· Комментариев нет

Эта статья расскажет, как использовать мощь форм в Outlook, совмещенную с Exchange Public Folders, на примере типовой системы «справочного стола».

Введение

Из-за гибридного, комплексного характера Exchange, он предоставляет более чем один механизм автоматизации и программирования приложений, основанных на нем.

Формы Outlook представляют собой механизм, основанный на пользовательском интерфейсе, который создает код VBA, позволяющий Вам установить основные механизмы взаимодействия между пользователями Exchange. На основном уровне, вроде представленного в этой статье, они совсем не требуют знания скриптинга или программирования, хотя конечно, нет предела тому, что может быть сделано с использованием форм в Exchange, если у Вас есть время изучить VBA.

Эта статья покажет, насколько легка установка простого «справочного стола», основанного на Outlook. Система гибка, так что Вы можете легко приспособить пример, данный ниже, для нужд Вашей компании.

Создание общественной директории

Первый шаг - это создание общественной директории «справочного стола», в которой запросы сохраняются и управляются. Хотя этот шаг выполняется с помощью Exchange management, то же самое может быть сделано через Outlook, используя аккаунт с подходящими правами доступа.

После того, как папка создана, Вы можете задать соответствующие права доступа, как показано ниже, чтобы пользователи могли открывать запросы, администраторы «справочного стола» могли редактировать их, а Администратор управлял общественной директорией.

Проектирование Формы

Новые формы создаются с использованием уже существующих форм. Вначале это выглядит «сжато», но это избавляет вас от ненужной работы. Я выбираю форму «Post» (Отправка), используемую Outlook для отправки информации в общественные директории.

Формы, как показано ниже, могут иметь несколько столбцов и две «Страницы», одну для составления сообщения - «Страница составления» (Compose page), и вторую - «Страницу чтения» (Reading page), для чтения сообщения после его составления. Обычно при переходе на «Страницу чтения» некоторые атрибуты становятся доступными только для чтения.

Две главных плавающих панели инструментов - Инструментарий (Toolbox), позволяющий поместить нужные компоненты в форму и «Выбор поля» (Field chooser), через который можно выбрать существующие поля или создать новые.

Столбцы могут быть переименованы (что очень удобно, так как «Message - «Сообщение», является слишком общим). Меню «Form» также позволяет просматривать код позади формы, но пока это не нужно.

В программу «Справочного стола» мы добавляем несколько полей, таких как «комната» и «здание», чтобы человек, делающий запрос, мог быть найден техническим персоналом. Если Вы выбираете область из «Выбора поля», то ярлык (label) и область ввода текста (textbox) автоматически создаются в окне диалога.

Если Вам требуется выпадающий список вроде того, который я использовал для выбора категории запроса в «Справочном столе», Вы должны выбрать ярлык и затем «Выпадающее меню» (Dropdown) из настроек меню.

Настройка значений («Value») выпадающего меню позволяет позволяет ввести возможные значения.

Я специально оставил возможность изменения окна, потому что иногда требуется исправить или добавить новую информацию в уже открытый запрос.

Я счел необходимым добавить поле «Статус запрос» (Call status) на страницу чтения, с тем, чтобы персонал Справочного стола мог изменять статус запроса.

Чтобы закончить работу над формой, нажмите кнопку Publish. Можете использовать кнопку навигации, чтобы выбрать нужную папку.

Открытие запроса в «справочном столе»

Чтобы открыть запрос в справочном столе из Outlook, вам нужно выбрать нужную форму в Общественной директории.

Окно предварительного просмотра покажет главные области сообщения.

Открыв нужное сообщение, вы увидите содержимое запроса.

Содержимое запроса может быть изменено, однако кнопка сохранения отсутствует, и вы должны использовать комбинацию клавиш Ctrl+S или меню «Файл».

Вы можете убрать кнопку «Ответить» (Post reply) во время проектирования формы, поскольку в данном случае она не нужна.

К сожалению, кнопка сохранения не может быть добавлена при проектировании формы.

Заключение

Так, совсем не прибегая к программированию, мы можем настроить свою систему «Справочного стола», и сделать ее доступной всем нашим пользователям через знакомый им интерфейс. Но это приложение имеет свои недостатки. Новичку непросто найти форму, нет никакого механизма отслеживания запросов.

Можно также заметить отсутствие веб-интерфейса для этой формы в Outlook Web Access. Но эти недостатки могут быть преодолены с использованием мощи тех приемов, которые я покажу в следующих статьях, посвященных формам в Outlook.

Источник http://www.msexchange.org

Смотрите также:

Readers Comments (Комментариев нет)

Да человек я, человек! =)

Exchange 2007

Если вы хотите прочитать предыдущие части этой серии статей, перейдите по ссылкам: Проведение мониторинга Exchange 2007 с помощью диспетчера System ...

Введение В этой статье из нескольких частей я хочу показать вам процесс, который недавно использовал для перехода с существующей среды Exchange 2003 ...

Если вы пропустили первую часть этой серии, пожалуйста, прочтите ее по ссылке Использование инструмента Exchange Server Remote Connectivity Analyzer Tool (Часть...

Если вы пропустили предыдущую часть этой серии статей, перейдите по ссылке Мониторинг Exchange 2007 с помощью диспетчера System Center Operations ...

Создание приложений VBA в Outlook, типичные ситуации, примеры приложений

Outlook (вместе с его урезанной версией, которая называется Outlook Express) - самая распространенная программа для работы с электронной почтой. Однако важность его заключается не только в возможности отправки и получения электронных сообщений. На предприятиях очень большую ценность представляют его дополнительные возможности, которые помогают делать то, что Microsoft называет задачами персонального информационного менеджера (Personal Information Manager, PIM).

Первая такая задача - это работа с календарем , то есть организация времени пользователя. Календарь тесно интегрирован с другими элементами Outlook (например, Контактами и Задачами ), а также с внешними приложениями (например, Microsoft Project). На предприятиях часто используется назначение задач пользователям, когда такие задачи автоматически появляются как элементы Календаря . Если пользователь самостоятельно заносит свои задачи в Outlook, то можно (если почтовый ящик пользователя лежит на сервере Exchange Server) предоставить доступ к календарю этого пользователя его менеджерам. Менеджеры смогут видеть, какие задания есть в настоящий момент у этого пользователя, что позволит избежать ситуаций, когда задание выдается сотруднику, уже занятому важной работой.

У Календаря есть еще одна замечательная возможность: если вы создадите из Outlook на сервере Exchange общую папку с элементами типа Календарь , в вашем распоряжении будет готовое приложение для планирования совместного доступа к ресурсам (комнатам для переговоров, проекторам, разному оборудованию и т.п.). Например, предположим, что в вашей организации принято правило: все личное общение с клиентами должны производиться только в комнате для переговоров, а количество этих комнат ограничено. Вполне может получиться ситуация, когда клиент придет, а все комнаты будут заняты. Чтобы этого не произошло, используется общая папка с элементами управления типа Календарь . В процессе общения с клиентом пользователь открывает из Outlook такую общую папку и смотрит, в какое время комната свободна. Согласовав с клиентом время визита, он создает в этой общей папки элемент типа Встреча - и уже другие сотрудники смогут понять, что в это время комната для переговоров занята.

Конечно же, на практике как синхронизация календаря с другими источниками, так и использование общих календарей часто требуют добавления функциональности средствами программирования.

Вторая задача - это работа с контактами . Контакты Outlook - это, видимо, наиболее распространенный и стандартный формат адресной книги. В последнее время особенно важным стало то, что контакты из адресной книги Outlook можно очень легко и просто синхронизировать с сотовыми телефонами, наладонными компьютерами и прочими аналогичными устройствами. На предприятиях часто используется, например, общий список контактов для подразделения в виде элементов Контакт , которые хранятся в общей папке Exchange Server (адресная/телефонная книга самой организации обычно ведется в формате адресной книги Exchange Server и также доступна через Outlook). Ситуаций, когда вам нужно программным образом создавать контакты (например, на основе информации из базы данных), или синхронизировать их, или пройти циклом по всем контактами и изменить их в зависимости от какого-то условия - очень много.

Третья задача - это работа с задачами и поручениями . Для масштабных проектов, конечно, лучше использовать специализированное программное обеспечение (например, Microsoft Project и Project Server), но для простых проектов, за которые ответственен один менеджер, задачи Outlook вполне подойдут. При помощи этого средства можно создавать задачи, назначать их другим лицам (поручения) с уведомлением их по электронной почте, отслеживать процент выполнения и т.п.

Четвертая задача - работа с дневником . При помощи этого средства вы можете отслеживать работу с документами Office, обмен информацией при помощи Outlook и т.п. Дневник позволяет создать отчет о проделанной работе или вспомнить, в каком файле находится нужный документ за прошлый квартал - чтобы по образцу его сделать новый документ.

Есть еще работа с заметками - компьютерными аналогами маленьких липких листочков с напоминаниями, которыми некоторые любители обклеивают все вокруг себя.

Конечно же, вышеперечисленными встроенными возможностями работа с Outlook не ограничивается. На связке Outlook - Exchange Server основана целая область программирования, которая называется collaboration development - разработка приложений коллективного использования . Основные задачи, которые решаются при помощи приложений коллективного использования - сбор и автоматизированная обработка внутрикорпоративной информации. Например, представим себе следующую задачу из реальной жизни: каждый банк в конце каждого месяца должен представить в Центральный банк информацию об экономических нормативах. Чаще всего это выглядит так: сотрудник планово-экономического отдела, ответственный за сбор информации, в начале каждого месяца идет в бухгалтерию, чтобы получить информацию об остатках на требуемых счетах на конец месяца. Затем он отправляется в кредитный отдел, чтобы получить информацию о том, какие кредиты относятся к какой категории. После этого он руками формирует файл отчета требуемого формата. При использовании средств Outlook это могло бы выглядеть по другому:

• В начале месяца у сотрудника планово-экономического отдела в папке Входящие в Outlook автоматически появляется специальная форма для заполнения информация о нормативах;

Он нажимает на кнопку Отправить в бухгалтерию на этой форме, и форма отправляется ответственному сотруднику бухгалтерии (а может быть, автоматически получает информацию об остатках на счетах из программы "Операционный день" - если разработчик сможет это реализовать);

Сотрудник бухгалтерии, заполнив нужные поля, нажимает на кнопку Дальше и форма с сохраненными данными идет в кредитный отдел;

Сотрудник кредитного отдела заполняет свои поля (поля, заполненные в бухгалтерии, при этом автоматически доступны только на чтение) и нажимает на кнопку Дальше .

Форма со всеми необходимыми данными приходит к сотруднику планово-экономического отдела, тот нажимает на ней на кнопку Сформировать отчет - и формируется файл отчета в нужном формате, а форма с сохраненными значениями автоматически помещается в архив.

На любом предприятии задач по сбору внутрикорпоративной информации очень много. Можно привести в пример и отчеты о командировках, и сбор информации из филиалов, и формы, заполняемые продавцами (в офисе и в командировках), и информацию инвентаризаций - этот перечень можно продолжать бесконечно. И, как показывает практика, самый удобный способ - это именно применение средств Outlook/Exchange Server. Большим плюсом здесь является то, что никаких внешних средств разработки использовать не нужно: Outlook - это еще и среда разработки. Например, чаще всего в подобных приложениях используются формы Outlook - специальные шаблоны сообщений с элементами управления и программными возможностями, например, маршрутами прохождения (эти формы ни имеют никакого отношения к обычным формам V BA или формам Access). Создать такую форму и придать ей необходимый программный код можно средствами самого Outlook: для этого достаточно в меню Сервис -> Формы воспользоваться пунктом Конструктор форм , выбрать нужную форму (например, Сообщение в Библиотеке стандартных форм ) и нажать на кнопку Открыть . Откроется окно дизайнера форм (см. рис. 13.1), в котором вы сможете изменять шаблон стандартного сообщения, как вам угодно: помещать новые элементы управления, привязывать к ним программный код (при помощи меню Форма -> Просмотреть код ) и т.п.

Рис. 13.1 Окно конструктора форм Outlook

Например, добавить код для нашей кнопки CommandButton1, которую мы поместили на форму, можно так:

• В меню Сервис выбираем Просмотреть код (вместо этого можно воспользоваться кнопкой Просмотреть код на панели инструментов);

В окне редактора сценариев пишем следующий код:

Function CommandButton1_Click()

MsgBox "Привет из формы Outlook"

End Function

Да, к сожалению, автоматически сгенерировать событийную процедуру для кнопки не получится. Нет в нашем распоряжении и подсказок Intellisense, и подсветки синтаксиса, и отладки, и многого другого.

Чтобы запустить нашу кнопку на выполнение, воспользуйтесь командой Выполнить форму в меню Форма , а затем нажмите на нашу кнопку.

Как вы уже, наверное, догадались, это - не совсем привычный нам VBA (скажем больше, это - вообще другой язык программирования VBScript). Для форм Outlook предусмотрена своя собственная среда программирования, своя объектная и событийная модели. Как правило, работа с формами Outlook неотделима от работы с корпоративными возможностями Exchange Server: библиотеками форм, серверными скриптами, общими папками, маршрутизацией и т.п. Все это - очень большая специальная тема, которая потребует для рассмотрения отдельной толстой книги. По этой причине работу с формами Outlook и приложениями коллективного использования мы рассматривать не будем. Скажем только, что хорошей отправной точкой для самостоятельного освоения этой темы может послужить файл официальной документации Microsoft, который по умолчанию находится в каталоге Office по пути C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\1049\OLFM10.CHM и сайт www.slipstick.com . В этой книге мы сосредоточимся на работе с Outlook традиционными средствами VBA - при помощи стандартных модулей и форм VBA, в привычном редакторе кода. Задач автоматизации, которые решаются средствами VBA, также очень много:

• организация рассылки электронной почты по расписанию;
• получение электронной почты и ее автоматизированная обработка (например, если сообщение пришло в стандартном формате, можно извлечь из него данные и поместить в базу данных), к примеру, сбор данных из филиалов;
• автоматизация работы с контактами - например, импорт контактов из базы данных или файла Excel в общую папку на сервере Exchange;
• автоматическое создание или изменений записей в календаре;
• и многое-многое другое.

Работать с этими возможностями Outlook нам и предстоит научиться.

Я думаю что пометили как ответ по 2м причинам:

1. Вы уже почти 2е суток никак не отреагировали не предыдущий коментарий и не ответили был ли он вам полезен.
2. Ваша задача ни коим образом не связана с Exchange сервером.

Исходя из той статьи что я вам кинул:

Where we can publish?

Now we can see where we can publish these custom forms.

Outlook forms solutions can vary greatly, especially because Outlook has a number of different types of standard forms. It is often difficult to determine the best place to publish a form, and there are many factors to take into account when you make the decision. Forms can be published to three locations:
(1) A folder (or Folder Forms Library)
(2) Organizational Forms Library
(3) Personal Forms Library

We’ll discuss them in detail and how these three makes differences:

(1) A folder (or Folder Forms Library):

• For most folder-based forms solutions, publish the form to the folder so that it is available whenever someone is using the folder.
• If you publish the form in a public folder, the form is available to everyone who can access the folder.
• If you publish the form to one of your personal folders, it is available only to you when you are using that folder.
• Contact, Post, Task, and Journal forms are examples of the types of forms that are typically associated with a folder.
• One advantage to publishing a form to a folder is that the form is available on the Actions menu when you are in the folder.

(2) Organizational Forms Library:

• Publish the form to this library if you want to make the form available to everyone in your organization, such as a form to report vacation time.
• This library is often used for e-mail message forms because they are typically not based on a specific folder.
• You can publish a form to the Organizational Forms Library when you want to use the same custom form in more than one folder.
• When you do this, you can maintain only a single published form.
• Forms that are published to this library are accessible to everyone in the organization as long as they are given permissions to the library by the administrator.
• The library is stored on the Microsoft Exchange Server-based computer.
• The administrator must give you permissions to publish to the Organizational Forms Library.
• This permission is typically given to only a few individuals or a department that manages the Exchange Server-based computer.

(3) Personal Forms Library:

• Forms that are saved in this library are only accessible to you.
• When you publish a form to the Personal Forms Library, the form is stored as a hidden item in the root folder of your mailbox or Personal Folders (.pst) file, whichever is your default mail delivery location.
• Like forms that are stored in the Organizational Forms Library, these forms can be opened by using the Choose Form command.
• Save a form to this library when you create a form for your own personal use, such as a standard e-mail message form that is pre-addressed to recipients.

Опять же повторюсь Exchange тут совершенно не причем и он не управляет кастомными формами или видами.

Рассматривая ранее работу с элементами Outlook, мы постоянно встречались с заполнением форм всевозможной природы (сообщение, встреча, задача и т. д.). Использование форм является стандартным электронным средством сбора и классификации данных. Простой графический интерфейс (поля, списки, кнопки) и подключенные к форме специальные команды дают возможность пользователю легко и непринужденно вносить в форму данные.

Но как быть в случае, если форма не содержит необходимого для вас поля? Существует множество некорректных способов выхода из подобной ситуации, например значения для несуществующего поля заносить в существующее, но неиспользуемое поле (постоянно держа в голове, что же действительно в нем хранится). Еще одним из способов является вложение в элемент файла с дополнительной информацией по этому полю и т. д. Поверьте опыту писателя, который видел множество примеров глумления над Outlook, в то время как решение этих проблем лежит на поверхности, а именно заключается в разработке собственной формы, содержащей все требуемые поля.

Чтобы не быть голословным, давайте рассмотрим разработку формы пользователя на конкретном примере. Допустим, что сотрудник отдела кадров издательства "БХВ-Петербург", работая с Microsoft Outlook, сталкивается с проблемой, что в форме Контакт нет полей, отображающих специфику контакта-автора, а именно:

• Книги . Книги, написанные этим автором;
• Страницы . Количество страниц для каждой из этих книг;
• Общее кол-во страниц . Общее количество страниц, написанных автором;
• Переплет . Один из возможных вариантов переплета: твердый или мягкий для книги.

Создание формы

Для создания формы необходимо перейти в режим конструктора форм.

Пример 19.1. Переход в режим конструктора форм

• Сервис › Формы › Конструктор форм…
• Папки Библиотека стандартных форм (рис. 19.1)
• Формы Контакт
• Открыть

Рис. 19.1 . Диалоговое окно Конструктор форм

Однако попутно необходимо сделать пару замечаний.

• Пользователь может создавать собственные формы только на основе стандартных форм Outlook, добавляя или удаляя поля и команды.
• Outlook имеет восемь стандартных форм, которые показаны на рис. 19.1. Я буду рассматривать создание пользовательской формы на основе формы Контакт . Создание форм на основе других стандартных прототипов будет аналогичным.

После открытия формы Контакт (Contact) в режиме конструктора пользователю представляется ее стандартный вид с добавленными специальными вкладками (рис. 19.2). Имена появившихся вкладок заключены в скобки, это означает, что они появляются только в режиме конструктора. Вкладки (2)- (6) являются пользовательскими, т. е. предназначены для размещения на них дополнительных элементов управления. Вкладки (Свойства ) и (Команды ) имеют специальное назначение, о котором пойдет речь в разделе 19.7 "Свойства формы".

Как было сказано выше, форму можно изменять, удаляя или добавляя новые поля и/или элементы управления. Для просмотра всех полей данной формы перейдите на вкладку Все поля (All Fields) и выберите значение Все поля контакта (All Contact Fields) в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select From).

Рис. 19.2 . Вкладка Все поля контакта в режиме конструктора форм