Автоматизация офиса предназначена для решения. Комплексная автоматизация офисной деятельности. Министерство Образования и Науки

03.04.2019

Программы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

2.1 Текстовый редактор Word

2.2 Табличный процессор Excel

Заключение

Список литературы

Введение

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др.

автоматизация программный word excel

Глава 1. Прикладные программные средства офисного назначения

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint - мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web- страниц и ряд других.

В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

1.1 Особенности Windows-приложений

Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

Многозадачность.

Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

Организация обмена данными.

Другой важной особенностью прикладных средств Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.

Создание составных документов.

Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

Интерфейс прикладной системы.

Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:

строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;

зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;

рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;

справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

Глава 2. Принципы работы программных продуктов семейства MS Office

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

2.1 Текстовый редактор Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие - для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

работа с макропоследовательностями символов;

авто-замена опечаток при вводе;

автоматическое форматирование текста при вводе (авто-формат);

автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка авто-текста после ввода нескольких или первых букв (авто-завершение);

автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

возможность создания стилей;

автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

символьные абзацы;

фрагменты текста выделенные блоки).

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать авто-фигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

2.2 Табличный процессор Excel

С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

построение диаграмм по данным таблиц;

большой набор встроенных функций;

автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

возможность работы с внешними базами данных;

управление параметрами текста;

вывод таблиц на печать;

возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

проверка орфографии;

поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

Основные режимы работы в Excel.

Режимы работы Excel обеспечивают:

ввод и последующее хранение данных и связей между ними;

редактирование данных при вводе;

автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;

построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;

автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом - визуально.

Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

Заключение

Возрастающая интенсивность информационных потоков и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня. В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей. Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов MS Office строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п. Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей. Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Список литературы

1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство», Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002 г. - 410 с.

2. С.В. Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание». - СПб.: Питер, 2007. - 604 с.

3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М.: Просвещение, 1986. - 267 с.

4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.: Академия 2007. - 352 с.

5. В.А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009. - 272 с.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Правила работы с текстовым редактором Microsoft Word, оценка его возможностей и перспектив развития. Ввод текста и закономерности работы с таблицами. Создание документа "Рекламный лист". Особенности работы с табличным редактором MS Excel, создание диаграм

методичка , добавлен 15.02.2011

Работа с текстовым процессором Word и табличным процессором Excel. Возможности создания шаблонов средствами Microsoft Office 97. Создание расчетов, построение диаграмм, списков и простых баз данных. Оформление листа презентации с помощью PowerPoint.

отчет по практике , добавлен 06.09.2014

Создание делового письма на фирменном бланке с помощью текстового редактора MS Word 2003. Представление динамики показателей с помощью табличного процессора MS Excel 2003. Создание динамической презентации о предприятии средствами MS Power Point 2003.

контрольная работа , добавлен 08.10.2012

Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel, его структура, особенности форматирования и режим работы. Работа с электронной таблицей как с базой данных, типы данных в ее ячейках. Средства для создания печатного документа Excel.

контрольная работа , добавлен 28.10.2009

Основы работы с табличным процессором MS Excel. Назначение и области применения, основные и дополнительные функции. История и тенденции развития. Основные понятия, составляющие обработки данных табличным процессором. Способы запуска, панели инструментов.

презентация , добавлен 19.12.2011

Особенности работы с основными приложениями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Решение статических задач контроля качества с применением программных средств. Создание электронных презентаций. Использование в работе ресурсов сети Интернет.

отчет по практике , добавлен 17.02.2014

Арифметические операции над числами, представленными в различных системах счисления. Представление чисел в компьютере. Элементы вычислительных машин. Информационная и аналитическая модели решения задачи. Работа с MS Excel и текстовым редактором MS Word.

курсовая работа , добавлен 25.04.2013

Настройка параметров для работы Word. Характеристика меню Word: панели инструментов, структура окон, выбор вида. Основы работы с документами. Сохранение файла на диске, набор текста, форматирование абзаца и разделов. Параметры табуляции, колонок, таблиц.

контрольная работа , добавлен 09.01.2011

Методика создания приложений передающих данные в Microsoft Word. Технология взаимодействия приложений с текстовым редактором Microsoft Word. Создание и использование экземпляров серверов автоматизации. Взаимодействие с сервером на уровне документа.

курсовая работа , добавлен 26.03.2010

Поиск значений показателя "количество абонентов оператора Мегафон" в сети Интернет с помощью различных поисковых систем; их сравнительный анализ. Формирование навыков работы с приложением Microsoft Word; работа с электронными таблицами в Microsoft Excel.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

В этой статье рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому в предлагаемой статье они также будут представлены в неразрывной связи.

Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис - это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, - развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании - от канцелярии до руководства - и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами - контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой - служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

реализацию электронной почты;
создание Интернет-сервера;
поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизацию офиса дополняют некомпьютерные средства: аудио и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных является обязательным компонентом любой информационной технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

§ ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
§ обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
§ вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
§ качественное оформление табличных форм представления данных;
§ многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
§ проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
§ проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений . В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства

оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски

Идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Наиболее популярным набором программ для офисной автоматизации является Microsoft Office. Продукты Microsoft Office тесно интегрированы между собой, они имеют более 50% общего программного кода. Это является основой однотипной работы со всеми приложениями.

Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономическая информация

Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике. Обеспечивающие подсистемы информационной системы ИС. Понятие информационной технологии. Виды информационных технологий. Интеллектуальные технологии и системы. Защита информации в современных ИТ.

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Информация и данные
Любая деятельность человека основывается на информации.

Понятие экономической информации
Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас прежде всего интересует экономическая информа

Требования к экономической информации
Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинно

Виды экономической информации
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управ

Информационная модель предприятия. Система управления
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные

Информационные ресурсы организации
Ресурс запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масш

Автоматизированные информационные системы. Понятие системы, ее свойства
Производственные и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложны

Понятие информационной системы
Процесс управления связан с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой и предполагает получение с

Предприятие как объект информатизации
Организационная структура управления на предприятии определяет состав и функции управления структурных подразделений. Организацион

Классификация информационных систем
Классификация ИС способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. С

Структура и состав информационной системы. Функциональные компоненты ИС
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для приняти

Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временны

Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме во

Базы данных, используемые при решении задач управления экономическим объектом
Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность

Техническое обеспечение
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая д

Программное обеспечение
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функциониро

Общесистемное (базовое) программное обеспечение
Общесистемное (базовое) программное обеспечение (ПО) (рис. 3.1) организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивае

Пакеты прикладных программ
Пакеты прикладных программ (ППП) являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью ос

Математическое обеспечение
Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обес

Организационное обеспечение
Организационное обеспечение совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами,

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систе

Лингвистическое обеспечение
Лингвистическое обеспечение это совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации информаци

Жизненный цикл информационных систем. Основные стадии и этапы разработки ИС и их содержание
Такая категория, как «жизненный цикл», отражает сущность развития информационной системы во времени. Как и лю

Роль заказчика в создании информационной системы
Роль заказчика в создании информационной системы важна: он является на этапе разработки системы заказчиком, а затем превращается в

Использование типовых проектных решений
Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является исполь

Определение информационной технологии. Составляющие информационной технологии
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы

Технологический процесс обработки информации
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информаци

Этапы развития информационных технологий
Существует несколько точек зрения относительно развития информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяют

Классификация информационных технологий
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к образованию фирм,

Информационные технологии обработки данных
Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

Информационные технологии управления
Характеристика и назначение. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех б

Информационные технологии поддержки принятия решений
Характеристика и назначение. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый

Информационные технологии экспертных систем
Характеристика и назначение. Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных

Эволюция систем поддержки принятия решений
В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 6.8):

Понятие и классификация интеллектуальных информационных систем
Интеллектуальная информационная система (ИИС) это информационная система, которая основана на концепции использования базы знаний

Назначение, структура и основные характеристики экспертной системы
Экспертная система (ЭС) это ИИС, предназначенная для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в базе знаний опыта

Инструментальные средства разработки экспертных систем
Благодаря появлению специальных инструментальных средств построения ЭС сократились сроки разработки, значительно снизилась трудоем

Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
Применение ЭС. Экспертные системы - это прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного инте

Технология мультимедиа
Мультимедиа это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, тексто

Информационные хранилища
Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: ре

Система электронного документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска

Геоинформационные системы
Сетевые и авторские технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых тип

Виды угроз безопасности ИС и ИТ
Под безопасностью ИС понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функц

Методы и средства защиты информации
Методы обеспечения безопасности информации в ИС: · преп

Технологии обеспечения безопасности
При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерн

Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Комплексы учетных задач. Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на органи

Технология обработки учетных данных и ее этапы
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете. Технология электронной обработки задач - это совокупность строго рег

Российский рынок финансово-экономических программ
Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом

Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке разл

Информационные технологии создания бюджета
Бюджетирование сложный процесс, для реализации которого используются специализированные программные продукты. На различных предпри

Информационные технологии стратегического планирования
Стратегическое планирование это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в ф

Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
Прогнозирование с помощью Microsoft Excel. Введем основные понятия.

Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
Корпоративные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей терр

К офисных технологий относятся: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типичные процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах :

Обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и другой документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

Сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора)

Хранение информации, поступившей (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизирован; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что пидгримуе внутреннюю связь персонала организации, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией .

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторские служащие, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранения изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за выполнением приказов и т.д.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 7.1. Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объединенных в сеть; печатающих устройств; средства копирования документов; модем (если компьютеры подключены к сети или территориально удаленной ПК). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно из первичных документов; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Рис.7.1. автоматизация офиса

Основными программными продуктами, входящими в офис, есть :

Текстовый редактор;

Электронная таблица;

Система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

Программа анализа и составления расписаний

Программа презентации;

Графический редактор;

Программа обслуживания факс-модема

Программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, что позволяет применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если покупать их отдельно).

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любой компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Преимущества, которые дает использование СУБД в электронном офисе:

1. Безбумажной процесс формирования информации (только конечный результат на бумаге)

2. Интерактивный, диалоговый режим решения задач;

3. Возможность коллективного сотрудничества при подготовке решения;

4. Возможность гибкой перестройки и способа предоставления информации.

Информация, полученная из баз данных может быть использована как в

компьютерных, так и в некомпьютерных офисных технологиях и технических средствах - для передачи, тиражирование, хранение.

Текстовый редактор - позволяет быстро создать текстовый документ любой сложности и довести его до совершенства средствами редактирования, форматирования, правописания. Готовый документ сохраняется в внешней памяти (или в накопителях информации больших объемов CD, DVD, FLESH), в дальнейшем его можно распечатать (принтер) или передать по компьютерной сети. Таким образом, менеджер обладает эффективным средством письменной коммуникации. Как правило, в офисах используют пакет Microsoft Office. Это совокупность программных продуктов, все компоненты которого создают единое программное среду. Элементы интерфейса программ, входящих в пакет унифицированы. В пакете есть управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office. Он позволяет запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь. В состав пакета MS Office входят такие средства для автоматизации офиса: текстовый редактор MS WORD; Табличный процессор MS EXCEL; Программа презентации MS PowerPoint; СУБД MS ACCESS.

Электронные таблицы - это базовая составляющая информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции среды электронных таблиц позволяют получать данные в таблицах с помощью сложных вычислений; выполнять преобразования таблиц расчетов в диаграммы и графики, проводить анализ, математическое моделирование, оптимизацию и прогнозирование данных таблиц. Обработка данных позволяет выполнять сортировку, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные ирупы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.. Ввод данных может быть как с клавиатуры, так и с баз данных. Вывод информации может быть в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных.

Любое современное среду электронных таблиц имеет средства передачи данных по сети.

Компьютерная графика - это совокупность методов и средств автоматизации процессов подготовки, ввода, преобразования, хранения и отображения графической информации с помощью компьютера и графических устройств.

Программы презентаций - используется для представления (демонстрации) проекта, предоставление ему привлекательного вида с элементами рекламы. В презентацию можно содержать: рисунки, фотографии, документы Word, рабочие листы Excel, диаграммы, графики и другие объекты.

Системы мультимедиа - это интерактивные компьютерные системы, обеспечивающие работу со многими информационными средами, видео, анимированной компьютерной графикой, текстом, звуком. Аппаратными составляющими мультимедиа является акустический адаптер, микрофон, акустические колонки.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видео конференции, факсимильная связь.

Электронная почта (Е mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы отослано сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете отправить отправления с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее есть две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Второй путь связан с покупкой услуги использования электронной почты, предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аппаратной составляющей электронной почты является модем - устройство для обмена информацией между компьютерами с помощью каналов связи (телефонные линии, выделенные каналы).

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылает сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать компьютерную сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает полученный расписание и вносит изменения. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно позволяет получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Аудиоконференции - используют аудио- связь для поддержки коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь. Телефонный устройство оснащено дополнительными средствами, которые дают возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двустороннего аудио связи между ее участниками. Использование аудио- конференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Телеконференции - основаны на использовании компьютерной техники, позволяющей пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а также во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами. Для связи между участниками пользователи обеспечиваются терминалами, подключенными к компьютеру, телевизионными камерами и сетью связи. Работа системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечения их присутствия на совещании и передача информации другим участникам совещания.

Видеоконференции - используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решают определенную проблему.

Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на экране себя и других участников. Одновременно с видео изображением передастся и звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, кроме того - это возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от головного офиса.

Аппаратными составляющими являются TV-тюнер, Web-камера, видеопроектор, устройства мультимедиа.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения, есть три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлов видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Факсимильная связь - это связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой россыпь документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Электронное делопроизводство - предназначена для организации и поддержки документооборота в организации. Электронное делопроизводство пользуется единой базой данных организации. Оно облегчает и рационализирует работу обычной организации. Ее основными функциями являются:

Автоматизация процессов документооборота (сканер, принтер, плоттер, ксерокс)

Система контроля выполнения приказов и распоряжений;

Учет, анализ и контроль структурных подразделений;

Обработка оперативной информации внутри организации;

Оперативный обмен информацией между структурными подразделениями;

Повышение качества подготовки и принятия решений;

Мониторинг производственного процесса на основе составления автоматизированных отчетов различных форм;

Автоматизация рабочего процесса помогает снизить до минимума так называемый "человеческий фактор". Система позволяет эффективно использовать рабочее время, решать деловые проблемы с помощью видео-, аудио- средств; пользоваться системой on-line.

Исторически автоматизацияпочалася на производстве и затем распространилась и на офис. Сначала она имела целью только автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а дополнить ее. Автоматизация офиса организует рациональную управленческий труд и обеспечит управленцев своевременной оперативной информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменный связь персонала, но также потому, что придает им современные средства коммуникации с внешней средой.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой. Она осуществляется на базе компьютерных сетей и современных аппаратно-программных средств передачи и обработки информации.

Офисные автоматизированные технологии широко используются: управленцами, специалистами, референтами и секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Эти средства позволяют повысить производительность труда в системе делопроизводства и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ. Автоматизация офиса - это инструмент для эффективного решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы и ее прибыльность .