Составление таблиц в экселе. Форматирование данных ячеек. Основные элементы окна Excel

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

• сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
• затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

1. Выделите любое количество строк и столбцов.

1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl +T .

1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

1. Сразу после этого у вас появится новое окно.

1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

1. Затем нажимаем на кнопку «OK».

1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

• открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
• создать новую пустую книгу;
• посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
• выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
• продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
• войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

• ячейки;
• строки;
• столбцы;
• целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

• вручную или автоматически изменить высоту строк;
• вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
• скрыть или отобразить ячейки;
• переименовать лист;
• изменить цвет ярлыка;
• защитить лист;
• блокировать элемент;
• указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

• изменить формат отображаемых данных;
• указать выравнивание;

• выбрать любой шрифт;

• изменить границы таблицы;

• «поиграть» с заливкой;

• установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

1. Введите там следующую команду.

=C3*D3

1. Теперь нажмите на клавишу Enter . После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

1. Выделите область данных.

1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C .
2. Откройте документ
3. Теперь используем кнопки Ctrl +V .
4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент .

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl +P . В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc . В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

1. Снова нажимаем на Ctrl +P . Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку , в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Как составить таблицу в Excel, инструкция.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Такая программа как Excel предназначена для создания таблиц и проведения с её помощью различных . На первый взгляд, данная программа, возможно, выглядит сложной и непонятной.

Но, на самом деле, если уделить ей немного времени, то вы увидите, насколько она удобна в использовании. Но для начала стоит поближе познакомиться с основными инструментами, которые потребуются для создания простейшей таблицы в Excel.

Вообще, данная программа представляет собой книгу, в которой, по умолчанию, сразу установлено три листа, и они, уже, казалось бы, имеют ячейки, как того требует табличный вариант. Но не всё так просто. К этому вернёмся чуть позже.

Итак, в верхней части листа располагаются рабочие инструменты, которые, по мнению разработчиков, используются чаще всего. В целом это действительно так.

Но, если вам нужно что-то иное, тогда вы можете просмотреть в категориях то, что вам нужно. Здесь по умолчанию в самой первой верхней строке стоит «Главная» со всеми необходимыми инструментами.

После неё уже идут менее часто используемые категории «Вставка», «Разметка страницы» и другие. В каждой из них находятся дополнительные функции, которые могут пригодиться пользователю во время создания таблиц или произведения расчётов.

Давайте теперь поближе познакомимся с тем, как же создать таблицу при помощи инструментов Excel.

Варианты создания таблицы

Чтобы составить таблицу можно использовать два варианта:

• Первый заключается в том, чтобы записать все исходные данные и после этого отметить границы;
• Второй заключается в том, что вначале отмечаются границы и таблица приводиться в нужный вид, а уже потом производиться её заполнение.

Честно сказать, думаю, что второй вариант, наиболее уместен в работе с данной программой. Но кому как удобно. Теперь пойдём по порядку.

Как отмечаются границы

Столкнувшись с вопросом, как составить таблицу в Excel, вначале стоит определиться с тем, что в ней будет указано. То есть продумать её шапку и содержание.

Два данных критерия, позволят определиться вам с количеством необходимых столбцов для заполнения всех требуемых параметров. После этого приступаем к работе с границами.

В этом случае нам на помощь придут инструменты из раздела «Шрифт», что находятся на вкладке «Главная», или можно перейти на вкладку «Вставка», и выбрать таблицу. Появится окошко, в котором следует указать размер таблицы, то есть с какой ячейки до какой ячейки.

Также, как вариант, можно использовать контекстное меню, которое раскрывается при нажатии на правую кнопку мышки. В этом случае кому как удобно.

Разметка границ

Теперь перейдём к разметке границ. Если обратить внимание, то при наведении мышки на лист, в том месте, где имеются ячейки, то она приобретает не совсем привычный для нас вид, то есть становиться крупным белым плюсом. Именно благодаря этому можно выделить основной диапазон таблицы.

Для выделения необходимого для таблицы диапазона отсчитываете нужно количество ячеек в верхней и боковой части. Затем, нажимаете на верхний правый угол вашей будущей таблицы, например, на ячейку A1, она должна загореться чёрным контуром и растягиваете до нужной буквы по верней строке и нужного числа с боку.

Таким образом, буквы и числа будут гореть другим цветом, а ячейки по границам выделяться чёрным. После этого, щелкаете по правой клавише мышки и из контекстного меню выбираете строчку «Формат ячеек» и переходите на вкладку «Граница».

Здесь нажимаете на рисунки, где имеется подпись «Внутренние» и «Внешние». Нажимаете «ОК».

И ещё пока перед вами будет открыто окошко «Списки» перейдите на вкладку «Выравнивание» и установите галочку напротив «Переносить по словам», а затем на «ОК», чтобы в дальнейшем у вас не возникло никаких сложностей. Так перед вами появиться ваша таблица.

Следующий способ создания границ в таблице

Есть ещё один, лёгкий вариант — нажимаете в верхней строчке с инструментами, расположенными на вкладке «Главная» в разделе «Шрифт», по расчерченному квадрату.

Так обозначен инструмент по работе с границами. С правой стороны возле него есть перевёрнутый треугольник. Щёлкните по нему и выберите из меню строку «Все границы».

И, думаю, самый простой вариант заключается в использовании горячих клавиш «Ctrl+1». Вначале выделяете нужный диапазон, затем одновременно зажимаете «Ctrl+1». Затем сразу в окошке «Формат ячеек» отмечаете границы «Внутренние» и «Внешние».

Потом переходите на вкладку «Выравнивание» и выставляете «Переносить по словам».

Работа со столбцами

После определения границ и создания таблицы переходим к основной части – работе со столбцами. Пожалуй, начну с того, что, прежде всего, стоит определиться с несколькими инструментами, в которые по мере перемещения мышки по ячейке, она может превращаться.

Если навести курсор на верхний угол ячейки, перед вами мышка из белого плюса превратиться в черный крестик, у которого справа и слева имеются стрелки.

При помощи данного инструмента можно увеличивать или уменьшать ширину столбца. Если столбец нужно расширить не по длине, а по ширине, тогда проделываете то же самое.

Только в этом случае наводите мышку на нужный номер строки и нажимаете на ячейку из первого столбца. После того как ячейка загорится, наводите мышку на левый нижний угол и увеличиваете ширину строки.

Кстати, если навести курсор на правый нижний угол, прямо в стык между ячейками, белый плюс меняется на маленький чёрный крестик. Данный инструмент позволяет выделять информацию из одной ячейки и копировать с её применением для всего столбца.

Его очень удобно применять при использовании одной и той же для всего столбца. Например, у вас имеется в шапке такой критерий как «Стоимость» и её нужно посчитать для каждой единицы товара.

Для этого нам нужно цену за единицу товара умножить на его количество. Данную формулу записываем в «Стоимости» и нажимаем на «Enter». Затем копируем формулу для всего столбца с помощью чёрного крестика и всё.

Ещё один маленький совет, при , чтобы не тратить лишнее время на перещёлкивание мышкой на новую ячейку для её заполнения каждый раз, используйте клавишу «Tab».

Только имейте в виду, в этом случае заполнение информации будет происходить, начиная с первой ячейки по горизонтали. Как только все табличные данные в одной строке будут закончены, щёлкаете по первой ячейке следующей строки и дальше продолжаете заполнять.

Заключение

Таким образом, при возникновении вопроса, как составить таблицу в Excel, то, как можно увидеть, сделать это достаточно просто. Да и работать с данной программой не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Самое главное — иметь желание и терпение, для того, чтобы разобраться с её основными функциями, а там уже будет гораздо легче.

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>>

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» - «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» - «Ширина столбца» - вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 - количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+"=").

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+"=".

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» - «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Для любого офисного работника или студента, да и каждого человека, связанного с компьютерами в повседневной жизни, совершенно необходимо уметь обращаться с офисными программами. Одной из таких и является Microsoft Office Excel. Для начала рассмотрим, как сделать таблицу в Excel.

Основы

В первую очередь пользователь должен осознавать, что создание таблицы в Excel - простейшее дело, ведь программная среда этого офисного приложения создана изначально именно для работы с таблицами.

После запуска приложения перед пользователем появляется рабочая область, состоящая из множества ячеек. То есть вам не надо задумываться, как сделать таблицу в Excel собственными руками, потому что она уже готова. Всё, что нужно сделать пользователю, это очертить границы и ячейки, в которые он будет вносить данные.

У начинающих пользователей возникает естественный вопрос о том, что делать с ячейками при печати. В этом случае необходимо понимать, что на печать выводятся только те, которые вы очертили, именно они в итоге будут вашей таблицей.

Создаём первую таблицу

Для этого выделяем необходимую нам область, зажав левую кнопку мышки. Допустим, нам необходимо посчитать доход семьи за месяц, в котором 30 дней. Нам необходимо 3 столбца и 32 строки. Выделяем ячейки A1-С1 и растягиваем их вниз до А32-С32. Затем на панели находим кнопку границы и заливаем всю область так, чтобы получилась таблица в сетку. После этого приступаем к заполнению ячеек. В первой строке заполняем заголовок таблицы. Первый столбец озаглавим "Дата", второй - "Приход", третий - "Расход". После этого приступим к заполнению значений таблицы.

Надо заметить, что окрашивать границы таблицы и ячеек можно по-разному. Программа предоставляет пользователю различные варианты оформления границ. Это можно совершить следующим способом. Выделив необходимую область, нажимаете на неё правой кнопкой мышки и выбираете "Формат ячеек". Затем переходите на вкладку "Границы". Здесь имеется достаточно понятный интерфейс с образцом. Вы можете поэкспериментировать с выбором способа окрашивания границ вашей таблицы, а также типом линий.

Существует также немного другой способ попасть в это меню. Для этого нажимаем в верхней части экрана на панели управления на кнопку "Формат". В раскрывшемся списке выбираете "Ячейки". Перед вами появится точно такое же окно, как и в предыдущем варианте.

Заполнение таблицы

Разобравшись, как сделать таблицу в Excel, приступим к её наполнению. Для облегчения этой процедуры существует функция автозаполнения ячеек. Понятное дело, что в реальной ситуации таблица, которую мы создавали выше, будет заполняться построчно в течение месяца. Однако в нашем случае вам лучше заполнить ячейки столбцов "Приход" и "Расход" собственноручно.

Для заполнения столбца "Дата" воспользуемся функцией автозаполнения. В ячейке А2 укажем значение "1", а ячейке А3 присвоим значение "2". После этого выделим две эти ячейки мышкой и наведём указатель на правый нижний угол выделенной области. Появится перекрестие. Зажав левую кнопку мышки, растянем эту область до ячейки А31. Таким образом у нас получилась таблица данных в Excel.

Если вы всё сделали правильно, то у вас должен был выйти столбец с цифрами от 1 до 30. Как понимаете, Excel автоматически определил арифметический принцип, по которому вы собирались заполнять столбец. Если бы вы указали последовательно цифры 1 и 3, тогда программа выдала бы вам исключительно нечётные числа.

Подсчёты

Таблицы в Excel служат не только для хранения данных, но и для подсчета значений, исходя из введённых данных. Теперь разберёмся, как сделать таблицу в Excel с формулами.

После заполнения таблицы у нас осталась незаполненная нижняя строка. Сюда, в ячейку А32, вносим слово "Итого". Как вы поняли, здесь мы рассчитаем суммарный доход и расход семьи за месяц. Для того чтобы нам не пришлось вручную с помощью калькулятора рассчитывать итог, в Excel встроено множество различных функций и формул.

В нашей ситуации для подсчета итогового значения нам пригодится одна из простейших функций суммирования. Есть два способа сложить значения в столбцах.

1. Сложить каждую ячейку по отдельности. Для этого в ячейке В32 ставим знак "=", после этого щелкаем на нужной нам ячейке. Она окрасится в другой цвет, а в строке формулы добавятся её координаты. У нас это будет "A2". Затем опять же в строке формул ставим "+" и снова выбираем следующую ячейку, её координаты также добавятся в строку формулы. Эту процедуру можно повторять множество раз. Её можно использовать в тех случаях, если значения, необходимые для формулы, находятся в разных частях таблицы. По завершении выделения всех ячеек нажимаем "Enter".
2. Другой, более простой способ, может пригодиться, если вам необходимо сложить несколько смежных ячеек. В таком случае можно воспользоваться функцией "СУММ()". Для этого в ячейке В32 также ставим знак равенства, затем русскими заглавными буквами пишем "СУММ(" - с открытой скобкой. Выделяем нужную нам область и закрываем скобку. После чего нажимаем "Enter". Готово, Excel посчитал вам сумму всех ячеек.

Для вычисления суммы следующего столбца просто выделяем ячейку B32 и, как при автозаполнении, перетаскиваем в ячейку С32. Программа автоматически сместит все значения на одну ячейку вправо и посчитает следующий столбец.

Сводка

В некоторых случаях вам могут пригодиться сводные таблицы Excel. Они предназначены для совмещения данных из нескольких таблиц. Для создания такой выделите вашу таблицу, а затем на панели управления выберите "Данные" - "Сводная таблица". После серии диалоговых окон, которые могу помочь вам настроить таблицу, появится поле, состоящее из трёх элементов.

В поля строк перетащите один столбец, который вы считаете основным и по которому хотите сделать выборку. В поле данных перетащите столбец с данными, которые должны быть посчитаны.

Поле, предназначенное для перетаскивания столбцов, служит для сортировки данных по какому-либо признаку. Сюда вы также можете перенести необходимое условие/фильтр для выборки данных.

Заключение

Прочитав эту статью, вы должны были научиться создавать и работать с простейшими видами таблиц, а также осуществлять операции с данными. Мы кратко рассмотрели создание сводной таблицы. Это должно вам помочь освоиться в среде Microsoft Office и чувствовать себя увереннее в программе Excel.

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора MS Excel. Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.

Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого документа в Excel. Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию. Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций». Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое. Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню. Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора. Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже заполненная таблица (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию. Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

• Выделить таблицу или блок информации;
• Открыть кладку «Данные»;
• Кликнуть на иконку «Сортировка»;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

• В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь).
• Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
• Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17. Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже. В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить. СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ».

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17». Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого. К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

• Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица». Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
• С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
• Нажмите ОК, чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон. При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Добавление графиков/диаграмм

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек.

Чтобы создать диаграмму/график, нужно:

• Полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их;
• Откройте вкладку вставки;
• В поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма. Поднесите к иконке указатель и выберите внешний вид элемента;

Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Тематические видеоролики: