Из этого урока Вы научитесь сохранять документы Microsoft Word, а также узнаете, как можно восстановить свою работу с помощью инструмента Автовосстановление , если произойдет экстренное закрытие программы, отключение компьютера и прочие неприятные вещи.
При создании нового документа в первую очередь необходимо знать, как его сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Word можно сохранять на компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать и открывать доступ к документам напрямую из Word.
Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.
Сохранить и Сохранить как
Существуют два способа сохранения документа в Microsoft Word: Сохранить и Сохранить как . Данные опции работают аналогичным образом, за исключением некоторых различий.
- Сохранить : При создании или редактировании документа используется команда Сохранить , когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении документа необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить , файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
- Сохрани ть как : Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как , необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.
Как сохранить документ
Не забывайте сохранять изменения при создании нового документа или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.
Использование Сохранить как для создания копии
Если необходимо сохранить новую версию документа, при этом оставив оригинал, можно создать копию. Например, у Вас есть файл под названием “Отчет по продажам”, Вы можете сохранить его как “Отчет по продажам 2”. Теперь можно смело редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.
Как изменить место сохранения файла по умолчанию
Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер , Вы всегда можете изменить место для сохранения файлов, выбранное по умолчанию.
Автоматическое восстановление
Во время работы над документами Word автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить файл, воспользовавшись Автоматическим восстановлением , в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.
Как восстановить документ
По умолчанию Word автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Word может не успеть выполнить автосохранение.
Если Вы не видите нужный файл, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл , нажмите Управление версиями , а затем выберите Восстановить несохраненные документы .
Как сохранить текст , напечатанный и отредактированный в Microsoft Word. Как не потерять результаты иногда многочасовых усилий из-за какого-нибудь недоразумения, вроде неожиданного зависания компьютера. Именно это мы сейчас и обсудим.
Способы сохранения документов.
Существуют два сценария создания текстового документа в программе Word. В связи с этим и в способах сохранения документов наблюдаются некоторые отличия.
- в первом случае, мы создаем пустой файл (документ), например, на Рабочем столе, не запуская непосредственно программу Word.
Подробно создание файла на Рабочем столе описано в статье Как создать папку.
Мы можем создать папку, придумать имя и для неё и для документа и положить в неё этот файл. Если вы не будете никуда перемещать данный файл, он сохранится у вас автоматически на Рабочем столе, в созданной вами папке или без неё (если вы её не создавали).
Чтобы начать ввод текста в данный документ, достаточно просто кликнуть по нему дважды ЛКМ, и вы окажетесь сразу в программе Word, непосредственно в нужном вам документе.
Итак, вы открыли созданный ранее файл и начали печатать текст. Для сохранения данного документа, вам необходимо просто кликнуть один раз ЛКМ на значок дискеты в левом верхнем углу программы. Система не задаст вам лишних вопросов, поскольку местоположение вашего документа ей уже известно.
Приучите себя кликать на эту кнопочку 2-3 раза за время печати одной страницы, и вы навсегда забудете о потерянных текстах.
- теперь рассмотрим ситуацию, когда мы запускаем программу и создаем новый файл в уже открытой программе Word .
Для сохранения документа мы можем поступить так же, как в первом случае, т. е. воспользоваться кнопкой, изображающей дискету или нажать кнопку Office , а далее Сохранить как .
В обоих описанных случаях перед нами предстанет такое окно.
Имя файлу желательно дать такое, чтобы оно хотя бы в какой-то мере информировало вас о содержании документа. На этом этапе очень удобно переименовывать файл. Не забудьте, что расширение.docx нужно обязательно оставить.
Сохранять созданные файлы нужно на диске D, чтобы не помещать их на один диск с системными файлами.
Поэтому сдвигаем скроллер вниз до появления строки диск D . Кликаем на него. В правой части окна отобразятся все файлы, расположенные на этом диске. Если вы не хотите вкладывать новый документ в какую-либо из имеющихся папок, просто кликайте на пустом месте и выбирайте Сохранить.
При желании есть возможность создать папку для нового файла. Это можно сделать привычным способом.
В данном случае можно пойти более быстрым путем, кликнув на строку Создать папку в меню окна. Папка создана, даем ей имя и открываем двойным щелчком ЛКМ или нажимаем на кнопку Открыть . Кликаем в любом месте открытого окна новой папки и нажимаем Сохранить.
Если же вы всё-таки попытаетесь закрыть страницу с только что напечатанным текстом, программа обязательно спросит вас:
Подтвердив своё желание, вы сможете проделать все вышеописанные действия.
А на сегодня всё.
Мы выяснили, , напечатанный в редакторе Word. В следующий раз обсудим то, изменяя размер шрифта.
Жду ваши комментарии.
2.1.1.5. Создание и сохранение документа в Word 2007
Создание документа
Microsoft Office Word 2007 содержит широкий набор инструментов для создания профессионально оформленных документов в новом интерфейсе, который называется Microsoft Office Fluent. Основной инструмент интерфейса - Лента с вкладками, на которых размещены команды.
В Word 2007 можно создавать различные типы документов, представленных на Рис. 2.1.1.5.1.
Рис. 2.1.1.5.1
Кроме того, можно создать конверты и наклейки.
Необходимо отметить, что в приложении Word 2007 используется новый формат файла документов (тип файла - Документ Word, расширение - .docx), который позволяет уменьшить размер файла и сделать его более безопасным. Новый формат файла основан на новом формате Microsoft Office Open XML (где XML - Extensible Markup Language).
В Word 2007 можно созданную копию документа отправить другим пользователям.
Рис. 2.1.1.5.2
Рис. 2.1.1.5.3
Кроме того, документ можно зашифровать, ограничить разрешения, добавить цифровую подпись, пометить как окончательный. Для создания документа на основе шаблона Обычный (Normal.dotm), т.е. на пустом шаблоне, который присоединяется по умолчанию, необходимо открыть окно приложения Word 2007.
Запустить приложение Word 2007 можно одним из трех способов, изложенных в разделе Начало работы с Word 2007 .
Чтобы создать документ на базе какого-либо шаблона необходимо в открытом окне приложения щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога, в котором надо выбрать требуемый шаблон, и щелкнуть на кнопке Создать.
Рис. 2.1.1.5.4
По умолчанию окно приложения Word 2007 открывается на вкладке Главная, на которой расположены все инструменты для ввода текста в документ и его редактирования.
Создание документа начинается с ввода текста. Документы в Word создаются путем ввода символов (текста) с клавиатуры или копирования и вставки текста из других документов. Ввод символов осуществляется в режиме "вставка" и "замена" символов. По умолчанию символы вводятся в режиме "вставка".
Чтобы выполнить переход в режим "замена" необходимо активизировать кнопку "Вставка/Замена" на строке состояния, и с помощью этой кнопки менять режимы ввода символов. Для активизации кнопки "Вставка/Замена" необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния и в открывшемся окне "Настройка строки состояния" установить флажок перед "Замена". В результате на строке состояния появится кнопка "Вставка/Замена" в режиме "Вставка", щелкните на ней и перейдете в режим "Замена".
В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный за курсором. В режиме "замена" вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры.
При копировании текста из другого документа он помещается в буфер обмена, а затем его можно вставить в создаваемый документ, место ввода текста указывает мигающий курсор.
Для того чтобы не переносить форматирование текста (например, из веб-документа) можно использовать команду "Сохранить только текст" кнопки Параметры вставки. Для этого надо нажать кнопку Параметры вставки, которая появляется после вставки текста, и выбрать команду "Сохранить только текст"
Рис. 2.1.1.5.5
Создаваемый документ хранится в оперативной памяти ПК и является временным до тех пор, пока не будет сохранен на жестком диске или другом носителе информации с определенным именем. Целесообразным является сохранения документа до ввода в него текста, рисунков, таблиц и т.д., что обеспечит сохранность документа при непредвиденных сбоях ПК в процессе набора текста.
Сохранение документа
Чтобы сохранить создаваемый документ можно щелкнуть на кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа или щелкнуть на кнопке "Office" и выбрать команду "Сохранить". В обоих случаях откроется окно диалога "Сохранить" (Рис.2.1.5.6). По умолчанию Word предлагает сохранить файл с именем Doc1 в папке Мои документы и назначает файлу тип: Документ Word, который имеет расширение.docx (не поддерживает макросы). Надо использовать новый формат файлов (.docx), так как этот формат позволяет уменьшить размер файла, и такие файлы не подвержены заражению вирусами.
Рис. 2.1.1.5.6
Рис. 2.1.1.5.7
Рекомендованное имя файла Doc1 можно заменить другим именем в строке Имя файла диалогового окна. В окне диалога можно выбрать папку для хранения файла или создать новую пустую папку, щелкнув на пиктограмме "Новая папка". После появления новой папки в окне диалога надо присвоить ей имя и открыть ее для сохранения файла.
После того как документ сохранен, то в процессе работы можно сохранять изменения, щелкая на кнопке Сохранить. В этом случае новая версия будет сохраняться поверх предыдущей версии. Если требуется сохранить документ под другим именем, то надо в меню Office выбрать команду "Сохранить как".
При работе с программой Word 2007 (впрочем, как и со многими другими) сохранение документа является одной из важнейших процедур. Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов.
Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с теми мгновениями, потраченными на правильное его сохранение.
Как правильно сохранить документ Word 2007?
1 способ :
В окне открытого документа нажимаем клавишу F12
или же используем сочетание клавиш Shift+F12
. Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа…
По умолчанию предлагается папка «Мои документы». Вы можете выбрать любую другую папку для сохранения (см. Рис. 1
)
Рисунок 1. Сохранение документов в Word 2007
Совет 1 : чтобы изменить папку по умолчанию для сохранения файлов выполните последовательность команд: Кнопка «Office» -> Параметры Word -> Сохранение -> Расположение файлов по умолчанию. Выберите нужную Вам папку.
2 способ :
В окне открытого документа на панели быстрого доступа щелкаем по кнопке «Сохранить» (если она туда ) (см. Рис. 2
)
Рисунок 2. Сохранение документов на панели быстрого доступа
3 способ :
1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить».
Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Сохранение документа», в котором необходимо:
1. В графе «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа – окошко этой графы автоматически выделено, и текст имени будет вводиться именно здесь (см. Рис. 1 строку Имя файла).
Примечание . Обычно программа Word 2007 сама предлагает в качестве названия первую строку документа или же, если страница еще пуста, условное имя «Doc N» (где N – порядковый номер документа с момента очередного запуска программы) (см. Рис. 1 строки Имя файла и Тип файла).
Совет 2 : осмысленно присваивайте имя своему документу. Ведь именно по данному имени впоследствии будет отыскиваться документ для его открытия. Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: < > * ? ” / ; : |
2. После создания имени необходимо выбрать место размещения документа на компьютере. При первом сохранении Word 2007 автоматически предлагает поместить файл в папку «Мои документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения (читайте Совет 1 ).
3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устраивают, в строке «Папка» нужно включить структурное дерево и в списке дисков выбрать нужный для сохранения.
Примечание . Можно также воспользоваться левой панелью окна «Сохранение документа» и выбрать для сохранения «Рабочий стол», «Мои документы» или «Мой компьютер».
4. После выбора диска в его окне открыть папку, где будет размещаться документ. Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения.
5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК».
6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word 2007, рекомендуется сохранить данное значение формата файла. Обо всех способах выбора данного формата рассказано в следующей инструкции.
7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Примечание . В дальнейшем при использовании сочетания клавиш Shift+F12 или же кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа все по следующие внесенные в данный документ изменения будут автоматически сохраняться по указанному вами в первый раз адресу сохранения.
Необходимо сохранять документ как можно чаще – через каждые 5–10 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохранение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом!
Подписывайтесь на каналы "сайт" в T amTam или присоединяйтесь в
Любое действие, которое пользователь делает на компьютере, выполняет определённая программа, загруженная в электронную начинку системного блока. Написать на компьютере текст
можно с помощью различных компьютерных программ, например, Microsoft Word
, Open Office
. Такие программы называются "Текстовый редактор
".
Текстовый редактор Microsoft Word является платной программой, то есть устанавливается на компьютер за деньги, причём не маленькие. Текстовый редактор Open Office является свободной программой, то есть её можно установить на свой компьютер из интернета бесплатно.
Эти программы имеют много различных возможностей для написания, оформления, корректировки текста и прочие возможности.
Самая простая программа для написания текста входит в состав системы Microsoft Windows, то есть она уже имеется на вашем компьютере. Это текстовый редактор под названием "Блокнот
". Возможности этой программы очень скромные, но мы начнём учиться писать текст пока что именно в этом текстовом редакторе.
В левом нижнем углу экрана монитора есть кнопка "Пуск ". Наведите на неё курсор и сделайте клик, то есть нажмите левую кнопку мыши (предварительно откройте новую вкладку). Далее передвигайте курсор выше до надписи "Все программы", надпись при этом выделится синим цветом. Справа появится колонка с перечнем программ.
Передвиньте курсор вправо в эту колонку и выберите из перечня надпись "Стандартные", надпись при этом выделится синим цветом. Справа появится ещё одна колонка с перечнем. Передвиньте курсор вправо в эту колонку и выберите из перечня надпись "Блокнот", надпись при этом выделится синим цветом. Сделайте клик на этой надписи.
Откроется окно, в верхней части которого имеется надпись "Безымянный-Блокнот".
Перед нами появилось большое белое поле - пространство для написания текста. В левом верхнем углу этого поля мигает маленькая вертикальная черта. Это наш курсор, так он выглядит в текстовом редакторе, изменив свой вид со стрелки на вертикальную черту. Начнём набирать текст на клавиатуре.
Заглавная буква пишется при нажатии одновременно левой рукой клавиши Shift . Пробел между словами делается с помощью однократного нажатия на длинную пустую клавишу в нижней части клавиатуры. Для того чтобы, написав часть текста, продолжить его с новой строки, то есть начать новый абзац, следует нажать клавишу Enter . Чтобы отделить следующий абзац текста от предыдущего пустой строкой, надо нажать клавишу "Enter" второй раз. Удалить ненужную букву, если она находится слева от курсора, можно нажатием клавиши Backspace , если она находится справа от курсора - нажатием клавиши Del . Курсор ставьте на нужное место с помощью мышки.
Напишите хотя бы один абзац любого текста. Не волнуйтесь, если каждую букву приходится искать на клавиатуре очень долго, иногда кажется, что нужной буквы там вообще нет. Уверяю вас, что на клавиатуре есть все буквы и все знаки препинания. Попробуйте и поэкспериментируйте с клавишами. Такие знаки, как восклицательный, вопросительный, точка с запятой, кавычки, номер находятся во втором сверху ряду клавиатуры и пишутся при одновременном нажатии левой рукой клавиши Shift .
После того, как вы написали некоторый текст, нужно сохранить написанный документ на компьютере. Вообще сохранять документ надо стараться как можно раньше. Достаточно написать только одно слово или даже не писать ни одного, сразу сохранить документ, а затем продолжить ввод текста с клавиатуры.
Наведите курсор на надпись "файл" в левом верхнем углу экрана, надпись при этом выделится синим цветом. Сделайте клик по надписи, откроется список предлагаемых действий. Нажмите на надпись "Сохранить как".
Откроется окно, в верхнем белом поле которого написано "Папка: Мои документы". Эта папка уже создана в вашем компьютере. Ниже расположены ещё несколько папок с разными названиями, которые находятся внутри папки "Мои документы". Здесь всё очень просто, как в обычной жизни. На вашем рабочем столе лежит толстая папка, на которой написано "Мои документы". В эту папку вы складываете другие папки с другими названиями. Но среди уже имеющихся там папок нет ни одной с подходящим названием, чтобы туда можно было положить только что написанный вами в процессе обучения текстовый документ. Значит надо взять новую чистую папку, подписать её и положить документ туда. А затем эту новую папку тоже положить, как и все другие, в толстую общую папку "Мои документы".
Делаем клик на этом значке, в белом поле появилась папка с подмигивающим синим выделением. Она так и названа "Новая папка". Такое название не отражает её содержания, поэтому надо дать папке приличное название, то есть изменить существующее название. Нажмите клавишу "Del" в правой части вашей клавиатуры, название "Новая папка" и синее выделение пропадут, а внутри поля для названия окажется наш курсор в виде вертикальной черты.
Наберите с клавиатуры название папки с большой буквы (хотя с большой не обязательно) "Обучение", кавычки не ставить. Нажмите клавишу "Enter". Папка создана и названа.
Для того, чтобы положить наш текстовый документ в эту папку, её надо открыть. На компьютере это делается двойным кликом на папке, то есть наведите на папку "Обучение" курсор и щёлкните два раза подряд. Папка переместится в верхнее поле на то место, где раньше была папка "Мои документы". Это означает, что мы открыли нашу папку. Внизу окна есть три строки. Верхняя строка называется "Имя файла" в строке написано "*.txt"
Когда мы в самом начале открыли Блокнот, то вверху видели надпись Безымянный-Блокнот . Это означает, что у нашего документа пока ещё нет имени. В компьютере каждый документ (текстовый, фотография, видео и пр.) называется файл . Каждому файлу нужно присваивать какое-либо имя, чтобы потом можно было отыскать нужный файл в нужной папке.
Поскольку работа с разными видами документов на компьютере производится с помощью разных программ, то после имени файла пишут специальные сочетания букв, чтобы компьютер знал, в какой программе следует открыть ваш файл для работы. В нашем случае мы имеем текстовый документ, работа с которым производится в программе текстовый редактор - Блокнот. Для файлов в этой программе следует после имени файла писать символы .txt , точка в начале обязательна. Строка "Имя файла" предлагает нам именно такие символы. Звёздочка перед точкой предназначена для замены её на имя файла.
Поставьте курсор после звёздочки перед точкой, то есть наведите мышкой курсор на это место и сделайте клик. Курсор начнёт мигать в нужном месте. Если трудно поставить курсор точно в нужное место, можно поставить его, например, в конец надписи а затем передвинуть влево с помощью нажатия клавиши со стрелкой влево (справа внизу на клавиатуре). Клавиша со стрелкой вправо предназначена для перемещения курсора вправо.
Теперь нужно стереть звёздочку, то есть нажать на клавишу Backspace
, если звёздочка у вас слева от курсора, так как вы делали при наборе текста. После этого вписывайте название нашего файла, то есть текстового документа, например, "Первый текст
", кавычки не ставить.
В результате имя файла должно выглядеть так: Первый текст.txt
После слова "текст" пробела не ставить. Нажать кнопку "Сохранить".
Вообще в дальнейшем не ставьте пробелов между словами в названиях файлов, лучше ставить чёрточку или подчерк, с пробелами возможны ошибки при открывании файлов в некоторых программах.
Окно сохранения документа закроется, откроется вновь ваш текстовый документ. Вверху теперь вместо "Безымянный" будет написано "Первый текст ".
Итак, текст написан, документ имеет название (имя файла), лежит в папке "Обучение", которая лежит в общей папке "Мои документы". Закончим работу с документом и закроем его. В правом верхнем углу нажмите белый крестик на красном квадратике. При наведении на него курсора появляется подсказка "Закрыть".
Теперь попробуем дополнить и откорректировать написанный текст. Для этого его нужно снова взять из папки. Откройте текстовый редактор "Блокнот", так как вы это уже делали, начиная с кнопки "Пуск".
Нажмите по порядку Файл, открыть.
В открывшемся окне вы увидите папку "Обучение" вверху, значит она уже открыта. Ниже в ней лежит ваш листок с названием "Первый текст". Кликните на листке, он выделится синим цветом и в строке "Имя файла" появится его имя. Далее нажмите кнопку "Открыть. Откроется написанный вами ранее текст.
Теперь попробуйте дописать к этому тексту ещё несколько строк. Удалите букву слева от курсора, справа от курсора, впишите снова. Попробуйте удалить слово. Для этого нужно дважды кликнуть на нём, (оно выделится синим цветом) и нажать клавишу "Del" или вверху "Правка, Удалить". Когда вы нажимаете на слове "Правка", выпадает список, в нём есть действие "Удалить", а рядом дано название клавиши, с помощью которой также можно проделать это действие. Теперь попробуйте отменить удаление, то есть вернуть удалённое слово на место. Нажмите "Правка, Отменить".
Теперь попробуем увеличить размер шрифта, чтобы лучше было видно текст, и изменить тип шрифта. Нажмите "Правка, Выделить всё". Весь текст выделится синим цветом. Далее нажмите вверху "Формат, Шрифт".
Откроется окно с названием сверху "Шрифт". Синим цветом выделены тип шрифта, начертание и размер, соответствующие нашему написанному тексту. Всё это можно изменить.
В колонке "Размер" справа есть полоса прокрутки. Если нажать на неё и не отпуская тащить вниз, будут прокручиваться размеры шрифтов. Можно прокручивать их по одному стрелками на полосе прокрутки вверх или вниз.
Выбираем размер шрифта 18 и кликаем на этом числе, оно станет синим. Начертание я оставила обычное. А в левой колонке выбрала другой тип шрифта "Times New Roman", мне такой больше нравится. Можете выбрать все параметры так, как нравится вам. Дальше жмите кнопку "OK".
