Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .
Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.
Стандартный способ
Потребуется выделить диапазон ячеек
, из которых будет создан выпадающий список
, после чего Вставка
– Имя
– Присвоить
(Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы
, где в разделе Определенные имена
обнаружите кнопку Диспетчер имен
.
Жмем кнопку Создать
, вносите имя, можно любое, после чего ОК
.
Выделите ячейки
(или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные
– Тип данных
– Список
. В поле Источник
внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.
Теперь полученную ячейку можно скопировать
в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.
Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .
Используем элементы управления
Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.
Выберите вкладку Разработчик
(для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах
– Настроить ленту
.
Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить
. В элементах управления выбираем Поле со списком
(не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник
.
Правой кнопкой по нему – Формат объекта
.
Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .
Применение элементов ActiveX
Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком
(ActiveX).
Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки
, позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода
, можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора
во вкладке Разработчик
.
В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать
шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.
Итак, для создания выпадающего списка необходимо:
1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "
2.
Выбираем "Тип данных
" -"Список
" и указываем диапазон списка
3.
Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода
" и заполняем заголовок и текст сообщения
которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком
4.
Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные
Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.
5.
Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый
: выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя
"
Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:
Второй
: воспользуйтесь Диспетчером имён
(Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы
" - группа "Определённые имена
"), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3
.
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list
) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3
)
6.
Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона
7.
Готово!
Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:
То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).
При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.
Сделать выпадающий список в Excel
просто. Можно сделать связанные выпадающие списки в Excel.
Когда список во втором столбце зависит от значения в ячейке первого столбца.
Как сделать в Excel зависимые раскрывающиеся списки,
читайте в статье "Связанные выпадающие списки в Excel ".
Можно сделать так, что в выпадающем списке сначала будут выпадать буквы алфавита, нажав на выбанную букву выйдет список слов, фамилий на эту букву. Об этом читайте в статье "
Связанный выпадающий список в Excel по алфавиту
" .
Можно сделать выпадающий список в Excel без дополнительного списка с данными. Смотрите "Как сделать выпадающий список в Excel без списка".
Когда создаем сложные таблицы, анкеты, листы опроса, другие документы, можно в ячейки установить выпадающий список. Это - когда щелкаем мышкой на ячейку и появляется список, из которого выбираем нужный вариант слов. Например, так.
Здесь, в выпадающем списке перечислены наименования продуктов.
Итак, сначала создаем список в столбик, где-нибудь не в этой таблице. Подписываем столбик – это будет будущее имя диапазона. Так удобно делать, когда несколько разных списков.
Подробнее, как создать диапазон и присвоить ему имя, смотрите в статье «
Диапазон в Excel
» .
Список можно написать и в столбце этой же таблице. Но, затем, столбец скрыть, список работать будет. Как скрыть столбец, смотрите в статье "Как скрыть столбцы в Excel ".
Всё. У нас есть список, мы присвоили имя этому диапазону. Теперь устанавливаем этот список в ячейку.
Ставим курсор в ячейку, в которой будем делать выпадающий список. Заходим на закладку «Данные» в раздел «Работа с данными», нажимаем на кнопку «Проверка данных», выбираем «Проверка данных». В появившемся диалоговом окне в строке «тип данных» - выбираем «Список».
В строке «Источник» - указываем название нашего диапазона,
но перед названием ставим знак «равно»
. Получилось так.
Таким способом можно сделать несвязанные многоуровневые выпадающие списки в Excel . Например, у нас такая таблица с данными.
В ячейках строки 1 мы сделаем ряд выпадающих списков. Нажимаем на ячейку А1 и, через функцию «Проверка данных» устанавливаем выпадающий список. Диалоговое окно заполнили так.
И так делаем все выпадающие списки. Получилась такая таблица.
Теперь для создания выпадающего списка в ячейке А1 напишем вместо диапазона ячеек столбца J, название этого диапазона.
Как сделать один список в Excel для раскрывающегося списка из имеющихся данных, читайте в статье "Создание списка в Excel без повторов ".
Как удалить выпадающий список Excel.
Нужно выделить ячейки с выпадающими списками. И, выбрав функцию "Проверка данных", выбрать - "Любое значение".
Выпадающий список ставим в ячейку, чтобы пользователи правильно заполняли бланк, таблицу. Но есть еще несколько других способов проверить правильность вводимых данных. Об этом читайте "Проверка данных в Excel".
В Excel можно сделать настройки, чтобы список заполнялся автоматически. С мотрите в статье «Заполнить автоматически список в Excel ».
Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.
В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.
Создаем простой выпадающий список
Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2 .
Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .
На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:
1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;
2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;
3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя» .
Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , затем пишем созданное имя.
Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.
Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.
Добавляем значения в выпадающий список – динамический список
При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.
Выделяем диапазон ячеек – D1:D8 , затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.
Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .
Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.
Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В следующем окне, в поле «Источник» , пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1» , если будет вторая – «Таблица2» , и так далее.
Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.
Выпадающий список со значениями с другого листа
Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.
На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных» .
Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.
Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.
Создаем зависимые выпадающие списки
Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя» .
Первый называем «Имя» , второй – «Фамилия» , третий – «Отч» .
Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .
Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных» .
В поле «Тип данных» выберите «Список» , в поле источник – или введите «=Сотрудники» , или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.
Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.
Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» выбираем «Список» , в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.
По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.
Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия» , и внизу, вместо последней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.
Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.
Оценить статью: (1
оценок, среднее: 5,00
из 5)
Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации".. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности
Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.
Первый способ создания двухуровнего списка
Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.
Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):
- Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
- Переходим на вкладку ленты Данные ;
- Выбираем команду Проверка данных ;
- В выпадающем списке выбираем значение Список ;
- В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .
Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.
Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.
Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.
Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.
Второй способ создания двухуровнего списка
Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.
ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.
Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.
Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.
Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.
Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.
- Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
- Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
- Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
- [Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
- [Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.
