Системы управления контентом. Наиболее производительные CMS. Модели представления данных в CMS

программа , используемая для создания, редактирования, управления и публикации контента некоторым систематическим образом.

Обычно такие системы используются для хранения и публикации большого количества документов, изображений, музыки или видео.

Система управления веб-контентом ( Web content management system , WCMS или Web CMS ) - програмное обеспечения CMS класса, реализованное обычно в виде веб-приложения, и предназначенное для создания, и управления HTML содержимым. WCMS обычно используется для управления и контроля большими, динамически изменяемыми коллекциями веб-материала (HTML документами и связанными с ними картинками). Такая система упрощает процесс создания, управления, редактирования контента и многие другие важные задачи, связанные с поддержкой этих процессов.

WCMS предоставляет следующие возможности:

• Применение автоматических шаблонов отображения (в HTML или XML формате), автоматически применяемых к новому или существующему контенту. Тем самым вид всех документов может задаваться из одного места.
• Простота редактирования контента . Пользователю достаточно легко создавать и управлять контентом, поскольку ему либо вообще не требуется знания языков программирования или языков разметки, либо требуется минимальное знание таковых.
• Масштабируемость . Возможность расширения функциональности существующего сайта путем установки поставляемых с дистрибутивом WCMS плагинов и модулей .
• Управление документами . Имеются средства управления жизненным циклом документов с момента создания до удаления.
• Визуализация контента . Любой пользователь может работать с виртуальной копией всего веб-сайта, множества документов или кодами программ, что позволяет увидеть все изменения множества взаимосвязанных ресурсов перед их окончательным применением.

В зависимости от способа применения шаблонов для генерации веб-страниц принято выделять три основные типа WCMS -систем: с автономной обработкой , он-лайн обработкой и гибридные системы .

• Автономные системы обрабатывают все содержимое путем применением шаблонов перед публикацией веб-страниц .
• On-line системы применяют шаблоны в момент посещения сайта пользователями (либо извлекают страницы и кэша).
• Гибридные системы комбинируют первые два подхода. Некоторые из них вместо статических HTML страниц генерируют исполняемые коды (JSP , PHP , Perl ), избавляя от необходимости установки WCMS-системы на каждом веб-сервере.

В качестве примера системы рассмотрим WCMS Drupal .

Drupal – это WCMS система, разработанная на языке PHP и использующая в качестве хранилища данных реляционную базу данных (поддерживаются MySQL, PostgreSQL и другие). Архитектура Drupal позволяет применять его для построения различных типов сайтов - от блогов и форумов, до информационных архивов или сайтов новостей.

Функциональность обеспечивается подключаемыми модулями, обращающимися к общему API Drupal . Стандартный набор модулей включает, например, такие функции как новостная лента, файлов, сборщик новостей, голосования, поиск и др.

Наиболее важные функции, предоставляемые модулями входящими в поставку Drupal:

• единая категоризация всех видов содержимого (таксономия) - от форумных сообщений до блогов и новостных статей;
• широкий набор свойств при построении рубрикаторов: плоские списки, иерархии, иерархии с общими предками, синонимы, родственные категории;
• вложенность категорий любой глубины;
• поиск по содержимому сайта, в том числе поиск по таксономии и пользователям;
• разграничение доступа пользователей к документам;
• динамическое построение меню;
• поддержка XML-форматов:
  • вывод документов в RDF/RSS;
  • аггрегация материалов с других сайтов;
  • BlogAPI для публикации материалов с помощью внешних приложений;
• поддержка сменных тем оформления сайта с предоставлением нескольких готовых вариантов;
• переводы интерфейса сайта на разные языки, а также поддержка ведения разноязычного контента;
• возможность создания сайтов с пересекающимся содержимым (например общей базой пользователей или общими настройками);
• раздельные конфигурации сайта для различных виртуальных хостов (в том числе собственные наборы модулей и тем оформления для каждого подсайта);
• механизм для ограничения нагрузки на сайт (автоматическое отключение при высокой посещаемости части информационных блоков и модулей).

Существует огромное множество систем как коммерческих, так и бесплатных. Например Майкрософт предлагает реализацию

В последние годы стали популярны системы управления контентом. С помощью подобных систем легко создать базовый web-проект, а web-интегратор получает возможность развернуть масштабный проект за счет модульности.

Применение системы управления контентом при разработке web-проекта позволило не работать над созданием кода разметки каждой страницы, программированием и интегрированием их графического оформления. Достаточно выбрать готовый модуль, из ранее созданных и протестированных. Интеграция в систему делается по единому стандарту.

Начало развитие web-среды происходит в 90_ых гг. Этот период характеризовался относительно невысоким уровнем развития web технологий и web-проекты способные на интерактивное взаимодействие могли создаваться только программистами.

Вся динамика реализовывалась через CGI и другие сложные технологии и сайт обычно представлял собой набор статичных html_страниц, подготовленных в html редакторах. После набора, страницы, для осуществления возможности межстраничных переходов, объединялись ссылками и размещались на сервере. Вся работа по обновлению информации и проверке работоспособности проекта перекладывалась на его автора. Если требовалось не просто изменить существующую страницу, а добавить новую, то приходилось решать вопросы, связанные с логическим и физическим внедрением последней в весь проект. И если объем страниц возрастал, то «справляться» с ними становилось еще сложнее. Изменять и расширять динамические проекты было еще более проблематично.

Систем автоматизации всех этих процессов на тот момент практически не было. Однако такое положение длилось относительно недолго, и в дополнение к статичным html_страницами, CGI программированию появились более «дружественные» технологии - Asp (конец 1996 г.), ColdFusion (июнь 1995 г.), а позже и PHP. Новые технологии позволили совместить разметку html_страниц и несложный программный код, сделав тем самым пассивные html_страницы активными. Активность страниц позволила организовать интерактивное взаимодействие с пользователями и при обращении к одной и той же активной странице пользователь мог получать новые данные. В то же время стали создаваться активные страницы для автоматизации определенных действий, например, процесса загрузки файлов на сервер или же процесса создания новых страниц. Такие полезные страницы постепенно собирались во вспомогательные пакеты. Подобные пакеты применялись в типовых задачах. Вскоре разработчики пришли к решению о необходимости создания универсальных систем. Таким образом и появились первые универсальные коммерческие системы управления. Утвердилась и аббревиатура CMS. Позже появились и открытые системы управления. Дальнейшая эволюция этих систем привела к расширению функциональности и теперь они способны работать с темами, модулями, а также управлять другими элементами. Современные системы уже можно смело именовать «системами управления web-проектом».

Сейчас системы управления это не только удобная оболочка-менеджер для пользователя, но и мощный инструмент для web-разработчика (последнее справедливо далеко не для всех систем). Благодаря таким системам, все реже возникает необходимость в разработке web-проектов «с нуля» - подготовленному пользователю достаточно выбрать, установить и настроить существующую систему, чтобы получить приемлемый результат профессионального уровня.

К сожалению, некоторая часть существующих web-сайтов создана без систем управления. Это так называемые «пустышки».

Создателю web-проекта при необходимости внесения корректировок или изменений в проект приходится самостоятельно выполнять сложные манипуляции с гипертекстом и программным кодом, либо потребуется обратиться к разработчикам проекта и за дополнительную оплату решать вопросы с которыми он и сам бы мог справиться, имея систему управления.

По объективным оценкам на данный момент существует пока немалая часть web-проектов без систем управления.

Модераторы, администраторы - это лица, которым делегирован набор дополнительных прав. Пользователям такого уровня система управления представляется в расширенном виде - к интерфейсу системы добавляются дополнительные элементы управления или целые административные разделы. В таких разделах администратор может легко и быстро добавлять например новых пользователей, а модератор может вносить правки в оставленные посетителями сообщения и делать другие разрешенные администратором действия.

Для лучшего понимания предметной области, а также установления порядка, была создана такая методика как классификация. Классификация - это разделение общего множества на частные по выбранным критериям, т.е. попросту деление на группы по общим признакам. Классификация также требуется и в области систем управления, где она должна сделать четкие разграничения между системами.

На данном этапе будут рассмотрены два наиболее очевидных вида классификации:

• - классификация по «степени открытости»;
• - классификация по «разработчику системы»;

Классификация по «степени открытости»:

Многие пользователи уже успели попробовать такие «открытые» продукты как OpenOffice, Firefox, Linux, а также другие известные программы и системы, которые распространяются не просто бесплатно, но и с открытыми исходными кодами. Последнее означает, что каждый желающий может вносить изменения в исходный код таких программ и даже распространять их в модифицированном виде.

Главным преимуществом открытых продуктов является их доступность - открытый продукт можно не только свободно получать, но и быстро обновлять, ведь новые версии таких продуктов выходят с завидной регулярностью, а исправление найденных ошибок не выливается в очередное ожидание заплаток или сервиспаков, как это обычно происходит с коммерческими решениями.

Открытый продукт можно «пересобрать» с учетом своих собственных требований и тем самым получить максимальный результат.

Классификация по «разработчику системы»:

Разработчик системы, как правило, является автором, и сопроводителем системы. Современная CMS система должна позволять, не прибегая к дополнительному программированию, выполнять: редактировать содержимое страниц, включая добавление / удаление графики; добавление новых страниц; изменение структуры сайта и различных мета данных; настройку регистрационных форм; управление опросами, голосованиями и форумами; вывод статистики посещений; распределение прав по управлению сайтом среди пользователей т.д. .

Благодаря сегодняшним веб-технологиям свой сайт может создать практически любой человек. Познания в области программирования и гипертекстовой разметки совсем не обязательны. В этой статье мы подробно рассмотрим управления содержимым сайта и приведем рейтинг CMS, которые являются наиболее выгодными из всех существующих на сегодняшний день площадок.

Понятие CMS

Система управления контентом сайта - это специализированное программное обеспечение, которое предназначено для быстрой модификации новостей сайта и управления остальными элементами его содержимого. Такая система может быть выпущена в качестве десктопного клиента или в виде интернет-приложения.

CMS позволяет не только редактировать новости в автоматическом режиме, но и создавать новый контент, добавлять элементы стилистического оформления и пользовательского функционала. Основные функции и возможности, которыми владеют все системы управления сайтом:

1. Возможность управления контентом без использования языка гипертекстовой разметки и каскадной таблицы стилей.
2. Хранение данных, обеспечение доступа к базам данных сайта, управление потоками документов.
3. Публикация контента.
4. Предоставление удобной подсистемы поиска по содержимому сайта.

Рейтинг бесплатных CMS

Бесплатные версии CMS имеют намного меньший функционал, чем платные варианты, однако они обеспечивают основной набор функций, который необходим для базового управления всем содержимым вашего сайта.

1. (Malware Free). Данная система в большинстве случаев используется для новостных порталов, ведь функционал минимален. Однако это не мешает данной системе создавать сайты с удобной пользовательской навигацией. Вся документация распространяется бесплатно. Клиентское приложение доступно для скачивания всем желающим создать свой блог или новостной портал. Данная CMS дает владельцам сайта возможность подключить рекламу и другие системы монетизации. Поддерживается функция хранения информации в базе данных.
2. WordPress - одна из наиболее популярных и востребованных сегодня систем. Также входит в рейтинг CMS с наиболее удобным распределением функций. WordPress требует наличия предустановленного клиента. Используется такая система, как правило, для создания сложных информационных ресурсов, которые требуют сложной организации постоянной поддержки большого количества администраторов.
3. Typo3. Такой вариант CMS используется для создания Система распространяется на бесплатной основе с открытым исходным кодом. Наличие качественной документации, переведенной на разные языки, позволяет разработчикам поддерживать сайт и внедрять в его функционал передовые технологии в области веб-программирования.

Рейтинг CMS-интернет магазинов

Наиболее производительные CMS

1. Opencart. После персональной сможет затрачивать минимум ресурсов и позволит сайту работать намного быстрее.
2. "1С Битрикс". Движок позволяет управлять интернет-магазином с более чем сотней тысяч товаров разных категорий. При этом общая производительность сайта не страдает.
3. Magento. Этот движок работает стабильно. Риск постоянных зависаний или сбоев системы минимален.

Система управления интернет журналом

Такие варианты движков отлично подойдут для начинающих блогеров или для тех, кто решил завести собственный интернет журнал без познаний в области веб-разработки.

1. +Web. Относится к числу индивидуальных систем управления контентом сайта. Позволяет создать индивидуальный дизайн вашего блога.
2. Treegraph. Походит для развития любых интернет проектов, в частности и блогов. Поддерживает Apache и БД mySQL.
3. WordPress. Удобный движок, который входит в общий рейтинг CMS.
4. Drupal. Позволяет строить абсолютно любые подвиды интернет-журналов, независимо от уровня их сложности.

Платные системы управления содержимым сайтов. Стоит ли их использовать?

Прежде чем выбрать платный движок, опробуйте его бесплатную версию на протяжении хотя бы одного месяца. Так вы поймете, подходит ли вам данная система. Платный вариант движка предоставляет на порядок больше функций, к примеру, сторонняя реклама будет отключена, и впредь только администратор сможет подключать рекламные баннеры, которые будут приносить деньги владельцу сайта.

Платные системы имеют повышенный уровень безопасности, что является чрезвычайно важным критерием, если вы планируете создать серьезный веб-ресурс. При выборе движка руководствуйтесь не общепринятыми стереотипами, а своим опытом использования бесплатной версии того или иного продукта.

Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией),
который позволяет ему функционировать (делать бизнес).
Xerox

Данные и контент

Сегодня вместо термина «автоматизация документооборота» все чаще употребляется термин «системы управления контентом», или ECM (Enterprise Content Management). Да и сам термин «документ» теперь трактуется все более широко. С чем же это связано?

В развитии документооборота можно выделить две тенденции: переход от автоматизации структурированных данных к автоматизации неструктурированных данных и от использования узкоспециализированных решений к применению интегрированных систем масштаба предприятия.

Первые системы электронного документооборота появились еще в 70-е годы. Это были преимущественно автономные приложения, фокусирующиеся на отдельных задачах, таких как оцифровка документа, его распознавание и управление записями о документах, реализованных на уровне отдела предприятия.

Приложения для документооборота, как и офисные приложения Word, Excel и PowerPoint, в начале 80-х годов существовали в виде отдельных продуктов и лишь со временем были интегрированы в комплексные решения.

Первые системы документооборота в основном были предназначены для управления структурированными записями. По сути, они представляли собой специализированные базы данных, хранящие записи о документах: о поступающем документе делалась запись, а далее к ней привязывались все действия, которые выполнялись с документом.

Со временем подобные системы стали включать и сами документы в электронном виде, понятие «запись» расширилось и стало обозначать не только запись в базе данных, но и, например, электронное письмо, документ и его индекс и т.д. Постепенно изменилось само понятие «документ».

Действительно, в организацию документ может поступить в бумажном виде, затем его отсканируют, распознают и поместят на web-сайте. С точки зрения содержания это будет один и тот же документ, а по формату файла и способу хранения - разные.

В компаниях осознали, что ручной перевод документа из одного формата в другой, из одной формы хранения в другую, а также повторное создание одного и того же содержания для web-хранения или хранения в другом виде - это неоправданные затраты. Так появилась концепция ECM, в соответствии с которой внимание стали акцентировать на автоматизации контента.

Говоря о трансформации понятия «документ», хотелось бы привести результаты опроса компании IDC (рис. 1), в ходе которого 956 руководителей европейских компаний ответили на вопрос: «Что следует понимать под термином “документ”?»

Рис. 1. Результаты опроса «Что следует
понимать под термином “документ”?»
(источник: IDC, 2006)

Как свидетельствуют результаты опроса, почти 50% респондентов отнесли к понятию «документ» web-странички и почти 80% - сообщения электронной почты.

Что же такое документ? Безусловно, что этот термин постоянно изменяется. По всей видимости, наиболее удачным следует признать определение компании Xerox: «Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией), который позволяет ему функционировать (делать бизнес)». Из этого определения становится понятно, что многим организациям пора сделать анализ крови, чтобы оценить свое состояние здоровья и принять соответствующие меры.

Понятие «документооборот», подразумевающее полную автоматизацию работы с документами на предприятии, невозможно свести к какому-то одному общеупотребимому английскому ИТ-термину. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management.

В последнее десятилетие стратегия использования ИТ в большинстве компаний была нацелена на снижение расходов. Сегодня акцент постепенно смещается в область привлечения и удержания клиентов за счет предоставления им более качественных информационных сервисов. Дальнейшее развитие информационных технологий приведет к увеличению спроса на качественные информационные услуги, и те фирмы, которые не смогут обеспечить подобных сервисов, будут вынуждены уйти с рынка. Одна из главных тенденций развития ИТ - резкий рост контента в компаниях. Современные дешевые средства хранения данных позволяют накапливать контент, но для эффективного управления им требуются новые, интегрированные технологии ввода, хранения, управления и дистрибьюции контента. Управление контентом в условиях жесткого ИТ-бюджета - это мощный стимул для организаций внедрять корпоративные системы управления контентом.

Управление контентом становится первоочередной задачей для большинства современных компаний. При этом очень многие руководители хорошо понимают, сколь существенные вложения требуются для построения интегрированной системы управления контентом, однако плохо представляют себе, сколько они теряют из-за недоавтоматизированности подобных систем и как много операций приходится дублировать. Более 90% руководителей организаций, участвовавших в вышеупомянутом опросе IDC, не смогли даже примерно оценить, сколько они тратят на управление контентом при той степени автоматизации, которая принята на их предприятии. Две трети признались, что такие расчеты (оценка расходов на управление контентом) в организации не проводились.

Для того чтобы понять, каковы же затраты на работу с контентом, обратимся к расчетам компании IDC. На рис. 2 представлено распределение затрат на выполнение типичных задач сотрудниками среднестатистической организации, занятыми в сфере обработки информации. Авторы исследования исходили из западных норм оплаты труда (в среднем 60 тыс. долл. в год); для российских предприятий в количественном выражении картина, конечно же, будет несколько иная, однако качественное распределение (временны е затраты) останется примерно таким же.

Рис. 2. Средняя стоимость выполнения информационных операций
на одного сотрудника в неделю (источник: IDC, 2006), долл.

Как следует из рис. 2, в среднем организации в США тратят около 270 долл. (из расчета на одного сотрудника в неделю) только на поиск информации и 195 долл. - на ручное заполнение форм и создание документов.

Результаты еще более интересного исследования представлены на рис. 3. Здесь анализируются дополнительные затраты по разным категориям задач из-за потерь времени на неавтоматизированную работу с контентом. Очевидно, что оптимизация работы с контентом сулит большую экономию.

Рис. 3. Ежегодные потери, связанные с тратой времени на неавтоматизированную
работу с контентом (для американской компании с тысячей сотрудников, занятых
в сфере обработки информации), млн долл.

Все больше руководителей компаний понимают, что нужна такая интеграция контента в рамках организации, при которой сотрудникам не приходится повторно создавать документы с одним и тем же содержанием в разных форматах.

Концепция Enterprise Content Management

ЕСМ - это сравнительно новая концепция, терминология для которой еще окончательно не сложилась. Ее логическая структура представлена на рис. 4.

Рис. 4. Логическая структура ECM

Рассмотрим ключевые элементы, входящие в данную схему.

Системы ввода (Capture)

Система ввода документов включает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера или импортироваться из любого приложения.

Если документ вводится с бумажного носителя, то на первом этапе производится его сканирование и создается электронная копия документа (образ). В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также визуальный контроль качества. Сканеры для корпоративного применения обычно оснащены рядом дополнительных функций, например могут принимать разноформатные документы. На втором этапе (если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть выполняется распознавание отсканированных документов. Для этого используются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на формализованные, неформализованные и специальные. В формализованных документах заранее определена форма - расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев.

Перевод документов каждого из перечисленных выше видов в электронный формат имеет свою специфику: для ввода фотографий достаточно электронного изображения, если документ содержит текст - его необходимо распознать, если это анкета - то обычно нужна только содержащаяся в ней информация, например при обработке избирательных бюллетеней обычно не требуется изображение самого документа - достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки, - так называемого рукопечатного текста. Технологии распознавания рукопечатных символов получили название Intelligent Character Recognition (ICR). Задачи распознавания при вводе форм необязательно связаны с текстом. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), например в избирательных бюллетенях. При массовом вводе документов производятся распознавание, верификация и индексирование. Далее система определяет, куда должен направиться каждый документ и под каким именем, то есть происходит автоматическое управление потоком ввода.

Решения по автоматизации ввода предлагают такие компании, как EMC (Captiva), ABBYY и Cognitive Technologies.

Управление документами (Document Management)

Управление документами - старейший компонент ECM. Он позволяет контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии - снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К основным задачам управления документами можно отнести:

• контроль документов на вход/выход, контроль целостности документа;
• управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на разных стадиях работы над документом, а также одной и той же информации в различных форматах);
• поиск и навигация с целью поиска информации;
• визуализация информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

Функции Document Management все в большей степени пересекаются с управленческой функциональностью офисных приложений, таких как Outlook/Exchange и Notes/Domino, и с функциями Library Services по администрированию хранения информации.

Лидерами данного сегмента рынка являются компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

Управление web-контентом (Web Content Management)

Данная технология поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей - владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;
• доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;
• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;
• визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на сайте техническим сотрудникам (web-мастерам) все труднее поддерживать его. Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Данная технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения - и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда - уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

• визуализацию процессов и организационных структур;
• ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;
• средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы для управления рабочим процессом присутствуют в продуктах таких компаний, как IBM (FileNet), EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint). К этой группе также можно отнести компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых есть развитые модули управления потоками работ.

Управление в рабочих группах (GroupWare)

Системы GroupWare обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаще применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь, рассматриваются в качестве элементов ECM. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• коллективное совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Одним из первых решений, направленных на организацию совместной работы, был продукт Lotus. Сегодня в данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird),Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Следует отметить, что те логические системы, которые мы рассмотрели выше, нельзя назвать технологическими модулями, из которых складывается то или иное решение ECM. Они представляют собой, скорее, наборы функций, объединенных неким маркетинговым термином. При интеграции их в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими, что поясняет схема, приведенная на рис. 5.

Рис. 5. Схема построения типового ECM-решения (

Понятие CMS

Любой Web-сайт состоит из набора страниц, а различия заключаются лишь в том, как они организованы. Существует два вида организации Web-сайта – статический и динамический. В первом случае специалисты, отвечающие за создание и поддержку сайта пишут в HTML-форме каждую в отдельности страницу, включая ее оформление и контент. Во втором – в основе любой Web-страницы лежит шаблон, определяющий расположение в окне Web-браузера всех компонентов страницы, и вставка конкретной информации производится с использованием стандартных средств, не требующих от участника процесса знания языка HTML и достаточно сложных для неспециалиста процедур публикации Web-страницы.

Если сайт состоит из множества страниц или он должен часто обновляться, то преимущество динамической организации становится очевидным. Разработчикам Web-сайта не надо переписывать всю страницу при изменении ее информационного наполнения или дизайна. Страницы не хранятся целиком, а формируются динамически при обращении к ним.

Таким образом, отделение дизайна от контента является главной отличительной особенностью динамических сайтов от статических. На этой основе возможны дальнейшие усовершенствования структуры сайта, такие как определение различных пользовательских функций и автоматизация бизнес-процессов , а самое главное, контроль поступающего на сайт контента.

Для создания динамического сайта возможны два пути. Во-первых, это написание собственных программ, отвечающих за создание нужных шаблонов и поддерживающих необходимые функции. При этом созданная система будет полностью отвечать потребностям, однако возможно потребует больших программистских усилий и времени. Второй путь - это воспользоваться уже существующими системами, которые и называются системами управления Web-контентом. Преимуществом этого пути является уменьшение затрат времени и сил. К его недостаткам можно отнести снижение гибкости, предоставление недостаточного или чрезмерного набора возможностей.

Под контентом (дословный перевод английского термина content, означающего содержание, содержимое) понимают информационное наполнение сайта – то есть все типы материалов, которые находятся на сервере: web-страницы, документы, программы, аудио-файлы, фильмы и так далее. Таким образом, управление контентом – это процесс управления подобными материалами. Он включает следующие элементы: размещение материалов на сервере, удаление материалов с сервера, когда в них больше нет необходимости, организацию (реорганизацию) материалов, возможность отслеживать их состояние.

Системы управления контентом (в английском языке существует устоявшийся термин – Content Management Systems или, сокращенно, CMS ) – это программные комплексы, автоматизирующие процедуру управления контентом.

Функции CMS

Функции систем управления контентом можно разделить на несколько основных категорий:

1. Создание - предоставление авторам удобных и привычных средств создания контента.
2. Управление - хранение контента в едином репозитории . Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. Кроме того, обеспечивается интеграция с существующими информационными источниками и ИТ-системами. CMS поддерживает контроль над рабочим потоком документов, т.е. контроль за процессом их одобрения. Таким образом, управление контентом включает в себя хранение, отслеживание версий, контроль за доступом, интеграцию с другими информационными системами и управление потоком документов.
3. Публикация - автоматическое размещение контента на терминале пользователя. Соответствующие инструменты автоматически адаптируют внешний вид страницы к дизайну всего сайта.
4. Представление - дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных; например, можно строить навигацию по структуре репозитория .

Cистемы управления контентом делятся на четыре основных категории, которые частично перекрываются:

1. Системы управления исходными кодами традиционно поддерживают управление исходными кодами программ, и часто предоставляют некоторый web-интерфейс, который может использоваться внутри корпоративной сети , а также вне ее для параллельной работы с исходными кодами.
2. Системы управления документами предназначены для организаций, оперирующих с большим количеством документов, например, офисы больших компаний, редакции и страховые компании.
3. Системы управления web-контентом представляют собой новую индустрию программных продуктов. Эти системы предназначены для разработки и управления Web-сайтами различной степени сложности. Обычно такие системы поддерживают и некоторый тип управления потоками работ .
4. Системы электронной коммерции – обеспечивают хранение и управление электронными каталогами товаров. По сути, эти системы незначительно отличаются друг от друга. Самое главное отличие этих систем – это люди, которые их используют.

Использование CMS предоставляет следующие преимущества:

1. Оперативное обновление информации - информацию публикует сотрудник, владеющий информацией, без дополнительных посредников в виде технических специалистов. CMS предназначены для автоматизации процесс публикации информации на web-сайте, предоставляя пользователям возможность самим публиковать материалы в WWW и определять их визуальное представление, используя для этого стандартные средства, не требующие знания языка HTML и достаточно сложных для неспециалиста процедур. С помощью CMS можно, не будучи профессиональным разработчиком, создавать и модифицировать информационное наполнение сайтов.
2. Снижение стоимости поддержки – обновление информации производится самостоятельно, нет необходимости оплачивать труд собственного или внешнего web-мастера. Снижение стоимости происходит за счет снижения потерь времени на поиски документов, пресечения дублирования и ошибок, увеличения скорости связи с партнерами и клиентами.
3. Предоставление дополнительных сервисов пользователю – часть сервисов – поиск, форумы, голосования и т.д., требуют интерактивного взаимодействия с пользователем. Они уже реализованы в рамках CMS .
4. Уменьшение сроков и стоимости разработки – наиболее востребованная функциональность уже реализована в CMS и может быть сразу использована.
5. Повышение качества разработки – при разработке полностью или частично используются готовые модули, которые уже прошли неоднократное тестирование.
6. Снижение стоимости дальнейших модификаций – CMS позволяют разделить данные и их представление. Это позволяет гораздо проще изменить внешний вид сайта, чем в случае со статическим сайтом.

Среди CMS -систем часто выделяют так называемые каркасы ( content management framework, CMF) - инструментарии для создания системы.

Разработкой систем управления контентом занимаются многие компании, в том числе IBM, Microsoft, Oracle, Macromedia.

Стандартизация CMS

В последнее время начали появляться организации, пытающиеся объединить разработчиков CMS , создать единую информационную среду для потенциальных пользователей подобных систем, продвигать и утверждать единые стандарты. Прежде всего, это ассоциации OSCOM ( Open Source Content Management ), и CMSWatch.

OSCOM утвердила такие стандарты, как WebDav , RSS , ATOM и JSR -170.

В свою очередь, CMSWatch ежегодно выпускает отчет, включающий в себя обзор рынка CMS -систем, сравнение некоторых из них, описание жизненного цикла контента и управления им в CMS -системах.

Модели представления данных в CMS

Существует классификация CMS , основанная на модели представления данных - объектной, сетевой или модульной.

Объектная модель

Объектная модель представления данных оперирует такими понятиями, как класс и объект. Классы определяют структуру данных и представляют собой набор атрибутов (текстовая строка, целое число, изображение и т.д.). Экземпляры класса (объекты) имеют определенную структуру и могут содержать другие объекты, образуя произвольную иерархическую структуру. Объекты могут наследовать свойства, содержание и поведение объектов, которые в них содержатся. Примерами объектов служат документы, картинки, папки и учетные записи пользователей. Класс контента не хранит в себе реальных данных - такую информацию содержат объекты (экземпляры класса). Определив один класс, можно создать множество его представителей (контент объектов). извлечения данных из направленного графа обычно используются рекурсивные процедуры обработки, такие как составление списков узлов, определение атрибутов узла по атрибутам родителя и др.

Модульная модель

В подобных системах контент разделен на отдельные модули по типам содержимого . Структура данных зависит от модуля, и вся работа с контентом сосредоточена внутри модуля. Модули независимы и полностью отвечают за работу с документами данного типа. Документы описываются с помощью фиксированного набора характеристик - типы документов строго фиксированы. Расширять функциональность можно за счет добавления нового модуля, замены или редактирования существующего кода. Чаще всего нет никакой системы связей между документами разных модулей и между документами одного и того же модуля. Стандартный набор типов контента (модулей) таков: ссылки, статьи, файлы, новости, разделы, форум.

Несмотря на очевидную ограниченность модели данных , системы на ее основе наиболее популярны благодаря своей простоте. У модульных CMS -систем есть один общий недостаток - строго фиксированная в пределах модуля структура содержимого. Однако для расширения их функциональности можно воспользоваться внешними модулями, которых в Сети немало. Очевидное преимущество этих систем - возможность получения почти полностью готового к использованию портала за короткое время.