна обеспечивать):
Организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе;
Децентрализованную организацию данных (предполагает разбиение БД на несколько физически распределенных БД, создание распределенной БД организации);
Распределенную обработку данных (предполагает распределение функциональной ИТ между несколькими участниками, т.е. обработку задания несколькими процессами в различных узлах сети);
Безбумажную технологию (автоматическое формирование первичных документов на ПК) и электронный документооборот;
Сетевую интегрированную обработку экономических задач;
Информационно-справочное обслуживание пользователей;
Использование электронной почты, выход в Интернет.
Под структурой ИО понимается состав элементов информации и взаимосвязь между ними (рис.1).
Основные структурные элементы информации : реквизиты , экономические показатели, экономические документы (в том числе электронные документы ), информационные массивы , потоки .
Рис. 1. Структура экономической информации
Структура ИО включает:
1. Систему показателей предметной области.
Реквизиты и показатели являются информационными единицами низшего уровня. Они служат основой для составления документов и хранения в памяти машины, поэтому система показателей является основой ИО.
Реквизит (атрибут) - самая простая элементарная единица экономической информации; отображает отдельное свойство объекта или процесса реального мира; состоит из знаков - цифр и букв; характеризуется именем, типом и значением.Реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объекта, процесса или явления; подлежат логической обработке, т.е. служат для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д. составных единиц.
Реквизиты-основания отражают количественную сторону объекта (количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.). Выражаются в цифровой форме, поэтому над ними выполняются логические и арифметические операции.
Реквизиты можно расчленить на более мелкие составляющие - символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.
Отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать процесс или объект, поэтому он входит с другими реквизитами в состав экономических показателей.
Сочетание реквизита-основания и группы взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков образует показатель – составную единицу экономической информации. Показатель - это логическое высказывание, которое содержит качественную и количественную характеристики объекта. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. В приведенном примере на рисунке отражено два показателя (две строки).
Показатель можно определить как качественную переменную величину, которой соответствует множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным. Это определение показателя используется в практике учета, статистики, планирования и т.п.
Показатель можно определить как высказывание, содержащее единственную количественную характеристику (значение) какого-либо свойства объекта и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации. Эта трактовка показателя принята в теории и практике автоматизированной обработки данных.
В состав наименования показателя входят термины, обозначающие измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.), и формальная характеристика, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Показатели образуют более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу.
2. Совокупность взаимосвязанных по смыслу реквизитов и показателей представляет собой информационное сообщение об объекте – документ . Документ (инф. сообщение) является составной единицей информации и характеризует объект, процесс, явление.
Каждый документ (сообщение) имеет определенную форму, т.е. является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как обладает наглядностью представления информации и содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
3. Информация в документах может представляться в виде информационных массивов (файлов на машинных носителях). Информационный массив (файл) - основная структурная единица хранения информации. Формируется в памяти ПК объединением по определенному признаку однородных документов (одной формы и одного названия).
Часть файлов может использоваться для обработки только одной задачи (в этом случае массив называется укрупненным ), другая часть файлов - для нескольких задач.
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы – информационные потоки и в самую крупную единицу – информационную базу.
4.Информационный поток – совокупность различных инф. массивов. Используется для обработки какого-либо комплекса экономических задач, т.е. относится к какому-то конкретному участку деятельности объекта.
Для реализации инф. потока используются технологии организации электронного документооборота.
5. Инф. подсистема – это организованная совокупность инф. потоков в какой-либо функциональной подсистеме. Например, автоматизация задач в функц. подсистеме «Бухгалтерский учет» позволяет выделить в ИС предприятия инф. подсистему «Бухгалтерский учет». В ИС банка выделяют подсистему «Операционный день банка».
6. Совокупность всех инф. подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня - информационную базу (систему) , реализующую различные функции управления. Информационная база– это вся совокупность информационных потоков и подсистем реального экономического объекта.
Соответствующие структурные единицы информации выделяются в зависимости от особенностей машинного носителя и способов фиксации на нем данных.
Похожая информация.
