— универсальный офисный пакет, который обеспечивает профессиональную работу с документами и эффективное взаимодействие внутри коллектива. Обмениваться информацией и решать любые вопросы становится проще благодаря наличию быстрого доступа к видеоконференциям, общим новостным лентам и календарям, а также облачному хранилищу.
Чтобы сделать свою продукцию максимально удобной для корпоративного использования, Microsoft объединила средства общения и обмена данными в единое рабочее пространство с интуитивно-понятным интерфейсом.
В Office 365 интегрированы все самые актуальные разработки Microsoft в области делового общения:
- сервис мгновенных сообщений и видеоконференций Lync;
- облачное хранилище SkyDrive Pro;
- сервис SharePoint Online для совместной работы над проектами в облаке;
- Exchange Online — корпоративная электронная почта с настройкой общих календарей и адресных книг.
Все вместе эти компоненты создают идеальную среду для работы с основными приложениями: Word, Excel, PowerPoint и Outlook.
Преимущества Office 365 для корпоративных клиентов
Интерфейс
Разработчики Microsoft Office 365 позаботились не только о широте возможностей, но и о простом доступе к ним. Интерфейс отличается визуальной лёгкостью и позволяет мгновенно переключаться между службами: от почты и ленты новостей до конструктора сайтов. При этом сама организация интерфейса подсказывает вам, как эффективно управлять данными с помощью имеющихся инструментов.
В Office 365 реализованы актуальные принципы взаимодействия с интерфейсом: «перетаскивание» объектов между окнами (drag & drop), а также возможность управлять документами непосредственно в браузере, щёлкая по ярлыкам файлов правой кнопкой мыши.
В Microsoft Office 365 присутствуют все функциональные преимущества Office 2013. Например, в Excel здесь присутствует функция интеллектуального автозаполнения, при котором программа улавливает логические связи между ячейками таблицы и помогает продолжить столбец. Заслуживает внимания и удобная панель диаграмм, которая помогает оптимизировать графическое представление данных в зависимости от их типа.
Разобраться в расположении нужных кнопок и пунктов меню очень просто. Для полной оптимизации пакета под ваш рабочий процесс обычно требуется лишь небольшая корректировка настроек.
Офис по запросу
Одним из наиболее значимых и обсуждаемых преимуществ Office 365 стала функция Office on Demand («Офис по запросу»). С её помощью вы можете использовать офисный пакет на устройствах, где он не установлен. Достаточно подключиться к Интернету, войти в свою учётную запись, открыть SkyDrivePro и выбрать пункт Use Office on Demand («Использовать Офис по запросу»). После этого можно приступать к работе с Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access или Publisher — полная версия нужной программы будет виртуализована и открыта на вашем ПК уже через минуту.
Функция "Office on Demand" виртуализирует офисные приложения. За секунды вы получаете Office 365 на том устройстве, где он вам нужен
Стабильность работы зависит от скорости Интернета. С 3G загрузка может занять больше времени, а при устойчивом Wi-Fi подключении «Офис по требованию» покажет себя хорошо. Поработав с документом, вы можете сохранить его в хранилище SkyDrivePro. Функция Office on Demand совместима с устройствами под управлением Windows 7 и Windows 8.
Цены
Microsoft предлагает несколько тарифных планов для малого и среднего бизнеса.
Самый доступный тарифный план для малого бизнеса — Exchange Online — предлагает удобную и безопасную корпоративную почту с антивирусной защитой и большим объемом дискового пространства для каждой учётной записи. Дополнительным плюсом является функция просмотра вложений в браузере.
План Office 365 для малого бизнеса позволяет упростить электронный документооборот в вашей компании за счёт надёжных веб-сервисов обмена данными. Помимо почты вам доступна служба видеоконференций и мгновенных сообщений Lync, которая позволит отслеживать статус пользователей в режиме реального времени. Кроме того, данный план предлагает всё необходимое для публикации общедоступных веб-ресурсов.
План Office 365 для малого бизнеса ра сширенный включает настольные ПК-версии всех приложений Office Professional Plus: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher и Lync. Данные приложения каждый пользователь в праве использовать на 5 различных устройствах. Тарифный план также предполагает возможность использования мобильных офисных приложений для смартфонов и планшетов.
Корпоративный план E1 помимо электронной почты, видеоконференц-связи, общедоступного веб-сайта и облачных средств обмена данными предлагает возможности для создания внутренних интранет-сайтов компании. Внутренние сайты помогают оптимизировать взаимодействие между отдельными рабочими группами и подразделениями. Это особенно удобно, если речь идёт об обмене конфиденциальными данными, которые вы не хотели бы выводить за пределы корпоративной сети.
Тарифный план Office 365 для среднего бизнеса интересен поддержкой мобильных офисных приложений и лучше всего подходит для предприятий с выездными и внештатными сотрудниками. Возможность работать с документами со смартфона или планшета позволяет быстрее и эффективнее передавать данные о текущих событиях, например, во время презентаций и деловых встреч. Для ещё более удобного информационного обмена внутри и вне компании есть возможность публиковать общедоступные веб-страницы и создавать интранет-ресурсы.
Ещё более широкие возможности для корпоративного использования Office 365 предлагает корпоративный план E3 . С ним вы получаете преимущества всех перечисленных выше планов, а также расширенные возможности бизнес-аналитики, неограниченное пространство для хранения электронной почты, поддержу голосовой почты и автосекретаря. Количество пользователей не ограничено, поэтому данный тарифный план подходит организациям любого масштаба. Кроме того, существуют тарифные планы для государственных и учебных учреждений.
Стоит заметить, что, вне зависимости от варианта подписки, пользовательское соглашение гарантирует вам бесперебойную работу веб-сервисов в течение 99,9% времени (uptime). В случае сбоя компания Microsoft берёт на себя финансовую ответственность. Кроме того, Microsoft предлагает бесплатно попробовать любой из вариантов подписки в течение месяца, и уже после этого определиться с выбором. При бесплатной пробной подписке действуют дополнительные ограничения по числу лицензий. Версию для SMB-сегмента можно попробовать не более чем на 10 компьютерах, а для среднего и крупного бизнеса — на 25.
Подробнее о совместном использовании
Исследуйте возможности Office 365 совместно с коллегами и оптимизируйте рабочий процесс: как внутри офиса, так и за его пределами
Одним из ключевых преимуществ Microsoft Office 365 является грамотная оптимизация рабочего процесса.
Новостная лента вашей компании интегрирована с адресной книгой и визуально похожа на Хронику (Timeline) в Facebook. Это помогает сотрудникам быстро ориентироваться в потоке событий и задач. Для группирования сообщений используются теги, наподобие хэштегов Twitter. Не может не радовать и автоматическое логирование изменений, внесённых в тот или иной документ пользователями внутри компании.
Сотрудники разных подразделений или рабочих групп могут легко организовывать видео-конференции и обмениваться мгновенными сообщениями через Lync.
Публиковать материалы на внутренних и публичных сайтах очень просто, благодаря наличию коструктора веб-страниц, а также поддержке сервисов визуализации Visio. На создание шедевров веб-дизайна Office 365 не рассчитан, но обеспечивает профессиональную подачу контента. За несколько секунд вы можете добавить на сайт электронные формы разной сложности, справочники wiki, фотогалереи и форумы. Для этого даже не нужно иметь дело с HTML, JavaScript или PHP.
Настройка корпоративного доменного имени с использованием DNS-серверов Microsoft позволяет создавать дочерние веб-ресурсы для внутреннего и публичного использования. Ещё один аспект использования DNS — создание e-mail адресов вида @mycompany.com.
Функции автоматического резервного копирования данных и автообновления ПО экономят время, позволяя IT-специалистам сосредоточиться на более важных стратегических задачах. А интегрированный антивирус и фильтр нежелательной почты помогают сделать повседневную работу безопаснее.
Выводы
Преимущества Office 365:
- готовая рабочая среда с простым для восприятия интерфейсом, низкие затраты на обучение сотрудников;
- интегрированные средства корпоративного общения, инструменты для совместной работы над проектами в Интернете;
- автоматическое резервное копирование данных и обновление ПО;
- трансляция приложений Office 365 с сервера на любой ПК;
- лучшая в отрасли система защиты данных, соответствующая международным стандартам;
- перенос затрат на ПО из капитальных в операционные за счёт «арендного» принципа оплаты;
- гарантированная стабильная работа сервисов в течение 99,9% времени;
- бесплатная пробная подписка на месяц;
- бесплатная техподдержка по телефону.
Недостатки: неполная совместимость с iPad
Итог: лучший корпоративный офисный пакет на рынке . Позволяет существенно повысить эффективность рабочих групп и упростить кооперацию между подразделениями компании. Обладает отличными перспективами дальнейшего совершенствования.
365 стал простым способом запустить "полноценную нейронную сеть" (Б.Гейтс) для малого и среднего бизнеса. Новое издание проще в настройке, в управлении, проще в использовании и более гибкое. Версия более удобна для мобильных устройств, хотя нет предела совершенству. И все это опирается на приятные дополнения в виде Exchange 2013 , SharePoint 2013 и Lync 2013, а также более тесную интеграцию между серверами.
Особенности
Новые возможности позволяют пользователям объединить все свои онлайновые ресурсы, такие как веб-сайты, которые им нравятся, блоги, которые они читают блоги, RSS-каналы и обновления статуса других пользователей. Новая функция сочетает в себе все сайты отдельных пользователей и сайты команды SharePoint. Наконец, есть SkyDrive, выделяющий различный объем онлайн-хранилища для каждого пользователя, в зависимости от того, сколько вы хотите заплатить. Пользователи также имеют доступ к Office Store. Конечно, администраторы могут контролировать этот доступ.
Компании также получают поддержку сервиса SharePoint Online. Есть Exchange Online, предоставляющий 25 ГБ на пользователя, Active Sync Directory, и на удивление много внимания уделено соответствию требованиям безопасности, в том числе фильтры для предотвращения потери данных. Значительно улучшены электронные возможности. Наконец, Lync Online обеспечивает управление присутствием, голосом и видеоконференцсвязью высокой четкости, живой обмен документов, а также возможность синхронизировать Lync с определенными VoIP.
Для компаний, которые предпочли бы работать в , Office 365 стирает границы между локальным и облачным развертыванием. ИТ-администраторы могут запускать любые приложения или сервера либо в облаке, либо локально. Если ваши пользователи критически зависят от только Word или Excel, например, - то их можно установить локально, в то время как обмен файлами с SharePoint Online и пр. в облаке.
К тому же не придется переходить на Office 2013 с Office 2010 одним махом. Возможно запускать эти программы бок о бок и обновить окончательно, когда пользователи готовы. Выяснилось, что Office 2010 и Office 2013 на одной системе PowerPoint 2010 отказался открывать файлы PowerPoint 2013, когда тот был установлен. Остальная часть программы работает нормально.
ИТ-администраторы при входе в Office 365 будет видеть админку. Это управление ИТ центром, где можно получить доступ ко всем инструментам, мониторингу и отчетности.
Простота администрирования Office 2013
По большей части, администраторы Office 365 будут работать в едином портале администрации, которая сочетает в себе все инструменты управления, необходимые для Exchange, SharePoint, Lync и серверов, а также все основные ориентированные на пользователя инструменты. Можно настроить пользователей, почтовые ящики, настройки сайта, параметры скачивания и многое другое из единого веб-интерфейса. Кроме того, вы можете контролировать медицинское обслуживание и ремонтные работы с легко читаемой панели.
Войдя в админ-портал, вы видете навигационную панель в верхней части окна, которая содержит ссылки на каждую доступную службу управления, а в боковой колонке другие ИТ-ресурсы. Для более насущных потребностей Microsoft проделал хорошую работу по упрощению всех этапов - от создания домена, почтовых ящиков с DNS, а также доступ пользователей к файлам и приложениям. Подробные справки помогут в работе.
Например, создание домена. Сначала вы называете его, либо новый, либо существующий домен, это понятие включает один шаг процесса для службы реестра домена с целью передачи записей домена в Office 365, если ваша служба находится в списке. Если это не так, есть пошаговое руководство для других служб.
Хотя процедура пользовательских настроек доступна, большинство предприятий по умолчанию будет использовать базовый вариант установки.
Благодаря новым дополнениям в Exchange Online, Office 365 в настоящее время удовлетворяет большинству потребностей безопасности при работе с электронной почтой. Можно отметить типы сообщений, которые вы считаете спамом, и настроить автоматические ответные действия, если Exchange Online обнаруживает один из этих типов в электронной почте. Вы также получаете возможность управлять мобильными устройствами через Exchange ActiveSync (для обеспечения на устройстве шифрования, сильных паролей и так далее), так и удаленно стереть устройство, которое потеряно или украдено. Это простой интерфейс, но с довольно сложными функциями.
Office 365 напоминает старый Small Business Server, который выглядит как не предназначенный для ИТ-людей в настройке и управлении, но требует ИТ-персонала или ИТ-консультанта для большинства сценариев. Эти шаги являются простыми, но знания все-таки требуются. Синхронизация Active Directory, передача записей MX, интерпретация отчетности здоровья - это все просто, но технически незнающие пользователи даже не знают, что это выглядит. Получение Exchange, SharePoint, Lync из облака, безусловно, сэкономит расходы на оборудование, но потребности в персонале будут оставаться такими же, как для небольших магазинов и больших магазинов с более сложными требованиями.
Microsoft Office 365 может применяться любыми заказчиками – от мобильных профессионалов до крупных корпораций, от правительственных органов до образовательных учреждений – обеспечивая в каждом случае более высокие характеристики обработки данных. Повышение эффективности работы пользователей достигается за счет сочетания различных факторов, иногда - специфичных для конкретного заказчика, иногда - общих для всех пользователей. В качестве основных, универсальных для всех пользователей преимуществ от внедрения Office 365 можно назвать следующие :
- Упрощение ИТ-инфраструктуры . Переход на работу с Office 365 позволяет отказаться от развертывания серверов Exchange, Skype for Business и SharePoint, сократить нагрузку на сервер SQL.
- Помесячная оплата доступа . Вместо покупки вечных лицензий, от которых нельзя отказаться, доступ к сервисам Office 365 оплачивается по реальному числу пользователей, работавших с этими сервисами. В случае изменения числа пользователей сумма платежей меняется соответствующим образом.
- Значительное сокращение прочих расходов . Отказ от серверов ведет к снижению затрат на аренду помещений, электропитание и охлаждение, резервное электропитание, администрирование. Больше не нужны системы защиты от вирусов и спама, а также программно-технические комплексы резервного копирования и аварийного восстановления. Косвенная экономия обеспечивается за счет гарантии непрерывности бизнеса. Вместо покупки компьютерной техники, которую надо ставить на баланс, оплачиваются услуги, которые списываются с прибыли. Уменьшаются налоги, расходы на ПО распределяются планомерно помесячно.
- Привычный интерфейс . Пользователи работают с уже хорошо знакомыми инструментами Microsoft Office.
- Повышение физической безопасности данных . Устраняется угроза данным в результате действия внешних факторов (взлом, отключение питания, стихийные бедствия и т.д.). Технология георепликации обеспечивает постоянную доступность данных (гарантия - 99,9%).
- Устранение трудозатрат на развертывание и сопровождение ПО. Устраняется необходимость администрирования ПО и установки обновлений. Microsoft обеспечивает работу с самыми последними и проверенными версиями своего ПО.
- Сервис бизнес-класса . Office 365 включает 3 уровня качественной русскоязычной поддержки российских пользователей.
- Повышенная мобильность . Office 365 позволяет получить доступ к корпоративным ресурсам практически из любой точки – из собственного офиса, из офисов партнеров и клиентов, из дома, гостиницы, кафе и других мест, с мобильного устройства или привычного компьютера.
Если обратиться к запросам пользователей в Интернете, например, через Google Trends , то можно увидеть, что наименование «word» значительно обгоняет по популярности «текстовый редактор». Действительно, названия офисных редакторов, входящих в состав офисного пакета Microsoft Office, стали нарицательными в своей категории. Офисный пакет Microsoft всегда опережал время и представлял лучшие инструменты для работы с самым продуманным функционалом.
На данный момент он трансформировался в пакет Office365, который вобрал в себя все современные технологии: возможности работы онлайн и оффлайн, доступ к облачному хранилищу, возможность пользоваться самыми актуальными версиями, работать с любых устройств и проч.
Преимущества Office365 для бизнеса
Сложно найти компанию, которая не пользовалась бы офисными приложениями: отчёты, тексты, ТЗ в Word, быстрые заметки в OneNote, объёмные серьёзные расчёты, графики и бизнес-планы в Excel, презентации и слайдшоу в PowerPoint, буклеты в Publisher. Это привычные и удобные инструменты, которые значительно облегчают повседневную работу. Сегодня Office 365 значительно расширил возможности для бизнеса и теперь именно этот пакет - инструмент, способный быть не просто пользовательским приложением каждого из сотрудников, но создавать единое рабочее пространство.- Полный пакет локальных приложений Microsoft Office – все привычные инструменты всегда под рукой.
- Обновление до актуальных версий – любой новый функционал становится доступен сразу всем пользователям, последние версии всегда под рукой.
- Возможность работы со стационарных рабочих станций и мобильных устройств (под управлением операционных систем iOS, Android, Windows Phone) – можно работать с документами откуда угодно, файлы и данные синхронизируются на всех устройствах.
- 1 Тб облачного хранилища OneDrive на каждого пользователя – кроме документов можно сохранять фотографии и другие файлы. Можно предоставлять общий доступ к папкам или делиться отдельными файлами.
- Возможность проведения видеовстреч и видеоконференций с коллегами и партнёрами в любой точке планеты. В одной встрече можно собирать до 250 человек, обмениваться документами, демонстрировать экраны, сохранять заметки по текущему событию.
- Удобная функциональная электронная почта на собственном доменном имени. Для почты доступно управление контактами, архивирование сообщений, защита от спама, удобная система администрирования.
- Возможность создания общих календарей для мониторинга доступности сотрудников. Это значительно сокращает время при назначении собраний и общих встреч.
- Синхронизация сообщений электронной почты, календаря и контактов на всех устройствах в режиме реального времени.
- Безопасность и конфиденциальность пользовательских данных.
Почему именно Office365 бизнес?
Тем, кто знаком с Office от Microsoft, известно, что существует несколько вариантов его приобретения – под любые потребности: Office 2013 для дома и бизнеса, Office 2013 стандартный и, собственно, сам Office365 бизнес. Однако далеко не все знают, чем отличаются эти пакеты и какой приобретать выгоднее. Постараемся внести ясность.Office 2013 для дома и бизнеса – коробочное решение, устанавливается только на одно устройство (ПК или ноутбук), не ставится на iPad и мобильные девайсы, не предоставляет облачное хранилище размером 1 Тб. Кроме того, необходимо самостоятельно следить за актуальностью установленных версий. Коробочное решение покупается единовременно и требует существенных первоначальных затрат. Помимо всего, в этот пакет не входит редактор Publisher, удобное издательское приложение, в котором можно создавать многие необходимые вещи: листовки, буклеты, конверты, бланки, шаблоны писем электронной почты.
Главным недостатком Office 2013 стандартный является высокая цена приобретения, затраты окупаются только через 4 года. Аналогично предыдущему пакету, установка возможна только на десктоп: 1 ПК и 1 ноутбук, не предоставляется 1 Тб хранилища. В отличие от предыдущего решения, предусмотрена синхронизация с Active Directory и работа в терминальном режиме.
Office365 оплачивается дискретно, ежемесячными небольшими платежами - это также просто и удобно, как платить за Интернет или мобильный телефон. Итоговая цена владения в течение года оказывается ниже, чем цена владения любым из двух других пакетов. При этом вы получаете максимум вышеописанных преимуществ, включая синхронизацию с Active Directory и работу в терминальном режиме.
Сегодня рынок предлагает множество решений, похожих на MS Office и Office365 в частности. Однако для целей бизнеса и делового общения решение Microsoft прочно удерживает лидерские позиции, прежде всего благодаря уникальным возможностям редакторов и почты. Даже при беглом взгляде пользователь может оценить неоспоримо важные и нужные достоинства приложений. Рассмотрим некоторые из них.
- Сводные таблицы в Excel - незаменимый аналитический инструмент при обработке массивов данных. Допустим, у вас есть 300 продаж разных наименований товаров в месяц - в конце периода образовалось полотно цифр, нужно создать быструю аналитику, сгруппировать данные. Сводные таблицы в MS Excel - незаменимый помощник.
- Кто работал со сложными бизнес-вычислениями и создавал сводные бизнес-планы, врядли когда-то откажется именно от Excel для оперативной работы - редактор идеален для работы с формулами, сортировкой, консолидацией листов, ссылками на листы и проч. сложными расчётами.
- Оформление документов (отчетов, бизнес-планов, консолидированных документов, дипломов и диссертаций), требующих соблюдения требований ГОСТ, быстро и просто можно сделать только в MS Word – другие редакторы потребуют невероятных усилий для соблюдения всех нормативов.
- Огромным преимуществом стала возможность кастомной доработки функционала редакторов с помощью API и SDK – теперь бизнес может создавать собственные надстройки, которые будут служить оптимизации работы в компании. В принципе, SDK превратили Office365 в платформу для разработчиков под Windows, Android, Web, iOS. Это не продолжение возможностей Access и VBA - это мощное решение, которое позволяет создавать свои приложения внутри приложений и значительно менять облик корпоративной системы.
Персональные данные пропишутся в России
Как известно, Государственная Дума перенесла вступление в силу закона о том, что персональные данные россиян должны храниться на серверах в России, на 1 сентября 2015 года. То есть до часа Х осталось меньше двух месяцев. Федеральный закон относит к персональным данным граждан большое количество информации, в том числе и телефонные абонентские номера, и адреса электронной почты и многое другое, а «оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение/обновление, изменение/извлечение персональных данных граждан России с использованием баз данных, находящихся на территории России». То есть фактически новый закон затрагивает пользователей облачных сервисов (почта, хостинг), социальных сетей, интернет-магазинов и др.Соответственно, пользователи Office365 попадают под действие этой нормы. Однако все опасения напрасны – Microsoft предоставляет размещение Office365 в российском облаке c помощью партнёров, одним из которых является Softline. Виртуальная инфраструктура от Softline обеспечивает помимо отсутствия затрат на внедрение, сопровождение и администрирование оборудования, эффективное использование ресурсов, быстрый запуск и непрерывную модернизацию инфраструктуры. В общем всё, что нужно малому и среднему бизнесу для активной и безопасной работы.
Softline готов к любым вызовам
Компания Softline представляет первые облачные сервисы международного класса в рамках инициативы Cloud OS Network Russia. Предоставляемые услуги созданы на базе технологий Microsoft, полностью развернуты и доступны из дата-центров, расположенных на территории Российской Федерации, что полностью соответствует 242-ФЗ. Все данные хранятся в надежных ЦОДах уровня Tier 3. Благодаря надёжности дата-центров, клиенты могут совершенно не беспокоиться о вероятных проблемах, связанных с техническими неполадками сервера или отсутствием резервных копий - работе больше ничего не сможет помешать.Виртуальный офис, предлагаемый компанией Softline, это больше, чем просто решения Office365. Он включает в себя:
- корпоративную почту на базе Microsoft Exchange 2013,
- средство универсальных коммуникаций и телефонии – Lync 2013,
- популярное удобное средство для создания корпоративного портала - MS SharePoint,
- возможна аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету
Предлагаемое Softline решение универсальное и подойдёт для компаний малого, среднего и крупного бизнеса вне зависимости от отраслевой принадлежности. Готовый преднастроенный облачный сервис с удобной помесячной оплатой нацелен на решение многих задач современного бизнеса:
- автоматизация бизнес-процессов, протекающих в компании,
- решение проблем администрирования за счёт единой консоли администрирования и управления пользователями и службами
- платформа для дальнейшего развития IT-служб, причём с фокусом именно на развитие бизнеса и управление инфраструктурой согласно целям компании,
- актуальное программное обеспечение - постоянное обновление установленных версий,
- техническая поддержка провайдера в режиме 24х7,
- снижение затрат трудовых и временных ресурсов: внедрение в течение нескольких часов, снижение эксплуатационных расходов,
- гибкое управление пулом лицензий в зависимости от реальных потребностей бизнеса.
Ну, и наконец, ещё один интересный факт об офисном пакете Microsoft: Office365 работает на вас и ваш бизнес 365 дней в году, но иногда нарушает правила – в високосный год он работает 366 дней;)
Спасибо за внимание!
Несмотря на экономические трудности, жизнь продолжается и новым предприятиям нужно решать вопросы компьютерного обеспечения деятельности, а уже действующим компаниям развивать свои информационные системы. В нынешних условиях эти темы становятся еще более актуальными, поскольку нужно оптимизировать расходы на ИТ с учетом новых технологических возможностей и перспектив развития в сложные времена. При этом все больше заказчиков на собственном опыте убеждаются, что хорошим решением являются облачные модели использования ИТ. Они позволяют минимизировать разовые капитальные затраты, повысить гибкость применения ИТ (в том числе за счет оплаты по факту использования), сосредоточиться на главных бизнес-задачах, не отвлекаясь на вспомогательные ИТ-вопросы.
Еще несколько лет назад корпорация Microsoft вывела на рынок пакет Microsoft Office 365, объединяющий предлагаемые по подписке аналоги популярных серверных продуктов Exchange, SharePoint и Lync/Skype for Business, а также предназначенный для установки на рабочие места аналог Microsoft Office - инструменты, необходимые практически любой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности, для поддержки текущей офисной работы сотрудников, группового взаимодействия и обращения документов, коммуникаций внутри коллектива и с внешними контрагентами.
Как получить ощутимый эффект (прежде всего экономический) от использования облачного комплекса Microsoft Office 365, какие выгоды для развития бизнеса могут дать эти технологии, как отделить мифические проблемы перехода на эти технологии от реальных, как успешно преодолеть трудности с минимальными затратами - об этом речь шла на вебинаре «Microsoft Office 365 - новые возможности для бизнеса и практические вопросы миграции» , в ходе которого своим опытом поделились генеральный директор компании «АЛВ Груп» Сергей Савинов и системный администратор ЗАО «Синема парк» Дмитрий Плотинский.
Office 365 - что это?
Для начала нужно уточнить, что же представляет собой Office 365, чем он отличается от хорошо знакомого семейства Microsoft Office. По функционалу Office 365 превосходит последний за счет включения облачных аналогов серверных продуктов Microsoft, но отличается методами оплаты и обновления ПО. Пакет включает две группы компонентов: хорошо знакомые клиентские приложения для работы с информацией (Word, Excel, Outlook, PowerPoint и др.) и облачные сервисы SharePoint, Exchange и Skype for Business (бывший Lync), у которых давно есть соответствующие серверные аналоги. С точки зрения заказчика, клиентские приложения обслуживаются точно так же (развертываются на клиентской инфраструктуре заказчика), главное отличие заключается в серверных компонентах, которые работают в ЦОДах Microsoft, и соответственно сам вендор принимает на себя ответственность за их надежное функционирование. Кроме того, Office 365 имеет еще дополнительные сервисы, но по сравнению с перечисленными основными компонентами они играют, скорее, вспомогательную роль, хотя из их числа стоит выделить облачное хранилище OneDrive for Business, в котором каждому пользователю предоставляется 1 Тб памяти.
Другой важный аспект - формат владения и оплаты: все приложения доступны пользователю по подписке, что позволяет ему оплачивать только нужный период работы с реально необходимым объемом и видом ИТ-ресурсов, при этом в течение действия подписки вендор обеспечивает заказчику постоянное обновление используемого ПО до самых последних актуальных версий. Например, сейчас в качестве клиентских приложений используется версия Office 2016, вышедшая в сентябре нынешнего года, а в феврале 2016 года ожидается первое большое обновление этого набора приложений.
У Office 365 имеется несколько тарифных планов, ориентированных на разные группы пользователей (частные лица, малый бизнес и крупные предприятия), включающие разные варианты состава клиентских и облачных компонентов. В принципе все компоненты Office 365 можно приобрести и по отдельности, но эксперты советуют: если вам нужны хотя бы два компонента, то выгоднее подписаться на подходящий тарифный план. Правда, Сергей Савинов обратил внимание на важный момент: разобраться в тарифных планах и различных нюансах их применения не очень просто и для выбора оптимального варианта лучше обратиться к профессиональным консультантам, которые имеют знания и опыт в этих вопросах.
Преимущества облачного пакета
Оценивая преимущества Office 365 в целом, Сергей Савинов сформулировал их в таком виде:
- отсутствие необходимости в собственной серверной инфраструктуре;
- исключение фазы развертывания и настройки;
- доступ к сервису из любой точки, где есть Интернет, с гарантией 99,9%;
- гибкость в выборе нужных сервисов и постоянное обновление ПО;
- оптимизация финансовых затрат.
Важно понимать, что переход от традиционной модели владения ИТ к схеме их аренды - это общемировая, глобальная тенденция. Это совсем не придумка ИТ-поставщиков, данный тренд определяется желанием потребителей повысить эффективность своей работы, снизить затраты, открыть новые возможности для собственного развития. Office 365 позволяет заказчикам отказаться от забот по созданию и поддержке своего «ИТ-заводика», воспользовавшись услугами профессионалов, которые делают эту работу лучше и дешевле. «Если вы готовы стать профессиональной ИТ-компанией, чтобы самостоятельно задействовать возможности современных, постоянно развивающихся ИТ, то можете продолжать использовать модель „он-премис“ (т. е. использовать ИТ-ресурсы, развернутые внутри собственной ИТ-инфраструктуры). Если же вы хотите заниматься именно своим бизнесом, оптимально применяя ИТ как инструмент максимизации его прибыльности, то вам нужно переходить на модель аренды», - убежден Сергей Савинов.
Эксперт выделяет два основных аспекта, которые влияют на принятие решения заказчиком при выборе варианта приобретения ПО - экономические показатели проекта (включая не только прямые финансовые затраты, но и новые возможности для бизнес-пользователей) и безопасность (в широком понимании этого слова, в том числе надежность и доступность ИТ-решения, соответствие нормативным требованиям и пр.).
Очевидное преимущество Office 365 - заказчику не нужно больше постоянно заботиться о обновлении техники и ломать голову над тем, что делать с ресурсами, которые были куплены, но устарели и оказались ненужными через какое-то время. Аренда позволяет брать именно то, что вам нужно сейчас и оперативно отказаться от неиспользуемого. Это очень важно для всего мирового рынка, который отличается высокой динамикой изменения ситуации, но становится еще более актуальным во времена затяжной экономической нестабильности.
Экономические выгоды использования Office 365
- Отказ от разовых капитальных затрат (и н а ПО, и на аппаратные средства) в пользу равномерно распределенных операционных расходов, которые списываются с прибыли.
- Оплата по факту использования нужных видов сервисов, по времени аренды этих сервисов и по числу пользователей сервисов; возможность отказа от оплаты ненужных сервисов; изменение оплаты в соответствии с увеличением/уменьшением числа пользователей; 1 Тб персонального облачного пространства на каждого пользователя.
- Сокращение затрат на ИТ-обслуживание, отказ от косвенных расходов (зарплата и налоги, связанные с излишним персоналом; антивирусы/антиспамы/средства резервного копирования; отказ от избыточного энергопитания и кондиционирования; снижение расходов на обслуживание и безопасность серверного помещения и т. д.).
Важно отметить, что сейчас Microsoft поддерживает клиентские приложения Office для всех основных настольных и мобильных платформ (Windows, Mac OS X, iOS, Android, Windows Phone), при этом каждый подписчик может установить облачный аналог Microsoft Office 2016 на пять разных персональных устройств.
С тем, что главным плюсом Office 365 является экономическая эффективность, согласен и Дмитрий Плотинский, уже имеющий опыт перевода своей компании на данный пакет. Но при этом он отмечает и другие его плюсы, например сокращение расходов на администрирование. В целом пользу от применения именно сервисов, а не серверных он-премис приложений ощущают в первую очередь малые и средние компании.
Вопросы безопасности
Если экономика облачных моделей у компаний обычно не вызывает особых сомнений (тут все довольно просто просчитывается), то вопрос обеспечения безопасности остается для них, пожалуй, главным камнем преткновения. Практика, однако, показывает, что потребители зачастую имеют не очень верные представления в этом отношении. «Тут очень много мифов, и большинство из них ошибочные», - уверен Сергей Савинов.
У нас часто термин «безопасность» используется в очень широком смысле - под ним подразумевают и надежность (доступность) сервиса, и его соответствие нормативным требованиям, и устойчивость к действиям разного рода злоумышленников (внешних хакеров, внутренних инсайдеров и пр.). По мнению эксперта, проблему надежности имеет смысл обсуждать только применительно к каналам связи, поскольку в плане надежности вычислительной инфраструктуры конкуренцию ведущим западным провайдерами, таким как Microsoft, Amazon и Google, смогут составить разве что ведущие крупные компании вроде Сбербанка.
Еще несколько лет назад считалось, что по надежности и пропускной способности Интернет все же уступает локальным или выделенным сетям, но с тех пор ситуация серьезно изменилась в пользу Интернета. Его показатели, по крайней мере в развитых регионах страны, уже достигли такого уровня, который удовлетворяет требованиям к выполнению критически важных для бизнеса операций. Огромное число предприятий сегодня использует Интернет почти как электросеть. Более того, Интернет имеет то преимущество (особенно для малых компаний), что позволяет гибко управлять человеческими ресурсами независимо от того, находятся сотрудники в офисе, дома или в поездке. И если в офисе вдруг пропало электропитание, они могут продолжить работу, например, в ближайшем кафе.
Что касается опасений насчет того, что данные заказчика провайдер может предоставить третьей стороне, то в случае использования сервисов Microsoft такое возможно только в случае судебного решения страны, где находится ЦОД (для России - это Ирландия). Из информации СМИ можно сделать вывод, что таких прецедентов еще не было. В России действуют такие же правила, но с учетом местных законов и практики их применения.
С другой стороны, при размещении серверов на территории заказчика резко возрастает опасность внутренних угроз, обусловленных человеческим фактором. Особенно это характерно для малых и средних организаций. В специализированных дата-центрах защита от неправомерных действий сотрудников и внешних хакерских атак обычно тоже реализована на более высоком уровне.
Конечно, напомнил Дмитрий Плотинский, сегодня есть некоторая вероятность законодательного прекращения отношений российских заказчиков с американскими провайдерами, например в случае введения санкций с той или иной стороны, но в его компании, взвесив «за» и «против», решили, что этот риск является минимальным, а экономические выгоды от перехода на Office 365 реальны и осязаемы. Затрагивая проблему резервного копирования данных, г-н Плотинский также отметил, что на рынке уже сейчас есть решения независимых разработчиков, расширяющие стандартный функционал Office 365, и хотя надежность хранения данных у Microsoft весьма высока, компании, желающие иметь локальную копию данных у себя, могут воспользоваться этими решениями.
В ходе вебинара (в том числе раунда вопросов и ответов) было затронуто еще немало интересных проблем, касающихся переноса данных при переходе на Office 365, альтернативных предложений конкурентов (в частности, Google), технической поддержки со стороны Microsoft и ее местных партнеров, соответствия облачных сервисов Microsoft российским законам о персональных данных и пр. С полной видеозаписью вебинара и представленной на нем презентацией можно познакомиться на
