В 2011 году Рудольф Дютель устроился на работу в Google. «Мой первый рабочий день в офисе Google напоминал приезд Гарри Поттера в Хогвартс: сильно волнуешься, как школьник на первом свидании, что делать - тоже непонятно, - делится воспоминаниями Рудольф. - Поэтому я был рад любому вверенному мне делу и возможности научиться чему-нибудь новому в процессе».
Следующие два года ему было суждено вплотную заниматься обучением сотрудников компании работе с почтовым сервисом Gmail, а также его корпоративными продажами.
Дютель уже не числится в Google, сейчас он сотрудник компании Buffer и основатель проекта Remotive - электронного еженедельника для удалённых работников. Однако кое-какие фишки, которым он обучал своих бывших коллег, он использует до сих пор.
Иной раз открыть папку «Входящие» утром понедельника - настоящее откровение. Кажется, разобраться в бесконечном потоке писем невозможно физически.
Электронной почтой сегодня не пользуются разве что в глухих деревнях, где нет ни электричества, ни вышек сотовой связи. Согласно данным исследований Глобального института McKinsey, мы проводим в среднем треть нашего рабочего дня, отвечая на письма.
Среднестатистический квалифицированный работник тратит до 28% полезного времени на разбор электронной почты. Это приблизительно 13 часов в неделю.
Конечно же, не хочется соглашаться со столь печальной статистикой. Более того, всякому хочется тратить своё время на что-то более полезное. С этой целью Дютель провёл немало времени в тестировании возможностей Gmail, утилит и сервисов, выделив семь самых полезных, на его взгляд, для ежедневного использования. Пожалуй, рабочая переписка - это не такое уж и долгое дело.
1. Пользуйтесь кнопкой «Отменить отправку»
Бывало ли у вас так, что, нажав «Отправить», вы вдруг замечали в письме несколько досадных опечаток? Уверен, да.
Отныне бояться больше нечего: у вас есть функция отмены отправки, пользоваться которой - строго обязательное условие для тех, кто решил всерьёз заняться управлением драгоценным рабочим временем.
Активировать функцию можно, зайдя в меню и поставив галочку напротив соответствующей функции: «Настройки» → «Общие» → «Отменить отправку». По желанию период отмены можно сделать равным 10, 20 или 30 секундам.
Попробуйте сами, мне лично понравилось!
2. Применяйте шаблоны для экономии времени
Мы пишем огромное количество однотипных писем, похожих друг на друга как две капли воды. Иногда мы берём в качестве основы для новых писем те, что уже были написаны нами ранее другим людям. Например, для работников сферы продаж это удобно и может существенно сэкономить время.
Так почему же не подготовить несколько шаблонов для такого рода посланий, вместо того чтобы переписывать одно и то же из раза в раз? Ведь заменить пару-тройку слов и оборотов куда проще, нежели писать заново. Главное - не забыть потом перечитать.
Подготовьте и сохраните несколько шаблонных ответов, которыми вы сможете воспользоваться позже при необходимости.
Чтобы включить функцию «Шаблоны ответов», проследуйте на вкладку «Лаборатория» в меню настроек.
Благодаря этой невероятно полезной функции Рудольфу с братом удалось вручную отправить свои контактные данные первым полутора тысячам подписчиков Remotive в стандартном письме-рассылке.
3. Используйте функцию офлайн-доступа
Ещё одна хитрость, о которой мы узнали от Дютеля: как продолжать работу с Gmail, не имея доступа к интернету.
Возможно, кому-то из вас нравится отключаться от окружающих на какое-то время, чтобы полностью посвятить себя творческим задачам. Однако в большинстве случаев без папки «Входящие», куда вам, например, скинули техническое задание, попросту не обойтись. Как же быть?
Для всех путешествий поездом, случаев с платным или ограниченным доступом к сети Wi-Fi и других непредвиденных обстоятельств можно использовать функцию «Офлайн ». Она позволяет читать, отвечать, искать и архивировать письма без доступа в интернет.
Это действительно очень удобно, так как данный режим позволяет вам работать не только с почтой, но и c Google Drive и Google Docs.
4. Не успеваете? Поставьте на паузу
Временами входящие сообщения прямо-таки валятся в ящик одно за другим, раздражая и отвлекая от работы, на которой мы сосредоточены. Одно, два, четыре, десять новых писем… А вдруг там что-нибудь важное?
Лучшим решением этой проблемы, по мнению Дютеля, оказалась функция «Пауза входящих » (Inbox Pause). Смысл этой функции очень прост: приостанавливаете поток входящей корреспонденции, если заняты чем-то важным, а когда освобождаетесь от бремени забот и пестрящего событиями календаря, возвращаетесь к ним, будто получили их в ту же самую секунду, зайдя на вкладку страницы с почтой.
5. Отпишитесь от ненужных почтовых рассылок
Так уж получается, что трудно полностью избавиться от попадания разного рода рассылок в ваш рабочий электронный ящик. Как же избавиться от тех, что вам вовсе не интересны?
Многие другие популярные сервисы, например Dropbox, Facebook и Twitter, также используют двухэтапную аутентификацию для доступа.
Кстати, для сохранности ваших данных важно следить за тем, чтобы ваш Gmail-аккаунт не использовался сразу на нескольких устройствах, например на двух компьютерах одновременно.
7. Используйте более информативные уведомления
Во многих мессенджерах используется сразу несколько статусов для сообщений: «Отправлено», «Доставлено», «Прочитано». Кое-где, например в Facebook, для обозначения этих уведомлений используются значки.
Для сервиса Gmail существует похожее решение - Sidekick . Это неплохое приложение для тех, кто ищет работу, или того, чья деятельность связана с продажами: очень удобно получать статусы ваших отправленных писем.
Теперь вы знаете о безопасности и экономии рабочего времени при работе с Gmail немножечко больше. Надеемся, советы бывалого специалиста помогут вам стать продуктивнее.
А вы знаете какие-нибудь секреты, о которых не сказал Рудольф? Поделитесь с нами в комментариях к статье!
Если при попытке войти в Gmail почту (неважно с компьютера или мобильного устройства) у вас проблемы или вы видите сообщение «Добавьте Gmail в свой аккаунт Google» и «Имя уже занято. Попробуйте другое», эта статья должна помочь вам решить данную проблему.
Причин того, что вы не можете войти в почту от Google, могут быть разными, а потому и возможных вариантов решений я приведу несколько, и надеюсь помогу всем тем, кто здесь и читает эту инструкцию.
Вход в почту Gmail.com — первые действия
После этого, самое первое, что следует попробовать — это очистить всю историю (cookie) вашего браузера. Из отзывов нескольких пользователей в интернете, именно это им и помогло.
Если это сработало — замечательно, если нет читаем дальше:
- Переходим по следующей ссылке: Войти в Gmail
- Появиться форма входа в Gmail, где уже будет введен один из ваших адресов. А внизу будет ссылка «Войти в другой аккаунт» или «Sing in with a different account» (если у вас на английском) — нажмите на нее.
- После этого отобразятся все ваши адреса, в том числе и тот, что нужен. Выберите адрес, введите пароль и войдите в свой почтовый ящик. Если вместо адресов появилось пустая форма входа то введите необходимый адрес, пароль и войдите.
Также возможен и такой вариант, если при попытке войти в почту появляется окно Добавьте Gmail в свой аккаунт Google и сообщение «Это имя уже занято. Попробуйте другое».
На этой же странице, где вам отвечает «Имя уже занято», есть кружочек с человечком в правом верхнем углу (или с вашим аватаром). Кликните по нему и выберите Добавить аккаунт. Далее введите ваш адрес, пароль и нажмите Войти.
Информация об аккаунте
Думаю, не лишним будет еще раз удостовериться, что все данные необходимые для входа в почту вы вводите правильно. Пароли очень чувствительны к регистру, так что убедитесь, что у вас не включена клавиша «Caps Lock». Также проверьте на правильность имя пользователя т.е. адрес электронной почты, который пишется вплоть до @gmail.com.
Дайте мне знать в комментариях, как у вас получилось.
Стало понятно, что ограничением доступа к серверам мессенджера дело не закончится. В выгрузку IP-адресов попали подсети Amazon и Google. Причём последний, несмотря на требование российских властей, «продолжает предоставлять Telegram свои адреса для осуществления деятельности на территории России». В связи с этим, Роскомнадзор активно взялся за . По неофициальным данным, на текущий момент уже заблокировано 118 IP-адресов google.com.
Ещё вчера многие пользователи отмечали проблемы с доступом к главной странице поискового гиганта и нескольким его сервисам, а уже сегодня наблюдаются сбои в работе видеохостинга YouTube, почтовика Gmail, магазина приложений Google Play и ряда других сервисов.
Первые жалобы на неработающий YouTube начали появляться вечером 22 апреля. Сегодня утром пользователи преимущественно не могли зайти на сайт видеохостинга в браузерах Chrome и Opera. По данным сайта Downdetecor, проблемы возникли в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Волгограде и нескольких других российских городах.
Кроме того, многочисленные сообщения в твиттере указывают на то, что у многих перестали работать почта Gmail, магазин приложений Google Play, облачный сервис Google Drive, Google Analitycs, Google Adwords, Google Trends и даже система проверки reCaptcha.
На этот счёт Роскомнадзор уже опубликовал опровержение.
«Специалистами Роскомнадзора проверена информация о том, что в рамках мер по ограничению на территории России к мессенджеру Telеgram якобы оказались под блокировкой ресурсы Googlе, отвечающие за работу системы проверки «Вы не робот?» (Captcha). Установлено, что данная информация не соответствует действительности.В свою очередь компания Google также дала официальный комментарий:В связи с публикацией сообщений об ограничении доступа к сетевым ресурсам компании Google информируем, что IP-адреса Gmail и YouTube в реестр запрещенной информации не вносились и на блокировку операторам связи не направлялись. […] IP-адреса веб-версий Google Play и Google Drive в реестр запрещенной информации не вносились и на блокировку операторам связи не направлялись. Мобильные приложения также доступны», - сообщила пресс-служба Роскомнадзора.
«Мы знаем о сообщениях из России о том, что пользователи не могут получить доступ к некоторым нашим сервисам. Мы изучаем эти заявления».
Но насколько вы знаете и используете возможности почтовой службы? Rusbase публикует 25 советов, которые будут полезны как начинающим, так и опытным пользователям Gmail.
Настройте внешний вид
Вместо того чтобы пялиться на бледное оформление по умолчанию, добавьте ярких красок, включив одну из тем. Для этого в меню настроек в правом верхнем углу выберите раздел Темы и включите любую понравившуюся или загрузите свою.
Кроме того, можно выбрать из трех вариантов размера интерфейса. Обычный режим оставляет много свободного пространства на экране, а Компактный подойдет для тех, кто привык открывать много окон одновременно.
Добавьте друзей и другие почтовые аккаунты
Если вы только начинаете пользоваться Gmail или создали второй Gmail-аккаунт и хотите добавить свои контакты и старую почту, то пройдите в раздел Настройки> Аккаунты и импорт. Вы можете импортировать свои данные и письма из Яндекса, Mail.ru, Hotmail и других. Для этого нужно будет проделать несколько несложных процедур. Но помните, что после этого навсегда отключится сигнал оповещения Gmail о получении письма.
Придайте Gmail сходство с Outlook
В разделе Настройки > Лаборатория поставьте флажок в пункте Область просмотра. Теперь письмо будет полностью отображаться справа (или внизу) от списка входящих писем, как в Outlook. Привычка - вторая натура, так что если вы полжизни проработали с корпоративной почтой в Outlook, а теперь решили перейти на Gmail, то эта функция поможет вам пережить расставание с привычным интерфейсом. Включив Область просмотра однажды, в следующий раз вы сможете найти эту кнопку в выпадающем окне меню настроек на главной странице.
Скриншот: Rusbase
Выберите важное
В Gmail есть функция интеллектуального отбора важных сообщений. В разделе Настойки > Папка «Входящие» отметьте пункт «Отслеживать мои действия в почте…». Теперь сервис будет сортировать ваши письма по важности. Затем можно выбрать пункт «Включить маркеры», пункт «Игнорировать фильтры», а вверху секции поменять Тип папки «Входящие» на «Сначала важные». Затем переходим в раздел Настройки > Общие, и в пункте «Уведомления на рабочем столе» выбираем «Включить уведомления о важных письмах».
Избавьтесь от цепочек писем
Все люди делятся на две большие группы: те, кто любит цепочки писем, и те, кто ненавидит их всеми фибрами души. Если вы относитесь ко второму типу людей, то данную функцию можно легко отключить. В разделе Настройки > Общие найдите и отключите пункт «Цепочки писем». В следующий раз, когда вы откроете последнее письмо в переписке с адресатом, вы увидите приятное глазу поле текста письма, а не список из всех писем. В папке Входящие тоже все письма будут отображаться отдельными кликабельными строчками.
Архивируй меня полностью…
В Gmail есть функция архивирования писем вместо их удаления. Предполагается, что в вашей почте будет достаточно свободного места для хранения множества больших писем без периодической чистки папки входящих. А поскольку места достаточно, можно не удалять прочитанные письма насовсем, а отправлять их на всякий случай в архив. Для этого, выбрав письмо, вверху списка писем нужно нажать на вторую кнопку слева (квадрат со стрелкой вниз). И если вам вдруг понадобится старое письмо, вы можете отыскать его, выбрав в меню слева раздел «Вся почта».
… но не забывай чистить
Каким бы щедрым на объемы бесплатного хранения не был Gmail, но на дворе 2016-й, а письма становятся все более и более объемными. Так что однажды вы столкнетесь с нехваткой места в хранилище, и тогда придется освободить архив от самых тяжелых сообщений. Для этого нажмите маленькую стрелочку в правом конце поисковой строчки. В выпавшем окне выберите и поставьте флажок в пункте «Есть прикрепленные файлы». В строчке Размер введите значение «10» и нажмите синюю кнопку поиска. Поиск выдаст вам все письма с вложениями больше 10 мегабайтов. Отметьте те письма, которые вам точно не пригодятся, и кликайте по значку «корзина» вверху списка писем.
Ответь и забудь
После прочтения и отправки ответа на письмо разве нужно, чтобы оно еще оставалось в папке входящих? Попробуйте использовать функцию «Отправка и архивирование», чтобы письма сразу удалялись из входящих после ответа на них. Соответствующий пункт вы найдете в разделе Настройки > Общие. Отметив флажком соответствующий пункт, вы добавите кнопку «Отправить и архивировать» в окно ответа. Теперь каждый раз, когда вы отвечаете на письмо, вы можете выбрать: оставить письмо болтаться в папке входящие или отправить его сразу в архив.
Организуйте почту при помощи ярлыков и фильтров
Не хватает памяти - купите
Если уж вам совсем надоело трамбовать письма в ящике и постоянно беспокоиться о памяти хранилища, то можно раскошелиться на платное пространство. Прокрутите письма до самого низа. В левом нижнем углу под списком писем вы увидите статистику использования памяти и кнопку «Управление». Если вы приблизились к 100%, перейдите по этой ссылке и увидите варианты оплаты дополнительной памяти. Есть несколько тарифных планов, начиная от 140 рублей за месяц. Дополнительная память будет распространяться не только на почту, но и на другие сервисы вроде Google Drive и Google Photos, если вы их используете.
Окиньте взором просторы почты
Если вы хотите обозревать как можно больше писем разом, измените максимальный размер страницы. Для этого перейдите в раздел Настройки > Общие и выберите третий пункт сверху. Вы можете задать одно из предлагаемых значений в пределах от 10 до 100 писем.
Цвета важности
Отметить важное письмо звездочкой - значит обозначить его важность. Но важность тоже бывает разной. Чтобы выбрать для каждого важного письма особую отметку, перейдите в раздел Настройки > Общие и в подразделе Звезды выберите вариант Все. В следующий раз, когда вы будете отмечать письмо звездочкой, щелкните по звездочке еще раз и выберите один из нужных вам вариантов звезд разных цветов, а также восклицательные и вопросительные знаки и другие значки.
Сделайте из письма задание
Можно из своего почтового ящика сделать список важных дел. Для этого нажмите кнопку Еще над списком писем и выберите «Добавить в задачи». Письмо автоматически станет задачей в соответствующем сервисе Google. К задаче будет приложена ссылка на это письмо.
Следите за непрочитанными
В разделе Настройки > Лаборатория включите пункт «Значок непрочитанных сообщений». Если вкладка Gmail у вас открыта постоянно, как у любого нормального человека, то теперь, взглянув на значок вкладки, вы можете увидеть, сколько непрочитанных писем у вас есть. Это на тот случай, если вам понадобится слегка расстроиться в течение напряженного рабочего дня.
Отключитесь от сети
Если у вас стоит браузер Chrome, то можно попробовать применить режим офлайн-почты. Gmail будет доступен вам даже без подключения к интернету. Нет, без интернета вы не сможете отправлять или принимать письма. Но вы можете, например, просматривать входящие, сортировать письма или продолжать писать ответ, пока не вернетесь к цивилизации. Чтобы включить офлайн-режим, перейдите в раздел Настройки > Офлайн.
Отдайте почту на откуп
Если вы совсем выбились из сил, пытаясь навести порядок в своем почтовом ящике и успеть ответить на все письма, вы можете доверить эту работу кому-то из подчиненных. Для этого перейдите в раздел Настройки > Аккаунты и импорт. В подразделе «Предоставить доступ к своему аккаунту» вы можете добавить другого пользователя Google и таким образом дать ему доступ к вашей почте. Он не сможет изменить пароль и другие настройки, но сможет читать, архивировать и отвечать на ваши письма. Такие письма будут подписаны вашим именем и именем доверенного лица, которое будет указываться в скобках.
Заблокируйте навязчивых собеседников
Некоторые люди не понимают намеков. Для таких существует кнопка блокировки. Когда вы получаете письмо от отправителя, от которого больше ничего не хотите получать, откройте письмо и в правом верхнем углу нажмите стрелочку вниз. В выпадающем списке выберите «Заблокировать отправителя». Теперь все письма с этого адреса будут попадать прямиком в папку Спам.
Перечитайте старые письма
Если вам нужно быстро найти письмо, отправленное вам вашим другом годы тому назад, просто наведите курсор на имя отправителя в списке писем или в окне чтения. Появится окно визитной карточки контакта. Там есть кнопка «Переписка», щелкнув по которой, вы увидите все письма, которыми вы обменивались с этим адресатом.
Не туда!
У всех была такая ситуация, когда письмо вместо одного адресата по ошибке уходило к другому. Теперь можно оградить себя от такой неприятности, включив функцию отмены письма. Перейдите в раздел Настройки > Общие и отметьте пункт «Отменить отправку». Тут же можно выбрать время задержки отправления письма от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда вы будете отправлять письмо, вы увидите кнопку «Отменить отправку».
Уйти по-английски
Надоели групповые беседы, в которые вас включили? Вы можете потихоньку покинуть их. Для этого выберите цепочку писем и в разделе Еще нажмите на кнопку Игнорировать. После этого все письма в этой цепочке будут обходить вас стороной, только если вы не единственный получатель письма. Если вам захотелось вернуться беседу, найдите соответствующую цепочку во входящих и отмените блокировку.
Создавайте новые адреса Gmail легко
Допустим, вам не хочется заморачиваться с фильтрами или вы хотите для чего-то создать дополнительный Gmail-аккаунт. В таком случае можно создать виртуальный Gmail-адрес, просто добавляя +что-то между @ и Gmail.com. Так можно создать адрес Вы[email protected] для участия в аукционах или Вы[email protected] для аккаунтов на распродажах и т.д. Теперь все, что будет приходить на эти адреса, будет падать в вашу почту.
Отправляйте письма даже во сне
Пусть ваши клиенты и партнеры думают, что вы маньяк-трудоголик, который работает даже по ночам. Установите расширения Boomerang , с помощью которого можно запланировать отправку письма на будущее. Расширение действует в браузерах Chrome, Safari и Firefox. Бесплатная версия позволяет запланировать отправку до 10 писем в месяц. Это же расширение можно использовать как напоминание о письмах, с которыми вам нужно закончить работу позже.
Автоматизируйте ответы на одинаковые письма
Возможно, вам приходится просматривать и отвечать на десятки одинаковых писем каждый день. Чтобы не писать ответы каждый раз заново, используйте кнопку «Шаблоны ответов» в разделе Настройки > Лаборатория. В следующий раз, написав шаблонный ответ, отметьте его соответствующим образом, и вы сможете отправлять один и тот же ответ снова и снова.
Скриншот: Rusbase
Не мучайте мышь
Дайте вашей мыши отдохнуть - используйте клавиши быстрого доступа. Часть из них активна по умолчанию. Если хотите узнать о них подробнее, загляните в раздел Настройки > Общие и включите пункт «Быстрые клавиши». Затем нажмите на клавишу «?» на клавиатуре. На экране выскочит таблица всех сочетаний быстрых клавиш для работы с почтой.
Перестаньте следить за другими почтовыми службами
В разделе Настройки > Аккаунты и импорт выберите пункт «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3». После этого Gmail будет автоматически получать письма с других ваших аккаунтов. Используйте функцию «Отправить письмо как», чтобы отправить письмо с одного из ваших адресов.
Не так давно, купил дешевый хостинг (какой именно говорить не буду, дабы не делать антирекламу) для своих сайтов, «не подающих больших надежд». Это те сайты, которые и прибыли не приносят и закрывать совсем жалко. Так вот, один из сайтов, построен () на . Однажды я забыл пароль от админки и решил сбросить новый на почту (она в меня на gmail), но ни после первой попытки, ни после 5-й письма с подтверждением сброса пароля я так и не получил. Да ладно, думаю, взял и поменял пароль, через myadmin и забыл об этой проблеме, так как на сайте отключена регистрация и любые другие уведомления для пользователей.
Но совсем недавно, в этот аккаунт я добавил сайт, в котором включена и регистрация и разные уведомления для пользователей. Как оказалось, всем пользователям с ящиками gmail.com не приходят никакие уведомления, хотя на почтовые сервисы типа: яндекса и mail.ru письма успешно доставляются. Можно было грешить на то, что они попадают в папочку «спам», но увы ничего там не было. Написал об этой проблеме в службу поддержки, так как использую стандартные настройки отправки писем, через php mail. Там мне посоветовали настроить почту, через smtp и включить DKIM. Все эти манипуляции были проделаны, но положительного результата не дали (на яндекс, маил и другие не очень известные сервисы почта приходит, а на gmail — нет). Снова написал — они там просто развели руками: мол ничем не можем помочь — у нас все нормально и никто не жалуется. Можно конечно было бы , но очень уж не хотелось это делать, так как за очень скромные деньги, я в общем получаю то, что мне нужно.
После чего мне в голову пришла мысль: а что если с того IP на котором находится сервер рассылался спам, соответственно он мог попасть в «черный список» Gmail, поэтому письма не попадают даже в спам, а фильтруются на раннем этапе . Но как доказать гуглу что «я хороший»? Правильно! Использовать его SMTP. Что я в принципе и сделал. После чего, все письма начали приходить. Если кому-то будет интересно, как использовать smtp гула — читайте далее.
Как настроить SMTP сервер от Google
SMTP Сервер:
smtp.gmail.com
SMTP Имя пользователя:
ваше полное имя пользователя Gmail (электронный адрес), к примеру ваш[email protected]
SMTP Пароль:
пароль от вашего Gmail, или пароль, который был сгенирирован для приложения.
SMTP Порт:
465
