Многие сотрудники всевозможных организаций, кому приходится каким-либо образом работать с Mircosot Excel, будь то обычные бухгалтеры или аналитики, часто сталкиваются с необходимостью выбора ряда значений из огромного массива данных. Для упрощения выполнения данной задачи и была создана система фильтрации.
Обычный и расширенный фильтр
В Excel представлен простейший фильтр, который запускается с вкладки «Данные» — «Фильтр» (Data — Filter в англоязычной версии программы) или при помощи ярлыка на панели инструментов, похожего на конусообразную воронку для переливания жидкости в ёмкости с узким горлышком.
Для большинства случаев данный фильтр является вполне оптимальным вариантом. Но, если необходимо осуществить отбор по большому количеству условий (да ещё и по нескольким столбцам, строкам и ячейкам), многие задаются вопросом, как сделать расширенный фильтр в Excel. В англоязычной версии называется Advanced filter.
Первое использование расширенного фильтра
В Excel большая часть работы проходит с таблицами. Во-первых, это удобно, во-вторых, в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах (вкладках). Над основной таблицей желательно создать несколько строк, самую верхнюю из которых оставить для шапки, именно в данные строки будут вписываться условия расширенного фильтра Excel. В дальнейшем фильтр наверняка будет изменён: если потребуется больше условий, всегда можно вставить в нужном месте ещё одну строку. Но желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных была одна незадействованная строка.
Как использовать расширенный фильтр в Excel, примеры, рассмотрим ниже.
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 2 | овощи | Краснодар | "Ашан" | |||
| 3 | ||||||
| 4 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 5 | фрукты | персик | январь | понедельник | Москва | "Пятёрочка" |
| 6 | овощи | помидор | февраль | понедельник | Краснодар | "Ашан" |
| 7 | овощи | огурец | март | понедельник | Ростов-на-Дону | "Магнит" |
| 8 | овощи | баклажан | апрель | понедельник | Казань | "Магнит" |
| 9 | овощи | свёкла | май | среда | Новороссийск | "Магнит" |
| 10 | фрукты | яблоко | июнь | четверг | Краснодар | "Бакаль" |
| 11 | зелень | укроп | июль | четверг | Краснодар | "Пятёрочка" |
| 12 | зелень | петрушка | август | пятница | Краснодар | "Ашан" |
Применение фильтра
В приведённой таблице строки 1 и 2 предназначены для диапазона условий, строки с 4 по 7 - для диапазона исходных данных.
Для начала следует ввести в строку 2 соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр в Excel.
Запуск фильтра осуществляется с помощью выделения ячеек исходных данных, после чего необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать кнопку «Дополнительно» (Data — Advanced соответственно).
В открывшемся окне отобразится диапазон выделенных ячеек в поле «Исходный диапазон». Согласно приведённому примеру, строка принимает значение «$A$4:$F$12».
Поле «Диапазон условий» должно заполниться значениями «$A$1:$F$2».
Окошко также содержит два условия:
- фильтровать список на месте;
- скопировать результат в другое место.
Первое условие позволяет формировать результат на месте, отведённом под ячейки исходного диапазона. Второе условие позволяет сформировать список результатов в отдельном диапазоне, который следует указать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователь выбирает удобный вариант, например, первый, окно «Расширенный фильтр» в Excel закрывается.
Основываясь на введённых данных, фильтр сформирует следующую таблицу.
При использовании условия «Скопировать результат в другое место» значения из 4 и 5 строк отобразятся в заданном пользователем диапазоне. Исходный диапазон же останется без изменений.
Удобство использования
Описанный способ не совсем удобен, потому для усовершенствования обычно используют язык программирования VBA, с помощью которого составляют макросы, позволяющие автоматизировать расширенный фильтр в Excel.
Если пользователь обладает знаниями VBA, рекомендуется изучить ряд статей данной тематики и успешно реализовывать задуманное. При изменении значений ячеек строки 2, отведённой под Excel расширенный фильтр, диапазон условий будет меняться, настройки сбрасываться, сразу запускаться заново и в необходимом диапазоне будут формироваться нужные сведения.
Сложные запросы
Помимо работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Excel способен обрабатывать и сложные запросы. Таковыми являются введённые данные, где часть знаков заменена подстановочными символами.
Таблица символов для сложных запросов приведена ниже.
| Пример запроса | Результат | |
| 1 | п* | возвращает все слова, начинающиеся с буквы П:
|
| 2 | = | результатом будет выведение всех пустых ячеек, если таковые имеются в рамках заданного диапазона. Бывает весьма полезно прибегать к данной команде с целью редактирования исходных данных, ведь таблицы могут с течением времени меняться, содержимое некоторых ячеек удаляться за ненадобностью или неактуальностью. Применение данной команды позволит выявить пустые ячейки для их последующего заполнения, либо реструктуризации таблицы. |
| 3 | <> | выведутся все непустые ячейки. |
| 4 | *ию* | все значения, где имеется буквосочетание «ию»: июнь, июль. |
| 5 | =????? | все ячейки столбца, имеющие четыре символа. За символы принято считать буквы, цифры и знак пробела. |
Стоит знать, что значок * может означать любое количество символов. То есть при введённом значении «п*» будут возвращены все значения, вне зависимости от количества символов после буквы «п».
Знак «?» подразумевает только один символ.
Связки OR и AND
Следует знать, что сведения, заданные одной строкой в «Диапазоне условий», расцениваются записанными в связку логическим оператором (AND). Это означает, что несколько условий выполняются одновременно.
Если же данные записаны в один столбец, расширенный фильтр в Excel распознаёт их связанными логическим оператором (OR).
Таблица значений примет следующий вид:
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 2 | фрукты | |||||
| 3 | овощи | |||||
| 4 | ||||||
| 5 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 6 | фрукты | персик | январь | понедельник | Москва | "Пятёрочка" |
| 7 | овощи | помидор | февраль | понедельник | Краснодар | "Ашан" |
| 8 | овощи | огурец | март | понедельник | Ростов-на-Дону | "Магнит" |
| 9 | овощи | баклажан | апрель | понедельник | Казань | "Магнит" |
| 10 | овощи | свёкла | май | среда | Новороссийск | "Магнит" |
| 11 | фрукты | яблоко | июнь | четверг | Краснодар | "Бакаль" |
Сводные таблицы
Ещё один способ осуществляется с помощью команды «Вставка — Таблица — Сводная таблица» (Insert — Table — PivotTable в англоязычной версии).
Упомянутые таблицы аналогично работают с выделенным заранее диапазоном данных и отбирают уникальные значения, чтобы в дальнейшем подвергнуть анализу. На деле это выглядит как работа с уникальных полей (к примеру, фамилий сотрудника компании) и диапазоном значений, которые выдаются при выборе уникального поля.
Неудобство использования сводных таблиц состоит в необходимости ручной корректировки исходных данных при изменении таковых.
Заключение
В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.
Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.
Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.
Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.
Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.
Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, например "больше" и "первые 10" в _з0з_ , чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр для получения актуальных результатов, либо очистить фильтр для повторного отображения всех данных.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
Фильтрация данных в таблице
В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному _з0з_ и скрывают строки, которые не должны отображаться. После фильтрации данных можно копировать, искать, изменять, форматировать, выносить и выводить на печать подмножество отфильтрованных данных без переупорядочения или перемещения.
Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, т. е. каждый дополнительный фильтр задается на основе текущего фильтра и далее сокращает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна " Поиск " для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только в отображаемых данных. данные, которые не отображаются, не ищутся. Чтобы выполнить поиск по всем данным, снимите флажок все фильтры.
Дополнительные сведения о фильтрации
Два типа фильтров
С помощью автоФильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по критериям. Каждый из этих типов фильтров является взаимно исключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или критериям, а не по обоим; можно отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.
Повторное применение фильтра
Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.
Стрелка раскрывающегося списка _з0з_ означает, что фильтрация включена, но не применяется.
Если навести указатель мыши на заголовок столбца с включенным фильтром, но он не применен, появится экранная подсказка "(отображается все)".
Кнопка фильтра _з0з_ означает, что фильтр применен.
Если навести указатель мыши на заголовок столбца с фильтром, в подсказке отображается фильтр, примененный к этому столбцу, например "равно красному цвету ячейки" или "больше 150".
При повторном применении фильтра появляются разные результаты по следующим соображениям.
Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазоне ячеек или столбце таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не используйте смешанные типы данных
Для достижения наилучших результатов не используйте смешанные типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. При наличии смешанных типов данных отображаемая команда является типом данных, который чаще всего используется. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся в виде числа, а четыре - в тексте, откроется команда текстовые фильтры .
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны включать заголовки.
На вкладке данные нажмите кнопку Фильтр .
Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр , или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры , для дат отображается пункт Фильтры по дате , а для текста - Текстовые фильтры . Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке.
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
