Пожалуй, каждый, кто работает с данными в Excel сталкивается с вопросом как сравнить два столбца в Excel на совпадения и различия. Существует несколько способов как это сделать. Давайте рассмотрим подробней каждый из них.
Как сравнить два столбца в Excel по строкам
Сравнивая два столбца с данными часто необходимо сравнивать данные в каждой отдельной строке на совпадения или различия. Сделать такой анализ мы можем с помощью функции . Рассмотрим как это работает на примерах ниже.
Пример 1. Как сравнить два столбца на совпадения и различия в одной строке
Для того, чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов в Excel напишем простую формулу . Вставлять формулу следует в каждую строку в соседнем столбце, рядом с таблицей, в которой размещены основные данные. Создав формулу для первой строки таблицы, мы сможем ее протянуть/скопировать на остальные строки.
Для того чтобы проверить, содержат ли два столбца одной строки одинаковые данные нам потребуется формула:
=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “”)
Формула, определяющая различия между данными двух столбцов в одной строке будет выглядеть так:
=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “”)
Мы можем уместить проверку на совпадения и различия между двумя столбцами в одной строке в одной формуле:
=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “Не совпадают”)
=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “Совпадают”)
Пример результата вычислений может выглядеть так:
Для того чтобы сравнить данные в двух столбцах одной строки с учетом регистра следует использовать формулу:
=ЕСЛИ(СОВПАД(A2,B2); “Совпадает”; “Уникальное”)
Как сравнить несколько столбцов на совпадения в одной строке Excel
В Excel есть возможность сравнить данные в нескольких столбцах одной строки по следующим критериям:
- Найти строки с одинаковыми значениями во всех столбцах таблицы;
- Найти строки с одинаковыми значениями в любых двух столбцах таблицы;
Пример1. Как найти совпадения в одной строке в нескольких столбцах таблицы
Представим, что наша таблица состоит из нескольких столбцов с данными. Наша задача найти строки в которых значения совпадают во всех столбцах. В этом нам помогут функции Excel и . Формула для определения совпадений будет следующей:
=ЕСЛИ(И(A2=B2;A2=C2); “Совпадают”; ” “)
Если в нашей таблице очень много столбцов, то более просто будет использовать функцию в сочетании с :
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A2:$C2;$A2)=3;”Совпадают”;” “)
В формуле в качестве “5” указано число столбцов таблицы, для которой мы создали формулу. Если в вашей таблице столбцов больше или меньше, то это значение должно быть равно количеству столбцов.
Пример 2. Как найти совпадения в одной строке в любых двух столбцах таблицы
Представим, что наша задача выявить из таблицы с данными в несколько столбцов те строки, в которых данные совпадают или повторяются как минимум в двух столбцах. В этом нам помогут функции и . Напишем формулу для таблицы, состоящей из трех столбцов с данными:
=ЕСЛИ(ИЛИ(A2=B2;B2=C2;A2=C2);”Совпадают”;” “)
В тех случаях, когда в нашей таблице слишком много столбцов – наша формула с функцией будет очень большой, так как в ее параметрах нам нужно указать критерии совпадения между каждым столбцом таблицы. Более простой способ, в этом случае, использовать функцию .
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B2:D2;A2)+СЧЁТЕСЛИ(C2:D2;B2)+(C2=D2)=0; “Уникальная строка”; “Не уникальная строка”)
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($B:$B;$A5)=0; “Нет совпадений в столбце B”; “Есть совпадения в столбце В”)
Эта формула проверяет значения в столбце B на совпадение с данными ячеек в столбце А.
Если ваша таблица состоит из фиксированного числа строк, вы можете указать в формуле четкий диапазон (например, $B2:$B10 ). Это позволит ускорить работу формулы.
Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом
Когда мы ищем совпадения между двумя столбцами в Excel, нам может потребоваться визуализировать найденные совпадения или различия в данных, например, с помощью выделения цветом. Самый простой способ для выделения цветом совпадений и различий – использовать “Условное форматирование” в Excel. Рассмотрим как это сделать на примерах ниже.
Поиск и выделение совпадений цветом в нескольких столбцах в Эксель
В тех случаях, когда нам требуется найти совпадения в нескольких столбцах, то для этого нам нужно:
- Выделить столбцы с данными, в которых нужно вычислить совпадения;
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены цветом совпадения:
Поиск и выделение цветом совпадающих строк в Excel
Поиск совпадающих ячеек с данными в двух, нескольких столбцах и поиск совпадений целых строк с данными это разные понятия. Обратите внимание на две таблицы ниже:
В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали совпадающие ячейки, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.
Рассмотрим как найти совпадающие строки в таблице:
- Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:
=A2&B2&C2&D2
Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:
Теперь, для определения совпадающих строк в таблице сделайте следующие шаги:
- Выделите область с данными во вспомогательной колонке (в нашем примере это диапазон ячеек E2:E15 );
- На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
- Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
- После этого в выделенной колонке будут подсвечены дублирующиеся строки:
Сравним две таблицы имеющих практически одинаковую структуру. Таблицы различаются значениями в отдельных строках, некоторые наименования строк встречаются в одной таблице, но в другой могут отсутствовать.
Пусть на листах Январь и Февраль имеется две таблицы с оборотами за период по соответствующим счетам.
Как видно из рисунков, таблицы различаются:
- Наличием (отсутствием) строк (наименований счетов). Например, в таблице на листе Январь отсутствует счет 26 (см. файл примера ), а в таблице на листе Февраль отсутствуют счет 10 и его субсчета.
- Разными значениями в строках. Например, по счету 57 обороты за январь и февраль не совпадают.
Если структуры таблиц примерно одинаковы (большинство наименований счетов (строк) совпадают, количество и наименования столбцов совпадают), то можно сравнить две таблицы. Проведем сравнение двумя способами: один проще в реализации, другой нагляднее.
Простой вариант сравнения 2-х таблиц
Сначала определим какие строки (наименования счетов) присутствуют в одной таблице, но отсутствуют в другой. Затем, в таблице, в которой меньше строк отсутствует (в наиболее полной таблице), выведем отчет о сравнении, представляющий собой разницу по столбцам (разница оборотов за январь и февраль).
Основным недостатком этого подхода является, то, что отчет о сравнении таблиц не включает строки отсутствующие в наиболее полной таблице. Например, в рассматриваемом нами случае, наиболее полной таблицей является таблица на листе Январь, в которой отсутствует счет 26 из февральской таблицы.
Чтобы определить какая из двух таблиц является наиболее полной нужно ответить на 2 вопроса: Какие счета в февральской таблице отсутствуют в январской? и Какие счета в январской таблице отсутствуют в январской?
Это можно сделать с помощью формул (см. столбец Е): =ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(A7;Январь!$A$7:$A$81;1;0));"Нет";"Есть") и =ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(A7;Февраль!$A$7:$A$77;1;0));"Нет";"Есть")
Сравнение оборотов по счетам произведем с помощью формул: =ЕСЛИ(ЕНД(ВПР($A7;Февраль!$A$7:$C77;2;0));0;ВПР($A7;Февраль!$A$7:$C77;2;0))-B7 и =ЕСЛИ(ЕНД(ВПР($A7;Февраль!$A$7:$C77;3;0));0;ВПР($A7;Февраль!$A$7:$C77;3;0))-C7
В случае отсутствия соответствующей строки функция ВПР() возвращает ошибку #Н/Д, которая обрабатывается связкой функций ЕНД() и ЕСЛИ() , заменяя ошибку на 0 (в случае отсутствия строки) или на значение из соответствующего столбца.
С помощью можно выделить расхождения (например, красным цветом).
Более наглядный вариант сравнения 2-х таблиц (но более сложный)
По аналогии с задачей решенной в статье можно сформировать список наименований счетов, включающий ВСЕ наименования счетов из обоих таблиц (без повторов). Затем вывести разницу по столбцам.
Для этого необходимо:
- С помощью =ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Январь;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$4:$A4;Январь);0)); ИНДЕКС(Февраль;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$4:$A4;Февраль);0)));"") сформировать в столбце А перечень счетов из обоих таблиц (без повторов);
- С помощью =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Список; ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(Список; "<"&Список); СТРОКА()-СТРОКА($B$4)); СЧЁТЕСЛИ(Список; "<"&Список); 0));"") , где Список -
Казалось бы простая задача - сравнение таблиц. Точнее сравнение двух столбцов таблицы на совпадения или различия. Логично предложить что Excel идеальное средство решения проблемы, но увы простого бесплатного сравнение таблиц в Excel я не нашёл, разве что кроме примитивного «строка1=строка2». В реальности необходима некоторая обработка строк до сравнения, так как они могут содержать лишние пробелы, знаки препинания и так далее. Как итог было решено написать утилиту сравнивающую два текстовых файла построчно и с обработкой строк по выбору пользователя…
Обработка строк именно через файлы была выбрана как универсальная. Неважно какой источник данных, просто ли список или таблица Excel. Обычно всё можно скопировать в текстовый файл. Итак приступим непосредственно к программе.
Скачайте и распакуйте программу. В исходном варианте она содержит три файла «Compare.exe» - сама программа. «Список 1.txt» и «Список 2.txt» - пустые текстовые файлы. Как раз в них нужно вставить ваши строки для сравнения. Запускаем:
По умолчанию на мой взгляд стоят оптимальные настройки сравнения. Окно с примером того, как будет работать сравнения таблиц создано только для подгонки настроек под ваши задачи и общего понимания происходящего. Не сравнивайте реальные данные в примере, т.к. эти окошки вмещают не более 32КБайт текста, остальное обрубается без предупреждения. Вы можете получить ошибочный результат ! Программа имеет подсказку и при наведении мыши в окне показывается краткое описание настройки или элемента.
После того, как наиграетесь с примером сравнения - скопируйте ваши данные для сравнения в файлы «Список 1.txt» и «Список 2.txt» и с выбранными ранее настройками нажмите кнопку «Обработать файлы». Во время обработки файлов на кнопке появляется надпись «Идёт обработка» красным цветом, дождитесь окончания этого процесса. По окончанию загляните в место откуда запустили программу, в папке с программой в зависимости от настроек появляются файлы указанные в примере сравнения. При каждом новом сравнении или открытие/закрытие программы все файлы кроме «Список 1.txt» и «Список 2.txt» удаляются.
И немного о скорости сравнения. Большинство реальных задач решаются практически мгновенно. Ну а мои тесты такие (процессор типа Intel Core под сокет LGA 775 c частотой 2ГГц):
Сравнение 2-х списков размером 1Мб каждый (25 символов на строку и 39 тысяч строк в каждом списке), для сравнения очевидно нужно каждую строку 1-ого списка сравнить со всеми строками другого. Итого получаем 1,521 миллиарда сравнений строк. Время выполнения около 20 секунд. Расход памяти менее 10Мб.
Сравнение 2-х списков размером 10Мб каждый (25 символов на строку и 390 тысяч строк в каждом списке). Итого получаем 152,1 миллиарда сравнений строк. Время выполнения около часа. При этом программа отхватывает себе около 200Мб оперативной памяти. Хотя такие размеры - это уже территория баз данных. В этой программе все разумные способы повышения скорости я уже использовал.
Алгоритм работы и параметры сравнения
Алгоритм работы таков, что при любых настройках из строк удаляются всё символы, кроме латинских и русских букв, цифр и знаков точки и запятой. Разумеется удаляются все лишние пробелы между словами и пробелы по краям строки.
Искать совпадающие строки и Искать отличающиеся строки - тут всё понятно, будут искаться совпадающие строки или отличающиеся. Совпадающие будут записываться в файл «Совпадающие.txt». При поиске отличающихся строк они будут записываться в два файла «Несовпадения 1.txt» и «Несовпадения 2.txt» для Списков 1 и 2 соответственно. Так же в области примера сравнения вместо одного окна появляется два.
ВНИМАНИЕ! При сравнении списков на совпадение есть особенность, так как одинаковые строки имеются в обоих списках, в результат попадают строки из списка 1. Более аккуратно оформленный текст помещайте в список 1 при сравнении на совпадения.
Исправлять ошибки раскладки клавиатуры - до Punto Switcher тут конечно далеко. Имеются ввиду ошибки набора похожих букв не в той раскладке (C,H,P и т.д.). Например русской «с» и латинской. Они находятся на одной клавише и если слово начинается с «с», то можно набрать первую букву в английской раскладке, а потом переключиться на русскую или же наоборот. Алгоритм замены такой, что если в слове русских букв больше чем английских, то английские меняются на русские и наоборот.
Исправлять Ё(ё) на Е(е) - просто все «ё» заменяются на «е».
Сравнивать без учёта регистра - все буквы стают большими.
Сравнивать по уникальным строкам - Если параметр включён, то сначала списки проверяются на совпадающие строки. Если строка повторяется например 5 раз, то один экземпляр этой строки остаётся в списке для сравнения, а 4-е отправляются в список «повторов». Повторы для каждого списка слов свои.
Без этого параметра строки сравниваются как бы попарно. Например при сравнении на совпадающие строки если в 1-ом списке будет 2-е одинаковые строки, а во 2-ом списке ещё 3-и такие строки, то результатом будут только две строки, т.к. 3-ей строке не нашлось пары с которой бы она совпадала. Если для этого примера переключить сравнения на не совпадающие строки, то в результат несовпадающих попадёт одна строка из списка 2-а, т.к. она ни с чем не совпадает.
Используя сравнение по уникальным строкам можно найти повторяющиеся строки в списке. Для этого можно например заполнить строками только файл «Список 1.txt» и сравнить с пустым файлом «Список 2.txt» и тогда в файле «ПовторСп1.txt» появятся потворяющиеся строки из списка 1.
Повторы только для строк из результата - работает только вместе со сравнением по уникальным строкам. Без этого параметра в списки повторов попадают все повторяющиеся строки. Если включить, то в повторы будут попадать только строки присутствующие в результате. Количество строк попавших в повторы аналогично и равно количеству повторений в начальном списке минус 1.
Удалять точки и запятые и Удалять все пробелы - просто удаляются и всё тут.
Довольно часто перед пользователями Excel стоит задача сравнения двух таблиц или списков для выявления в них отличий или недостающих элементов. Каждый юзер справляется с этой задачей по своему, но чаще всего на решение указанного вопроса тратится довольно большое количество времени, так как далеко не все подходы к данной проблеме являются рациональными. В то же время, существует несколько проверенных алгоритмов действий, которые позволят сравнить списки или табличные массивы в довольно сжатые сроки с минимальной затратой усилий. Давайте подробно рассмотрим данные варианты.
Существует довольно много способов сравнения табличных областей в Excel, но все их можно разделить на три большие группы:
Именно исходя из этой классификации, прежде всего, подбираются методы сравнения, а также определяются конкретные действия и алгоритмы для выполнения задачи. Например, при проведении сравнения в разных книгах требуется одновременно открыть два файла Excel.
Кроме того, следует сказать, что сравнивать табличные области имеет смысл только тогда, когда они имеют похожую структуру.
Способ 1: простая формула
Самый простой способ сравнения данных в двух таблицах – это использование простой формулы равенства. Если данные совпадают, то она выдает показатель ИСТИНА, а если нет, то – ЛОЖЬ. Сравнивать можно, как числовые данные, так и текстовые. Недостаток данного способа состоит в том, что ним можно пользоваться только в том случае, если данные в таблице упорядочены или отсортированы одинаково, синхронизированы и имеют равное количество строчек. Давайте посмотрим, как использовать данный способ на практике на примере двух таблиц, размещенных на одном листе.
Итак, имеем две простые таблицы со списками работников предприятия и их окладами. Нужно сравнить списки сотрудников и выявить несоответствия между столбцами, в которых размещены фамилии.
- Для этого нам понадобится дополнительный столбец на листе. Вписываем туда знак «=»
. Затем кликаем по первому наименованию, которое нужно сравнить в первом списке. Опять ставим символ «=»
с клавиатуры. Далее кликаем по первой ячейке колонки, которую мы сравниваем, во второй таблице. Получилось выражение следующего типа:
Хотя, конечно, в каждом конкретном случае координаты будут отличаться, но суть останется одинаковой.
- Щелкаем по клавише Enter , чтобы получить результаты сравнения. Как видим, при сравнении первых ячеек обоих списков программа указала показатель «ИСТИНА» , что означает совпадение данных.
- Теперь нам нужно провести аналогичную операцию и с остальными ячейками обеих таблиц в тех колонках, которые мы сравниваем. Но можно просто провести копирование формулы, что позволит существенно сэкономить время. Особенно данный фактор важен при сравнивании списков с большим количеством строк.
Процедуру копирования легче всего выполнить при помощи маркера заполнения. Наводим курсор на правый нижний угол ячейки, где мы получили показатель «ИСТИНА» . При этом он должен преобразоваться в черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Жмем левую кнопку мыши и тянем курсор вниз на количество строчек в сравниваемых табличных массивах.
- Как видим, теперь в дополнительном столбце отобразились все результаты сравнения данных в двух колонках табличных массивов. В нашем случае не совпали данные только в одной строке. При их сравнении формула выдала результат «ЛОЖЬ» . По всем остальным строчкам, как видим, формула сравнения выдала показатель «ИСТИНА» .
- Кроме того, существует возможность с помощью специальной формулы подсчитать количество несовпадений. Для этого выделяем тот элемент листа, куда оно будет выводиться. Затем щелкаем по значку «Вставить функцию» .
- В окне Мастера функций в группе операторов «Математические» выделяем наименование СУММПРОИЗВ . Щелкаем по кнопке «OK» .
- Активируется окно аргументов функции СУММПРОИЗВ
, главной задачей которой является вычисление суммы произведений выделенного диапазона. Но данную функцию можно использовать и для наших целей. Синтаксис у неё довольно простой:
СУММПРОИЗВ(массив1;массив2;…)
Всего в качестве аргументов можно использовать адреса до 255 массивов. Но в нашем случае мы будем использовать всего два массива, к тому же, как один аргумент.
Ставим курсор в поле «Массив1» и выделяем на листе сравниваемый диапазон данных в первой области. После этого в поле ставим знак «не равно» (<> ) и выделяем сравниваемый диапазон второй области. Далее обворачиваем полученное выражение скобками, перед которыми ставим два знака «-» . В нашем случае получилось такое выражение:
--(A2:A7<>D2:D7)
Щелкаем по кнопке «OK» .
- Оператор производит расчет и выводит результат. Как видим, в нашем случае результат равен числу «1» , то есть, это означает, что в сравниваемых списках было найдено одно несовпадение. Если бы списки были полностью идентичными, то результат бы был равен числу «0» .
Таким же образом можно производить сравнение данных в таблицах, которые расположены на разных листах. Но в этом случае желательно, чтобы строки в них были пронумерованы. В остальном процедура сравнения практически точно такая, как была описана выше, кроме того факта, что при внесении формулы придется переключаться между листами. В нашем случае выражение будет иметь следующий вид:
B2=Лист2!B2
То есть, как видим, перед координатами данных, которые расположены на других листах, отличных от того, где выводится результат сравнения, указывается номер листа и восклицательный знак.
Способ 2: выделение групп ячеек
Сравнение можно произвести при помощи инструмента выделения групп ячеек. С его помощью также можно сравнивать только синхронизированные и упорядоченные списки. Кроме того, в этом случае списки должны располагаться рядом друг с другом на одном листе.
Способ 3: условное форматирование
Произвести сравнение можно, применив метод условного форматирования. Как и в предыдущем способе, сравниваемые области должны находиться на одном рабочем листе Excel и быть синхронизированными между собой.
Существует ещё один способ применения условного форматирования для выполнения поставленной задачи. Как и предыдущие варианты, он требует расположения обоих сравниваемых областей на одном листе, но в отличие от ранее описанных способов, условие синхронизации или сортировки данных не будет являться обязательным, что выгодно отличает данный вариант от ранее описанных.
При желании можно, наоборот, окрасить несовпадающие элементы, а те показатели, которые совпадают, оставить с заливкой прежним цветом. При этом алгоритм действий практически тот же, но в окне настройки выделения повторяющихся значений в первом поле вместо параметра «Повторяющиеся» следует выбрать параметр «Уникальные» . После этого нажать на кнопку «OK» .
Таким образом, будут выделены именно те показатели, которые не совпадают.
Способ 4: комплексная формула
Также сравнить данные можно при помощи сложной формулы, основой которой является функция СЧЁТЕСЛИ . С помощью данного инструмента можно произвести подсчет того, сколько каждый элемент из выбранного столбца второй таблицы повторяется в первой.
Оператор СЧЁТЕСЛИ относится к статистической группе функций. Его задачей является подсчет количества ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Синтаксис данного оператора имеет такой вид:
СЧЁТЕСЛИ(диапазон;критерий)
Аргумент «Диапазон» представляет собой адрес массива, в котором производится подсчет совпадающих значений.
Аргумент «Критерий» задает условие совпадения. В нашем случае он будет представлять собой координаты конкретных ячеек первой табличной области.
Конечно, данное выражение для того, чтобы сравнить табличные показатели, можно применять и в существующем виде, но есть возможность его усовершенствовать.
Сделаем так, чтобы те значения, которые имеются во второй таблице, но отсутствуют в первой, выводились отдельным списком.
- Прежде всего, немного переработаем нашу формулу СЧЁТЕСЛИ , а именно сделаем её одним из аргументов оператора ЕСЛИ . Для этого выделяем первую ячейку, в которой расположен оператор СЧЁТЕСЛИ . В строке формул перед ней дописываем выражение «ЕСЛИ» без кавычек и открываем скобку. Далее, чтобы нам легче было работать, выделяем в строке формул значение «ЕСЛИ» и жмем по иконке «Вставить функцию» .
- Открывается окно аргументов функции ЕСЛИ
. Как видим, первое поле окна уже заполнено значением оператора СЧЁТЕСЛИ
. Но нам нужно дописать кое-что ещё в это поле. Устанавливаем туда курсор и к уже существующему выражению дописываем «=0»
без кавычек.
После этого переходим к полю «Значение если истина» . Тут мы воспользуемся ещё одной вложенной функцией – СТРОКА . Вписываем слово «СТРОКА» без кавычек, далее открываем скобки и указываем координаты первой ячейки с фамилией во второй таблице, после чего закрываем скобки. Конкретно в нашем случае в поле «Значение если истина» получилось следующее выражение:
СТРОКА(D2)
Теперь оператор СТРОКА будет сообщать функции ЕСЛИ номер строки, в которой расположена конкретная фамилия, и в случае, когда условие, заданное в первом поле, будет выполняться, функция ЕСЛИ будет выводить этот номер в ячейку. Жмем на кнопку «OK» .
- Как видим, первый результат отображается, как «ЛОЖЬ» . Это означает, что значение не удовлетворяет условиям оператора ЕСЛИ . То есть, первая фамилия присутствует в обоих списках.
- С помощью маркера заполнения, уже привычным способом копируем выражение оператора ЕСЛИ на весь столбец. Как видим, по двум позициям, которые присутствуют во второй таблице, но отсутствуют в первой, формула выдает номера строк.
- Отступаем от табличной области вправо и заполняем колонку номерами по порядку, начиная от 1 . Количество номеров должно совпадать с количеством строк во второй сравниваемой таблице. Чтобы ускорить процедуру нумерации, можно также воспользоваться маркером заполнения.
- После этого выделяем первую ячейку справа от колонки с номерами и щелкаем по значку «Вставить функцию» .
- Открывается Мастер функций . Переходим в категорию «Статистические» и производим выбор наименования «НАИМЕНЬШИЙ» . Щелкаем по кнопке «OK» .
- Функция НАИМЕНЬШИЙ
, окно аргументов которой было раскрыто, предназначена для вывода указанного по счету наименьшего значения.
В поле «Массив» следует указать координаты диапазона дополнительного столбца «Количество совпадений» , который мы ранее преобразовали с помощью функции ЕСЛИ . Делаем все ссылки абсолютными.
В поле «K» указывается, какое по счету наименьшее значение нужно вывести. Тут указываем координаты первой ячейки столбца с нумерацией, который мы недавно добавили. Адрес оставляем относительным. Щелкаем по кнопке «OK» .
- Оператор выводит результат – число 3 . Именно оно наименьшее из нумерации несовпадающих строк табличных массивов. С помощью маркера заполнения копируем формулу до самого низа.
- Теперь, зная номера строк несовпадающих элементов, мы можем вставить в ячейку и их значения с помощью функции ИНДЕКС . Выделяем первый элемент листа, содержащий формулу НАИМЕНЬШИЙ . После этого переходим в строку формул и перед наименованием «НАИМЕНЬШИЙ» дописываем название «ИНДЕКС» без кавычек, тут же открываем скобку и ставим точку с запятой (; ). Затем выделяем в строке формул наименование «ИНДЕКС» и кликаем по пиктограмме «Вставить функцию» .
- После этого открывается небольшое окошко, в котором нужно определить, ссылочный вид должна иметь функция ИНДЕКС или предназначенный для работы с массивами. Нам нужен второй вариант. Он установлен по умолчанию, так что в данном окошке просто щелкаем по кнопке «OK» .
- Запускается окно аргументов функции ИНДЕКС
. Данный оператор предназначен для вывода значения, которое расположено в определенном массиве в указанной строке.
Как видим, поле «Номер строки» уже заполнено значениями функции НАИМЕНЬШИЙ . От уже существующего там значения следует отнять разность между нумерацией листа Excel и внутренней нумерацией табличной области. Как видим, над табличными значениями у нас только шапка. Это значит, что разница составляет одну строку. Поэтому дописываем в поле «Номер строки» значение «-1» без кавычек.
В поле «Массив» указываем адрес диапазона значений второй таблицы. При этом все координаты делаем абсолютными, то есть, ставим перед ними знак доллара уже ранее описанным нами способом.
Жмем на кнопку «OK» .
- После вывода результат на экран протягиваем функцию с помощью маркера заполнения до конца столбца вниз. Как видим, обе фамилии, которые присутствуют во второй таблице, но отсутствуют в первой, выведены в отдельный диапазон.
Способ 5: сравнение массивов в разных книгах
При сравнении диапазонов в разных книгах можно использовать перечисленные выше способы, исключая те варианты, где требуется размещение обоих табличных областей на одном листе. Главное условие для проведения процедуры сравнения в этом случае – это открытие окон обоих файлов одновременно. Для версий Excel 2013 и позже, а также для версий до Excel 2007 с выполнением этого условия нет никаких проблем. Но в Excel 2007 и Excel 2010 для того, чтобы открыть оба окна одновременно, требуется провести дополнительные манипуляции. Как это сделать рассказывается в отдельном уроке.
Как видим, существует целый ряд возможностей сравнить таблицы между собой. Какой именно вариант использовать зависит от того, где именно расположены табличные данные относительно друг друга (на одном листе, в разных книгах, на разных листах), а также от того, как именно пользователь желает, чтобы это сравнение выводилось на экран.
Say you want to compare versions of a workbook, analyze a workbook for problems or inconsistencies, or see links between workbooks or worksheets. If Microsoft Office 365 or Office Professional Plus 2013 is installed on your computer, the Spreadsheet Inquire add-in is available in Excel.
You can use the commands in the Inquire tab to do all these tasks, and more. The Inquire tab on the Excel ribbon has buttons for the commands described below.
If you don"t see the Inquire tab in the Excel ribbon, see Turn on the Spreadsheet Inquire add-in .
Compare two workbooks
The Compare Files command lets you see the differences, cell by cell, between two workbooks. You need to have two workbooks open in Excel to run this command.
Results are color coded by the kind of content, such as entered values, formulas, named ranges, and formats. There"s even a window that can show VBA code changes line by line. Differences between cells are shown in an easy to read grid layout, like this:
The Compare Files command uses Microsoft Spreadsheet Compare to compare the two files. In Windows 8, you can start Spreadsheet Compare outside of Excel by clicking Spreadsheet Compare on the Apps screen. In Windows 7, click the Windows Start button and then > All Programs > Microsoft Office 2013 > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare 2013 .
To learn more about Spreadsheet Compare and comparing files, read Compare two versions of a workbook .
Analyze a workbook
The Workbook Analysis command creates an interactive report showing detailed information about the workbook and its structure, formulas, cells, ranges, and warnings. The picture here shows a very simple workbook containing two formulas and data connections to an Access database and a text file.
Show workbook links
Workbooks connected to other workbooks through cell references can get confusing. Use the to create an interactive, graphical map of workbook dependencies created by connections (links) between files. The types of links in the diagram can include other workbooks, Access databases, text files, HTML pages, SQL Server databases, and other data sources. In the relationship diagram, you can select elements and find more information about them, and drag connection lines to change the shape of the diagram.
This diagram shows the current workbook on the left and the connections between it and other workbooks and data sources. It also shows additional levels of workbook connections, giving you a picture of the data origins for the workbook.
Show worksheet links
Got lots of worksheets that depend on each other? Use the to create an interactive, graphical map of connections (links) between worksheets both in the same workbook and in other workbooks. This helps give you a clearer picture of how your data might depend on cells in other places.
This diagram shows the relationships between worksheets in four different workbooks, with dependencies between worksheets in the same workbook as well as links between worksheets in different workbooks. When you position your pointer over a node in the diagram, such as the worksheet named "West" in the diagram, a balloon containing information appears.
Show cell relationships
To get a detailed, interactive diagram of all links from a selected cell to cells in other worksheets or even other workbooks, use the Cell Relationship tool. These relationships with other cells can exist in formulas, or references to named ranges. The diagram can cross worksheets and workbooks.
This diagram shows two levels of cell relationships for cell A10 on Sheet5 in Book1.xlsx. This cell is dependent on cell C6 on Sheet 1 in another workbook, Book2.xlsx. This cell is a precedent for several cells on other worksheets in the same file.
To learn more about viewing cell relationships, read See links between cells .
Clean excess cell formatting
Ever open a workbook and find it loads slowly, or has become huge? It might have formatting applied to rows or columns you aren"t aware of. Use the Clean Excess Cell Formatting command to remove excess formatting and greatly reduce file size. This helps you avoid "spreadsheet bloat," which improves Excel"s speed.
Manage passwords
If you"re using the Inquire features to analyze or compare workbooks that are password protected, you"ll need to add the workbook password to your password list so that Inquire can open the saved copy of your workbook. Use the Workbook Passwords command on the Inquire tab to add passwords, which will be saved on your computer. These passwords are encrypted and only accessible by you.
