Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание отчетов

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

очной и заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наи­более удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таб­лицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные све­дения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего ис­пользования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог то­варов или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, ото­бражаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Создание простого отчета

Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Воз­можность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на ос­новании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.

1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .

2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .

На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как пока­зано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.

3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кноп­ке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .

Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заго­ловок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.

Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.

В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы све­дения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.

2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.

Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.

4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конк­ретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .

5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, - соответственно, понижает.

6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.

Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .

7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .

8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .

9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе ко­торой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).

Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "про­машки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. При­чина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко при­бегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета от­чета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.

Усовершенствование отчета

1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.

2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).

3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .

Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, свя­занного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность изба­виться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.

Структура отчета

Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.

Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, над­пись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме то­го, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдель­ных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.

Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, кото­рая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.

Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примеча­ние группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.

Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из по­лей таблиц.

Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.

Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна при­сутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или не­которые итоговые значения.

Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть рас­печатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней стра­ницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.

В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтиту­лы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разде­лов можно произвольно изменять.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна груп­па Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точ­ности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную ин­формацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтиту­лов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок от­чета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например лого­тип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изобра­жение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, пе­ретащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .

2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .

3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хра­нится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного фай­ла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура по­добного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.

Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Наименование .

Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.

Добавление вычисляемых элементов управления

Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значе­ние такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.

Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляе­мого поля будет следующей.

1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).

2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся об­ласти свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по кото­рому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗа­каза , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)

Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».

4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элемен­тов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).

5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз­ делом примечания из списка без раздела примечания .

6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).

7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.

8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .

9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.

Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм

Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кно­почных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .

Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из­менить.

В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно­почной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диа­логовая окно Изменение элемента кнопочной формы. Из­мените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.

Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;

- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .

Закройте ди­алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за­пуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Парамет­ры Access . Появится диалоговое окно Парамет­ры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .

Нажмите на кнопке ОК .

Тема

• Создание отчетов в MS Access.

Цель

• Научить создавать отчеты в программе Microsoft Access.

Ход урока

Способы создания отчета

При помощи функции Автоотчет , можно быстро и легко создать отчет, а затем внести в него определенные изменения.

Создания Автоотчета

Для создания Автоотчета необходимо выполнить такие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report)

2. В списке диалогового окна (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных , которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов.

3. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара" (ProductID), "Марка" (ProductName), "Цена" (UnitPrice), "НаСкладе" (UnitsInStock). С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

4. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" (CompanyName) из таблицы "Поставщики" (Suppliers) и "Категория" (CategoryName) из таблицы "Типы" (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета.

5. Также можно настроить вид отчета.

6 . Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals).

7. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).

8. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

9. В следующем диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

10. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

Вопросы

1. Назовите способы создания отчетов в MS Access?

2. Как создать отчет при помощи функции Автоотчет?

3. Краткая характеристика этапов создания отчета с помощью Мастером отчетов.

Список использованных источников

1. Урок на тему: «Создание отчетов в MS Access», Оберемко В. А., учитель математики.

2. Сергеев А. Скачать Access 2007. Новые возможности. - Питер Пресс, 2008 г.

3. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004 г.

4. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003 г..

Отредактировано и выслано преподавателем Киевского национального университета им. Тараса Шевченко Соловьевым М. С.

Над уроком работали

Соловьев М. С.

Оберемко В. А.

Поставить вопрос о современном образовании, выразить идею или решить назревшую проблему Вы можете на Образовательном форуме , где на международном уровне собирается образовательный совет свежей мысли и действия. Создав блог, Вы не только повысите свой статус, как компетентного преподавателя, но и сделаете весомый вклад в развитие школы будущего.

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access - новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.

В этой статье

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Запуск мастера отчетов

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета .

Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области , мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги , вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги :

на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .

Сортировка по одному полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.

В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я . Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию .

Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка .

Сортировка по нескольким полям

Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно установить разнообразные порядки сортировки, щелкая каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел .

Группировка по полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.

В контекстном меню выберите Группировка .

Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка .

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.

Щелкните Итог .

Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма , Среднее , Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум , Минимум , Стандартное отклонение или Дисперсия .

Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.

Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги .

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области "Группировка, сортировка и итоги"

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области "Сортировка, группировка и итоги"

На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка .

Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги .

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку .

В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений .

Примечания:

После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги , чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку .

Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на "А", "Б" и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.

Выберите Показать общий итог , чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).

Выберите Показать итоги групп и общий итог , чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.

Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы , чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс, выбрав другое поле из раскрывающегося списка Итог по полю , или щелкнуть за пределами всплывающего окна Итоги , чтобы закрыть его.

Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

щелкните голубой текст после надписи с заголовком ;

появится диалоговое окно Масштаб ;

введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК .

С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.

С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.

Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.

Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.

Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги , а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности . Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Глава 1 . Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.1 Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1.2 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

1.3 Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном вид.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.