Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят следующую процедуру - кодирование. Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Система кодирования - это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код - это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.
Код храктеризуется следующими параметрами:
Длиной (L);
Основанием кодирования (A);
Структурой кода, под которой понимают распределение знаков по
признакам и объектам классификации;
Степенью информативности (I) , рассчитываемой как частное от
деления общего количества признаков(R) к длине кода (L):
I = R/L;
Коэффициентом избыточности (К из б), который определяется как
отношение максимального количества объектов (Qмах) к фактическому
количеству объектов(Qфакт):
Все системы кодирования можно сгруппировать в два подмножества (рис. 4.4): регистрационных и классификационных систем кодирования.
Особенностью регистрационных систем кодирования является их независимость от применяемых систем классификации. Регистрационные коды используются для идентификации объектов и передачи информации об объектах на расстояние, поэтому они должны удовлетворять следующим требованиям: минимальности длины кода, однозначности соответствия наименования объекта и его кода в течение длительного периода времени и защищённости кода от помех и ошибок.
Рис 4.4. Схема классификации систем кодирования Регистрационные коды состоят из двух частей: информационной и контрольной, предназначенной для защиты передаваемой информации от ошибок. Контрольная часть может рассчитываться по различным алгоритмам, в частности наиболее употребляемыми являются следующие формулы их расчета:
K = M-\ZX { *BJM\,
где M- модуль (простое число, делящееся на единицу и на само себя);
Xi - информационные разряды, i - номер разряда;
Bi - вес информационного разряда.
К регистрационным системам относятся порядковая и серийная системы кодирования.
Порядковая система - это наиболее простая по своему построению система кодирования, суть использования которой заключается в последовательном присвоении каждому объекту кодируемого множества М о номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.
Как правило, порядковую систему применяют для кодирования малозначных, устоявшихся и простых множеств объектов, не требующих предварительной классификации.
Серийная (серийно-порядковая) система кодирования отличается от порядковой тем, что номенклатура кодируемых объектов М о предварительно должна быть разбита на группировки по одному признаку и каждой группировке должна быть отводена серия кодовых обозначений, в пределах которой каждому элементу присваивается свой код по порядку. Серия обозначений для каждой группировки определяются таким образом, чтобы после присваивания кодов элементам этой группы в ней оставались бы еще свободные номера на случай появления новых объектов.
Классификационные коды используют для отражения классификационных взаимосвязей объектов и группировок и применяются в основном для сложной логической обработки экономической информации на ЭВМ, отсюда вытекают требования: однозначности отображения классификационных взаимосвязей объектов и их группировок и обеспечение максимальной простоты программирования. Группу классификационных систем кодирования можно разделить на две подгруппы в зависимости от того, какую систему классификации используют для упорядочения объектов.
Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они базируются на предварительной классификации по иерархической системе классификации, в результате использования которой коды нижестоящих группировок образуются путём добавления кодов к кодам вышестоящих группировок.
Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации, и коды группировок по фасетам формируются независимо друг от друга.
Последовательные и параллельные системы кодирования строятся на базе разрядной или комбинированной систем кодирования.
Разрядная система применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками, используемыми для решения экономических задач. Кодируемые объекты систематизируются по классификационным признакам на каждой ступени классификации, каждому признаку отводится определенное число разрядов, в пределах которых кодирование группировок начинается с единицы. При разрядной системе кодирования имеет место так называемое "зависимое" кодирование. Это значит, что классификационные группировки по младшим признакам кодируются в зависимости от кода группировки, образованной по
старшему признаку. Запас свободных позиций определяется структурой кода.
Код объекта, построенный по этой системе, состоит из такого числа позиций (или числа групп разрядов), сколько было учтено признаков для объектов, поэтому разрядная система кодирования называется иногда позиционной системой. Конкретное значение признака, характеризующего объект, определяется позицией и значением определенного числа в структуре кода. Длина кода зависит от числа ступеней классификации, от числа классификационных группировок на каждой ступени и от основания кодирования.
Комбинированная система кодирования, обладая всеми преимуществами разрядного кода, применяется для кодирования больших номенклатур (перечней) объектов, которые характеризуются многими соподчиненными или независимыми признаками. Эта система базируется на сочетании принципов построения таких систем кодирования, как разрядная, серийная, порядковая и кода повторения.
Код повторения (мнемокод) - это буквенные или буквенно-цифровые коды, которые характеризуются тем, что в структуру кода переносят часть символьных обозначений объектов с целью повышения мнемоничности кода или для сокращения его длины.
Выбор конкретной системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности, от задач, стоящих перед системой, и от показателей эффективности обработки информации при использовании какой-либо системы.
3. Состав и содержание операций проектирования
Классификаторов
Все классификаторы, разрабатываемые и используемые в ЭИС, имеют эталонную и рабочую формы. Эталонная форма классификатора - это официальное издание классификатора на бумажном носителе, удобное для осуществления его ведения. Рабочая форма классификатора - это весь классификатор или его раздел, занесённый на машинный носитель и удобный для обработки информации.
Весь процесс разработки системы классификаторов для ЭИС можно
разбить на четыре этапа (на рис. 4.5 приведена блок-схема процесса
разработки классификатора).
На первом этапе "Разработка ТЗ на проектирование" выполняются две работы. Первая из них связана с определением состава, назначения и сферы действия классификаторов, используемых в системе. Перечень классификаторов определяется на основе анализа
реквизитного состава первичных и результатных документов и выделения всей совокупности реквизитов-признаков.
Далее определяют назначение классификаторов. Каждый классификатор может быть предназначен для однозначной идентификации объекта, передачи информации на расстояние по каналам связи или для поиска и логической обработки первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации.
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.
Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. СМЭС представляет собой множество стандартных решений по классификационным группировкам и кодированию специальной и экономической информации и формированию источников этой информации. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных наций (ООН) и ее специализированных образований, в том числе:
Международная стандартная отраслевая классификация всех видов
экономической деятельности (МСОК);
Классификация основных продуктов (КОП);
Международная стандартная торговая классификация (МСТК);
Классификация функций органов управления (КФОУ);
Классификация функций правительства;
Классификации продовольственных и сельскохозяйственных
организаций (RAO);
Классификации международной организации труда (МОТ);
Классификации ООН по вопросам образования, науки и культуры
(ЮНЕСКО);
Международная стандартная классификация образования (МСКО).
К числу классификаций, разработанных другими международными организациями, относятся:
Классификация международного энергетического агентства (МЭА);
Классификация Совета таможенного сотрудничества;
Система описания и кодирования товаров;
Классификация Всемирной туристической организации (ВТО);
Классификация деятельности, связанной с туризмом.
К классификациям Европейского сообщества и других международных региональных организаций относят:
Классификацию Европейского сообщества (ЕС);
Общую отраслевую классификацию экономической деятельности в
рамках ЕС (КДЕС) и другие.
Второй класс классификаторов образуют общегосударственные (общесистемные) классификаторы, обязательные для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны, состав которых будет рассмотрен в следующем разделе.
Для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли используют отраслевые классификаторы. В пределах отдельных предприятий используют, как правило, локальные классификаторы.
Выполнение работ второго этапа связано с определением состава исходных данных и требований к разрабатываемым классификаторам.
К исходным данным, используемым в процессе проектирования, классификаторов относятся:
Состав задач, для которых разрабатывается классификатор;
Состав объектов классификации и мощность исходного множества;
Состав признаков классификации и число значений каждого
признака;
Наименования отдельных группировок и объектов; динамика процесса изменяемости состава задач, объектов и признаков.
1. Определение состава, назначения и сферы действия классификатора
2. Определение состава исходных данных и тр ебований к классификаторам
Разработка ТЗ на п роектирование
3. Разработка основных принципов построени я классификаторов
4. Разработка методики построения классифи катора
Разработка методи ческих материалов
5. Разработка инструктивных материалов по с бору и обработке данных
6. Сбор и обработка данных
Организация сбора и обработки исходн ых данных
7. Построение эталонной и рабочей формы кл ассификатора и системы ведения
8. Экспериментальная проверка и внесение ко рректив
Составление класс ификатора и систем ы его ведения
9. Утверждение и издание классификатора
Рис. 4.5. Схема процесса разработки классификатора
К требованиям, которым должны удовлетворять разрабатываемые классификаторы, можно отнести:
Полноту охвата объектов и признаков классификации каждым
классификатором,
Согласованность признаков деления множеств объектов с
алгоритмами обработки экономической информации,
Взаимную однозначность наименований объектов и их кодовых
обозначений,
Простоту кодирования и возможность автоматизации классификации
и кодирования,
Возможность увязки с другими классификаторами и системами
обозначений,
Эффективность использования классификатора при обработке
информации.
классификатора. К критериям построения классификатора относятся такие, как:
Критерий отнесения того или иного объекта к конкретному
классифицируемому множеству;
Степень охвата кодируемого множества объектов.
Принципы построения классификатора определяются структурой классификатора, т.е. количеством ветвей, выходящих из каждой классификационной группировки, количеством ступеней и числом уровней классификации. Классификатор считается однородным, если на каждой ступени из каждой классификационной группировки выходит одинаковое количество ветвей.
Кроме того, на этом этапе разрабатывается система взаимодействия классификаторов разных уровней, предназначенных обеспечивать взаимодействие ЭИС с внешней средой. Эта работа представляет собой разработку некоторого транслятора перехода от одного классификатора к другому. Но чтобы его создать, необходимо провести выбор некоторой системы взаимодействия различных классификаторов, ориентированных на некоторую номенклатуру объектов. Существуют следующие системы взаимодействия:
а) система равноправных классификаторов,
которая
характеризуется тем, что на каждом уровне управления для целей
обработки информации используется свой локальный классификатор, а
для получения или передачи информации из внешней среды
используется соответствующий транслятор. Недостаток данной системы
заключается в том, что та система, которая имеет на входе наибольшее
количество потоков информации от различных организаций, должна
иметь наибольшее количество трансляторов;
б) система приоритетных классификаторов,
применяется для
предприятий одной отрасли. При этой системе на каждом предприятии
этой отрасли и на каждом уровне управления имеются локальные
классификаторы. Обмен информацией осуществляется в терминах
классификатора вышестоящего уровня. Эта система даёт уменьшение
количества трансляторов независимо от числа входных и выходных
потоков. Однако трудности возникают при передаче потоков
информации между предприятиями, относящимися к разным отраслям;
в) система классификаторов-посредников
применяется при
межотраслевом управлении. На каждом объекте любого уровня
управления обработка ведётся в терминах своего локального
классификатора, а обмен ведётся в терминах одного классификатора-
посредника. Преимущества такой системы заключаются в
необходимости создания только одного транслятора для каждого
предприятия и в обеспечении возможности централизованного ведения
классификатора-посредника, что дает минимальное количество ошибок
при кодировании информации и обеспечивает информационную
совместимость ЭИС разных уровней;
г) система единого классификатора для обработки информации на всех предприятиях, входящих в состав экономической макросистемы, и для передачи этой информации между ними возможна только гипотетически, но реально ее нельзя осуществить из-за необходимости осуществления кодирования всей информации, существующей в стране, используя очень громоздкие классификаторы.
К факторам, влияющим на выбор способа увязки классификатора, относят следующие:
Объем и характер обрабатываемой информации;
Объем и характер потоков получаемой и передаваемой информации;
Минимум трудовых и стоимостных затрат на разработку и
эксплуатацию системы ведения классификаторов.
На этом же этапе осуществляется разработка методик построения классификаторов, отражающих методы и последовательность выполнения отдельных операций по созданию классификаторов, содержание которых зависит от выбранных критериев и принципов их построения.
Третий этап связан с работами по организации сбора и обработки исходных данных, необходимых для составления классификаторов. К их числу относится разработка инструктивных материалов по сбору и обработке исходных данных:
Определение перечня решаемых задач, использующих
классификаторы;
Выделение классифицируемых объектов;
Определение состава признаков классификации и значений
признаков;
Осуществление лингвистической обработки этих данных (удаление
синонимов, омонимов, полисемии, антонимов и др.);
Согласование используемой терминологии в исходных данных с
гостами.
Другой работой, которую выполняют на этом этапе, является сбор и обработка данных согласно разработанным инструкциям.
На четвертом этапе "Составление классификаторов и системы их ведения" осуществляется построение эталонной и рабочей формы классификатора и системы ведения классификатора.
Эталонный классификатор должен быть согласован, отпечатан типографским способом и распространен всем пользователям для кодирования информации первичных документов.
Рабочие классификаторы наносятся на машинные носители в необходимых разрезах, передаются пользователям и заносятся в файлы справочников баз данных для выполнения процедуры автоматического заполнения машинных форм первичных документов и для декодирования результатной информации, получаемой после ее обработки.
К задачам, решаемым системой ведения классификатора относятся:
Актуализация классификатора, т.е. постоянное пополнение и
изменение объектов классификации и кодирования;
Своевременное оповещение всех пользователей о всех происходящих
изменениях;
Реструктуризация, или пересмотр структуры классификатора, при
котором осуществляется контроль на дублирование объектов
классификации, контроль и выявление тупиковых ветвей, не ведущих к
объекту, оптимизация резервных ветвей по всем уровням иерархии или
по всем аспектам классификации;
К проблемам, связанным с проектированием системы ведения классификаторов, относятся:
Разработка организационной структуры системы ведения, т.е.
службы, которая отвечает за пополнение классификаторов;
Разработка юридических основ внесения изменений в классификатор;
Разработка информационного и программного обеспечения системы.
Все работы по проектированию классификаторов заканчиваются экспериментальной проверкой и внесением корректив, утверждением, изданием и рассылкой классификаторов всем пользователям в функциональные подсистемы.
1.СИСТЕМА КЛАССИФИКАЦИИ
Общие сведения
Важным понятием при работе с информацией является классификация объектов.
Классификация - cистема распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - то процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.
Пример 2.6. Всю информацию об университете можно классифицировать по многочисленным информационным объектам, которые будут характеризоваться общими свойствами:
- информация о студентах - в виде информационного объекта ""Студент"";
- информация о преподавателях - в виде информационного объекта "Преподаватель";
- информация о факультетах - в виде информационного объекта "Факультет" и т. п.
Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.
Реквизит - логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т. п.
Пример 2.7. Информация о каждом студенте в отделе кадров университета систематизирована и представлена посредством одинаковых реквизитов:
- фамилия, имя, отчество;
- год рождения;
- место рождения;
- адрес проживания;
- факультет, где проходит обучение студент, и т. д.
Все перечисленные реквизиты характеризуют свойства информационного объекта "Студент".
Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации , представленной совокупностью реквизитов.
Пример 2.8.
Алгоритм обработки информационных объектов библиотечного фонда позволяет получить информацию о всех книгах по определенной тематике, об авторах, абонентах и т. д.
Алгоритм обработки информационных объектов фирмы позволяет получить информацию об объемах продаж, о прибыли, заказчиках, видах производимой продукции и т. д.
Алгоритмы обработки в том и другом случае преследуют разные цели, обрабатывают разную информацию, реализуются разными способами.
При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:
- полнота охвата объектов рассматриваемой области;
- однозначность реквизитов;
- возможность включения новых объектов.
В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения , статьи затрат и т. д.
Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.
При классификации широко используются понятияклассификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации. Признак классификации имеет также синоним основание деления.
Пример 2.9. В качестве признака классификации выбирается возраст, который состоит из трех значений: до 20 лет, от 20 до 30 лет, свыше 30 лет.
Можно в качестве признаков классификации использовать: возраст до 20 лет, возраст от 20 до 30 лет, возраст свыше 30 лет,
1021 - мужчины возраста от 20 до 30 лет, являющиеся студентами радиотехнического факультета .
Регистрационное кодирование
Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.
Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.
Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути серийно-порядковая система является смешанной: классифицирующей и идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.
Пример 2.17. Все студенты одного факультета разбиваются на учебные группы (в данной терминологии - серии), для которых используется порядковая нумерация. Внутри каждой группы производится упорядочение фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту присваивается номер.
3.КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО РАЗНЫМ ПРИЗНАКАМ
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
На рис. 2.8 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
DIV_ADBLOCK188">
Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами объекта.
Пример 2.18. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны - входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны - внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.
Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Пример 2.19. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны вторичная промежуточная информация, а с другой стороны - результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию , где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные - результатная информация.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.
Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п.
Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.;
постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль , стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).
Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Пример 2.20. Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т. д.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Пример 2.21. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:
время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);
среднедневная оплата рабочего по разряду;
оклад служащего;
адрес поставщика или покупателя и т. д.
Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета , статистическая информация и информация оперативного учета .
Пример 2.22. Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т. п.
Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Пример 2.23. Оперативной информацией являются:
количество изготовленных деталей за час, смену, день;
количество проданной продукции задень или определенный час;
объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т. д.
При разработке кодов применяются разные системы и методы кодирования (их построение).
Под системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих порядок обозначения объектов классификации знаками, с помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка и хранение информации.
Порядковая - порядковая нумерация всех позиций номенклатуры, без пропуска свободных номеров.
Серийная - закрепление серий номеров по группам позиций, обладающих общим признаком, могут предусматриваться резервные номера.
Десятичная (позиционная) - каждый разряд кода (или несколько разрядов) закрепляются за определенным признаком. Вся номенклатура кодов классифицируется сначала по признаку, а уже внутри этого старшего признака выделяются младшие по значению признаки.
Смешанная - здесь используется несколько систем при кодировании. Применяется при кодировании сложных многозначных номенклатур (например: балансовый счет, субсчет).
Комбинированная - объединение в одном коде нескольких признаков.
Для построения классификатора применяются иерархический и фасетный методы. Иерархический метод классификации строится на основе последовательных многоуровневых отношений между объектами классификации. При этом каждый объект может попасть только в одну классификационную группу. Этот метод удобен для выделения функционально подчиненных объектов.
Фасетный метод классификации предусматривает деление объектов кодирования одновременно по нескольким классификационным признакам. Каждый объект при этом может быть отнесен к различным независимым классификационным группам. Внутри этих групп признаки могут иметь иерархическую структуру.
Стадии преобразования экономической информации
Сбор и регистрация информации.
На предприятии сбор и регистрация информации происходит при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов, …), в банках – при совершении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. В процессе сбора фактической информации производится измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации регистрируется на материальном носителе (документе, машинном носителе).Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются наиболее трудоемкими и требуют автоматизации.
Технические средства :
персональные компьютеры для ввода информации документов и запись на машинный носитель;
сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразования в текст;
считыватели пластиковых карточек;
Передача информации.
Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами, дистанционной передачей по каналам связи и т. Дистанционная передача данных сокращает время их движения, но удорожает процесс. Но этот вид постоянно развивается и совершенствуется и является наиболее перспективным.
Комплекс средств передачи информации :
локальные вычислительные сети;
региональные вычислительные сети расширенного масштаба;
глобальные вычислительные сети (Интернет);
Технические средства : модемы, факс-модемы, сетевой коммуникационное оборудование.
Хранение и накопление информации.
Хранении и накопление информации предназначено для многократного ее использования. Информация хранится и накапливается в информационных базах, на магнитных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются в определенном порядке.
Технические средства :
Базы данных хранятся на серверах БД, локальных компьютерах.
В качестве носителей информации используются: магнитные диски, оптические диски(лазерные), диски DVD (цифровые видеодиски), флеш-память.
Обработка информации.
Обработка информации производится на компьютере, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов или иной управленческой службы. Обработка может проводиться не только автономно, но и в компьютерных вычислительных сетях.
Технические средства :
Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:
микрокомпьютеры – используются автономно в виде ПК, либо в сети в качестве рабочих станций, оснащенные современными микропроцессорами (Intel? AMD и др.), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC? Macintosh и др.). В эту группу входят портативные компьютеры.
Мини-компьютеры – машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям.
Формирование результатной информации.
В ходе решения задач на компьютере формируются результатные документы, сводки, которые печатаются или представляются в электронном виде и предоставляются пользователям.
Технические средства :
для отображения информации на экране используются видеомониторы;
для вывода информации используются принтеры, графопостроители.
Методы доступа к БД. Системы управления базами данных. Понятие данных и баз данных. Структура файла БД, ее описание.
Данные, по определению Уэбстера, есть «некоторый факт; то, на чем основан вывод или любая интеллектуальная система». Первичными компонентами данных (т.е. самые маленькие неделимые структурные единицы данных) являются цифры, буквы и символы естественного языка или их кодированное представление в виде строки двоичных билетов. Наименьшей семантически значимой поименной единицей данных является элемент данных. Совокупность взаимосвязанных элементов данных (полей), рассматриваемая в прикладной программе как целое, называется логической записью, а набор записей одного типа, но разных по содержанию - файлом. Запись данных определяется характером выполняемой задачи. Например, в качестве записи можно рассматривать данные документа, отражающем информацию о движении, объектов основных средств. Совокупность таких записей образует файл (или массив) данных. В теории и практике автоматизированных информационных систем понятие массива отождествляется с понятием файла. Массив (файл) представляет собой поименованную совокупность данных, объединенных по некоторому смысловому признаку или по нескольким признакам, однотипным по структуре и методу доступа. Хранение файлов может быть организовано в дисковой памяти ЭВМ.
Таким образом, понятие базы данных может быть сформулировано так: это совокупность массивов (файлов) данных предназначенных для обработки на ЭВМ, которая служит для удовлетворения нужд многих пользователей в рамках одного или нескольких предприятий и организаций. Информация хранится явным образом в базе данных и может включать различные типы логических записей. База данных ориентирована на интегрированные требования, а не на одну программу, способную обработать несколько частных файлов, каждый со своим собственным форматом.
Например: Программа Суперкалк обрабатывает данные (таблицы) с расширением.cal; программа EXEL – с.xls; ППП Clipper - .dbf.
Чтобы выполнить запрос на нужную информацию, в этом случае необходимо написать прикладную программу способную обработать несколько частных файлов, каждый со своим собственным форматом.
Для создания внутримашинного информационного обеспечения (БД) используются СУБД – системы управления и манипулирования данными в базе данных (БД).
База данных (БД) – это поименованная совокупность специальным образом организованных наборов данных, хранящихся на диске.
Управление БД включает в себя ввод данных, их корректировку и манипулирование данными, т.е. добавления, извлечения, обновления.
Развитые СУБД обеспечивают независимость прикладных программ, работающих с ними, от конкретной организации информации в базах данных. В зависимости от способа организации данных различают: сетевые, иерархические, распределенные, реляционные СУБД.
Из имеющихся СУБД наибольшее распространение получили СУБД DBase III, Dbase IV, СУБД «Rebus», FOXPRO, Microsoft ACCESS, Paradox, а также СУБД компании Oracle Informix, Sybase, Progress.
Интеграция различных компонентов в единую систему предоставляет пользователю неоспоримые преимущества в интерфейсе, но неизбежно проигрывает в части повышенных требований к оперативной памяти.
Из имеющихся пакетов можно выделить следующие:
Frame work, Microsoft Offic
Другой концепцией организации БД является концепция администратора базы данных (АБД). Под этим понятием подразумевается лицо (или группа лиц, или целое штатное подразделение), на которое возложено управление средствами базы данных предприятия. АБД должен быть энергичной и способной личностью, организатором по призванию, желательно с техническим образованием. Он должен уметь поддерживать взаимосвязи как с руководством высшего уровня, так и с пользователями базы данных, а также руководить штатом технических специалистов.
Этот штат должен включать лиц, имеющих опыт работы в таких областях, как программное обеспечение СУБД, операционные системы, техническое обеспечение ЭВМ, прикладное программирование, системное программирование. Важно, чтобы в этот штат были включены лица, имеющие полное представление о работе предприятия и его информационных потребностях.
Персонал АБД должен уметь поддерживать хорошие отношения с другими группами специалистов, не входящих в отдел обработки данных. Место АБД было определено тогда, когда руководители предприятий осознали необходимость централизованного управления ресурсами БД, обработкой данных и другими аспектами, связанными с БД. АБД является ответственным за анализ потребностей пользователей, проектирование БД, её внедрение, обновление, если необходимо, - реорганизацию БД, а также – за консультацию и обучение пользователей.
Структура файла БД, ее описание.
Каждый справочник в базе данных имеет свой идентификатор (имя файла БД). В качестве образца справочника предложен "Справочник постоянных удержаний из заработной платы", его идентификатор Zrp _ Uder . dbf , где ZRP_Uder - имя (условное обозначение) справочного массива, .dbf - расширение файла базы данных (расширение.dbf соответствует всем исходным файлам базы данных).
Файлы отчетов (результатные файлы) имеют расширение . frm В таблице 1 приведен а структура справочника системы ПРОНАР.
Структура справочника постоянных удержаний из заработной платы Zrp _ Uder . dbf
_______________________________________________________________________Таблица1____
№ Наименование Условное обоз Тип Длина Точ- Назначение
п.п показателя начение поля ность показателя __________________________________________________________________________
справочник постоянных удержаний из зарплаты работника может быть
следующей структуры:
1. Квартплата KV_PLATA число 6 2 сумма квартпл.
2. В сбербанк BANK_SUM число 6 2 сумма отчислен.
в сбербанк
3. Ссуда SSUDA _ MAX число 6 2 сумма выданной
работнику ссуды
4. Ссуда ежемесяч. SSU D A_SUM число 6 2 сумма ежемесяч.
отчислений по
ссуде из з.пл.
____________________________________________________________________________
Пример: "Справочник постоянных удержаний из ЗРП" используется при начислении удержаний из заработной платы работников предприятия.
Данные в справочник закладываются один раз на определенный длительный период. Например, выданная работнику ссуда вводится в поле SSUDA , а сумма ежемесячных отчислений по ссуде в поле SSUDA_SUM - эта сумма
в дальнейшем отражается в "Расчетно-платежной ведомости " и "Расчетном листке" в графе "Ссуда", используется для контроля отчислений в сбербанк, по ссуде и квартплате из начисленной суммы ЗРП работнику. По мере ежемесячных отчислений по ссуде при начислении удержаний из ЗРП работника, значение поля S SUDA контролируется программой, чтобы не была превышена выданная работнику сумма ссуды. Аналогично дать описание остальным значениям полей данного справочника.
Образец заполнения справочника удержаний:
На каждого работника предприятия в базе данных "Лицевые счета" бухгалтер по мере необходимости вводит данные о постоянных ежемесячных удержаниях из ЗРП в соответствующий справочник, который выглядит так:
Таблица 2
_____________Справочник постоянных удержаний _____________
Работник Иванов И.И. Таб.№ 153 Должность - бухгалтер
Ежемесячные Сумма max
отчисления
Квартплата 120.00
В сбербанк 300.00
Ссуда 250.00 5000.00
____________________________________________________________________
Способы размещения информации в ПД .
Существуют три основные формы размещения реквизитов и показателей в документе: линейная, анкетная и табличная.
При линейной форме размещения реквизиты располагаются построчно один за другим. Для каждого реквизита предусматривается место для записи его наименования (сверху) и значения (снизу).
При анкетной форме размещения реквизиты располагаются друг за другом в вертикальной последовательности сверху вниз. Каждая строка документа отводится для одного реквизита (показателя). Слева размещается наименование реквизита, справа – его значение.
При табличной форме реквизиты располагаются в виде таблицы в соответствующих строко-графах. По одному и тому же реквизиту может быть записано несколько значений.
При установлении расположения реквизитов и показателей в документе следует учитывать их назначение в процессе обработки данных документа. Любой документ условно делится на три зоны: Зона общих признаков, Содержательная зона, Зона подписей.
Зона общих признаков содержит постоянные, справочные и группировочные реквизиты и показатели, характерные для всего документа в целом (Наименование предприятия, Наименование и код структурного подразделения, Наименование документа, Дата выписки документа).
Зона подписей предусматривает строки для подписей руководящих и ответственных лиц, придающих документу юридическую силу.
Для полной формализации информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят следующую процедуру - кодирование. Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов. Система кодирования - это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код - это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите (некоторое множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.
Код характеризуется следующими параметрами:
основанием кодирования;
структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;
степенью информативности, рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков на длину кода;
коэффициентом избыточности, который определяется как отношение максимального количества объектов к фактическому количеству объектов.
К методам кодирования предъявляются определенные требования:
код должен осуществлять идентификацию объекта в пределах заданного множества объектов классификации;
желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;
необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора.
Методы кодирования могут носить самостоятельный характер – регистрационные методы кодирования, или быть основанными на предварительной классификации объектов – классификационные методы кодирования.
^ Регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый. В первом случае кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.
В серийно-порядковом методе кодирования кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва.
^ Классификационные коды используют для отражения классификационных взаимосвязей объектов и группировок и применяются в основном для сложной логической обработки экономической информации. Группу классификационных систем кодирования можно разделить на две подгруппы в зависимости от того, какую систему классификации используют для упорядочения объектов: системы последовательного кодирования и параллельного кодирования.
^ Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они базируются на предварительной классификации по иерархической системе. Код объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе кодирования. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.
^ Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации и коды группировок по фасетам формируются независимо друг от друга.
В параллельной системе кодирования возможны два варианта записи кодов объекта:
Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.
Для определения групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, то есть устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого из признаков приведено в определенных разрядах кода объекта.
Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода следует отнести гибкость структуры кода, обусловленную независимостью признаков, из кодов которых строится код объекта классификации. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко узнать, набором каких характеристик обладает рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых часто меняется.
Наиболее сложными вопросами, которые приходится решать при разработке классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации.
Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.
· 1.4. Система кодирования
Система кодирования – это совокупность правил кодового обозначения объектов.
Применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.
Код – это условное обозначение объекта или явления в виде знака или системы знаков, построенная по определенным правилам. (второй раз дается определение, см. выше)
Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов.
Код характеризуется:
Длиной – число позиций в коде;
Структурой – порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием.
Основные причины кодирования экономической информации:
1.Обеспечение однозначной идентификации объекта.
2.Сокращение объемов работ при решении задач.
Основные требования к кодам:
Min значности и простота построения;
Наличие резерва;
Коды должны разрабатываться на длительный период времени;
Коды каждой отдельной номенклатуры должны иметь одинаковую значность;
Коды должны по возможности дублировать уже сложившиеся обозначения;
Коды должны учитывать специфику программных и технических средств;
Коды должны помехозащищены.
В системе кодирования используются 2 группы методов :
В классификационной системе кодирования необходима предварительная классификация объектов на основе иерархической или фасетной системы;
- регистрационная система кодирования предварительной классификации объектов не требует.
Система кодирования
Классификационная Регистрационная
Последовательная Параллельная 1.Порядковая Серийно-порядковая
(для иерархической (для фасетной 2.Серийная
классификации) классификации) 3.Десятичная
4.Шахматная (матричная)
5.Повторения
Последовательное кодирование : сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем 2-го, 3-го и т.д.
Пример . 1310 – студенты коммерческого факультета свыше 30 лет, мужчины; 2221 – студенты факультета информационных систем, от 20 до 30 лет, женщины, имеющие детей.
Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значения каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода.
Пример . 1 разряд – пол, 2-й – наличие детей у женщин, 3 - возраст, 4 – факультет. 2135 – женщины свыше 30 лет, имеющие детей, студенты математического факультета; 1021 – 1021 – мужчины возраста 20-30 лет, студенты радиотехнического факультета.
Регистрационное кодирование
| Наименование материалов | Порядковая система кодирования | Серийная система кодирования | Десятичная система кодирования |
| I.Черные металлы 1.Чугун 2.Сталь 3.Прокат | 1-15 3 (4-15 резерв) | 103 (104-199 резерв) |
|
| II.Цветные металлы 1.Аллюминий 2.Медь 3.Серебро 4.Свинец | 16-24 19 (20-24 резерв) | 24 (25-29 резерв) |
1.Порядковая система кодирования предполагает кодирование позиций числами натурального ряда в порядке возрастания без пропусков.
Достоинства : малозначность и простота построения.
Недостатки :
Невозможность расширения позиции номенклатуры без нарушения принятой системы классификации;
Трудности при подведении итогов, приходится запоминать с какого номера начинается и каким заканчивается каждая группа позиций;
При кодировании не учитывается количество признаков.
2.Серийная система является продолжением порядковой системы. На каждую группу позиций номенклатуры, объединенную одним общим признаком, выделяется серия порядковых номеров с учетом резерва. Размер серии произвольный.
Достоинства : наличие резерва, простота построения.
Недостатки : не всегда можно правильно определить размер серии, трудности при расшифровке, т.к. приходится запоминать с какого номера начинается и каким заканчивается каждая серия.
3.Десятичная система – наиболее широко применяется в практике обработки информации. Здесь для каждого кодируемого признака выделяется один или несколько десятичных разрядов.
Структура кода: Х Х Х
группа порядок
материала следования
Достоинства : возможность кодирования многопризначных номенклатур; автоматическое формирование резервов; простота расшифровки.
Недостатки : не всегда обоснованные резервы; многозначность кода.
4.Шахматная (матричная) система . Она не является самостоятельной системой, а представляет форму изображения серийного или десятичного кода для двупризначных номенклатур.
|
Вид операции | До востребования | Срочный | Накопительный | |
| 1.Приход 2.Расход 3.Зачисление 4.Списание | 11-20 21-30 31-40 41-50 |
Вид вклада
Структура кода: Х Х
операции вклада
5.Система повторения (коды повторения). Эта система предполагает использование уже сложившихся цифровых обозначений: номера месяцев, разряды работ и рабочих, номера счетов в бухгалтерском учете и др.
