Скачать программы для секретаря делопроизводителя. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры

21.05.2019

Skype

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

общим - касающимся основной деятельности компании,
кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Описание программного комплекса «Делопроизводство 3.0», v .3.2

Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» . В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.

Программа работает на платформе современной MS SQL Server 2005 Express Edition и максимально задействует ее производительность и масштабирование, реализует такие ключевые показатели работы как высокое быстродействие и гибкость настройки под специфику работы предприятия.

Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium 800 и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.

Всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3 пользователя, из них 1 пользователь наделяется правами делопроизводителя и администратора БД. Права доступа пользователей, справочники и настройки определяются администратором БД (как правило, делопроизводителем). При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.

Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения.

Применение компоненты «Шаблоны и СТП » программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. директора и секретариата. Дополнительная компонента «Секретарь-референт» позволяет организовать совещания, расписание директора, организовать контроль выполнения мероприятий совещаний, учет текущих задач секретаря и т.д.

Структура обработки и регистрации входящего документа выглядит «классическим» образом + предоставляется возможность сформировать для исполнителя Поручение:

Операция	Действия
Операция	Делопроизводитель	Руководитель	Исполнитель
Регистрация документа делопроизводителем	Заполняется карточка вх. Документа. Документу присваивается статус «новый».
Передача документа руководителю	Поступившие письма, приказы и др. документы передаются руководителю на рассмотрение.	Ставит резолюцию, дает поручения.
Передача документов на исполнение	Внесение в электронную карточку документа резолюции и сроков исполнения, назначение Исполнителя. Документ переводится в статус «на исполнении»		Получает уведомление программы, о том, что по вх.№___ ему дано поручение со сроком исполнения ___ дня.
Контроль исполнения	Просмотр исполняемых документов. Напоминание (автоматическое, всем исполнителям, кто просрочил исполнение). Формирование отчета по ходу исполнения документов.	Просмотр исполняемых и просроченных документов, имеющих статус «на особом контроле» и т.п.	Выполняет поручение.
Исполнение	Как только все поручения по вх. документу исполнены, ставит дату исполнения и переводит вх. документ в статус «исполнено»	Видит результат исполнения и даты.	Заполняет в программе карточку «Поручение» (поле «результат») и указывает фактический срок исполнения.

Все уведомления Исполнителям формируются в программе «Делопроизводство 3.0» и дублируются по имеющимся у организации почтовым системам. Если у Исполнителя не установлено приложение «Делопроизводство 3.0», то напоминание ему поступит по электронной почте через почтовый сервер ЛВС предприятия.

Как видно из описания, мы активно используем такую форму как «Поручение». Это значительно расширяет функциональность и эффективность программы и предоставляет руководителю и делопроизводителю широкие контрольные функции. В целом, мы получаем такой важный управленческий эффект от работы программы как повышение исполнительской дисциплины.

Если организация небольшая, то ведение карточек «Поручение» необязательно. Можно ограничиться только регистрацией корреспонденции и приказов.

Основные объекты учета «Делопроизводство» 3.0

Входящие документы

Исходящие документы

Поручения

Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)

Совещания

Расписание руководителя

Вспомогательные сервисы

Печать конвертов;

Формирование «Списка почтовых отправлений»

Сканирование документов (поточное)

Шаблоны и СТП;

Всего в системе предусмотрено 4 категории пользователей:

Делопроизводитель;

Руководитель;

Исполнитель;

Секретарь-референт.

Главное меню программы

Рис.1

При запуске, программа информирует делопроизводителя о состоянии работы с документами и о Дне Рождения сотрудников. Открыв «Журнал исполняемых документов» мы получаем более детальную информацию о состоянии работы. Статус документа как «новый», «на исполнении» и «просрочен», подчеркнут соответствующим цветом. При необходимости делопроизводитель может выделить «просроченные» и отправить исполнителям уведомление по e - mail .

Рис.2

Регистрация документов. Входящий документ

На каждый документ заводится учетная карточка, в которую заносятся сведения о документе.

Форма карточки «Входящие документ» приведена на Рис.3

Рис.3

Наличие поля «категория» позволяет в рамках номенклатурного дела «Входящие» выполнять аналитические запросы и отбирать интересующие документы по тематике, к примеру, «жалобы», коммерческие предложения и т.п. В поле адресат указывается не только адрес отправителя, но при необходимости, и лицо, подписавшее документ. В программе предусмотрен учет Исполнителей и лиц, ознакомившихся с документом. После регистрации на подлиннике вх. документа можно напечатать типовой штамп секретариата (кнопка верхнего меню «печать штампа»). Предусмотрен вывод на печать самой карточки учета «вх. документа». Для контроля, входящий документ имеет 3 статуса: «новый», «на исполнении» и «исполнен».

К учетной электронной карточке могут быть прикреплены электронные файлы любого формата (закладка «Электронные документы»). Если этой информации о документе Вам недостаточно, можно добавить любые другие поля в закладке «Доп. сведения» (поля формируются в справочнике «Настройки»). Поиск документа можно будет вести и по новым полям.

Учитывая, что в разных организациях существует свой шаблон регистрационного номера, мы предлагаем выполнить предварительную настройку шаблона Рис.4:

Рис.4

Входящий и исходящий номер документа формируются автоматически или вручную.

Исходящий документ

Форма карточки «Исходящий документ» приведена на Рис.5

Рис.5

Все связанные документы легко отслеживаются: существует возможность ссылки на связь с входящим документом, т.е. мы учитываем все ответы на входящие. В учетной карточке учитываются, кто подготовил и подписал документ, кому персонально отправлен документ.

Приказы

Форма карточки «Приказы» приведена на Рис.6

Рис. 6

В карточку вносятся данные о приказах и указаниях руководителей, имеющих право на издание внутренних нормативно-распорядительных документов.

Мы не ограничились только регистрацией приказа, но и позволяем фиксировать все поручения по данному приказу (как правило, это пункты распорядительной части приказа, где указано кто, к какой дате и какие действия должен выполнить). Таким образом, мы позволяем осуществлять контроль исполнения приказа. Сотрудники, которым даны поручения, получают соответствующие уведомления.

Поручения

Форма карточки «Поручения» приведена на Рис.5

Рис. 7

Карточку поручения может заполнять как делопроизводитель, такие и другие уполномоченные сотрудники (помощник директора, секретарь-референт и т.д.). Поручение фиксируется как производное от указаний руководителя в форме резолюции на вх. документе или распорядительной части приказа.

В отдельных случаях, в карточку Поручения можно вносить данные из Протоколов по результатам рабочих совещаний. Данный способ повысит эффективность совещаний и исполнительскую дисциплину на предприятии.

Справочники

Справочник «Сотрудники» имеет двойное назначение, первое – для назначения Исполнителя в уч.карточке, второе - «информационное» т.к. информирует сотрудников предприятия о днях рождения сослуживцев, их телефонах и e : mail . Обычно, актуальность и доступность такой информации всегда представляет большую проблему.

Внешний вид справочника приведен на Рис.8

Рис. 8

В справочниках реализован вывод информации «как есть, в табличной форме», и экспорт в формат Exel . Организован поиск данных по фильтру. В справочнике хранятся сведения и об уволенных сотрудниках.

Движение документов

За регистрацию и движение документов несет ответственность делопроизводитель. Факт выдачи подлинника документа ответственному исполнителю фиксируется в карточке. В карточке указываются сотрудники, которые получили копии документов (ознакомлены). Процедура регистрации исходящего документа происходит только после его согласования и подписи руководителем. В номенклатурных делах мы видим все документы, которые прошли регистрацию (Рис.9). При этом можно просмотреть любой из документов дела, отобрать номенклатурные дела по годам, перенести дело в архив, распечатать опись дела.

Рис. 9

Справочно-аналитическая работа

Делопроизводитель, секретарь-референт и директор имеют полный доступ к базе документов, могут моментально находить все необходимые материалы по соответствующей категории. Разработанная в соответствии со стандартами российского делопроизводства гибкая система поиска позволяет самостоятельно определять необходимые параметры документов, причем поиск можно вести по всем заданным пользователем атрибутам, в том числе в прикрепленных файлах . В системе введено такое понятие как «категория» документа. По категории можно отфильтровать жалобы, заявления, коммерческие предложения и иные документы. Количество понятий в справочнике «категории» не ограничено.

Поиск документа осуществляется по нажатию кнопки «поиск документа» Рис.10

Рис. 10

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе определяются администратором базы данных (делопроизводителем). В закладке «Сотрудники» указывается уровень доступа (всего 2 уровня, администратор и пользователь). Пользователи ограничены в правах, могут просматривать карточки (и электронные файлы к ним) по которым они являются Исполнителями, вносить в них результат исполнения, выполнять поиск относящихся к ним писем и поручений, просматривать Журналы (отражаются только их письма), но не имеют возможности вносить изменения в карточки (кроме «результат исполнения»), справочники, настройки.

В основном пользователи имеют возможность просмотра документов, к которым они имеют отношение как исполнитель, видеть их статус и получать уведомления о состоянии работы с документом.

Совместимость комплекса с электронной почтой позволяет информировать сотрудников о событиях в системе.

и в системе «Делопроизводство 3.0»:

Контроль исполнения

Система учета контролирует ход исполнения документа всеми исполнителями. При запуске программы у всех пользователей на экран выдается уведомление о состоянии работы с исполнением документов и поручений.

При запуске программы выдается информация о наступлении контрольного срока исполнения документов (поручения). При нажатии «Yes», открывается Журнал «Исполняемых документов», в котором отражен данный документ для просмотра.

При открытии соответствующих Журналов, делопроизводитель, секретарь-референт и руководитель организации видят итог работы с документами и поручениями. Исполнитель видит только свои поручения и документы. Рис.11

Рис.11

Программа напомнит сотруднику о приближающемся сроке ответа, обобщает сведения о ходе и результатах работы с документами. Система поиска (выборки) реализована через фильтр. Предусмотрена выдача сведений в Exel.

Анализ документооборота .

В системе существует возможность получения набора стандартных отчетных форм, определяющих объем документооборота организации и ход исполнения документов. Рис. 9

Отчеты

Входящей корреспонденции

Исходящей корреспонденции

Приказов и указаний руководства

Поручений руководства

О состоянии работ:

с вх. документами

по подготовке исх. документов

по исполнению приказов руководства

по исполнению поручений руководства

Рис.9

Внешний вид отчета «Реестр, входящей корреспонденции» представлен на Рис.12

Рис.12

В системе предусмотрена (Рис.13) печать карточек всех видов документов
рис.13

Ведение электронного архива

Позволяет организовать работу архива в соответствие с законодательством РФ по архивному делу. Делопроизводитель может просмотреть любой документ из номенклатурного дела архива. При этом в программе создан удобный механизм поиска документов в архиве. Время поиска документов в массиве 10 000 единиц около 3 сек.

Использование персоналом единых шаблонов и стандартов предприятия

Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с едиными формами (бланками) документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Компонента «Секретарь референт»

Архитектура программного комплекса:

«Делопроизводство 3.0» - это взаимосвязанные Автоматизированные Рабочие Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» АРМ «Руководитель», АРМ «Секретарь-референт» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:

АРМ "ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ" (с правами администратора БД)

Организация и ведение системы делопроизводства в полном объеме (регистрация, учет, контроль, хранение, статистический анализ);

Формирование номенклатурных дел;

Ведение справочников, распределение прав доступа;

Копирование\восстановление БД.

Формирование отчетов из БД.

АРМ «Секретарь-референт»

Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;

Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания.

Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений.

Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;

Вести учет собственных задач;

АРМ «Руководитель»

Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);

Планировать совещания;

Отслеживать ход исполнений решений и поручений;

При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики).

АРМ "ИСПОЛНИТЕЛЬ"

Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения;

Просмотр своей корреспонденции и поручений;

Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)

Формирование отчетов по своим документам;

Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия.

Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:

1) машинопись (русская и латинская клавиатура);

2) делопроизводство;

3) организационно-техническое обеспечение офиса;

4) культура делового общения

Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

Секретарь должен знать:

положения и инструкции по ведению делопроизводства;
структуру руководящего состава предприятия;
машинопись, правила орфографии и пунктуации;
порядок распределения материала при оформлении документов;
порядок создания электронного документа и организация его хранения и использования;
правила эксплуатации компьютера, диктофона, магнитофона и другой оргтехники;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной защиты.

Секретарь должен уметь:

выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделения;
получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;
организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, информацию по приемо-передающим устройствам, записывать принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, вести и оформлять протоколы;
обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
печатать по указанию руководителя различные материалы: использовать современные виды оргтехники;
вести делопроизводство; принимать, систематизировать поступающую на имя руководителя информацию, направлять ее на исполнение, контролировать сроки исполнения;
принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся;
организовывать прием посетителей, проявляя внимание и содействия оперативности рассмотрения просьб и предложений;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Обучение навыкам работы на клавиатуре ПК 102 часа

№ п/п	Наименование раздела
	Изучение клавиатуры ПК
	I. Общее назначение стандартной клавиатуры ПК
1	Из истории создания печатающих устройств.
2	Устройство клавиатуры персонального компьютера
	II. Основы профессиональной машинописи
3	Создание текстового документа в OC WINDOWS
4	Три “золотых правила” профессиональной машинописи Подсчет скорости и процента опечаток
5	Оздоровительная гимнастика
6	Контрольная работа “ Устройство клавиатуры персонального компьютера. Создание текстового документа в OC WINDOWS”
	III. Правила освоения буквенных рядов на клавиатуре компьютера. Работа с верхним регистром
7-12	Освоение среднего буквенного ряда клавиатуры компьютера
13-18	Освоение верхнего буквенного ряда клавиатуры
19-24	Освоение нижнего буквенного ряда клавиатуры
25-34	Освоение всех буквенных рядов клавиатуры
35	Контрольная работа “ Освоение всех буквенных рядов клавиатуры”
36-40	Правила работы с верхним регистром
	IV. Освоение знаков препинания, цифр и специальных знаков
41-42	Освоение знаков препинания “запятая” и “точка”
43-44	Освоение знаков препинания в верхнем ряду клавиатуры
45-46	Освоение цифр и специальных знаков
47	Контрольная работа “ Освоение знаков препинания”
	V. Типичные опечатки. Работа над ошибками
48	Типичные опечатки
49-58	Работа над ошибками
	VI. Освоение малой цифровой клавиатуры
59	Правила работы с дополнительной цифровой клавиатурой
60	Правила работы с программой клавиатуры
	VII. Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
61-62	Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
	VIII. Программа-тренажер машинописи “Соло на клавиатуре”
63	Краткое описание существующих программ
64-77	Обучение и тренировка на тренажера “Соло на клавиатуре”
78-79	Совершенствование техники письма
	Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов
80	Форматы потребительских бумаг. Правила письма текстового материала
81	Приемы выделения отдельных частей текста.
82-83	Оформление примечаний к тексту
84	Оформление сносок к тексту
85-86	Правила написания заголовков и подзаголовков
87	Правила оформления титульного листа
88	Оформление таблиц
89	Оформление диаграмм
90	Правила оформления библиографии
91	Правила сокращения слов и словосочетаний
92	Корректурные знаки и их применение
93	Контрольная работа “Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов”
	Основы работы с текстовым процессором (редактором) Microsoft Word
94-97	Создание текстовых документов
98-101	Создание таблиц в редакторе Microsoft Word
102	Контрольная работа № 5

Секретарское дело 102 часа

	Наименование раздела
	I. Организация работы приемной офиса
	Функции и задачи секретаря
	Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря
	Организация рабочего места секретаря.
	Планирование рабочего времени.
	Телефонное обслуживание
	Оформление телефонограмм.
	Организация личного приема посетителей руководителем
	Контрольная работа “Функции и задачи секретаря. Телефонное обслуживание”
	II. Делопроизводство
	История развития делопроизводства и секретарской службы.
	Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
	Документ. Классификаторы служебных документов
	Стандартизация и унификация документов. Трафареты документов
	Бланк документа
	Контрольная работа “Классификация служебных документов”
	Реквизиты документов
	Контрольная работа “Реквизиты документов”
	Информационно-справочная документация
	Служебные письма
	Служебные записки
	Объяснительная записка
	Протокол. Выписка из протокола
	Телеграмма
	Телефонограмма
	Факсограмма. Электронное сообщение
	Оформление информационно-справочной документации
	Контрольная работа “Информационно-справочная документация”
	Справочно-аналитическая документация
	Справка
	Сводка. Заключение
	Акт
	Отзыв. Перечень. Список.
	Оформление справочно-аналитической документации
	Контрольная работа “Справочно-аналитическая документация”
	Организационно-правовая документация
	Организационно-правовая документация
	Устав организации. Положение
	Должностная инструкция
	Инструкция. Регламент
	Оформление организационно-правовой документации
	Организационно-распорядительная документация
	Организационно-распорядительная документация
	Постановление
	Приказ
	Решение. Распоряжение. Указание
	Оформление организационно-распорядительной документации
	Контрольная работа “Организационно-распорядительная документация”
	Система документации по личному составу
	Заявление
	Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку (анкете)
	Личная карточка (Форма Т-2)
	Трудовая книжка
	Характеристика. Автобиография
	Резюме
	Оформление документации по личному составу
	Контрольная работа “Документация по личному составу”
	Организация работы с документами
	Документооборот в организации.
	Обработка документов
	Номенклатура дел
	Регистрация документов
	Контроль исполнения документов
	Формирование дел. Хранение дел
	Контрольная работа “Организация работы с документами”
	III. Деловой этикет
	Роль визитных карточек в деловом общении
	Оформление визитных карточек
	Общие вопросы организации переговоров

	Подготовка к экзаменам
	Проведение экзаменов

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

Получение информации и ее обработка;
Анализ, подготовка и принятие решений;
Выполнение решений;
Учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Для решения этих задач документационного обеспечение управления разработана информационная система "ДелоPro". Система "ДелоPro" предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Она обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Она разрабатывалась в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" и другими нормативными документами, регламентирующими данную сферу деятельности. В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д.

Система "ДелоPro" использует самые современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ для управления прохождением документов по организации и определению ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия. Система также поддерживает обмен документами с помощью средств электронной почты, что делает возможным построение на ее основе территориально-распределенных структуры управления документооборотом.

Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства, и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую технологию делопроизводства.

Краткое описание продукта

Основным объектом автоматизации для системы "ДелоPro" является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название картотеки.

Функциональные возможности системы поддерживают ведение регистрационной карточки на всех этапах исполнения документа и предусматривают следующий порядок работы:

регистрация документа (заведение на документ регистрационной карточки);
передача (доклад) документов руководителю;
рассмотрение документов руководителем (резолюция);
внесение сведений из резолюции (фамилии исполнителей, сроки исполнения) в регистрационную карточку;
передача документов исполнителю;
контроль исполнения документов;
исполнение документа;
списание документа в дело.

Однако направленность на автоматизацию делопроизводственных функций не означает, что систему нельзя использовать для непосредственной работы с документами: к каждой регистрационной карточке можно прикрепить неограниченное количество файлов, образующих электронную версию документа. При этом файлы могут быть не только текстовыми, но и любых других форматов (например: графические, аудио, видео и т.д.), поддерживаемых операционной системой и созданных при помощи любых Windows-приложений. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

Встроенные в систему механизмы формирования стандартных отчетов и запросов к базе документов позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения документов и быстрый поиск необходимой информации.

Пользователями системы "ДелоPro" являются сотрудники предприятия, которым предоставлено право работы с системой. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к этим функциям будет закрыт. Такой механизм разграничения функциональных ролей пользователей в сочетании с многоуровневой настраиваемой справочной системой позволяет гибко адаптировать программу к особенностям работы с документами в конкретной организации.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы "ДелоPro" могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы. Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители продолжают работать с бумажными документами, а автоматизации подлежат регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы может быть привлечен ограниченный круг сотрудников. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, т.е. предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая руководителей и исполнителей.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДелоPro" принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Еще раз подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга. И, следовательно, западные программные системы, направленные на автоматизацию делопроизводственной деятельности, зачастую не могут быть использованы напрямую, т.е. без изменения (подгонки) схемы документооборота и правил делопроизводства под западный стандарт.

Основные функциональные возможности ДелоPro:

регистрация и сохранение в базе данных различных видов документов;
формирование поручений и резолюций к документу;
формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
постановка резолюций и поручений на контроль;
ведение регистрационной и контрольной картотек с возможностью задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов и т.д.;
рассылка и получение документов между подразделениями организации (по локальной сети) и в другие организации (по электронной почте);
создание архива документов по завершению календарного года;
настройка прав на ввод, редактирование и другие действия над документами для каждого пользователя.

Для работы системы требуется:

Компьютер с процессором i486 или выше, оперативной памятью не менее 8 Мб и свободным местом на жестком диске не менее 4 Мб.
Операционная система Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
SQL сервер FireBird 1.5.
Для получения отчетных выходных форм необходимо наличие на компьютере пользователя любого текстового редактора, поддерживающего формат RTF (рекомендуется MS Word 6.0 или выше).

Необходимый элемент успешного бизнеса

Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.

Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.

Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium IV и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Основные объекты учета «Делопроизводство 3.0»

Основными объектами учета в программе являются:

Входящие документы
Исходящие документы
Приказы
Поручения

Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)

Совещания

Расписание руководителя

Задачи

Вспомогательные сервисы

Печать конвертов;

Формирование «Списка почтовых отправлений»

Сканирование документов (поточное)

Шаблоны и СТП;

Всего в системе 4 категории пользователей:

Делопроизводитель

Руководитель

Секретарь-референт

Исполнитель

Преимущества программного комплекса «Делопроизводство 3.0»

Автоматизация делопроизводства в короткие сроки и с минимальными затратами;
Наличие процедур позволяющих укрепить исполнительскую дисциплину, взять под контроль ход исполнения поручений и приказов;
Наличие в едином программном комплексе функций делопроизводства и управления процессом реализаций мероприятий приказов;
Возможность хранения больших объемов текущих карточек и архива;
Высокая скорость на поиске документов;
Наличие типовых форм отчетов;
Низкая стоимость владения, т.к. комплекс работает на платформе бесплатной версии БД MS SQL Server 2014.

Архитектура программного комплекса:

«Делопроизводство 3.0» - это два взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:

Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);
Планировать совещания;
Отслеживать ход исполнений решений и поручений;
При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
Просмотр переписки.

Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.

Работу программного комплекса можно организовать:

в локальной сети с несколькими десятками пользователей
на одном компьютере (например, делопроизводителя)

Требования к операционной системе и оборудованию

cервер

рабочие станции

Операционная система

MS Windows
XP Prof/Vista

MS Windows
2000/XP Prof/Vista

Процессор

Pentium IV 1,5 GHz

Pentium III 1.0 GHz

Оперативная память

512 Мбайта

256 Мбайта

Свободное пространство на жестком диске

1 Гб

100 Мб

Немаловажно:

Разработчики программного комплекса руководствовались принципом «практичность и доступность», поэтому он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников - исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час . Постоянно работает «горячая линия» для клиентов. Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая инструкция пользователя.

Клуб пользователей ПК «Делопроизводство 3.0»

ОАО «Молочный комбинат «Южно-Сахалинский»
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Башкортостан
Управление Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по Орловской области
Закрытое акционерное общество «Уренгойгидромеханизация»
"МУП Энергия г. Новосибирска"
Агропромышленный союз России
ООО «СоюзМаш России»
Управление государственной службы занятости населения Республики Адыгея
«Чкаловские верфи»
МУ «Департамент финансов Администрации города Лабытнанги» (75 пользователей)
ОАО «Волжский электромеханический завод»
«Первый пограничный кадетский корпус Федеральной службы безопасности Российской Федерации
ФГУ «Дальневосточное ОУМТ и ВС МВД России»
УБЭП ГУВД по Волгоградской обл.
ООО «СтройАтлант»
УК «Калмнефть»
«Урангео»
Секретариат Совета Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ
Ассоциация российских банков
«Ямальский многопрофильный колледж"
«Нижнекамский агропромышленный колледж»
Муниципальное предприятие «Всеволожское предприятие электрических сетей»
Управление по труду и социальной защите населения Администрации муниципального образования города Салехард
ФГОУ СПО "Екатеринбургский экономико-технологический колледж"
Газпромавиа
Группа компаний "Стомус"
ООО "НТМК-Энерго"
ГДОУ детский сад №68
и другие...