Как сделать колонтитулы в Ворде, это знают не все пользователи. В данной статье, мы с Вами рассмотрим вопрос, как вставлять колонтитулы, и разберём, для чего они нужны. Так же укажем нумерации страницы в документе.
Что такое колонтитул в Ворде
Здравствуйте друзья! Что такое колонтитул? Если обратится к Википедии, то мы можем увидеть что колонтитулы — это полосы в виде строк, которые обычно вставляются автоматически в самый край документа. Впоследствии эти колонтитулы отображают наименование, название книги, нумераций страниц, авторство и так далее.
Колонтитулы подразделяются на две категории — Верхние колонтитулы. Их устанавливают вверху страницы. Нижние колонтитулы. Они находятся внизу страницы. Как обычно по стандарту. Итак, как сделать колонтитулы в Ворде мы будем рассматривать дальше.
Как добавить колонтитулы в документе Ворд? Всё очень просто. Давайте потренируемся и возьмём, статью, которая была ранее написана в Ворде. Чтобы сделать колонтитул нажмите в верхней части панели управления Ворд – «Вставка» и выберите нижний (верхний) колонтитул. Этот вариант более удобный для использования. (Рисунок 1).
При нажатии на нижние колонтитулы у Вас появится список разных колонтитулов, которые Вы можете добавить. Например, выбираем этот. (Рисунок 2).
(Рисунок 3).
После добавленной черты, Вы можете писать название Вашей книги, Ваше имя, нумерацию или указать значок копирайта. Как сделать колонтитулы в Ворде? Используйте эту инструкцию, и она поможет Вам с лёгкостью установить колонтитулы и пронумеровать страницы.
Как сделать нумерацию страниц в Word (Ворде)
Пронумерованные страницы в книге являются естественным процессом. Как их установить? Заходите опять, же в раздел вставка и нажимаете рядом с колонтитулами кнопку – номера страниц. (Рисунок 4).
Лучше выбрать простой номер 3 (смотрите четвёртый рисунок), поскольку он отображает нумерацию страницы с правой стороны документа. (Рисунок 5).
Постараемся разобраться в том, что такое колонтитулы. Большинство пользователей текстовых редакторов уже сталкивались с этим понятием. За этим громким и сложным словом скрываются заголовки, которые путем выполнения не очень сложных манипуляций добавляет пользователь в свои электронные документы. Наиболее часто колонтитулы применяются при создании больших документов, например книги или научной работы. Это позволяет значительно упростить процесс редактирования и набора текстового документа. Для читающего это своеобразная информационная панель, которая значительно упрощает процесс работы с бумажным документом.
Назначение
Основное назначение данного элемента как в электронном исполнении, так и в бумажном - это упростить процесс работы и получения информации. Отсюда можно дать очень простой ответ на вопрос о том, что такое колонтитулы. Это справочный заголовок, который есть на каждой странице документа (справочная информация позволяет существенно ускорить и упростить процесс работы). Также с его помощью можно легко сориентироваться в книге или диссертации и оперативно найти нужную информацию, причем независимо от ее объема.
Виды
Широкие возможности по работе с таким элементом предоставляет текстовый процессор Word. Колонтитулы в нем могут находиться как в верхней части страницы, так и внизу. При этом есть возможность автоматического добавления и установления номеров листов. Также их можно расположить по желанию пользователя слева, справа и по центру. В тексте жестких ограничений нет, тут можно поставить практически все, что душе будет угодно. Из всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что колонтитулы в Ворде бывают следующих видов:
- верхние;
- нижние.
По расположению номера можно выделить следующие варианты классификации:
- расположение с левой стороны;
- с правой;
- центральный колонтитул.
Как добавить
В каждом текстовом редакторе эта операция выполняется по-своему. Наибольшее распространение получил сейчас Microsoft Office с его текстовым процессором Word. Поэтому сосредоточимся именно на этом программном обеспечении. В большинстве случаев процедура вставки аналогичная, механизм практически идентичен. Например, в OpenOffice с тем, что такое колонтитулы и как их вставить, разобраться после этого не составит особого труда. После запуска Word (описываются последние версии ПО - 2007 и 2010 годов) переходим на вкладку «Вставка». На ней есть подменю «Колонтитулы». На нем имеется только три кнопки:
- Верхний (для вставки текста вверху страницы).
- Нижний (то же самое, но только для нижней части листа).
- Нумерация (как можно понять из названия, этот пункт отвечает за установку номеров страниц, а также за их расположение).
В более ранних версиях этого ПО все было аналогично, лишь с той разницей, что здесь используются перекрывающиеся панели, а там был выпадающий список.
Заключение
В данной статье описано, что такое колонтитулы. Наиболее часто их применяют в больших документах. Также их рекомендуется использовать в документах на 1-2 страницы, где есть шапка (в качестве примера можно привести фирменный бланк предприятия). За счет этого элемента можно значительно упростить и улучшить процесс работы с текстовой документацией.
Умение работать с колонтитулами может пригодиться секретарю, например, при оформлении локальных нормативных актов, собственного резюме и других документов. В этой статье разберемся, как сделать колонтитул в ворде версии 2007, а именно, научимся добавлять в документ: свое имя, номера страниц, а также информацию о документе.
Для чего нужны колонтитулы
Разберемся в терминах, чтобы говорить грамотно: колонтитул – это не информация, написанная на полях. Колонтитул – это строка. В зависимости от расположения различают верхний, нижний и боковой колонтитул (соответственно, строка сверху, снизу или сбоку от основного текста). Текст, который помещается на эту строку, может быть каким угодно и имеет собственное название: номер страницы, заголовок и т.д.
Смысл колонтитула в том, чтобы поместить постоянную информацию на верхнее или нижнее поле документа и не тратить впоследствии время на ее набор и выстраивание относительно нее основного текста. Колонтитул прекрасно экономит пространство листа и время автора документа. В колонтитулах могут быть представлены:
- фамилия, имя, отчество автора документа;
- дата документа;
- номера страниц;
- наименование организации;
- наименование документа и т.д.
В плане форматирования текст в колонтитулах ничем не отличается от обычного текста. Все опции из вкладки верхнего меню «Главная» доступны и здесь. Можно настроить стиль, размер, шрифт, цвет текста, вставить в колонтитул рисунки и автофигуры и т.п.
Верхний колонтитул: ФИО
Допустим, вы пишете резюме и в соответствии с самыми лучшими рекомендациями стремитесь разместить весь свой славный боевой опыт на одном листе. Поскольку боевой опыт может быть весомым, это может оказаться задачей не из простых. Часть информации можно вынести в колонтитулы. А если резюме все-таки получилось многостраничным, то практически обязательно разместить на каждой странице как минимум телефон контакта его автора.
Чтобы открыть верхний колонтитул, кликнем дважды по верхнему полю документа. Основной текст тут же станет неактивным (бледным), а поле, наоборот, включится:
(все картинки кликабельны)
Вернуться в обычный режим очень просто: двойной клик по основному тексту, и колонтитулы вновь неактивны. В этом режиме они выглядят бледнее, чем текст, но не стоит волноваться: на бумаге все будет выглядеть так, как надо. Чтобы убедиться в этом, уже сейчас можно перейти в режим предварительного просмотра и полюбоваться.
Переход в режим предварительного просмотра:
Так будет выглядеть готовый документ:
Нижний колонтитул: справочная информация о компании
Точно так же вносится информация в нижний колонтитул: двойной клик по нижнему полю запускает нужный режим. Многие организации при разработке фирменных бланков для писем используют нижнее поле для указания своих справочных данных. Это не соответствует ГОСТ 6.30-2003, но на практике очень распространено. Выглядит так:
Как убрать колонтитул
Убрать ненужный колонтитул очень просто: для этого кликаем по полю, которое нужно очистить, а потом, убедившись, что оно стало активным, удаляем (или изменяем) текст колонтитула.
Номера страниц
Пожалуй, самое распространенное содержимое колонтитула – это номер страницы. Чтобы быстро добавить его в наш документ, перейдем во вкладку верхнего меню «Вставка» и найдем в ней группу команд «Колонтитулы». Третья кнопка в группе так и называется «Номер страницы». Нажимаем на нее и в выпавшем меню выбираем место в документе, в которое хотим поместить номер страницы. Наводим мышку, и справа выпадают возможные варианты размещения номера в выбранной строке. Выбираем тот, который считаем нужным:
Страницы пронумерованы.
Это был так называемый ликбез: простейшие опции по добавлению колонтитулов. Теперь погрузимся в тему глубже.
Пробуя работать с колонтитулами, самые внимательные пользователи уже заметили, что одновременно с выбранной ими строкой в верхнем меню активизируется специальная строка меню «Работа с колонтитулами», под которой находится несколько групп команд (картинка кликабельна):
Названия групп команд и опций вполне говорящие, и опытный пользователь разберется в них без труда. А мы для примера оформим первую страницу документа.
Как убрать колонтитул с первой страницы
Убрать колонтитул (например, номер страницы) с первой страницы документа очень легко. Для этого нужно:
- перейти в строку меню «Работа с колонтитулами»,
- поставить галочку в чекбокс «особый колонтитул для первой страницы»,
- удалить с первой страницы все колонтитулы или изменить их.
Как сделать колонтитул для локального нормативного акта
В практике мне попадались случаи, когда организации украшали свои локальные нормативные акты верхними колонтитулами, занимавшими примерно треть листа. В них было все: и наименование компании, и название, номер и дата ЛНА, и номер страницы, и номер версии ЛНА, и чего там только не было. Выглядит это примерно так:
Насколько это нужно – большой вопрос (по моему мнению, это информационный балласт), но если секретаря поставили перед необходимостью сделать такую громоздкую конструкцию в документе, то будем делать.
По своей сути колонтитул – такая же строка, как и все остальные, а значит, и поместить в нее можно все что угодно, включая таблицу. Как внести информацию в колонтитул, мы уже разобрались выше. С добавлением в документ таблицы и с заполнением ее граф секретарь, надо думать, тоже справится.
Сложность вызывает переменная информация: наименование нашего ЛНА остается одним и тем же на протяжении всего документа, а вот номера страниц меняются. Справимся с этим следующим образом:
- когда вся таблица (или необходимый объект) для колонтитула будет готов, поставим курсор в ту часть таблицы, которая должна содержать номер страницы;
Чтобы изменить положение верхней или нижней границы колонтитула, перетащите маркер на вертикальной линейке:
q Чтобы отрегулировать вертикальное положение области колонтитула, в окне диалога Параметры страницы на вкладке Источник бумаги измените расстояние от края до колонтитула.
q Чтобы сдвинуть текст колонтитула влево или вправо от полей, задайте для одного или нескольких абзацев текста колонтитула отрицательное значение левого или правого отступа в окне диалога Абзац , либо перетащите мышью соответствующий маркер на горизонтальной линейке.
q С помощью кнопок панели инструментов форматирования можно задать нужное выравнивание для текста колонтитула.
q Вы можете частично или полностью вставить текст колонтитула в надпись и перетащить её в любое место страницы. Для этого выполните команду Вид / Колонтитулы и затем вставьте в документ надпись. При этом текст в надписи продолжает оставаться частью колонтитула, и поэтому изменить его можно только после выполнения командыКолонтитулы .
Различные колонтитулы в документе
q Чтобы создать колонтитул, отличающийся для первой страницы документа или раздела, если раздел начинается с новой страницы (например, это может пригодиться для удаления колонтитула с титульного листа отчёта). Делается это так.
1. Если документ разбит на разделы, установите курсор в том из них, в котором вы хотите создать нестандартный колонтитул первой страницы.
2. Выполните команду Вид / Колонтитулы .
3. Щёлкните кнопку Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы и выберите вкладку Источник бумаги в открывшемся окне диалога Параметры страницы .
4. Установите в группе Различать колонтитулы флажок Первой страницы и нажмите кнопку ОК.
q Чтобы задать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц. Так часто делают в книгах, где наверху левой страницы разворота приводится название книги, а наверху правой – название главы. Делается это так.
1. Выполните команду Вид / Колонтитулы .
2. Щёлкните кнопку Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы и выберите в окне диалога Параметры страницы вкладку Источник бумаги .
3. Установите в группе Различать колонтитулы флажок Чётных и нечётных страниц и нажмите кнопку ОК.
4. Поочерёдно устанавливая курсор в поле колонтитула на одной из чётных и нечётных страниц, введите нужное содержимое и выполните соответствующее форматирование.
При этом различия между колонтитулами чётных и нечётных страниц всегда относятся ко всему документу.
q Если документ разбит на разделы, их колонтитулы могут иметь разное содержание. Изначально колонтитулы каждого раздела (кроме самого первого) выглядят точно так же, как в предыдущем разделе. Различные колонтитулы в разных разделах создаются следующим образом:
1. Установите курсор в верхнем или нижнем колонтитуле того раздела, в котором вы хотите создать отличающиеся колонтитулы.
2. Выполните команду Вид / Колонтитулы .
3. Кнопка Как в предыдущем разделе на панели инструментов Колонтитулы изначально активна. Щёлкните кнопку, чтобы сделать её неактивной. Теперь можно изменить колонтитулы выбранного раздела, не затрагивая всего остального.
Для быстрого перехода к колонтитулу соответствующей страницы можно воспользоваться кнопками Переход к предыдущему или Переход к следующему на панели инструментов Колонтитулы .
Нумерация страниц
Номера страниц в документе всегда располагаются в области колонтитулов.
q Можно, не входя специально в область колонтитулов, автоматически пронумеровать все страницы в документе. Для этого:
· Выполните команду Вставка / Номера страниц – откроется окно диалога Номерастраниц (рисунок 7.6).
Рисунок 7.6 - Окно диалога Номера страниц
· В списке Положение выберите нужное значение для размещения номера на странице: Вверху страницы или Внизу страницы.
· В списке Выравнивание выберите положение нумерации в поле колонтитула:
Слева – для размещения номеров у левого поля страницы;
Справа – для размещения номеров у правого поля страницы;
От центра – для размещения номеров в центре колонтитула;
Внутри – для размещения номеров справа на чётных страницах и слева – на нечётных;
Снаружи – для размещения номеров слева на чётных страницах и справа – на нечётных.
· Чтобы убрать нумерацию с первой страницы документа (или раздела, если документ разбит на разделы), снимите флажок Номер на первой странице. В этом случае первая страница остаётся без номера, хотя она всё равно учитывается при нумерации остальных страниц.
q При необходимости изменить стиль нумерации или начать её с другого номера щёлкните по кнопке Формат – откроется окно диалога Формат номера страницы (рисунок 7.7).
q Чтобы изменить нумерацию страниц, выполните команду Вид/Колонтитулы , выделите номер страницыи внесите нужные изменения, пользуясь ручным форматированием или кнопкой Формат номера страницы на панели инструментов Колонтитулы .
q Чтобы отключить нумерацию страниц, выполните команду Вид/Колонтитулы , выделите номер страницыи нажмите клавишу Delete.
Рисунок 7.7 - Окно диалога Формат номера страницы
Вставка графики
Графика – один из важнейших элементов макета страницы. При работе с Word графика часто создаётся или добавляется с помощью его встроенных средств, но может быть загружена из файла или создана в другой программе.
В данной статье речь пойдет о работе с колонтитулами. Умение настраивать колонтитулы позволяет не только улучшить внешний вид документа, но и быстро сориентироваться в документе. Это делает работу с документом удобнее, особенно касательно крупных документов, в частности книг.
Колонтитулы
Колонтитул - это графическая или текстовая информация, которая находится вверху или внизу страницы (над верхним или под нижним полем). Чаще всего в колонтитулах указывается название главы, номер раздела, автор книги и элемент графического оформления. Последний добавляется для того, чтобы пользователю запомнился графический элемент, несущий, как правило, символический смысл. Особенно яркие примеры этого можно видеть в произведениях с богатым художественным оформлением, например, в жанре «adventure/fantasy».
Грамотно составленный и визуально эстетичный колонтитул - это визитная карточка документа. Потратив немного времени на создание колонтитула, вы существенно увеличите привлекательность документа и несколько улучшите его удобочитаемость.
Колонтитул может быть создан для каждого раздела документа. Но учтите, что работа с колонтитулом доступна только в режиме разметки страницы. Колонтитулы четных и нечетных страниц могут различаться, а текст колонтитула можно форматировать практически без ограничений.
Добавление верхнего колонтитула
1-й способ.
2-й способ.
- Щелкните правой кнопкой мыши в области верхнего поля, затем - «Изменить верхний колонтитул».
Добавление нижнего колонтитула происходит аналогично.
Рисунок 2. Выбор колонтитула.
Редактирование колонтитулов
1-й способ.
- В окне открытого документа двойной щелчок в области нужного колонтитула. Область колонтитула перейдет в процесс форматирования, а основной текст станет недоступным для редактирования (примет серый цвет);
- Внесите необходимые изменения.
2-й способ.
- Вкладка «Вставка» - в группе «Колонтитулы» щелкните кнопку изменения колонтитула документа;
- В раскрывшемся окне выберите вкладку «Изменить верхний (нижний) колонтитул»;
- После внесения изменений щелкните «Закрыть окно колонтитулов» или дважды щелкните в любом месте рабочей области.
Скрытие основного текста при работе с колонтитулами
Иногда бывает необходимо сосредоточиться исключительно на работе с колонтитулами, и содержимое рабочей области может отвлекать, особенно если оно богато рисунками, декорированным текстом и фотографиями. В таком случае его можно скрыть. Для этого:
- Откройте вкладку «Конструктор - Работа с колонтитулами» одним из вышеперечисленных способов;
- В группе «Параметры» снимите флажок в пункте «Показать текст документа»
Рисунок 3. Скрытие основного текста.
Переход между колонтитулами
Иногда при редактировании области колонтитула может понадобиться осуществлять быстрый переход от верхнего к нижнему колонтитулу (или наоборот). Для этого:
- В группе «Переходы» щелкайте по кнопкам «Перейти к верхнему колонтитулу» и «Перейти к нижнему колонтитулу» для перехода в соответствующие области редактирования колонтитулов.
Если документ разбит на несколько разделов, для каждого из них могут существовать независимые друг от друга колонтитулы. В этом случае переходы осуществляются так:
- Перейдите на вкладку «Конструктор - Работа с колонтитулами»;
- В группе переходы щелкайте по кнопкам «Назад» и «Следующая запись» для осуществления переходов вперед и назад, соответственно.
Рисунок 4. Кнопки перехода между независимыми колонтитулами разделов.
Если необходимо чтобы колонтитулы текущего раздела были оформлены так же, как и предыдущего, щелкните кнопку «Как в предыдущем разделе».
Рисунок 5. Переходы между колонтитулами.
Колонтитул первой страницы
В большинстве документов принято различать между собой колонтитулы первой и остальных страниц. Это связано с тем, что в первом колонтитуле, как правило, отражается основная информация о документе, такая как автор или название книги, статьи. Совсем не обязательно отражать это в колонтитулах следующих страниц, так как зачастую они отводятся под названия глав и частей. В этом случае надо задать отдельный колонтитул для первой страницы:
- После создания нужных колонтитулов, на первой странице документа щелкните в области верхнего или нижнего колонтитула (в зависимости от того какой нужно создать);
- В группе «Параметры» поставьте флажок в пункте «Особый колонтитул для первой страницы», а затем введите необходимые данные в области колонтитула;
- Выйдите из режима редактирования колонтитулов, дважды щелкнув в рабочей области документа.
Колонтитулы четных и нечетных страниц
Различные колонтитулы для четных и нечетных страниц зачастую используются в книгах, когда вверху левой страницы разворота приводится название произведения, а в заголовке правой страницы - название главы. Различия между колонтитулами четных и нечётных страниц относятся ко всему документу. То есть отличающийся колонтитул для отдельного раздела документа можно установить, используя «Особый колонтитул первой страницы», но в случае с колонтитулами четных/нечетных страниц - изменения будут общими, для всего документа.
- В группе «Параметры» поставьте флажок в пункте «Различать колонтитулы четных и нечетных страниц».
Изменение расстояния между полем ввода данных колонтитула и краем страницы.
Стандартное расстояние (по умолчанию) между полем ввода данных колонтитула (в области колонтитула) и краем страницы равно 1,25 см (около полдюйма). Стандартное значение не всегда соответствует искомому, поэтому необходимо задать другое значение:
- Перейдите на вкладку «Конструктор - Работа с колонтитулами» одним из вышеописанных способов;
- В группе «Положение», в полях задания расстояния между краем страницы и областью ввода данных колонтитула, ввести искомое значение. Для верхнего колонтитула в поле «От верхнего края до верхнего колонтитула», для нижнего колонтитула - в поле «От нижнего края до нижнего колонтитула»;
- Закройте область редактирования колонтитулов, дважды щелкнув на рабочей области документа. Заодно вы закроете вкладку «Конструктор - Работа с колонтитулами» и автоматически перейдете на вкладку «Главная».
Учтите, что если вы осуществляете переход на новую строку (нажав «Enter»), то высота области колонтитула автоматически увеличивается на высоту строки (она зависит от величины шрифта и междустрочного интервала).
Если вам необходимо добавить заполнитель или задать выравнивание, воспользуйтесь окном «Табуляция с выравниванием». Для этого в группе «Положение» щелкните «Вставить табуляцию с выравниванием». В данном окне можно:
- настроить выравнивание относительно поля или отступа;
- выровнять текст по левому/правому краю или центру;
- выбрать один из пяти заполнителей (они относительно нечасто, но все же используются для создания колонтитулов глав и разделов документа).
Рисунок 6. Изменение расстояния между краем страницы и полем колонтитула.
Вставка дополнительных элементов в колонтитул
В колонтитул можно добавлять не только текстовые данные, но и различные рисунки, фигуры, дату и время и т.д.
Для того что бы вставить тот или иной элемент область колонтитула, сделайте следующее
- Дважды щелкните в области колонтитула;
- В группе «Вставить» выберите и вставьте искомый объект, щелкнув по соответствующей кнопке группы;
- Закройте область редактирования колонтитулов.
Всего в группе «Вставить» представлены четыре кнопки:
- «Рисунок» - размещает в колонтитуле рисунок;
- «Дата и время» - вставляет в колонтитул текущую дату и время;
- «Картинка» - помещает в колонтитул картинку;
- «Экспресс-блоки» - размещает в колонтитуле элементы автотекста.
Рисунок 7. Пример оформления колонтитулов.
Удаление колонтитула
Если вы неудачно составили колонтитул, и вам проще его удалить, чем отредактировать, вы можете легко это сделать.
1-й способ:
- Перейдите в область редактирования колонтитула;
- Выделите введенные данные, а затем удалите их, нажав клавишу «Delete».
2-й способ:
- Вкладка «Вставка» - в группе «Колонтитулы» щелкните кнопку «Верхний (нижний) колонтитул»;
3-й способ:
- Дважды щелкните в области колонтитула.
- В группе колонтитулы щелкните по кнопке «Верхний (нижний) колонтитул»
- В раскрывшемся окне щелкните на «Удалить верхний (нижний) колонтитул».
Заключение
Умея работать с колонтитулами, можно не только красиво оформить документ, но и добавить ему информативности. Это можно видеть в оформлении многих современных книг, где колонтитулы не только украшают общий вид страницы, но и позволяют читателю быстро найти искомую главу (раздел) произведения. То же самое касается и других документов, например, юридического характера. Так в законопроекте может быть масса глав, разделов и пунктов (подпунктов), а наличие колонтитулов существенно упростит поиск необходимой информации и позволит реже обращаться к содержанию документа для поиска нужного раздела. Возможности же по «украшению» документа при помощи колонтитулов весьма впечатляющи.
