В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.
Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.
Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.
Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.
И дополнительные требования:
- наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
- преднастроенный модуль управления договорами;
- планшетная версия;
- мобильные клиенты.
Сравнение
Рассмотрим, как реализуются эти функции в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow и 1С: Документооборот 8. Все эти системы объединяет общая концепция, основанная на сочетании классической СЭД и средств управления бизнес-процессами. Объединяя преимущества электронного документооборота и BPM-систем, компании получают развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности.
Функциональность и возможности интеграции
Directum
К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.
Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.
ELMA
Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.
К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.
Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.
Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.
У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.
Optima WorkFlow
К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.
1С: Документооборот 8
Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.
Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).
Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.
Интерфейсы
Directum
Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.
Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.
Рис. 1. Интерфейс системы Directum
Docsvision
В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.
При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.
Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision
ELMA
Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.
Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.
Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.
Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.
Рис. 3. Интерфейс ELMA
Optima WorkFlow
Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).
Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.
Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.
Можно проектировать карточку задания при создании поручения.
Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.
Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow
1С: Документооборот 8
Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.
Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.
Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8
Функции поиска
Directum
К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.
Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.
Docsvision
В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.
Недостаток – медленное действие панели просмотра.
ELMA
В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.
Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.
Optima WorkFlow
Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.
Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.
1С: Документооборот 8
Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.
В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.
Административные настройки
Directum
Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.
Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.
Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum
Docsvision
Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.
Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision
ELMA
Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.
Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA
Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.
Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.
Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA
В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.
Optima WorkFlow
Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.
Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.
Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».
Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow
1С: Документооборот 8
Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.
Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.
Моделирование бизнес-процессов
Directum
В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.
Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum
Docsvision
Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.
Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.
Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision
ELMA
Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.
Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.
Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA
Optima WorkFlow
В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.
Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow
Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.
Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.
Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.
1С: Документооборот 8
В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.
Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8
Безопасность данных и действий
Directum
Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.
Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы.
Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.
Docsvision
Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.
ELMA
Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:
- Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
- Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
- Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.
В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.
Optima WorkFlow
Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.
К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.
1С: Документооборот 8
Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.
Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.
Заключение
Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum.
Документооборот необходим каждой компании, и происходить он может в разном виде. Иногда этот процесс осуществляется как передача бумаг между директором организации и бухгалтером, а иногда представляет собой множество операций, связанных с электронными документами, т.е. так называемый Электронный Документооборот .
В больших компаниях документооборот требует значительных усилий, так как поддержание порядка в делах в подобных случаях представляет собой достаточно сложную задачу.
Для того чтобы обеспечить порядок в документации предприятия и повысить эффективность работы с бумагами, можно использовать систему документооборота электронного типа.
Приложение, которое называется ELMA: «Электронный документооборот» дает возможность выполнять хранение, регистрирование, поиск, визирование и наблюдение за действиями над документами в автоматическом режиме. Применение ELMA помогает заставить документы той или иной компании на самом деле работать.
Видео по системе управления бизнесом ELMA
Системы управления электронного типа отечественного происхождения часто
имеют громоздкий интерфейс, который пугает некоторых пользователей.
Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным
интерфейсом.
Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового
хранилища, который подойдет даже пользователям без большого опыта
применения компьютеров.
Что касается дополнительных функций, то доступ к ним обеспечивается с помощью специальных кнопок и удобных меню. Такой подход дает возможность пользователю видеть только элементы, необходимые ему в работе. Остальные при этом остаются скрытыми, но в случае надобности могут стать доступными. Это позволяет освоиться в данной системе после нескольких раз ее использования.
Простой интерфейс не мешает существованию обширного функционала, обеспечивающего выполнение достаточно сложных работ связанных с документооборотом компании.
Описываемое приложение дает возможность организовать учет документооборота и усовершенствовать работу делопроизводителя, но не предполагает серьезных знаний пользователя в сфере электронного документооборота.
Ввод документов и их регистрация
Как ввод, так и регистрирование документов в этой системе производится очень просто, что достигается использованием хорошо понятного интерфейса. Он представляет собой мастер, который включает определенное количество шагов. Все что требуется для введения документа в систему это нужные реквизиты и прикрепление документа электронного типа.
Исходя из этих данных, система может создать карточку документа, на которой будет храниться вся информация, которая его касается. Если же есть необходимость произвести регистрацию, то нужно будет ввести определенные атрибуты регистрации. Все описываемые действия могут быть более простыми или более широкими, это зависит от особенностей настройки.
В системе все документы могут иметь сколько угодно версий файлов. В качестве текущего файла будет использоваться только одна версия, а все остальные будут устаревшими или черновыми вариантами. Такой подход позволяет на одной карточке сохранять всю имеющуюся информацию об изменениях документа. Также стоит заметить, что варианты документа, изменяющиеся в ходе обработки, согласования и многих других операций могут быть представлены в разных форматах. Большое количество версий одного документа дает возможность избавиться от проблем и от необходимости создания нескольких карточек.
Многие компании имеют дело с информацией, которая представлена в бумажном виде. При применении системы ELMA есть возможность вводить документы бумажного типа. Приложение, которое имеет название ELMA Агент, дает возможность в автоматическом режиме сохранять сканированные копии документов в системе документооборота компании. Это означает, что введение в систему документов бумажного типа не сложнее, чем введение их электронных аналогов. При этом на компьютере не потребуется устанавливать дополнительных программ и выполнять лишние действия, связанные с сохранением и сканированием.
Для того чтобы в ELMA можно было зарегистрировать документ, применяется инструмент под названием Канцелярия. Каждый документ в Канцелярии имеет свой регистрационный номер и оснащается специальной контрольной карточкой.
Архив документов электронного типа
В ELMA для всех имеющихся документов создается хранилище, которое называется электронным архивом. С помощью Архива можно очень быстро найти нужный документ, используя либо его название, либо некоторые реквизиты.
При этом каждый пользователь может ознакомиться исключительно с теми документами, к которым у него есть доступ. Если к каким-либо документам доступа нет, он не сможет их увидеть.
В Архиве у всех документов есть свои индивидуальные карточки, с помощью которых можно получить все необходимые данные – реквизиты, версии документа и различные виды деятельности с ним связанные.
Движение документов в компании
Системы, предназначенные для электронного документооборота, предоставляют отличную возможность для обеспечения деятельности, связанной с документами. Исполнители при этом осуществляют различные виды деятельности с документами в электронном виде.
Такой подход дает возможность добиться многих преимуществ, среди которых снижение времени, затрачиваемого на работу с документами, предотвращение утери оригиналов и ускорение ответа исполнителя в связи с поставленной задачей. Кроме того, в одно и то же время много людей могут выполнять те или иные действия с документами.
С помощью системы ELMA можно обеспечить передвижение документов в организации по путям различной сложности. От особенностей маршрута зависит, какие именно сотрудники будут иметь дело с документом и какие действия будут над ним производиться.
Маршруты электронных документов
ELMA обеспечивает достаточно гибкое управление передвижениями документов в организации. Для того чтобы проделать такие традиционные операции, как изучение документа, рассмотрение или согласование, достаточно нескольких щелчков. При необходимости параллельного выполнения задач, работа с документом может производиться несколькими пользователями в один и тот же момент. При таких условиях деятельности, система дает возможность простой совместной работы принимающих участие исполнителей.
Для обеспечения работ, имеющих отношение к документу, в приложении ELMA есть очень удобные инструменты. Исходя из данной начальником резолюции, можно создать список тех задач, которые имеют отношение к документу. Каждая задача при этом имеет конкретного исполнителя и время, за которое она должна быть исполнена. Все задачи, которые имеют связи с документом, соединяются с его карточкой. Это дает возможность выяснить, какие именно работы ведутся на данный момент по документу и их статус.
В том случае если компания применяет сложные маршруты для передвижения документов, она может использовать ELMA для моделирования. Оно делается с помощью удобного и хорошо понятного редактора, который имеет простой графический интерфейс.
Кроме того, есть возможность устанавливать маршруты различной сложности. При этом разработчик может применять самые стандартные операции и управлять особенностями маршрута с помощью Docflow. В процессе реализации этих маршрутов возможны изменения версии, регистрирование, изменение статуса и создание полностью новых документов. Все эти операции выполняются в автоматическом режиме.
Созданная один раз модель маршрута может применяться много раз, что дает возможность точного передвижения документов компании. Для того чтобы отправить документ по заранее установленному маршруту необходимо использовать его карточку.
Нужно лишь нажать пункт меню "Отправить по маршруту"
В процессе реализации маршрута можно увидеть, где именно документ сейчас находится и какого типа работа с ним производится. Эти данные можно просмотреть либо на карточке, либо в графическом изображении на карте. Производимая сейчас операция отмечается с помощью зеленой рамки.
Шаблоны электронных документов
Для того чтобы быстро создавать стандартные документы можно применять шаблоны. Они являются заготовками будущих документов. Определенные их участки включают в себя фрагменты, предназначенные для того, чтобы вставлять туда нужные данные (автоматически). Создание шаблонов под силу даже тем пользователям, которые совсем не разбираются в программировании.
На практике у компаний часто появляется необходимость создавать одинаковые документы. Как правило, при этом меняются только даты, фамилии и названия компаний. Если выполнять данные задачи вручную, на это уходит большое количество времени и увеличивается вероятность ошибок. В ELMA такая работа делается с помощью шаблонов.
Все что требуется от пользователя, это ввести информацию, которую нужно будет вставить в документ, все стальное система сделает автоматически.
Договорная работа
С помощью описываемого приложения можно выполнять много видов работ, связанных с документооборотом компании. Договорная работа представляет собой один из самых частых видов применения ELMA. Как правило, в нее входит выполнение различных задач, имеющих отношение к договорам компании.
В тех компаниях, которые не применяют электронный документооборот, договорная работа состоит из следующих этапов:
1. Создание договора по шаблону или исходя из ранее использованных договоров. Новые данные при этом вносятся менеджером вручную.
2. Проверка документа юристом. Менеджер должен передать договор в бумажном или в электронном виде.
3. Согласование договора с профильным начальником компании.
4. Подписание договора генеральным директором.
5. Регистрация документа в архиве компании. Этот шаг выполняется секретарем, и в различных компаниях он может сильно отличаться.
6. Договор попадает в руки тем людям, для которых он предназначен, выполняется контроль подписания.
У данного метода есть множество недостатков. Во многих организациях сложно проследить за местом нахождения документа и за деятельностью, которая в связи с ним проводится. Если же есть надобность внести в договор изменения, появляются сомнения по поводу актуальности данного его варианта. Кроме того, такой процесс согласования усложняет создание листа согласования, отображающего информацию о принятии решений по данному документу.
Договорная работа в ELMA: Электронный документооборот
В этом приложении реализация договорной работы выполняется при помощи маршрутов, которые легко изображать в виде графических схем. Большая часть всех действий при этом производится в автоматическом режиме. Те немногие операции, которые требуют участия пользователей, на схемах обозначаются прямоугольниками красного цвета.
По клику откроется полная карта
Создание договора
Перед отправкой документа по определенному маршруту производится его создание. Можно использовать уже готовый файл или сделать новый с применением шаблона.
После этого договор может быть отправлен по заранее указанному маршруту.
1. Первым шагом является согласование договора с юристом . В форме имеется постановка задачи и данные, касающиеся документа. Для просмотра карточки документа достаточно всего лишь щелкнуть мышью. В меню есть специальные операции под названием «Согласовать», «Отказать» .
2. Отправка профильному начальнику. Если документ не требует доработки, он отправляется юристом на согласование профильному начальнику компании. Юрист при этом указывает сроки, участников и оставляет комментарии. Согласование может осуществляться как по параллельной схеме, так и по последовательной.
3. Договор согласовывается профильным начальником. Это происходит по такой же схеме, что и согласование юристом. Лист согласования можно увидеть внизу страницы задачи. В нем можно узнать обо всех участниках, их решениях, комментариях и о времени выполнения задания.
4. Подписание договора генеральным директором. На данном этапе директор может ознакомиться со всеми версиями договора и выбрать одну из них для подписания. Он может воспользоваться операциями, имеющими названия «подписано», «не подписано» .
5. Регистрация. Подписанный договор регистрируется в Канцелярии компании. Делопроизводитель должен заполнить карточку документа. В журнал регистрации информация попадает в автоматическом режиме.
Там можно увидеть данные обо всех документах, которые были зарегистрированы.
6. Контролирование. Менеджер производит контроль операций, которые выполнены с договором контрагентом. После того как документ подписывается контрагентом, его маршрут заканчивается.
Как видим, приложение ELMA делает работу с договорами точной и лучше организованной.
Потеря документа при этом исключается, а начальник всегда может узнать, кто и какие действия производит с договором на данный момент.
В листе согласования, который создается после завершения процесса согласования, хорошо видно, кто и в какое время производил деятельность с документом.
Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.
Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:
- оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
- сокращение количества документов, потерянных при обработке;
- уменьшение времени согласования;
- уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.
Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:
- перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
- автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
- организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
- автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
- удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
- возможность удаленной работы в системе;
- формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
- возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
- быстрое внедрение системы;
- стоимость установки и поддержки системы;
- простота развития системы;
- возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.
Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:
- наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
- преднастроенный модуль управления договорами;
- планшетная версия;
- наличие мобильных клиентов.
Сравнение
На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота - в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем - развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.
Функциональность и возможности интеграции
Directum
Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.
К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.
Docsvision
В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.
Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+ , который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ - классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ - стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение .
Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).
Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.
Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.
Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.
Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.
Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.
ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки - систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.
Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.
Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA
В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.
Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.
Интерфейсы
Directum
В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.
Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.
Рис. 2. Интерфейс Directum
Docsvision
В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.
Рис. 3. Интерфейс Docsvision
При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.
Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.
Рис. 4. Интерфейс ELMA
Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен - он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.
Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.
В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.
Функции поиска
Directum
В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.
К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.
Docsvision
Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.
Недостаток - медленная работа панели просмотра.
Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив - хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.
Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.
Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.
Административные настройки
Directum
В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.
При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.
Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum
Docsvision
Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.
Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.
Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision
В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.
Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.
Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA
Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.
В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников - указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.
Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA
В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.
Моделирование бизнес-процессов
Directum
Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.
Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum
Docsvision
Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства - MS Reporting.
Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision
Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0 . Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.
Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.
Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA
Безопасность данных и действий
Directum
Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.
В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.
В Docsvision доступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.
С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но е сть три основных способа защитить вход в систему ELMA:
- Доверенные устройства - при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
- Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства - Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров - для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
- Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
- Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.
В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.
Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).
Заключение
Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой - долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.
#ИТобзор #Документооборот #Статьи #Электронный_документооборот
Организация электронного документооборота
Электронная канцелярия
Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов
Управление договорами
Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.
ОРД и внутренние документы
Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.
Служебные записки
Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.
Согласование счетов
Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.
Нестандартные документы
Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.
