Что такое информационная перегрузка людей и каковы ее последствия для продуктивности? Как бороться с информационной перегрузкой?

Объемы информации, обрушивающейся на нас везде, куда бы мы ни направились, постоянно растут, и, как следствие, нам приходится впитывать и реагировать на огромное количество ненужных данных.

• Сегодня имеется гораздо больше средств оперативной связи и доступа к данным. Мобильные телефоны, Интернет, голосовая и электронная почта, мгновенный обмен сообщениями, теле- или видеоконференц-связь существенно способствуют увеличению и ускорению информационного потока.
• Несмотря на большую доступность информации, меньше людей занимаются ее управлением. На смену секретарям и персональным ассистентам пришли ноутбуки и карманные компьютеры.
• Все хотят получать информацию максимально быстро. Так, многие клиенты уже привыкают к тому, что сделать покупку можно за считанные минуты, просто пару раз щелкнув компьютерной мышкой. Чтобы разместить заказ, им теперь не нужно ждать, пока кипа бумаг пройдет через несколько рук.
• Существенные изменения претерпела и организация деятельности: реализация многих проектов теперь поручается внешним исполнителям, что требует бесперебойной и оперативной связи между многочисленными группами работников. Если служебные обязанности сотрудника предполагают его участие в нескольких проектах сразу, его могут заваливать информацией со всех сторон!
• Глобализация и дерегулирование открыли перед нами новые возможности, но вместе с тем обусловили рост конкуренции и необходимость тщательно анализировать быстро меняющийся рынок.

Основная проблема заключается в том, что нам всем приходится иметь дело с информационными потоками без какой-либо подготовки и наличия времени! Часто мы испытываем трудности с обработкой этих потоков - нас не покидает ощущение, что мы тонем в них, изо всех сил стараясь выкраивать время на более важные задачи.

• Каков масштаб проблемы?

Многие из нас осознают, что для того чтобы хорошо выполнять свою работу, нужно уметь управляться с потоком информации, однако на обработку огромных объемов данных требуется все больше и больше времени.

Его нехватка приводит к стрессу, а иногда - и к полному истощению (см. статью о том, ). Согласно результатам исследования, проведенного Reuters, две трети менеджеров имеют повышенное давление, а треть - разного рода проблемы со здоровьем, обусловленные информационной перегрузкой.

• Каков результат?

Информационная перегрузка является одной из основных причин стресса на работе. Он, в свою очередь, влияет на все аспекты нашей жизни, поскольку проявляется, среди прочего, в виде необоснованной тревоги, проблем с кратковременной памятью, снижения концентрации внимания и ухудшения навыков принятия решений.

Информационная перегрузка и методы борьбы с ней

#1 Возьмите проблему под контроль. Управление информацией, как и планирование времени, требует прежде всего дисциплинированности. Чтобы держать все под контролем, вам нужно решить для себя, сколько времени вы готовы тратить на ее обработку.

Прежде всего, определите свои ограничения и создайте личную систему управления информацией. Это может быть установка четких временных рамок в отношении просмотра электронных сообщений и ответов на них, поручение работы с ними своему ассистенту или написание ответов только на те, которые представляют для вас интерес.

Сформулируйте ряд критериев, позволяющий вам фильтровать их поток. Даже если случайно вы упустите что-то важное, не беспокойтесь: действительно важная информация так или иначе попадет в поле вашего зрения.

Неплохо было бы избавиться от информации, на которую вы тратите время понапрасну.

К примеру, вы можете попросить удалить вас из перечня сотрудников вашей компании, которым рассылаются по большей части бесполезные электронные сообщения «для всех»; направить запрос на хороший фильтр спама в ИТ-департамент или же попросить предоставлять вам только краткую сводку по слишком длинным протоколам совещаний или отчетам.

#2 Рационально подходите к поиску информации. При поиске информации помните о « »: 20% того, к чему вы получили доступ, содержит 80% необходимой вам информации.

Сейчас на нас обрушивается такой поток информации, что боязнь упустить что-то из виду побуждает нас просматривать бесконечное количество данных, на что, естественно, уходит масса времени.

Помните, что до появления интернета людям приходилось принимать решения в условиях частичной информированности и это считалось одним из управленческих навыков. Старайтесь наряду с приобретением знаний развивать интуицию – и то, и другое сослужит Вам хорошую службу.

В рамках нового рационального подхода к поиску знаний выделите для себя основные места поиска информации и приучите себя заходить только туда. Вам уже известны качественные сайты, специализирующиеся на Вашей сфере деятельности, так зачем же тратить время на посещение чего-то еще?

Просматривайте только данные, имеющие отношение к Вашей работе, проекту или потенциальному решению. Не забывайте о принципах планирования времени, поскольку они тоже являются эффективным средством борьбы с информационной перегрузкой.

В большинстве случаев все необходимые данные Вы черпаете на нескольких основных сайтах, так что не стоит тратить время на поиск новых. Помните, что чем конкретнее Ваши поиски, тем эффективнее они будут – большую часть необходимой информации Вы получаете в первые 10-15 минут.

#3 Научитесь говорить «нет». Старайтесь не выполнять функций поисковой машины для тех, кому-то лень самому это сделать. Если Вас просят о чем-то подобном, отвечайте вежливо, но вместе с тем , если Вы и без того завалены работой, не давайте ни единого намека на то, что можете выполнить такую просьбу.

#4 Ограничивайте свою доступность. Если Вы хотите, чтобы Вам не мешали во время небольшой передышки, отключайте мобильный телефон или же включайте переадресацию звонков на голосовую почту. Это поможет Вас после решить, кому перезвонить и когда. Те, кому необходимо срочно с Вами связаться, найдут способ, как это сделать.

#5 Научитесь выбрасывать ненужное. Имейте смелость выбросить бумаги с данными или удалить файлы, если они Вам уже не нужны.

Существуют следующие типичные ошибки при попытке справиться с информационной перегрузкой.

#1 Вы погружаетесь в детали. Погружение в детали имеющейся информации – зачастую напрасная трата времени. Люди часто опасаются, что упустят из виду что-то важное, если не просмотрят все доступные источники. Не поддавайтесь соблазну изучать всю информацию, которая появляется на экране вашего компьютера или попадает на ваш рабочий стол.

#2 Вы не расставляете приоритеты. Определение степени значимости полученной информации позволит вам экономить целые часы, и к тому же вы вполне можете делегировать часть работы по ее обработке одному из членов своей команды, пояснив, на чем следует сосредоточиться и что бы вы хотели получить.

Не забудьте дать своему коллеге четкие указания и назначить срок выполнения, но постарайтесь при этом не усугублять его информационную перегрузку!

#3 Вы никогда не «отключаетесь». Неумение «отключиться» от информационного потока может обусловить чрезмерное напряжение и пере­утомление. У вас может повыситься кровяное давление, ухудшатся мыслительные способности, вы можете полностью исчерпать свой запас терпения.

Подобно тому как организму необходим отдых, в нем нуждается и разум - и не только во время сна. Практика показывает, что применение таких методик, как медитация или йога, укрепляет здоровье, улучшает память и стимулирует творческие способности, а также способствует повышению продуктивности и улучшению самочувствия.

Если же эти методики вас не привлекают, попробуйте другие расслабляющие занятия, как то слушание музыки, чтение или легкие физические упражнения. Полезно все, что дает возможность разуму немного отдохнуть.

Таким образом, информационная перегрузка — довольно серьезная проблема, распространенная в самых разных областях жизнедеятельности человека. Чтобы поддерживать высокую работоспособность, она требует пристального внимания, дисциплины и последовательно применяемых мероприятий.

1 159

Информационная перегрузка. Информационный взрыв. Неэффективное мышление. Скорая помощь.

«Лучше меньше, да лучше» — это лучшее высказывание, что можно привести про информацию сейчас. Её так много, что голова идет кругом. Объем информации удваивается каждые 18 мес. В 2002 г. человечеством было произведено информации 18∙10 18 байт (18 Эксабайт) или чуть более 18 миллиардов гигабайтов.

В этом коротком посте хочу обратить внимание на синдромы информационной перегрузки и меры предосторожности при обращении с информацией. Есть еще одно крылатое выражение Н.М. Родштльда: «Кто владеет информацией, тот владеет Миром». Он, конечно, имел в виду мир внешний. Мы же будем рассматривать мир внутренний. Бесспорно вы согласитесь, что в своей голове нужно иметь своего царя, если, конечно, нет желания, чтобы вами владели всякие Родшельды.

Что такое информационная перегрузка

Определение инфоперегрузки (Information Overload) впервые было дано профессором информационных наук лондонского городского университета Дэвидом Боуденом (David Bawden) в исследовании 2008 года, названном «Темная сторона информации: перегрузка, тревожность и другие парадоксы и патологии» (The dark side of information: overload, anxiety and other paradoxes and pathologies). Соавтором его выступила коллега Боудена по университету — доктор информатики Лин Робинсон (Lyn Robinson), изучающая влияние получаемой информации на поведение человека.

Боуден и Робинсон определили информационную перегрузку как «состояние цивилизации, при котором объем потенциально полезной и актуальной информации, превышает возможность ее обработки средним человеком и становиться помехой, а не подспорьем». Простой пример. Человеку нужно построить дом, но он его не строит, потому что безнадежно застрял на этапе изучения информации о том, как строить дом.

Виды информационной перегрузки

1. Информационный вампиризм — зависимость от информации, получаемой через Интернет или телевидение. Человек не отрывается от телевизора или не вылезает из глобальной сети, что по сути приобретает форму бегства от личных проблем и компенсации жизненной неустроенности. Это похоже на любую химическую зависимость — алкоголизм, наркоманию и прочие зависимости.

2. Многозадачность — необходимость заниматься несколькими делами одновременно. Но, как уже не раз доказано опытным путём, в один момент времени человек может заниматься лишь одним делом, держа в кратковременной памяти от 5 до 7 элементов. В такой атмосфере человек тратит гораздо больше энергии на переключение внимание между объектами концентрации, чем на саму работу, потому что каждый раз при переключении приходится, как бы, освежать память. Это похоже на работу оперативной памяти компьютера или телефона, когда переключаясь между приложениями происходит их частое обновление. О таком виде инфоперегрузки можно сказать, что человек только «делает вид, что работает», так как его продуктивность невелика.

3. Добывание фактов — ситуация, в которой на пути к полезным и ценным сведениям нужно «перелопатить» огромный массив информации, и факты накапливаются, но не усваиваются. Это «куркульный» подход также опасен, так как неизбежно превращает всю потенциально полезную информацию в бесполезный хлам (не применённую).

Информационный взрыв.

Информация в современном мире накапливается угрожающими темпами — согласно словам Эрика Шмидта (Eric Schmidt), бывшего CEO Google, «От начала цивилизации и до 2003 года было создано около 5 Экзабайт (5 000 000 000 Гб) информации. Теперь человечество создает столько данных всего за 2 дня».

Цифровая Вселенная растет быстрее, чем предполагалось в самых смелых прогнозах: специалисты из аналитической фирмы International Data Corporation (IDC) предполагали, что к началу 2011 года человечество накопит до 1,8 Зб информации, однако масштабное исследование корпорации ICANN выявило наличие 2,56 Зеттабайта цифровых данных в мире уже в сентябре того же года. Заметим, что гораздо более ранее исследование Бона и Шорта, указавших объем потребления информации в 3,6 Зеттабайта только для США, учитывало неоднократное обращение пользователя к одному и тому же источнику трафика (например, к серверам многопользовательских игр).

Объём информации в мире возрастает ежегодно на 30%. В среднем на человека в год в мире производится 2,5∙10 8 байт.

Медитация — пожалуй, самый эффективный из методов эмо-инфочистки и скорая помощь при переживании острого иноформационно-эмоционального перегруза. Перейдите, скачайте, сделайте. Будет еще много полезного, если подпишитесь на рассылку. Никакого спама.

Кстати, полезно будет знать, что в устройстве нашего организма есть система самозащиты от сверх эмоционального раздражения. Она называется «ступор». Если сравнить психику с автомобилем, то ступор будет соответствовать торможению «с полной блокировкой колес». Менее выраженная форма ступора — «легкое притормаживание» — это полюбившаяся многим депрессия. Депрессия — менее выраженная реакция на инфоперегруз.

Вот несколько советов, которые могут помочь в поддержании текущего порядка в голове.

• Собирайте только полезную информацию. Не пытайтесь узнать все обо всем: при нынешних темпах производства информации это невозможно.
• Будьте честны с самим собой. Если вас что-то беспокоит, не стоит «топить» свою тревогу в море ненужной информации.
• Не хватайтесь за несколько дел сразу, работайте над своими задачами поочередно.
• Планируйте свое время, выделяйте важные и второстепенные, срочные и не срочные задачи.
• Соблюдайте баланс между работой и отдыхом, высыпайтесь и отдыхайте (это самое сложное).
• Пользуйтесь прекрасной свойством мозга — забывать все лишнее и само-очищаться.

Ну и напоследок еще несколько любопытных фактов:

По данным экспертов, около 1 петабайта текстовой информации во всем Интернете, а также всё написанное человеком, статьи, книги, учебники и т. д. При этом объем памяти мозга по разным оценкам составляет порядка зетабайта. Однако человека нельзя рассматривать как устройство запоминания, типа как флешку, ведь он может создавать информацию самостоятельно, быть её источником. Флешки и компьютеры на такое не способны, поэтому это сравнение неприемлемо. И вообще, все информация существует по причине существования человека. Он центр, источник, пользователь.

• информационная перегрузка вызывает серьезный стресс и ведет к общему ухудшению здоровья,
• а чрезмерное использование социальных медиа может даже привести к потере кратковременной памяти!

По мере возможности избегайте информационной перегрузки. Предупрежден — вооружен.

Информационная перегрузка сознания становится всё более распространённой проблемой общества. Сегодня учёные говорят об этом как о вполне реальной угрозе для здоровья, ставя её в один ряд с другими факторами физических болезней.

Жизнь современного человека немыслима без информации. Мы живём в информационном потоке - стремительном, безграничном и быстро меняющемся. Доступность информации, её неохватный объём, возможность в любую секунду узнать то, что вас интересует и даже больше - это и есть современный информационный мир. Однако такая среда вовсе не помогает накапливать знания, развивать мозг и мышление. И, даже наоборот, может привести к информационной перегрузке сознания.

Это состояние возникает, когда количество поступающей полезной информации превосходит возможности её восприятия, т. е. наше сознание становится не способно справиться с таким информационным потоком. Наше сознание впитывает всю доступную для него информацию. Когда информации становится слишком много, мозг уже будет не в состоянии воспринимать настоящие знания, и наступает перенасыщение.

К сожалению, в большей или меньшей мере, состояние информационной перегрузки знакомо большинству из нас: сложность концентрации внимания, хаос в мыслях и сознании, проблемы с памятью, дезориентация, «застревание» в голове назойливой музыки или отдельных слов и фраз, постоянное желание «выговориться», напряжённость тела (челюстей и задней части шеи), бессонница, шум в ушах при засыпании, бормотание во сне. Также одним из серьёзных симптомов информационной перегрузки является тошнота в сочетании с неправильным положением тела, например, при работе за компьютером.

На первый взгляд может показаться, что подобные состояния являются преходящими и не особо опасными для здоровья. Однако это не так. Информационная перегрузка - это, прежде всего, серьёзный стресс, а стресс ослабляет иммунную систему. Организм лишается своей природной защиты и становится уязвим для болезней. Поэтому сегодня многие специалисты не безосновательно считают, что информационная перегрузка опасна, как и любое другое заболевание, и без должного внимания способна вызывать серьёзное ухудшение здоровья.

Существует несколько причин возникновения информационной перегрузки. Первая, и наиболее распространённая, - это зависимость: неконтролируемое многочасовое просиживание в интернете или у телевизора. В психологическом смысле такая зависимость имеет много общего с другими видами зависимости и имеет ту же основу: «позволяет» отключиться от реального мира и своих проблем, оставить их решение на потом. Такая мнимая компенсация только усугубляет существующие проблемы.

Вторая причина - неумение планировать работу: желание «сделать всё и сразу». Наибольшую перегрузку мы испытываем тогда, когда пытаемся сделать несколько дел одновременно. На переключение между задачами уходит гораздо больше сил, что приводит к уменьшению продуктивности мышления и переутомлению.

Третья - по мере выполнения одной задачи вы отвлекаетесь на другие вопросы, которые, возможно, также связаны с вашей основной задачей, но всё же требуют затрат энергии.

Четвёртая - общая усталость организма, вызванная недостатком сна. В этом случае информационная перегрузка создаёт дополнительное давление на мозг и нервную систему.

Здесь мы перечислили только основные, наиболее распространённые причины появления информационной перегрузки. К каким последствиям может привести такое состояние и как с ним бороться?

Последствия информационной перегрузки

Одним из последствий информационной перегрузки является долгосрочная потеря сна. В результате этого нервная система и мозг не способны переключиться на другой режим, и человеку даже может казаться, что он не нуждается во сне. Другие последствия информационной перегрузки:

• повышенная утомляемость;
• отсутствие аппетита;
• агрессивность, возбудимость;
• приступы гнева и раздражительности;
• панические и депрессивные состояния, навязчивый страх;
• ухудшение работоспособности мозга и памяти;
• обострение хронических заболеваний.

Как бороться с информационной перегрузкой?

1. Чётко планируйте задачи, цели и объёмы работы, не отвлекайтесь на второстепенную информацию.

2. Составляйте план рабочего дня, выделяя главные и второстепенные задачи.

3. Выполняйте задачи поочередно, по одной.

4. При возникновении идеи, не связанной с текущей задачей, запишите её, и продолжайте работать над основной.

5. Не пытайтесь запомнить всё, выделяйте и «фильтруйте» необходимую информацию.

7. Не забывайте о своевременном отдыхе и сне. Перерыв - это не потеря времени, а хорошая «перезагрузка» мозга.

8. Не засыпайте с включённым радио или телевизором. Во время сна мозг должен максимально отдохнуть.

9. В перерыве постарайтесь отключиться от всей работы.

При всех преимуществах информационных технологий и революции в средствах связи, нельзя не видеть темную сторону этих явлений. Информационная перегрузка и распыление внимания стали сегодня настоящим бичом управленцев, а им как воздух необходимо, не отвлекаясь, синтезировать информацию из многочисленных источников, размышлять о значении сведений, оценивать, принимать верные решения и формировать распоряжения. И сегодня актуален совет Питера Друкера - в своем расписании резервировать большие блоки времени, не отвечать на звонки сразу, а делать ответные звонки один или два раза в день в специально отведенное время.

Каждый из вызовов менеджеру, описанных Друкером еще в 1967 году, актуален и сегодня. Беспрерывные встречи, постоянное ожидание командировок, беспорядочные обеды-­ужины, неизбежные в силу PR обязанностей. Добавим поток электронной почты, горы прочей информации и растущее разнообразие всякой чуши из блогов, твиттеров, социальных сетей, наполняющее вездесущий мобильный телефон, с помощью которого менеджер надеется общаться со своей организацией. Поэтому в течение дня он пытается втиснуть планы в хаос реальности. Однако, авторы статьи «Выздоровление после информационной перегрузки» Дин Дерек и Кэролайн Уэбб уверены: существует достаточно простое решение этой проблемы. В первую очередь, следует осознать три вещи:

1. Многозадачность - ужасный всепобеждающий механизм, убивающий эффективность и креативность. Остановите его.

2. Чтобы избежать информационной перегрузки, нужна мощная самодисциплина. Менеджеру нужна воля, чтобы сосредоточиться и отбросить неважное. Золотая середина, разумеется, лежит между сохранением выгод общения и излишним нарушением порядка в делах.

3. Обязанность лидера быть хорошим примером никуда не исчезла. Руководитель должен являть собой пример упорядоченности. Поскольку ни один из членов организации не работает в изоляции, опасность информационной перегрузки грозит каждому. Изменение общей культуры внедрением здоровых правил информационного обмена стало новой важной обязанностью руководителя XXI века.

Угрозы многозадачности

Многозадачность замедляет работу. Опыты показали 30% увеличение времени решения задач и удвоение числа ошибок в режиме многозадачности. Многозадачность позволяет быстро решать простые проблемы, сложные требуют концентрации и удержания в памяти значительного объема информации по одной задаче, что сложно при одновременной обработке нескольких задач. Часто многозадачность используют для того, чтобы увильнуть хоть на время от решения сложной или неприятной проблемы.

Многозадачность - помеха креативности. Специалисты Гарвардской Школы Бизнеса провели исследование, охватившее более 9000 специалистов, работавших над проектами, требовавшими творческого подхода. Обнаружено, что вероятность проявления творческого мышления выше, если люди сфокусированы на работе над одной задачей, и сотрудничают только с одним коллегой. Сама природа творческого мышления построена на удержании в сознании нескольких сущностей и поиске связей между ними, а затем в объединении их в новый объект. Многозадачность, переключающая сознание, резко снижает вероятность обнаружения и объединения новых связей.

Многозадачность - источник стресса, исследования Reuters показали заметное снижение удовлетворенности работой и ухудшение рабочих взаимоотношений при перегруженности менеджеров информацией. Кроме того, многозадачность вызывает привыкание, проявляется это, например, в неспособности игнорировать вибрацию смартфона в ходе важной работы.

Важно понимать, что информационные перегрузки - проблема не конкретных сотрудников, а всей организации в целом, и требуется соответствующее решение на уровне команд и всего рабочего коллектива. Для снижения негативного эффекта таких перегрузок необходимо работать на уровне культуры организации и вводить соответствующие нормы, способствующие внедрению более эффективных подходов к работе с информацией.

Сфокусировать усилия

Поток информации, сваливающейся на менеджера в течение дня, способен заглушить любые попытки сконцентрироваться на важных и сложных проблемах, которые к тому же зачастую неприятны. Чтобы не отвлекаться от важных проблем, реализуют стратегию «Время одиночества», когда внешний поток информации выключается. Опросы дают такие примеры реализации: время от 6­.30 до 8.­00; время в пути: любое время в течение дня; радикальный метод «Не отвечаю и не просматриваю любой из мейлов, которые не хочу смотреть, у меня нет мобильного телефона, нет BlackBerry. Мой лозунг: «Не хочу быть коннектед, хочу дисконнекта».

Забыться

Давать мозгу передышку. И исследователи и практикующие топ-­менеджеры рекомендуют практику принудительного бездействия мозга. Одним помогает йога, другим прогулка, Хороши физические нагрузки, эмоциональное взаимодействие с другими людьми.

Фильтровать информацию

Даже если «выключить» входящий поток информации, накопившиеся сообщения все равно найдут адресата, и некоторые из них станут «посмертными». Поэтому создание стратегии фильтрации совершенно неизбежно.

Здесь важно хорошо налаженное делегирование. Нельзя читать все. Некоторые не отвечают на письма, которые адресованы им как копия, считая, что никаких действий копии не потребуют. Окружающие должны понимать, что заслуживает внимания руководителя, присылать информацию лишь после необходимой обработки и не ждать немедленной реакции.

Очевидно, даже успешное изменение образа действий в отношении обработки и перенаправления информации внутри организации не избавит руководителей от постоянной потребности в точных и своевременных данных и сведениях. Томас Давенпорт и Джим Хагеман Снейб говорят о том, как выстраивать потоки информации, поступающей к менеджерам.

Почти все руководители просят еще и еще информации, и побыстрей. Но быстро получить информацию и быстро принять решение - разные вещи. Компании стремятся выполнить информационные запросы менеджеров, однако доступ к корпоративным данным часто происходит заметно медленнее, чем поиск в сети Интернет.

Распространенной проблемой является гибкость информации. Стандартные отчеты часто читают только их создатели, их информативность в условиях высокой динамики событий невелика, и если руководитель берется за их изучение, он тратит самый важный ресурс - свое время. Это порождает следующий вопрос: «А какую информацию нужно обрабатывать и присылать как срочную?» Опросы руководителей показывают, что они хотели бы получать информацию быстрее, однако требования к ее содержанию разнятся очень сильно. И, как правило, руководители запрашивают намного больше информации, чем они могут использовать. Важно, что узким местом является сам процесс принятия решений, а не скорость информационного потока. Поэтому ориентироваться нужно не на достижение непосредственно гибкости и скорости предоставления информации, а на поддержание за счет такого информационного потока своевременности, гибкости и адекватности решений.

Причины замедления поступления релевантной информации

Первая причина - приоритетность именно высококачественной информации. Стремление избежать «многих версий одной истины» приводит к задержке первичной информации при обработке и изложении ее в форматах стандартных отчетов. Затем данные поступают в информационное хранилище. Получается блок обработанной информации, например «Продажи за квартал». Но подготовка таких блоков должна предшествовать появлению потребности в них. В противном случае полезность сильно сокращается. С другой стороны, многие руководители ограничивают себя в запросах, понимая, какой шторм активности вызывает каждое требование данных.

Часто информация появляется как результат прописанных во времени бизнес­-процессов. Например, финансовая информация готовится по определенному графику, и его изменение требует модификации бюджетирования, отчетов о прибылях и убытках, бухгалтерской системы. Затраты на изменения не должны превышать полученные выгоды.

Своевременность доступа к данным имеет значение

Усвоение данных человеком не происходит мгновенно. Время, необходимое для осознания информации является частью цикла времени, учитываемого информационным менеджментом. Поэтому важно, чтобы руководитель определял свои потребности в информации быстро и гибко, и задавал график предоставления данных. Доступность любой информации в любое время - не лучшая из идей, даже если бы это было возможно.

Сегодня превалирует стиль принятия решений, основанный на фактах. Причем современный подход основан скорее на вытягивании, чем на продвижении информации к потребителю. Менеджеры сами выбирают и скачивают необходимую информацию, которую затем обрабатывают с помощью современного программного обеспечения. Реинжиниринг процессов может радикально снизить время подготовки решения. Но, как и всякий процесс, обеспечение информацией требует ресурсов. Поэтому нужно выявлять, какую именно информацию необходимо предоставлять срочно.

Какая информация важна?

В каждой отрасли есть информация, получать которую критически важно для игроков. Срочность получения определенных данных также определяется отраслевой спецификой.

Кроме того, критерии срочности получения информации зависят от того, на подъеме или на спаде находится экономика. Как показали исследования, стабилен интерес к таким показателям, как качество, доля рынка, новости о конкурентах, удовлетворенность потребителя. Ко всем остальным показателям интерес во время экономического спада выше, чем при растущей экономике, так же как и желание быстрее получать информацию. Во время кризиса самыми важными данными считают: денежный поток, риски, моделирование бюджета/сценариев. В обычных условиях самым важным считают: качество, удовлетворенность сотрудников и их производительность.

Некоторые виды информации просят предоставлять чаще. Самое быстрое движение информационных потоков наблюдается в данных о продажах, новостях конкурентов и потребителей. Самый медленный поток - удовлетворенность сотрудников, доля рынка, удовлетворенность потребителей, сценарии планов и моделирование.

Результаты опросов подтверждают, что нет нужды в предоставлении всей информации в реальном времени. Причинами, исключающими данные из списка срочных, могут также быть:

Ритм информирования коллег и конкурентов, под него подстраиваются менеджеры;

Естественные процессы, например, если состояние продукта изменяется ежегодно, не нужно его контролировать еженедельно.

В трудные времена многие компании ускоряют информационные процессы.

Альтернатива: точность или своевременность

Нередко ускорение движения данных исключает возможность перепроверки и корректировки. Но скорость часто важнее точности. Тем не менее, опросы показали нежелание менеджеров идти на значительное снижение точности во имя скорости.

Для того чтобы информация была признана полезной, она должна быть подтверждена.

Менеджеры требуют 100% точности в отношении наличности, денежного потока, поступлений и оплат, расходования бюджета и затрат.

Как ускорить нужную информацию

Определяют ключевые решения стратегического и операционного уровня и требуемую для этого информацию. Выявляются точки, в которых происходят задержки. После ранжирования категорий информации по срочности рассматривается вопрос о периодичности и необходимой гибкости обработки информации. Определяется, какая информация должна поступать в форме стандартных отчетов и какую менеджерам удобнее получать методом «вытягивания» (эта информация доступна он-лайн). Полезно вместо полных отчетов публиковать предупреждения о том, что какие-­либо параметры вышли за установленные пределы - они будут подталкивать менеджеров к вытягиванию сопутствующих сведений.

После завершения изменений процессов можно сосредоточиться на ускорении и гибком подходе в работе IT­-служб. Вовлекаются два ресурса - люди и техника. Руководители вместе с аналитиками определяют, какая информация должна поступать первой, создают напоминания, опросы, форматы отчетов и предупреждений, которые бы действительно помогали в обосновании решений.

Следующий шаг - исследование возможностей своевременного обеспечения информацией. Аналитики и специалисты IT проводят обучение. В терминах технических инноваций ускорение и обеспечение гибкости информации может означать:

Приложения для быстрых запросов и интерактивного анализа;

Перемещение большей части информации в информационное хранилище с прямым доступом пользователей;

Новые типы баз данных с быстрым доступом, оптимизированные для обслуживания запросов и составления отчетов в большей мере, чем для передачи данных;

Более быстрые процессоры персональных компьютеров и серверов, предназначенных для ответов на запросы и анализа данных;

Простое в использовании программное обеспечение для обращения к базам и анализа, не требующее множества кликов.

Все вместе взятое способно сократить цикл обработки информации, сделать более гибким и быстрым процесс мониторинга и принятия решений, обеспечив быстроту управленческой реакции. Важно помнить: при наступлении кризисной ситуации негибкая и медленная система поступления информации увеличит список ваших проблем.

Необходимость перезагрузки

Нет смысла вздыхать о счастливом времени, когда Питер Друкер давал свои рекомендации. Сейчас совсем другие возможности и стиль жизни. Новые возможности породили новые моральные комплексы. Сегодня менеджер испытывает чувство вины за отсутствие ответа на мейл в течение 24 часов, неприлично «прятаться» от своей команды, даже будучи за рулем, или по вечерам, и постоянные коммуникации порождают гордое чувство необходимости.

Многозадачность не подвиг, а нечто противоположное. Всем ясно, что поджог ресурсов компании вредит ее успеху, это же относится и к интеллектуальным ресурсам.

Руководители должны заниматься только своей зоной ответственности. При этом нужны усилия и умение делегировать полномочия, обучать подчиненных, ставить задачу, и формировать правильные ожидания сторон. Такой подход сработает, только если новые правила работы открыто и честно обсуждены, разработаны и приняты во всем коллективе.

Выгоды облегчения информационных перегрузок, получаемые в эффективности, креативности, морали, значительно превышают затраты усилий. И чем больше нужны выгоды, тем легче идет создание нового стиля работы.

При подготовке статьи также были использованы следующие материалы:

1. Dean, Derek; Webb, Caroline. Recovering from information overload // McKinsey Quarterly. 2011, Issue 1. p. 80­88.

2. Davenport, Thomas H.; Snabe, Jim Hagemann. How Fast and Flexible Do You Want Your Information, Really? // MIT Sloan Management Review. Spring 2011, Vol. 52 Issue 3. p. 57­62. Темы.