Microsoft Office Groove 2007 - это решение для совместной работы, обеспечивающее динамичное и эффективное взаимодействие распределенных рабочих групп, включающих сотрудников, которые работают в разных организациях и в удаленном или автономном режиме. Использование рабочих областей Groove экономит время, увеличивает производительность и повышает качество коллективной работы. В статье будут рассмотрены основные особенности и преимущества данного решения.
Основные проблемы современной коллективной работы
Современная деловая жизнь предполагает весьма интенсивный обмен информацией между различными участниками бизнес-процессов, нередко охватывающих разные компании в различных странах и разных часовых поясах, мобильных пользователей, иногда работающих за компьютерами разных типов (например, домашним и офисным). Повышение эффективности обмена информацией в таком распределенном коллективе становится насущной потребностью - ведь от нее во многом зависит успешность и эффективность ведения бизнеса.
Рабочая область Groove
С какими задачами чаще всего сталкиваются участники таких распределенных коллективов?
В первую очередь - с организацией доступа к документам общего пользования сотрудников как своей компании, так и компаний-партнеров. Что мы предпринимаем сейчас, когда необходимо предоставить такой доступ партнеру? Пересылаем нужный документ по электронной почте. В результате рано или поздно сталкиваемся с проблемами поиска нужного документа в переписке среди сотен подобных писем, с вопросами контроля версий документов, с проблемами затрат времени на создание и отправку сообщений, с ограничениями, налагаемыми почтовыми серверами на объем и тип вложений, а следовательно, с дополнительными затратами времени на преодоление этих преград. Создание многотомного архива для отправки большого документа несколькими письмами не вызывает сегодня технических трудностей и требует всего несколько минут, но в масштабе компании эти минуты складываются, как правило, в человеко-месяцы труда.
Если сотрудник работает и в офисе, и дома, то рано или поздно он столкнется с проблемой синхронизации документов на рабочем и домашнем компьютерах. Сейчас такие проблемы обычно решаются копированием данных на портативный носитель, но в этом случае возникает риск утечки документов в результате его утери (наглядное тому подтверждение вы можете найти в нашем ежемесячном «Дайджесте событий ИТ-безопасности»).
Наконец, доступ к документам, за которые несет ответственность сотрудник, должен быть возможен и во время его отсутствия на рабочем месте. Это особенно актуально в условиях нашей страны - ведь даже если речь идет о деятельности внутри российского государства, она вполне может охватывать десять часовых поясов.
Перечисленные проблемы - это не просто раздражающий фактор, они мешают эффективному ведению бизнеса, и именно поэтому их следует решать. Этой цели служит Microsoft Office Groove - новый продукт Microsoft, предназначенный для повышения эффективности распределенной коллективной работы.
Microsoft Office Groove: возможности и технические особенности
Применение Microsoft Office Groove позволяет решить географические, временны е и организационные проблемы предоставления доступа к документам и совместной работы над ними в распределенных коллективах. Собственно говоря, Groove - это клиентское приложение, которое позволяет группам людей взаимодействовать в защищенном режиме по сети, как будто они находятся вместе, и для этого им не нужно применять ни виртуальные частные сети, ни настроенную распределенную инфраструктуру безопасности.
Данное приложение использует концепцию общих рабочих областей, которые могут быть совместными с рабочими областями Windows Sharepoint Server, но доступ к ним возможен при наличии брандмауэров, защищающих локальные сети участников. В рабочей области Groove могут располагаться структурированные и неструктурированные данные, сведения о присутствии на рабочем месте или в сети различных участников процесса. В это приложение интегрированы различные средства коммуникации, средства оповещения о событиях. Кроме того, можно расширять функциональность Groove за счет дополнений, созданных независимыми производителями и предназначенных для решения различных задач.
Архитектура Groove
Технически работа Groove организована следующим образом. Рабочие области Groove, изначально созданные и расположенные на компьютерах участников, синхронизируются между собой с помощью Relay-серверов в момент подключения их к сети, при этом указанные серверы расположены за пределами локальных сетей участников. После создания локальной рабочей области ее создатель может пригласить участников работы над ней, после чего она становится доступной для приглашенных участников, а ее данные синхронизируются между соответствующими компьютерами, как только участник оказывается подключенным к сети.
Groove предназначен для применения в первую очередь при динамичной проектной деятельности относительно небольших групп в условиях жестких временны х ограничений, при неустойчивых интернет-каналах, используемых ими для связи между собой. Однако в том случае, когда участники группы расположены в одном и том же офисе и используют одни и те же бизнес-приложения, они вполне могут обойтись и традиционными файловыми серверами.
Варианты использования и компоненты решения
Применение Groove возможно двумя способами. Первый из них заключается в потреблении услуг, носящих название Groove Enterprise Services и предоставляемых корпорацией Microsoft для небольших компаний и индивидуальных пользователей, и удобен тем, что, будучи пользователем услуги, компания или частное лицо может не заниматься созданием собственной инфраструктуры для синхронизации рабочих областей.
Второй способ заключается в создании собственного, полностью подконтрольного компании решения на основе сервера Office Groove Server 2007, представляющего собой управляемое решение масштаба предприятия. Office Groove Server 2007 состоит из трех основных серверных компонентов: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge, - каждый из которых требует отдельного сервера и 64-разрядной операционной системы. Далее мы обсудим назначение этих компонентов.
Компонент Microsoft Office Groove Server Manager предназначен для управления использованием Groove, в том числе созданием и хранением учетных записей на основе LDAP-каталогов, включая Active Directory и каталоги Lotus Notes, для создания доменов Office Groove 2007 и управления политиками безопасности в каждом из них, управления доступом к данным и его аудитом. Этот сервер позволяет настроить правила доступа к Groove (например, для применения Groove только внутри корпоративной сети или как внутри, так и вне корпоративной сети), управлять всеми аспектами широкомасштабного развертывания Office Groove 2007 из единого веб-интерфейса, отслеживать использование, проводить проверки данных и централизованно выполнять архивацию учетных записей пользователей.
Компонент Office Groove Server Relay предназначен для управления доступом и обменом данных. С его помощью осуществляется авторизация пользователей, обмен зашифрованной информацией через открытые порты брандмауэра, временное хранение информации для пользователей Office Groove 2007, работающих в автономном режиме. При этом каждому пользователю может быть назначен один или более серверов Groove Relay.
Microsoft Office Groove Server Data Bridge обеспечивает серверную платформу интеграции и структуру для подключения существующих источников данных к рабочим областям Office Groove 2007. С его помощью можно создавать пользовательские решения для подключения групп, работающих в рабочих областях Groove с «живыми» бизнес-данными из бизнес-приложений, порталов и баз данных, обеспечивать доступ участников рабочих групп проекта к наиболее точным, обновленным данным и синхронизацию данных в системах отдельного участника с последними обновлениями, поступившими от участников группы, а также встраивать логику бизнес-процессов в действия Office Groove 2007 с целью обеспечения автоматического заполнения инструмента или данных и управления жизненным циклом на основе заданных бизнес-правил.
В целом можно отметить, что Microsoft Office Groove позволяет осуществлять эффективное взаимодействие и обмен документами и данными бизнес-приложений с помощью общих рабочих областей между территориально удаленными пользователями, позволяя организовать командную работу, не зависящую от географических и инфраструктурных ограничений, и тем самым повысить эффективность коллективной работы распределенных команд.
Синхронизация папок становится необходимостью в том случае, когда у пользователя есть несколько компьютеров, на которых он работает в разных местах. Файл, созданный на одном ПК, должен быть в точности перенесен на другой. В этом случае работу над ним можно продолжать в непрерывном режиме. При наличии интернета эта задача легко решается облачными сервисами, когда пользователь получает доступ к своим файлам с любого рабочего места. В этом материале мы рассмотрим варианты реализации данной задачи средствами операционной системы даже при отсутствии сетевого подключения.
Синхронизация папок в Windows 7 может быть реализована несколькими способами в зависимости от типа носителя. Для работы по сети можно использовать Центр синхронизации, а для съемных носителей функцию Портфель.
Портфель
Чтобы создать новый Портфель, воспользуемся контекстным меню. Сделать это можно на рабочем столе или в любой пользовательской папке.
В созданный Портфель копируем папку с документами, над которыми необходимо поработать на другом рабочем месте. Теперь его можно переместить на флешку и отправляться за второй компьютер. Подключив сменный носитель, открываем Портфель и выполняем необходимые операции с файлами. Завершив работу, возвращаемся к первому ПК и синхронизируем изменения.
Если в это время кто-то работал с начальной папкой и вносил изменения в ранее созданные файлы, это будет отражено в меню обновления. Отмеченное рамкой поле показывает какие операции будут выполнены для синхронизации содержимого. В указанном случае мы имеем несколько вариантов:
- Файл создан на первом ПК и отсутствует в Портфеле.
- В имевшийся документ внесены изменения на втором компьютере и теперь требуется замена оригинала.
- Файл создан на втором ПК и должен быть скопирован в оригинальную директорию на первом.
Нажимая на кнопку «Обновить», приводим содержимое директорий на компьютере и сменном носителе в одинаковое состояние.
Для каждого файла можно вызвать контекстное меню и просмотреть подробности, выполненных с ним операций.
Внесенные изменения можно синхронизировать или оставить на одном компьютере старую версию документа.
Таким образом можно организовать работу с флешкой или со съемным жестким диском, перемещаемым между рабочими местами.
Автономные файлы
Второй вариант предусматривает работу с сетевым ресурсом. К примеру, это может быть директория, размещенная на NAS или другом компьютере и открытая для общего доступа. Выбираем в проводнике нужный ресурс и находим в нем папку, с которой будем работать. В контекстном меню выбираем пункт, отмеченный цифрой «1».
После того как компьютер выполнит первую синхронизацию, открываем свойства папки. Как видим, находящиеся в ней файлы стали доступны в автономном режиме. Теперь работать с ними можно даже в том случае, когда сетевой ресурс недоступен.
Выполненные изменения можно передавать в родительскую папку в ручном режиме или настроить для этой задачи расписание. Второй вариант реализуется с помощью Центра синхронизации.
В панели управления находим обозначенный пункт.
Центр синхронизации открывается на вкладке управления связями. Выделив секцию «автономные файлы», мы активируем на панели заданий кнопку «Расписание».
Отмечаем сетевое хранилище, в котором расположена нужная директория с документами.
Для примера выберем синхронизацию по событию.
Здесь можно выбрать несколько значений одновременно. Отметим выполнение операции при запуске ОС и бездействии.
Назначаем имя созданному правилу.
В результате синхронизация с выбранным сетевым хранилищем будет выполняться по заданному расписанию. Последний пункт в области навигации Центра открывает опции управления автономными файлами на ПК.
Завершив работу с сетевым хранилищем, на вкладке общие можно отключить их использование.
Следующая вкладка показывает данные об использовании дискового пространства под хранение временных копий. Когда необходимость в них пропадет, можно очистить диск от объектов синхронизации.
Общим недостатком рассмотренных инструментов является их неприспособленность к групповой работе с документами. Если правки вносятся в рабочие файлы с двух и более ПК одновременно, возникает конфликт изменений. Пользователь в этом случае вынужден выбирать вручную необходимую версию документа.
Windows 10
Сетевая синхронизация файлов и папок в Windows 10 выполняется с помощью аналогичных инструментов. Ограниченные возможности работы с папками привели к тому, что функция Портфель из набора компонентов исключена. Вместо нее пользователь получает возможность использования сетевого хранилища OneDrive, поддерживающего командную работу. Еще одним доступным инструментом синхронизации в Windows является утилита Microsoft SyncToy. С ее помощью можно работать с любыми локальными и сетевыми носителями.
SyncToy
Работа над утилитой заброшена еще в 2009 году, но с поставленными задачами она справляется и в современных версиях операционных систем.
При первом запуске программы активируется мастер создания связей. Пользователям предлагается выбрать «левую» и «правую» папки. Так разработчики «окрестили» источник и получатель.
Следующим шагом является выбор типа синхронизации. Доступно три варианта:
- Synchronize. Полная синхронизация всех совершенных файловых операций в обоих направлениях.
- Echo. Копирование изменений, выполненных в «левой» папке в «правую».
- Contribute. Избирательное копирование. Из источника в получатель переносятся только новые или измененные документы. Удаление файлов игнорируется.
На завершающем этапе задаем имя созданной связи.
В главном окне мы видим заданную пару папок. При желании можно изменить выбранный тип синхронизации или задать дополнительные правила. Здесь же можно удалить связь или создать дополнительную пару директорий. Нажатие на отмеченную кнопку запускает синхронизацию.
Прогресс операции показывается полоской индикации. После завершения в окне выводится подробная статистика выполнения.
Утилита поддерживает создание неограниченного количества связей. Операции можно выполнять для всех вместе или выбрав необходимую в данный момент пару директорий.
В заключение
Как видим, синхронизация папок в Windows может быть организована с использованием встроенных инструментов или с помощью специальной утилиты, разработанной Microsoft. Дополнительные возможности, нужные для командной работы, может обеспечить облачное хранилище OneDrive, являющееся компонентом системы.
В этой статье описано, как синхронизировать файлы SharePoint, чтобы работать с ними непосредственно в проводнике и получать доступ к ним даже в автономном режиме.
Важно : если у вашей организации есть подписка на Office 365 бизнес или 21 VIANET, то ваш ИТ-администратор мог включить новый клиент синхронизации OneDrive (OneDrive. exe) для синхронизации файлов. Чтобы узнать, какая у вас версия клиента синхронизации, см. статью какой клиент синхронизации OneDrive использует? . Сведения о синхронизации с новым клиентом синхронизации OneDrive см. в статье Начало синхронизации сайтов SharePoint с помощью нового клиента синхронизации OneDrive .
Если ваша организация сохраняет локальные сайты OneDrive или SharePoint или еще не включила новый клиент синхронизации в вашей организации, необходимо использовать предыдущий клиент синхронизации OneDrive для бизнеса, как описано в этой статье.
Примечание: Локальные файлы SharePoint и OneDrive для бизнеса невозможно синхронизировать с компьютером Mac.
Синхронизация библиотеки сайта с компьютером
Синхронизация библиотеки с OneDrive для бизнеса (Groove. exe) в среде с OneDrive (onedrive. exe)
Подробнее
Дополнительные сведения
|
Справка в Интернете
|
|
|
Поддержка по электронной почте
OneDrive для бизнеса. Также для администраторов могут быть полезными сообщество Tech Community по вопросам OneDrive для бизнеса , справка для администраторов OneDrive для бизнеса и обращение в службу поддержки Office 365 для бизнеса . |
|
Вы – фрилансер или внештатный сотрудник? Трудитесь в компании удаленно, сидя за своим компьютером дома, и хотите повысить эффективность и скорость работы? Тогда эта книга – для вас. Она рассказывает о наиболее популярных средствах для совместной работы. С ее помощью вы научитесь использовать общую базу данных компании, в которой работаете, не выходя из дому. Вы узнаете, как управлять документами по сети, как совместно работать над проектами, организовывать видеоконференции, звонить в офис с помощью компьютера, как удобно и быстро получать через Интернет заработанные деньги.
Основное внимание в книге уделено трем продуктам: Windows SharePoint Services 3.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) и Citrix. Кроме того, рассматриваются и альтернативные средства.
Книга:
Выбор того, куда именно вставить описание Microsoft Office Groove 2007, был довольно сложен. С первого взгляда и не скажешь, какие именно функции поддерживает эта программа и хватит ли их для того, чтобы считать ее одной из тех избранниц, которые удостоились звания предоставляющих возможности совместной работы над документами. Но в итоге, после получения кругленькой суммы в качестве взятки, все-таки было решено отнести эту программу к классу программ для совместной работы.
Программа Microsoft Office Groove 2007 входит в состав пакета Microsoft Office 2007 и включает в себя возможности мгновенного обмена сообщениями, чата, функций синхронизации, а также совместной работы с документами. Открыть ее можно при помощи значка Microsoft Office Groove 2007, расположенного в разделе Все программы? Microsoft Office меню Пуск.
Создание учетной записи Groove
Если вы впервые запускаете программу Microsoft Office Groove 2007, то перед вами отобразится мастер Мастер настройки учетной записи – Microsoft Office Groove.
На первом шаге этот мастер спросит, хотите ли вы создать новую учетную запись либо у вас уже есть учетная запись, созданная на другом компьютере, и вы хотите воспользоваться ею для входа.
Далее мастер спросит вас, имеете ли вы код конфигурации учетной записи Groove. Если администратор сети вам ничего не говорил о коде конфигурации, то установите переключатель в положение У меня нет кода конфигурации учетной записи Groove.
На следующем шаге мастер попросит вас указать имя, адрес электронной почты и пароль для доступа к создаваемой учетной записи.
И на последнем шаге мастера перед вами отобразится раскрывающийся список, при помощи которого можно определить, будет ли созданная учетная запись добавлена к общему каталогу Groove. Регистрация в общем каталоге Groove упростит другим пользователем поиск сведений о вас и начало взаимодействия с вами.
Создание рабочих областей
После того как вы создадите новую учетную запись, перед вами отобразится главное окно программы (рис. 3.13), состоящее из двух вкладок: Рабочие области и Контакты.
Рабочую область можно сравнить с отдельной комнатой в чате либо встречей в программе Конференц-зал Windows. Другими словами, рабочая область – это созданное одним из пользователей место, в котором собираются другие пользователи для обсуждения того или иного вопроса.
Пользователь, который создал рабочую область, считается ее руководителем. Ему предоставлены права на приглашение и удаление других пользователей, подключение и отключение инструментов, смену роли определенного участника рабочей области и выполнение других операций по управлению рабочей областью.
Помимо понятия руководителя, при работе в программе Groove используются такие понятия, как Участник и Гость рабочей области. Участник может добавлять новые панели инструментов и приглашать новых участников рабочей области. Гостю же не предоставлено никаких разрешений.
Рис. 3.13. Главное окно программы
Чтобы создать новую рабочую область, необходимо воспользоваться ссылкой Создать рабочую область, расположенной на вкладке Рабочие области. После этого откроется окно Создание новой рабочей области (рис. 3.14).
Рис. 3.14. Окно для создания рабочей области
Существует три стандартных типа рабочей области, которые отличаются друг от друга количеством и набором инструментов.
? Стандартная – состоит из вкладок Обсуждение и Файлы. Вкладка Обсуждение предназначена для общения между участниками рабочей области, тогда как вкладка Файлы используется для размещения файлов для совместного доступа.
? Совместный доступ к файлу – позволяет создать рабочую область, состоящую из папки, содержимое которой будет предоставлено в совместный доступ другим участникам рабочей области.
ПРИМЕЧАНИЕ
Создать рабочую область типа Совместный доступ к файлу можно и при помощи пункта Синхронизация папок Groove контекстного меню папки, на основе содержимого которой вы хотите создать область.
? Шаблон – если вы воспользуетесь данным типом рабочей области, после чего в раскрывающемся списке выберете пункт Настраиваемая (по умолчанию он единственный в списке), то откроется окно для выбора тех инструментов, из вкладок для которых будет состоять ваша рабочая область. По умолчанию вы можете выбрать следующие инструменты.
Альбом – добавляет вкладку, предоставляющую возможности рисования. Все изменения, которые один из участников будет вносить на этой вкладке, будут автоматически отображаться на вкладке Альбом
Блокнот – позволяет добавить вкладку, в которой можно создавать короткие заметки. Для создания заметки достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ссылке Создать заметку, после чего ввести имя заметки и ее текст. После того как вы нажмете кнопку Сохранить и закрыть, созданная заметка отобразится на вкладке Блокнот других участников рабочей области.
Календарь – добавляет вкладку, отображающую календарь с возможностью создания распорядка дня и указания даты встречи. Все указанные вами даты будут автоматически отображаться и в календаре других участников рабочей области.
Настраиваемый – создает рабочую область без каких-либо вкладок. Участники рабочей области в дальнейшем сами создадут нужные инструменты.
Отслеживание вопросов – добавляет вкладку, предназначенную для ведения диалогов в стиле вопрос-ответ.
Рисунки – добавляет вкладку, содержащую возможность добавления новых и просмотра уже добавленных участниками рабочей области изображений.
Собрания – добавляет вкладку, при помощи которой можно назначить повестку дня, поручения, а также вести протокол совещания.
Файлы SharePoint – позволяет совместно работать над документами из библиотеки или папки приложения Microsoft Office SharePoint Server 2007.
При подключении этого инструмента будет предложено выбрать библиотеку или папку, содержимое которой будет отображено на новой вкладке.
Формы – отображает вкладку, при помощи которой можно создавать специальные приложения для сбора и просмотра данных.
Формы InfoPath – позволяет добавить шаблоны из программы Microsoft InfoPath 2007.
Шахматы – добавляет вкладку для игры в шахматы.
В дальнейшем вы всегда сможете добавить нужный инструмент к уже созданной рабочей области. Если же вы являетесь руководителем рабочей области, то сможете и удалить добавленные ранее инструменты.
После того как вы создадите рабочую область, перед вами отобразится ее окно (рис. 3.15). Оно состоит из главной области, занимающей большую часть окна, и трех панелей с правой стороны. Главная область отображает открытый в данный момент инструмент. При этом вы можете перемещаться по всем добавленным инструментам при помощи вкладок, отображаемых под главной областью. Кроме того, обратите внимание, что справа от вкладок есть значок с изображением листа бумаги и знака +. Воспользовавшись этим значком, вы сможете быстро добавить к рабочей области вкладки дополнительных инструментов.
Рис. 3.15. Окно созданной рабочей области
Справа же отображаются три панели, при помощи которых можно просмотреть список участников рабочей области (Участники рабочей области), получить доступ к основным командам (Команды), а также воспользоваться полем чата для мгновенного общения со всеми участниками (Разговор).
ПРИМЕЧАНИЕ
Если вы хотите пообщаться с конкретным участником рабочей области, то просто щелкните дважды кнопкой мыши на его имени на панели Участники рабочей области. После этого перед вами отобразится окно Отправка сообщения – Microsoft Office Groove, при помощи которого можно послать участнику текстовое или голосовое сообщение, а также файл в виде вложения.
Программа Groove появилась в активе Microsoft сравнительно недавно. В 2005 году Microsoft купила компанию Groove Networks, которая занималась ее разработкой. Интересно, что владелец этой компании, Рэй Оззи (Ray Ozzie), также является создателем Lotus Notes. Поглощение Groove Networks сопровождалось принятием всех сотрудников компании в штат Microsoft, а Рей Оззи стал не просто рядовым служащим, а техническим директором корпорации. Более того, когда в 2006 году Гейтс сообщил о своем намерении покинуть пост руководителя Microsoft (напомним, это произойдет в июле этого года), Рей Оззи был назван его преемником на посту главного архитектора программного обеспечения. Работа с Groove начинается с создания новой учетной записи. Она необходима для того, чтобы иметь возможность получать доступ к своим данным с любого компьютера, например, с домашнего, рабочего, ноутбука и т.д.
Учетную запись можно включить в общий каталог Groove, чтобы другие пользователи программы могли ее обнаружить.
Панель запуска Groove чем-то напоминает окно IM-клиента. Тут отображается список контактов, и есть возможность отправить сообщение любому из них. Кроме этого, панель запуска Groove содержит еще одну вкладку "Рабочие области", на которой показывается список всех созданных рабочих областей. Области разделены по категориям: активные (те, которые открыты в данный момент), непрочтенные (те, в которых есть изменения, которые пользователь еще не просмотрел) и прочтенные (те, в которых не было изменений со времени последнего обращения к ним).
Рабочая область является основным элементом Groove, поэтому первое, что необходимо сделать после загрузки программы – создать ее. Правда, может оказаться, что она уже создана другими участниками совместного проекта. В этом случае вам достаточно будет присоединиться к ней. Рабочие области могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к файлам.
Стандартная рабочая область по умолчанию включает два средства для общей работы: чат для обсуждения проектов и компонент для обмена файлами. Открыв рабочую область, можно отправлять сообщения другим участникам проекта, добавлять файлы, имеющие отношение к совместной работе, приглашать новых пользователей, добавлять другие компьютеры, с которых вы планируете работать с Groove.
Кроме этого, есть возможность распределения ролей. Каждый член рабочей группы может быть в роли руководителя, участника или же гостя. С каждой ролью связан определенный набор разрешений. Например, гость не может удалять, добавлять и изменять файлы и папки, участник имеет больше полномочий, а руководителю доступны все возможности, вплоть до изменения разрешений для каждой из групп.
Groove тесно интегрирован с Outlook, MSN Messenger, программами пакета MS Office, а также с популярными приложениями других производителей, в том числе Adobe Photoshop, WinRar, WinZip. Используя меню "Файл", можно непосредственно из Groove создать новый документ Word, таблицу Excel, архив и т.д. Преимущество такого способа работы с файлами в том, что вам не нужно тратить время на добавление файлов в рабочую область – они будут там находиться сразу же после создания. Естественно, все правки, которые вы вносите в файлы, тут же автоматически учитываются, и другие участники проекта могут видеть изменения.
Каждый компонент рабочей области представлен в виде вкладки. При необходимости можно добавлять дополнительные компоненты.
Например, "Блокнот" можно использовать для записи и хранения заметок, "Альбом" пригодится для создания разных графических элементов, скажем, схем. Компонент "Рисунки" будет полезен, если в проект необходимо добавить цифровые фотографии или другие изображения, а "Отслеживание вопросов" удобно использовать для обсуждения важных вопросов, на которые необходимо ответить в ходе работы. Стоит отметить и специальные компоненты для работы с файлами SharePoint и формами InfoPath.
Одна рабочая область может содержать несколько компонентов одного типа, что может быть удобно в процессе работы над крупным проектом. Благодаря этой возможности можно создать свои вкладки для каждой небольшой задачи, которая решается в рамках проекта. Для удобства каждую вкладку, соответствующую компоненту, можно переименовать. Для проектов, в которых основной задачей является обмен файлами, предусмотрен особый тип рабочей области, которая называется "Совместный доступ к файлу". При создании такой рабочей области необходимо указать папку, в которой будут сохраняться все файлы, относящиеся к проекту. По умолчанию такая папка создается на рабочем столе, но вы можете выбрать для нее любое другое расположение. Удобство рабочей области такого типа заключается в том, что управлять файлами можно непосредственно из Проводника. Groove добавляет в него новую панель "Синхронизация папок", при помощи которой можно наблюдать за тем, какие пользователи используют рабочую область, приглашать новых пользователей, добавлять компьютеры, с которыми нужно выполнять синхронизацию, синхронизировать данные рабочей области с файлами на компьютере. По умолчанию новые версии файлов загружаются автоматически, но при желании можно установить ограничения на загрузку или же выбрать ручной режим, в котором загрузка будет выполняться только по запросу пользователя.
Для каждого файла, который находится в синхронизируемой папке, можно настроить уровень оповещения, и тогда программа будет сообщать о появлении его новой версии. Для того чтобы добавить в рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, новый файл, достаточно скопировать его в соответствующую папку. Оповещение о наличии нового файла появится у всех участников рабочей области. Groove работает по принципу пиринговой сети, то есть, обмен файлами выполняется непосредственно между пользователями, без необходимости использования FTP-сервера или другого "посредника" для хранения файлов. Создать рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, можно не только из окна Groove, но и прямо из Проводника. Для этого достаточно войти в нужную папку и нажать кнопку "Синхронизация папки", которую Groove добавляет на панель инструментов файлового менеджера. Сделав это, вы увидите панель "Синхронизация папок", а новая рабочая область появится в общем списке в окне Groove.
