Система информационного обеспечения деятельности организации. Информационное обеспечение предприятия. Информационное обеспечение деятельности предприятия

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Структура и система управления, функциональные подразделения и службы предприятия, положения об их деятельности. Техническое оснащение предприятия компьютерной техникой. Программное обеспечение компьютерной техники предприятия. Защита от ошибок и вирусов.

отчет по практике , добавлен 11.06.2013


Анализ организационной структуры предприятия. Характеристика комплекса технических средств и программного обеспечения управленческой деятельности. Системы документооборота и делопроизводства. Разработка информационной системы в сфере работы с кадрами.

отчет по практике , добавлен 17.07.2014


Структура, направления деятельности и ведомственная подчинённость предприятия. Назначение службы релейной защиты и автоматики. Классификация компьютерных сетей по территориальной распространенности и описание их топологии (звезда, кольцо, шина).

отчет по практике , добавлен 25.12.2015


Информационное обеспечение деятельности медицинской организации: содержание, условия, факторы развития. Актуальность создания первичного онкологического кабинета. Анализ информационного обеспечения и оценка его эффективности. Содержание табеля оснащения.

дипломная работа , добавлен 14.01.2018


Информационное обеспечение управления предприятием на современном этапе. Необходимость автоматизации деятельности, принципы построения локальных информационных систем "Управление персоналом", особенности постановки задач и проектирования программ.

курсовая работа , добавлен 03.04.2011


Виды деятельности предприятия. Системное и прикладное программное обеспечение, используемое в информационной системе организации. Описание программного продукта "Учет продаж автозапчастей и оказания услуг". Схема функционирования процесса в нотации IDEF0.

отчет по практике , добавлен 11.07.2013


Системы искусственного интеллекта. Информационно-технологическое обеспечение деятельности предприятий группы "Лукойл". Документооборот и обслуживание пользователей. Типичный процесс работы сервисной службы. Интегрированная система передачи сообщений.

отчет по практике , добавлен 07.07.2012

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Теоретические положения

1.1 Проблемы информатизации процесса управления предприятием

1.2 Особенности информационных технологий на разных уровнях управления предприятием

1.3 Стратегическое планирование и управление предприятием

1.4 Особенности обеспечения качества информации в стратегическом управлении

2. Оценка и анализ использования современного информационного инструментария на предприятиях

2.1 Оценка и анализ состояния информационного инструментария в РФ

2.2 Оценка стратегической среды функционирования предприятий аграрно-промышленного комплекса

2.3 Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием

3. Внедрение системы электронного документооборота

3.1 Формирование требований к системе электронного документооборота

3.2 Выбор системы электронного документооборота

3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта

Заключение

Список литературы

Введение

На современном этапе развития промышленности информационное обеспечение управления выступает в качестве полноценного ресурса, обладающего стратегическим значением.

Управляющие должны всесторонне оценивать информационное обеспечение руководства компаниями. Это связано с существенными затратами на его создание и совершенствование. На каждом предприятии необходимо сформировать полновесную и сбалансированную информационную систему, которая была бы оснащена современным программным обеспечением, полностью отвечающим современным стандартам. Ее отдельные элементы должны быть интегрированы в замкнутую сеть. Также следует уделить внимание профессиональному обучению сотрудников в данном направлении.

Информационные технологии на данный момент являются полноценным средством, позволяющим объективно принимать ответственные решения по части внедрения в производственный процесс новейших видов продукции, ведущих технологических способов ее изготовления и эффективного перераспределения ресурсов предприятия и пр.

Информационные технологии в нынешних условиях необходимы для того, чтобы оптимизировать процессы управления ресурсами, которыми располагает современное предприятие. Это позволяет более эффективно осуществлять его деятельность. От того, насколько задействован информационный потенциал организации в ведении хозяйственной деятельности компании, зависит ее продуктивность и успешность.

Главной сложностью для продуктивной деятельности компании является выбор наиболее приемлемой стратегии и ее способность адаптироваться к быстро развивающемуся рынку. Постоянный мониторинг и анализ информации о состоянии и возможностях компании в условиях современного рынка, позволяет принимать правильные решения и эффективно осуществлять управление ее хозяйственной деятельности. Необходимо разрабатывать и интегрировать систему планирования деятельности компании с учетом ее дальнейшей перспективы. В данном случае одной из важнейших подсистем менеджмента, как раз и является полноценное информационное обеспечение.

В связи с ростом конкуренции между предприятиями, нестабильности внешних факторов необходим особый подход к выбору новейших методик менеджмента деятельности компаний и его планирования. Это обуславливает изменения в способах сбора информации и в ее анализе.

Инструментарий, с помощью которого создается информационное обеспечение, отличается наличием всевозможных способов анализа. Он учитывает запутанность процессов, происходящих на макроэкономическом уровне, их значимость при проведении отдельных операций хозяйственной деятельности, быстро меняющиеся внешние факторы. Благодаря этим способам предоставляется возможность выбрать из множества вариантов различных решений один, наиболее приемлемый.

Данная тема исследования является весьма актуальной на сегодняшнее время. Подтверждением тому служит наличие в сформированной системе различных противоречий. А также расхождения в предъявляемых к данной системе требований.

Основной целью данного исследования является разработка практических рекомендаций по анализу системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия и по созданию эффективной системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.

Основываясь на цели, задачи данного исследования следующие:

· изучение роли информационного обеспечения в управленческой деятельности предприятия;

· оценка и анализ использования современного информационного обеспечения на предприятиях;

· диагностика и проектирование информационных потоков в системе управления агропромышленного предприятия и обоснование направлений их рационализации;

· разработка механизма анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности;

· реализация разработанного механизма информационного обеспечения управленческой деятельности на примере предприятия.

В качестве объекта данного исследования выступает предприятие агропромышленного комплекса.

А его предметом служит комплекс организационных и экономических связей, которые появляются в ходе формирования и интеграции системы информационного обеспечения управленческой деятельности организации.

Научная новизна состоит в разработке механизма анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

Структура работы. Диссертационное исследование включает введение, три главы, заключение, библиографический список, состоящий из 26 источников.

1 . Теоретические положения

1. 1 Проблемы информатизации процесса управления предприятием

Каждая фирма вне зависимости от формы собственности и вида деятельности ежедневно должна принимать различные решения, касающиеся выпуска того или иного товара, оказания услуг, взаимосвязей с потенциальными потребителями. Для принятия решения управленческому звену фирмы нужна исходная информация. Информацию можно получать различными способами от источников, являющихся по отношению к фирме внешними или внутренними.

Информатизация управления фирмой - организационный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры.

Характерно следующее:

Информатизация управленческих процессов индивидуальна для каждой фирмы, затрагивает только ее деятельность;

Принятие решений руководителем или управленческими звеньями основывается на определенной предварительно полученной информации. При этом процесс информатизации столь же важен, как производство товаров или оказание услуг. Информатизацию можно и нужно считать такой же деятельностью, как и предложение на рынок нового вида продукции;

В рассмотрение берется не только получение определенных данных, необходимых для принятия конкретного решения, а все процессы, так или иначе связанные с обращением информации на фирме.

Для фирмы, работающей с жестких, а порой и жестоких условиях современного бизнеса, информатизация управления становится жизненно необходимым фактором, обеспечивающим конкурентное преимущество. Фирма должна обладать всей необходимой информацией о положении дел внутри самой компании, о положении на рынке, в смежных, снабжающих и торговых сферах деятельности. Если у фирмы нет необходимой, а главное, достоверной информации, невозможно принимать качественные решения, предопределяющие работу на краткосрочную или долгосрочную перспективу.

На текущий момент времени процесс сбора и трансформации собранной информации в управленческие решения значительно упростился. Бумажные носители информации заменены компьютерами, беспроводной и сотовой связью.

Каждая фирма заинтересована в получении необходимой, достоверной и достаточной информации для работы в современных условиях. В качестве основных задач каждой фирмы можно выделить:

Обеспечение управленческого звена и управленческих процессов всей необходимой для полноценного функционирования информацией:

Управление потоками информации; отделение потоков, непосредственно имеющих отношение к данной фирме;

Обеспечение возможности обрабатывать полученную информацию вне зависимости от уровня ее получения;

Обеспечение доступа к информации заинтересованным пользователям.

На рисунке 1 представлена схема информатизации управления.

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах.

Рисунок 1 - Компоненты информатизации управления фирмой

Информационное пространство - совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

В информационном пространстве можно выделить:

Информационные системы;

Средства и технологии, позволяющие обмениваться информацией, передавать ее по каналам связи;

Инфраструктура, необходимая для обмена информацией, сбора и систематизации данных.

Под информационной культурой понимается некоторый набор навыков и методов, в том числе с использованием современной вычислительной техники, позволяющих получать информацию, обрабатывать ее, систематизировать и передавать по каналам связи.

Информация - многогранное и неоднозначное понятие. Под информацией понимается:

Средство, позволяющее организовывать общение на различном уровне, в том числе, между управляющей и управляемой системами;

Средство сообщить обществу, потребителям, поставщикам о работе фирмы, предлагаемых товарах или услугах;

Средство получать данные из внешней по отношению к фирме среды.

Информатизация управления позволяет фирме получать всю необходимую и достаточную информацию, касающуюся, как непосредственно работы данной фирмы, так и внешней среды. Для удовлетворения потребностей в информации используются различные источники, ресурсы, технологии и каналы, технические и программные средства. Все это позволяет фирме получать более качественную и достоверную информацию для выработки управленческих решений, касающихся и текущей работы, и долгосрочной перспективы.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что информатизация управления - это целенаправленная работа, направленная на получение и выработку информации, предназначенной для выработки необходимых решений. Информатизация управления предполагает использование современных программных и технических средств в качестве рабочего инструмента управленческого персонала всех уровней.

Текущий период времени можно считать окончанием эпохи индустриального общества и началом эпохи общества постиндустриального или информационного. Информация становится едва ли не главным ресурсом в любой сфере деятельности. Активно развиваются новые информационные технологии, способы получения и передачи данных. Данный процесс получил название информатизации.

Если говорить об информатизации применительно к управлению фирмой, необходимо выделить следующее:

Обязательно должны быть созданы условия для получения и обработки информации. Условия могут быть правовыми, экономическими, техническими, технологическими и т. д. Фирма должна иметь возможность получать необходимую информацию с минимальными временными и материальными затратами;

Фирма должна обладать всеми необходимыми программными, техническими средствами получения, обработки, хранения, преобразования и обработки информации и данных;

Фирма должна принять меры к постоянному и стабильному развитию структур и механизмов обеспечения управляющих структур информацией, необходимой для принятия решений;

Фирма должна использовать информационные ресурсы для принятия решений не на разовой основе, а постоянно и целенаправленно.

Важно отметить, что информатизация управления оказывает непосредственное влияние на развитие бизнеса, а развитие фирмы обязательно влияет на развитие общего уровня информатизации управления. При этом важно выделить два момента:

Информационные системы, технологии не должны существовать отдельно от фирмы, должны быть интегрированы в общую систему;

Фирма не должна только наблюдать со стороны за развитием информационных технологий, а должны активно использовать их в своей повседневной работе.

На данный момент времени нет единого способа внедрить информационные системы и технологии в работу той или иной фирмы. Необходимо учитывать специфику работы, организационную структуру, структуру и характер управления, проводимую политику, наличие традиций в фирме и многое другое. Влияние оказывает и внешняя среда фирмы.

В своей работе фирма уже не может ориентироваться только на один какой-либо фактор, например, на текущий спрос на товары или услуги. Ситуация на рынке непрерывно меняется, меняется конкурентная среда. И фирма должна изменяться вслед за внешними и внутренними изменениями. Только в этом случае можно:

Предоставлять потенциальным клиентам именно тот товар, который они ждут;

Не отставать от лидирующих компаний в данном секторе экономики, сохранять свои позиции и долю рынка;

Расширять ассортимент продукции и услуг, совершенствовать технологии;

Добиваться, чтобы сотрудники выполняли поставленные задачи, реализовывали свой творческий потенциал, способствовали решению задач, стоящих перед фирмой;

Развивать наиболее перспективные направления в бизнесе.

Фирма должна уделять должное внимание развитию, построению и использованию информационных систем. Только в этом случае можно своевременно реагировать на изменения во внешней среде организации, вносить коррективы в стратегию развития.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что фирма должна уделить необходимое внимание налаживанию взаимодействия между отдельными подразделениями, с внешней средой.

1. 2 Особенности информационных технологий на разных уровнях управления предприятием

Для большинства предприятий и организаций, работающих в современных условиях, характерно наличие трех уровней управления:

Стратегический. Принимаются решения, касающиеся долгосрочного развития предприятия;

Тактический. Может быть принято решение, например, о снятии какого-либо вида продукции с производства;

Оперативный. Принимаются решения, касающиеся повседневной работы организации.

Каждая организация вне зависимости от вида деятельности ежедневно сталкивается с необходимостью обрабатывать большие объемы информации, часто повторяющейся, однотипной. Для этого используются автоматизированные системы, в основном, трансакционного типа. Трансакция - элементарный акт хозяйственной деятельности (постановка на учет, прием платежей, выписка счетов, выдача справок и т.д.).

Для трансакционных машин и систем можно выделить несколько основных задач:

Фиксация фактов хозяйственной жизни организации;

Подготовка необходимой информации для принятия управленческих решений. Информация может быть в формате отчетов с указанием плановых и текущих значений различных показателей. Это может быть информация по наиболее важным проектам или заказам.

Среди наиболее популярных и востребованных АИС трансакционного типа можно выделить системы: "ЗАГС", "БТИ", "Военкомат", "Инфо-бухгалтер", "WinCMeTa", "1С" и пр.

Наиболее современные системы трансакционного типа позволяют обрабатывать поступающую информацию в режиме реального времени.

Оперативный уровень управления характеризуется принятием структурированных решений, в основу которых заложены вполне определенные алгоритмы и расчеты.

Для тактического уровня принятия решений характерно применение более общей информации, относящейся к той или иной сфере. Тактический уровень - средний между оперативным и стратегическим. В задачу АИС входит на данном уровне и обработка полученных первичных данных, и реализация задач, поставленных на уровне стратегического планирования.

Среди наиболее важных и существенных задач АИС на данном уровне можно считать расчет текущих показателей, проведение сравнительного анализа с предшествующими периодами, хранение полученных данных для последующего использования.

Решения, принимаемые на тактическом уровне, относятся к полуструктурированным. С одной стороны, они базируются на имеющейся информации, с другой стороны, руководитель предпочитает использовать в качестве базы свои собственные знания и опыт.

Для тактического уровня характерно использование АИС следующих типов:

Офисное программное обеспечение для менеджеров, секретарей и иных сотрудников.

В составе ПО могут содержаться менеджерские информационные системы, позволяющие автоматизировать процессы принятия решений, планирования рабочего дня или недели. Основная задача данного ПО - автоматизация рутинных задач, связанных со сбором информации, формированием отчетов для руководства. Ряд программных комплексов позволяет проанализировать ситуацию в случае наличия отклонений от плана. В качестве примера подобного ПО можно назвать программы, предназначенные для бухгалтерских служб, работающих на базе архитектуры "клиент-сервер".

Программное обеспечение данного типа используется, в основном, в составе корпоративных информационных систем. Организации предпочитают, чтобы все структуры, имеющие доступ к обработке информации или выработке решений, работали в единой системе, что позволит избежать разночтений и искажения данных при передаче между подразделениями. Системы данного уровня могут поддерживать принятие решений структурированного или неструктурированного типа. В основе всех систем - обработка получаемых извне данных и использование различных статистических или оптимизационных моделей, в частности, OLAP-системы, ПО для групповой обработки информации, навигационные системы и т. д. Основная задача данного ПО - обработка имеющейся информации и получение на ее основе новых данных, важных для конкретной организации.

Стратегический уровень управления предполагает выработку решений, касающихся деятельности организации в долгосрочной перспективе. Соответственно, информация за предыдущие периоды обобщается и не подлежит частому использованию. Решения, принимаемые на стратегическом уровне, относятся к неструктурированным.

Перед автоматизированными информационными системами на данном уровне ставится задача получения информации о новых технологиях и разработках в определенной сфере, инновациях в управленческой деятельности. Пользователь получает возможность использовать различные модели для прогнозирования ситуации и выбирать оптимальное решение, касающееся работы предприятия. В качестве источников информации используются прогнозы, информация извне организации, в том числе, от инсайдерских источников в конкурирующих организациях.

Программное обеспечение и информационные системы, предназначенные для использования на уровне стратегического управления, относятся к наиболее сложным.

Системы данного уровня дают пользователю следующие возможности:

Принимать решения, касающиеся текущей деятельности организации. За основу берется либо установленный регламент, либо традиции управления в данной организации. Отчеты формируются за определенный период, к заседаниям совета директоров и т. д. Данные, необходимые для формирования отчета и принятия решения, должны предоставить подчиненные службы;

Принимать решения, касающиеся долгосрочной работы в том или ином сегменте экономики. Информацию, необходимую для принятия решений, получают из источников, сторонних к данной организации, в частности, от конкурирующих организаций, официальной статистики и т. д. На основе полученных данных прорабатываются разнообразные сценарии развития событий. Далее руководитель может выбирать оптимальный вариант для конкретной организации.

1. 3 Стратегическое планирование и управление предприятием

В условиях жесткой рыночной конкуренции вывод на рынок новой продукции может оказаться успешным только при условии наличия полноценного плана действий, так как рыночные отношения предусматривают высокую степень жесткости. Существование на рынке возможно при условии постоянного мониторинга внешней ситуации, включая величину потребительского спроса, объем предложения на рынке, показателей рентабельности производства, величины производственных издержек, уровня цен, размера конкуренции и так далее. В результате можно констатировать, что производственно-хозяйственная деятельность находится под постоянным воздействием большого количества изменяющихся во времени факторов.

На основе этого для любого хозяйствующего субъекта требуется установить четкий характер деятельности в производственной и социальной сфере, то есть создать план действия на определенный временной интервал. Все это говорит о том, что в условиях рыночной экономики планирование не только не теряет своей роли, но и приобретает новые черты, становясь составной частью системы управления.

Потребность в полноценном планировании в условиях рынка объясняется несколькими основополагающими факторами. Среди них:

· Общественная ориентация производственной деятельности;

· Применение сложной системы связей между участниками рыночных отношений;

· Потребность в рационализации отраслевых пропорций;

· Минимальные способности рынка к саморегулированию, особенно в периоды кризиса;

· Выступление государства в качестве полноценного субъекта отношений в экономике.

Стратегическое планирование и управление - основа деятельности любой организации вне зависимости от профиля и формы собственности.

На основе стратегии развития можно выбирать пути развития, определять первостепенные и вспомогательные задачи. Цель стратегии - укрепление позиций организации на рынке, получение конкурентных преимуществ.

Но для организации важен не только факт наличия стратегии развития, но и качество стратегии, возможность не только следовать намеченному пути, но и модифицировать его при изменении внешних воздействий.

Руководитель, равно, как и собрание директоров при разработке стратегии обязаны учитывать множество различных факторов, способных повлиять на работу организации и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе. Для снижения объемов ручных расчетов используются разнообразные математические модели и программные средства, позволяющие анализировать ситуацию, выявить оптимальные пути достижения целей, минимизировать риски. Не менее важно - программные средства позволяют рассчитать бюджет, необходимый для реализации каждой из стратегий с учетом инфляционной составляющей.

Стратегическое планирование обеспечивает базу для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов.

Все последующие управленческие решения будут базироваться на принятой к исполнению стратегии развития.

1. 4 Особенности обеспечения качества информации в стратегическом управлении

Под информацией при этом понимаются сообщения, освещающие ситуацию по тем или иным направлениям.

Информационное обеспечение представляет собой определение с многочисленными гранями. Во-первых, это набор взаимосвязанных элементов, выстроенных на основе определенных правил и принципов в единую технологию, позволяющую трансформировать поступающую информацию в формы, оптимальные для использования в управленческой деятельности.

Во-вторых, это обработанная информация, предназначенная для передачи адресату с целью удовлетворения возникающей у него потребности в информации. И в-третьих, информационное обеспечение должно рассматриваться в качестве составного элемента систем автоматизации управления, действующего вместо с обеспечением в сфере программных продуктов, технических решений и так далее.

В целом информационное обеспечение выступает в качестве комплексного процесса, действующего в динамике, и ориентированного на обеспечение представителей управляющего звена полноценными данными для принятия объективных управленческих решений.

В основе информационного обеспечения лежит соединение в единое целое научной и методологической базы с существующими передовыми техническими средствами, обеспечивающими в совокупности максимальную эффективность. В свою очередь в стратегическом управлении под информационным обеспечением понимается удовлетворение в полном объеме возникающих потребностей в информации, потребной для принятия решений управленческого характера. Обеспечение данного процесса возможно только при условии наличия полноценно функционирующей информационной системы.

Активное внедрение на предприятиях информационных систем возможно только в случаях, когда предприятия будут иметь конкретную заинтересованность и стимул для их использования. В противном случае все попытки внедрения и последующего получения социально-экономического эффекта обречены на провал.

Таким образом, проведение информатизации должно способствовать приобретению бизнесом конкретного экономического эффекта или преимущества. Определить подобный эффект можно только путем сравнения величины затрат на реализацию проекта с размером полученной от внедрения выгоды. В процессе оценки данных факторов требуется проанализировать три основных составляющих: объем средств, необходимых для функционирования системы, объем средств, затрачиваемых в процессе внедрения, влияние создаваемой информационной системы на величину основных рисков предприятия.

В свою очередь под совокупным денежным потоком рассматриваются разности затрат на информационное обеспечение в настоящее время и до реализации проекта, изменение величины производственных издержек после внедрения системы, а также изменение величины получаемых компанией доходов после внедрения информационной системы.

Практика показывает, что на начальных этапах реализации оценить реальную величину будущего денежного потока с высокой точностью не представляется возможным. В свою очередь общие результаты внедрения могут быть определены на основе задач, ставящихся в процессе реализации проекта в сфере создания информационной системы.

Например, внедрение систему автоматизации управлением в производстве позволяет говорить о росте качества выпускаемой продукции, сокращении количества нештатных и аварийных ситуаций, сокращении потребления сырьевых и энергетических ресурсов, снижении объемов трудовых затрат. Одновременно увеличивается уровень безопасности на производстве, где автоматизация постепенно заменяет ручной труд.

Реализация процессов автоматизации в сфере финансово-экономического управления характеризуется уменьшением величины запасов, незавершенного производства, оптимизацией производства за счет роста согласованности взаимодействия, оптимизации поставок. Одновременно увеличиваются общие показатели производительности за счет отказа от этапа организации контроля над учетными данными.

Вышеперечисленные результаты оказывают положительное влияние на показатели организации, которые значимы с точки зрения стратегического управления предприятием.

2. Оценка и анализ использования современного информационного инструментария на предприятиях

2.1 Оценка и анализ состояния ин формационного инструментария в РФ

В данном разделе рассматриваются результаты анализа перехода на применение информационных технологий в принятии управленческих решений предприятиями.

Переход к информационному обществу на уровне регионов в России предполагает создание масштабных систем хранения, обработки, получения информации. Для этого необходимо повсеместно внедрять и активно использовать системы передачи данных, как проводного, так и беспроводного типа.

Если представить, что совокупность всех возможных элементов инфраструктуры, обеспечивающей передачу, хранение и обработку данных и информации является информационным инструментарием, то можно выделить отдельные элементы, такие как:

Телекоммуникационные сети, обеспечивающие передачу данных;

Компьютерные сети, объединенные по производственному, территориальному или иному принципу;

Коммутаторы, обеспечивающие пользователю доступ к удаленной информации;

Серверные станции и т. д.

Важно отметить, что компьютерные сети, серверные станции, линии передачи информации могут принадлежать частным лицам, предприятиям, государственным структурам.

Ниже приведена схема, отражающая расходы промышленных предприятий на покупку и внедрение информационных технологий, средств коммуникации. Схема составлена по данным Росстата России - рисунок 2.

Рисунок 2 - Динамика распределения расходов, понесенных промышленными предприятиями страны, на закупку и внедрение средств информатизации в период с 1995 по 2015 год в процентном соотношении

На основании данных, представленных на рисунке, в процессе внедрения информационных технологий в России можно выделить следующие этапы:

1. Начало первого этапа относится к концу 90-х годов XX века. Эксперты и исследователи полагают, что данный этап закончился к 2010 году. Характерными чертами данного этапа являются приобретение компьютеров, переход на работу в условиях локальных компьютерных сетей, принадлежащих предприятию или иной организации. Важно отметить, что к 2010 году большая часть предприятий уже приобрела необходимое программное и аппаратное обеспечение. Этим можно объяснить некоторые снижение расходов на покупку нового оборудования и технологий обработки данных. К 2010 году не менее 93,8 % от общего числа промышленных предприятий, работающих в России, обработку данных вели с помощью компьютеров. Интернет для различных нужд использовало не менее 82,4 % от общего числа предприятий.

Отличительная особенность данного этапа - дефицит квалифицированных программистов и специалистов, способных обслуживать компьютерные сети и программное обеспечение на должном уровне. Дефицит был вызван массовым отъездом многих программистов за рубеж. В то же время учебные заведения России используют в подготовке устаревшие технологии и оборудование, уже снятые с эксплуатации.

В то же время многие предприниматели ошибочно полагают, что достаточно один раз пригласить специалиста со стороны для наладки информационной сети. Собственные ИТ-отделы открывают только очень крупные предприятия и концерны.

2. На данном этапе собственники и руководители предприятий начинают понимать, что компьютер можно использовать не только для рассылки коммерческих предложений, но и как средство обеспечения управленческой функции. ИКТ перестают быть только средством обработки информации и переходят в разряд средств, обеспечивающих принятие решений на различных уровнях.

Значительная часть руководителей уже не рассматривает информатизацию, как необходимость один раз подключить компьютер. Информатизация становится непрерывной во времени. Предприятия активно внедряют новые информационные продукты и системы. Одновременно важно выделить, что все большее количество предприятий предпочитает открывать собственный ИТ-отдел, чем обращаться к сторонним специалистам.

К настоящему времени в России практически не производится ни аппаратное, ни программное обеспечение. Практически 100 % от используемого серверного, компьютерного обеспечения ввозится из-за границы. Не менее 75 % от всего применяемого ПО также разработано за пределами России. В то же время квалификация отечественных ИТ-специалистов такова, что они обслуживают все программные и аппаратные комплексы вне зависимости от места производства.

В 2016 году предприятиями России на приобретение компьютеров, информационных технологий и иных продуктов было потрачено более полумиллиарда рублей, но из этой суммы только около 5 % приходится на покупку ПО, разработанного в России.

В то же время важно отметить, что многие программные и иные ИТ-продукты, созданные в России, активно продаются и за пределами России. Ежегодный экспорт ИТ-продуктов составляет 4 млрд. долларов США.

Если еще 10 лет назад российские предприниматели не считали нужным тратить средства на приобретение компьютеров, информационных технологий, то на текущий момент времени ситуация значительно изменилась. Предприятия существенно увеличивают расходы на приобретение ИТ-продуктов, принимая во внимание то, что применение качественных информационных систем способствует увеличению прибыли.

В 2014 году журналом PCWeek было проведено исследование, касающееся расходов крупных российских предприятий на приобретение ИТ-продуктов. В ходе исследования было установлено, что в 2014 году не менее 35 % от всего количества обследованных предприятий сочли необходимым увеличить расходы на содержание ИТ-структуры в сравнении с 2013 годом. 15 % от общего числа опрошенных сообщили, что расходы в 2014 году были ниже, чем в 2013 году. 29 % респондентов отметили, что увеличение расходов по сравнению с 2013 годом было, но незначительное.

В процессе исследования было выявлено, что предприятия малого и среднего бизнеса стали более активно приобретать и использовать ИТ-технологии. В 2014 году не менее 50 % от всего числа респондентов ответили, что расходы были выше, чем в предшествующих годах.

Многие специалисты связывают такой рост расходов со стороны небольших предприятий с появлением облачных технологий. Не менее 46 % опрошенных сообщили, что планируют в ближайшем будущем перейти на работу с облачными сервисами. Облачные сервисы (в основном работающие по технологии SaaS) предполагают, что пользователь может обращаться к своим данным с любого устройства, подключенного к интернету.

Небольшие предприятия, не имеющие возможности содержать собственные ИТ-отделы, предпочитают заключать договора со сторонними организациями на обслуживание программного и аппаратного обеспечения. Как выяснила в ходе исследований компания "Marketvisio", не менее 22,3 % от общего количества предприятий, работающих в России, не создает собственные ИТ-отделы, а обращается к аутсорсинговым услугам. Как показали опросы в 2014 году не менее 25,8 % респондентов планировали увеличить расходы на заключение договоров со сторонними организациями.

Меняется отношение и к программным комплексам, предназначенным для принятия решений на различных уровнях управления. Если ранее программный продукт SAP был чрезмерно дорогим для большинства российских предприятий, то уже в 2013 году было заключено 395 договоров, предполагающих внедрение продуктов SAP в России. Из общего числа подписанных договоров 215 - с предприятиями, относимыми к малому или среднему бизнесу.

Главный недостаток большинства российских предприятий - отсутствие четкого планирования, и как следствие, высокие издержки.

Качественные информационные системы позволяют сократить периоды обработки информации, исключить дублирование данных или выпуск противоречащих друг другу распоряжений. Информационные системы полезны там, где приходится нужную информацию передавать большой цепочке пользователей.

Востребованы информационные технологии и среди ритейлеров. Информационные технологии помогают не только собирать информацию об уже прошедших хозяйственных операциях, но и анализировать ее, планировать закупки, расходы и, в конечном счете, прибыль. В то же время небольшие торговые предприятия не спешат переходить на применение информационных технологий.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что российские предприятия начинают более активно использовать информационные технологии в своей работе, в частности, для выработки управленческих решений. Еще 10 лет назад расходы на приобретение аппаратного и программного обеспечения считались необязательными. На текущий момент времени многие предприниматели уверены, что получение прибыли невозможно без использования качественных ИТ-продуктов.

Первым из этих документов является "Стратегия развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 гг. и на перспективу до 2025 года".

Среди наиболее важных целей данной стратегии можно выделить:

1. Активное использование человеческого ресурса для развития ИТ-сферы. Необходимо менять программы подготовки и переподготовки специалистов. Предполагается, что ИТ-компании будут получать субсидии от государства.

2. Предполагается создание единой базы наиболее перспективных разработок и исследований в ИТ-сфере. Минсвязи России совместно с Минобразованием обязаны выделить гранты на разработку наиболее перспективных проектов в регионах страны.

3. Оказание поддержки малому бизнесу, занятому в сфере IT-технологий. Планируется активное открытие и работа технопарков.

4. Оказание поддержки предприятиям, занятым экспортом ИТ-продуктов.

5. Переход на использование ИТ-технологий во всех сферах деятельности в России.

6. Разработка мер по инфраструктурной поддержке всех намеченных мероприятий.

По мнению разработчиков стратегии, возможна реализация нескольких основных сценариев:

1. Базовый сценарий. Предполагается, что сфера ИТ в России будет развиваться достаточно медленно.

2. Альтернативный сценарий предполагает, что за период реализации Стратегии доходы от реализации ПО вырастут с 270 до 620 млрд. рублей. Предполагается, что доход будет получен не только за счет увеличения продаж внутри страны, но и за счет роста экспортных поставок.

Реализация альтернативного сценария предполагает создание 700 тыс. рабочих мест для специалистов высокой квалификации. Этот же сценарий предполагает, что не менее всего объема производимых ИТ-продуктов будет реализовываться за пределами России. В качестве венчурных инвестиций в производство ИТ-продуктов будет привлечено до 50 млрд. рублей.

Не менее важным документом представляется план "Развитие отрасли информационных технологий", составленный на 2013-2018 годы. В соответствии с данным планом российская ИТ-сфера должна в кратчайшие сроки преодолеть существующее отставание от западных стран.

Среди наиболее важных и сложных задач, решаемых в рамках поддержки ИТ-сферы на 2013-2018 годы, необходимо выделить следующие:

Более активное использование имеющегося человеческого ресурса, переход на новые технологии в образовании, привлечение российских студентов и специалистов к стажировкам в лучших зарубежных компаниях;

Перевод российских предприятий ИТ-сферы на производство конкурентоспособной продукции;

Выявление потребностей предприятий в ИТ-продуктах, обеспечение государственных заказов на разработку и внедрение информационных технологий. информатизация стратегический планирование документооборот

Проведенный анализ говорит о том, что в России еще рано говорит о всеобщем переходе на использование информационных систем. На данный момент времени предприятия все еще активно приобретают серверные и рабочие станции, оборудование для локальных сетей. Но важно отметить, что темпы продаж соответствующего оборудования постепенно падают.

В целом, говоря об информатизации производства, можно отметить, что на предприятиях, перешедших на применение информационных технологий, производительность труда выросла в 1,7 и более раза, чем на предприятиях, работающих без использования ИТ-продуктов.

В России на данный момент времени активно разрабатываются различные программы на федеральном и региональном уровнях. Но данные программы не содержат в большинстве своем достаточных мер для того, чтобы, если не все, то большая часть предприятий перешла на применение современных информационных продуктов.

2.2 Оценка стратегической среды функционирования предприятий аграрно-промышленного комплекса

Объектом исследования данной работы выбрана компания ООО "Молокозавод", представляющая отечественный аграрно-промышленный комплекс.

ООО "Молокозавод" - предприятие, занимающееся следующими видами деятельности:

Выпуск молокосодержащих продуктов, кисломолочной продукции, переработка сырого молока;

Разведение крупного рогатого скота на собственной кормовой базе;

Производство мяса и мясных изделий;

Реализация оптом и в розницу хлебобулочных изделий, молока, мяса и продуктов их переработки.

Выбранный производитель, несмотря на наличие технологических возможностей и высокого производственного потенциала в современных условиях рынка не может полноценно адаптироваться к условиям ведения бизнеса, и не выдерживают конкуренции с другими производителями.

Причиной подобной ситуации являются ошибки руководства предприятий, в частности отсутствие долгосрочной стратегии управления, что во многом определяется отсутствием четких механизмов информационного обеспечения, позволяющего принимать важные управленческие решения на основе полноценных данных о ситуации. Отсутствие подобного обеспечения объясняется, как кадровыми проблемами, так и общим недостатком информации, что характерно для всего отечественного агропромышленного комплекса.

В результате недостаточная эффективность принимаемые решений в области управления ведет к дополнительным финансовым потерям, ухудшению эффективности бизнеса и потере конкурентоспособности. Проведенный анализ ситуации с информационным обеспечением управления в отечественном аграрно-промышленном комплексе позволил выявить ряд закономерностей.

Материально-техническая сторона вопроса, предполагающая использование систем передачи и обработки данных, оставляет желать лучшего. На многих предприятиях аграрно-промышленного комплекса сроки эксплуатации ЭВМ превышены по всем показателям. Выступая в качестве основных производственных фондов, они в силу своего морального и физического устаревания не способны обеспечивать необходимого обмена данными. Практика показывает, что для эффективной работы средний возраст компьютерной техники не должен превышать 5 лет, в противном случае ЭВМ не способны работать с современным программным обеспечением, что ограничивает функционал их применения.

Исследуемое предприятие не являются исключением. В обоих случаях работа по полноценному обеспечению персонала информационно-техническими средствами не ведется. В результате при условии, что управленческий персонал должен на 100 % быть обеспечен вычислительной техникой, данный показатель на предприятии находится на значительно более низком уровне. Как результат, существенно снижается скорость получения управленческой информации, ее последующей обработки и выдачи рекомендаций для принятия окончательного управленческого решения. Подобная ситуация является одним из главных барьеров на пути проведения комплексной информатизации таких предприятий.

Статистика показывает, что в западных компаниях в структуре основных фондов на долю вычислительной техники приходится около 10-12 % всего объема средств. Сегодня IT-технологии рассматриваются в качестве одного из основных инструментов повышения конкурентоспособности предприятий. При этом в структуре активов рассматриваемого предприятия доля всех видов вычислительной техники не превышает 1 %, что является недостаточным показателем.

В качестве важного показателя, нуждающегося в анализе, выступает уровень информационной насыщенности труда. В целом на современном этапе специалисты отмечают, что данный показатель существенно отстает по объемам от величины информационного потока, необходимого для обеспечения качественной управленческой деятельности на предприятии, при условии, что за последние годы объемы подобной потоковой информации увеличились в шесть - восемь раз.

В результате имеющийся информационный потенциал применяется на практике недостаточно полно, что негативно сказывается на общей эффективности работы. Огромные массивы поступающих сведений, приходящих из внешней среды, никак не систематизируются и не обрабатываются, так как для этого не имеется необходимых технических средств.

Статистика показывает, что к числу обработанной информации относится только 27 % ее суммарного объема. Таким образом, около 73 % всего потока данных не используется в процессе выработки управленческих решений, так как нет технических средств ее переработки. В большинстве случаев данная информация относится к категории внеучетной, то есть не подпадающей под программы, позволяющие проводить систематизацию, оценку и анализ поступающих сведений.

ООО "Молокозавод" сегодня эксплуатирует автоматизированные системы решения финансовых задач, проектно-исследовательской деятельности и решения задач технологического характера. ООО "Молокозавод" эксплуатирует отдельные сети в сфере маркетинга и управления качеством, а также в сегменте управления персоналом и начислением оплаты труда. Между тем, данные системы не имеют взаимной связи, и выступают в качестве самостоятельных, обособленных элементов, не способных привести к повышению уровня информатизации производства в целом по предприятию.

Используемые на предприятие электронные базы данных сегодня не обеспечивают не только необходимого объема сведений, но и должной достоверности, необходимой для использования в системах управления. Фактически они не отвечают даже требованиям тактического уровня, поэтому их применение признается не целесообразным.

В процессе оценки качества используемых информационных систем работа проводится одновременно по нескольким направлениям: соответствие объемов, поступающих информационных данных необходимым величинам, соответствие качества функционирования систем, оперативность поступления информационных данных, доля бесполезной информации в общем объеме, объем информации необъективного характера.

На основе последних данных можно констатировать, что только 20 % всех руководителей предприятий удовлетворены качеством существующих информационных систем. В качестве одной из основных претензий специалистов выступает недостаточный уровень оснащенности предприятий техническими средствами, обеспечивающими прием, последующую обработку и передачу данных. В первую очередь речь идет о персональных компьютерах.

За счет улучшения существующей ситуации имеется возможность значительно улучшить общую эффективность функционирования системы информационного обеспечения управленческой деятельности на предприятиях отрасли.

В процессе исследования удалось установить, что значительная часть руководителей предприятий агропромышленного комплекса отмечает несвоевременность поступающей информации, а также ее невысокую достоверность, что объясняется многочисленным дублированием данных на различных уровнях управления. В качестве проблем выделяются сложности с организационным построением систем и их технической готовностью, что негативно сказывается на объеме поступающих на предприятие сведений. Оценка показывает, что в общей сложности удовлетворены объемами данных, поступающих по информационным каналам только 42,4 % руководителей.

Невысокого мнения сегодняшние руководители и о скорости поступления информации. В частности, каждый второй считает, что данные поступают не только с опозданием, но и в необработанном виде. Каждый третий отмечает большие потоки ненужной информации, не несущей в себе ничего ценного, и захламляющий информационный поток. Практически каждый четвертый (23 %) отмечает наличие в информационных потоках данных, являющихся необъективными.

В качестве одной из основных причин подобной ситуации называется отсутствие стандарта и методологии предъявляемых требований к информации управленческого характера, проведение параллельной обработки поступающих данных на различных уровнях системы без привязки и уведомления друг друга. Вместе с неоднородностью информационных потоков, их сложностью и неструктурированностью, отсутствием единых стандартов оформления данных, слабыми техническими возможностями, полноценно обработать и обратить на пользу даже поступающие сведения не представляется возможным. Как результат снижается и общая эффективность контрольной деятельности.

Уровень технического оснащения средствами информатизации на предприятиях выступает в качестве основополагающих факторов, оказывающих воздействие на показатели функционирования информационных систем, как на качественном, так и на количественном уровне. В отечественной практике управления практически полностью отсутствует практика проведения документирования решений в сфере управления предприятием, в то время как применение автоматизированных систем предполагает обязательное внесение всех данных в электронную систему, причем осуществляется данная работа на всех уровнях управления, существующих на предприятии.

Соответственно нагрузка на менеджеров низшего звена существенно увеличивается, что для них является явлением непривычным. Зачастую именно на этом уровне начинается противодействие структурным нововведениям, направленным на повышение общей эффективности управленческой деятельности.

Анализ ситуации показывает, что зачастую именно персонал оказывается не готов к переходу на использование информационных систем в своей работе. Оценка ситуации показывает, что полностью готовы к работе в новых условиях не более 15 % всего объема менеджеров. То есть эти люди не только могут в полном объеме осуществлять работу с информацией на основе информационных систем, но и хотят этим заниматься.

В качестве причин сталь слабого уровня готовности управленческого персонала выступает недостаточный объем финансирования в рамках предприятий программ, предполагающих закупку соответствующей вычислительной техники. Кроме того, зачастую руководители занимают дистанцированную позицию в вопросах информационного обеспечения, так как сами боятся пользоваться подобной техникой, и получать необходимые данные через информационные системы. Особенно это характерно для людей старшего возраста, испытывающих сложности с освоением компьютерной техники и разнообразных программ.

Для отечественных перерабатывающих предприятий агропромышленного комплекса характерно отсутствие как категории должности информационных менеджеров, а также работников, отвечающих за обработку информационных потоков. В функциональные обязанности последних входит сжатие поступающей информации, и ее подготовка для последующей передачи управленцам различных уровней.

В связи с этим для отрасли остро стоит задача увеличения для существующих кадров информационного потенциала, в том числе за счет подготовки специалистов по соответствующим направлениям.

Сегодня размер интеграции всех информационных потоков в сфере управления не превышает 35 %, что можно признать неудовлетворительным показателем. Соответственно имеющиеся ресурсы применяются недостаточно рациональной и эффективно. Выражается это, в том числе в дублировании информации на различных уровнях, что ведет к росту нагрузки. Негативно сказывается недостаточная интеграция и на показателях оперативности и достоверности сведений, передаваемых для принятия управленческих решений на всех уровнях. Итогом является снижение качественных показателей принимаемых управленческих решений.

В качестве важного критерия оценки в информационных системах выступает оценка информационных продуктов, имеющих внешние источники происхождения. Они выступают серьезным элементом выработки окончательных управленческих решений. Возможности применения внешней информации определяются в первую очередь техническими возможностями предприятия по получению и обработке данных, а также степенью доступности баз данных, из которых поступают сведения.

Подобные документы

Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.

дипломная работа , добавлен 13.06.2017


Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.

курсовая работа , добавлен 14.06.2010


Роль информации в системе менеджмента на предприятии. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения. Кодирование и безопасность информационных потоков.

курсовая работа , добавлен 12.11.2007


Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Планирование деятельности. Анализ существующих видов систем информационного обеспечения. Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования, рекомендации по ее внедрению.

дипломная работа , добавлен 27.07.2012


Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.

курсовая работа , добавлен 06.11.2014


Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.

дипломная работа , добавлен 26.09.2010


Понятие и значение информационного обеспечения системы управления персоналом, методология анализа данной деятельности. Характеристика предприятия и анализ его кадрового состава. Исследование информационного обеспечения деятельности по управлению.

курсовая работа , добавлен 20.08.2015


Системная пентада для системы информационного обеспечения предприятия, принципы ее моделирования. Классификация системы информационной обеспеченности предприятия. Функционально-морфологический анализ системы менеджмента безопасности пищевой продукции.

контрольная работа , добавлен 24.01.2013


Сущность инновационной деятельности и управления предприятием, основные виды и организация планирования, создание информационного обеспечения. Анализ производственно-хозяйственной и управленческой деятельности с использованием информационных технологий.

отчет по практике , добавлен 03.09.2010


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

Введение

Под влиянием изменений, происходящих в масштабах и структуре производства, осложнения техники и технологических процессов, резко возрастает роль информационных услуг и информации – важнейшего национального ресурса страны.

Сфера услуг – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей экономики. Отличительной особенностью услуг является их уникальность по скорости появления продуктов, услуг и новых технологий. Существующие модели и версии сервисных продуктов становятся невостребованными, в результате уровень прибыли идет на спад. Помимо этого, предприятия ощущают постоянное давление со стороны конкурентных предприятий, которые готовы в любой момент лишить их части рынка услуг. Удержание заказчиков, требования которых к услугам постоянно растут, и повышение их нейтральности становится важнейшим фактором успеха работы предприятий сферы услуг.

В последние годы в развитых странах предприятия сферы услуг перешли на новый уровень развития. Это дало возможность быстрее и с небольшими издержками повышать размеры и изменять структуру предприятия, поддерживать стандарты качества услуг и приспосабливать услуги к повседневным потребностям населения, менять дополнительные услуги.

Важность проблемы усовершенствования информационного обеспечения предприятий сферы услуг, ее неполная разработанность в настоящее время определили выбор темы выпускной квалификационной работы.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка информационной системы для поддержки деятельности предприятия сферы услуг.

Поставленная цель определила основные задачи исследования:

1. дать характеристику информационного обеспечения различных направлений деятельности предприятия;

2. выделить особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг;

3. провести анализ деятельности ООО «Print Advertising»;

4. разработать и спроектировать информационную систему для поддержки деятельности ООО «Print Advertising»;

Объектом исследования выступаетООО «Print Advertising»;

Предметом исследования является информационной системы для поддержки деятельности ООО «Print Advertising».

Структура работы.

Цель и задачи исследования обусловили структуру выпускной квалификационной работы, которая включает введение, три раздела, заключение, список используемой литературы и приложения.

Особенности информационного обеспечения деятельности предприятия сферы услуг

Информационное обеспечение деятельности предприятия

Эффективное управление предприятием невозможно без использования информации. Эта ситуация определяется тем, что управление - это подготовка, принятие и осуществление последовательных управленческих решений, принимаемых на основе информации, которая отражает состояние на управляемом предприятии и окружающей среды, а также степень исполнения управленческих решений.

Проблема большинства организаций – это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Информация рассредоточена по всему предприятию, и невозможно определить его интеллектуальный потенциал.

Информационное обеспечение управления - некоторые сведения и данные, оформленные таким образом, чтобы обеспечить удобство принятия решений для целевой деятельности. Функции информационного обеспечения малых предприятий оформились в недостаточно структурированную, самостоятельную и слабо развитую в систему управления отраслью. Подразделения и сотрудники, которые отвечают за информационное обеспечение, не представляют одного целого, как формальной структуры, так и бизнес- процессов.

В итоге выполняются только наиболее актуальные задачи, которые находятся в поле зрения руководства предприятия, при этом можно пропустить директивы, имеющие архиважное значение, что влечет неизбежные потери. Все это приводит к ошибкам в планировании, недейственному использованию возможностей предприятия и мешает проводить разумную, штатную кадровую и структурную политику. Это происходит потому что, отсутствуют системы мониторинга данных о потоках, их важности, сроках и очередности работ, и загруженности в них персонала. Это говорит о низкой эффективности информационного обеспечения малого предприятия.

Из-за низкой эффективности информационного обеспечения вне оперативного доступа остается 80–90 % информации. Она может быть применена для решения текущих задач предприятия.

Для предприятия необходимо построение системы информационного обслуживания, которая объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:

· контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

· обеспечивать предприятие полной релевантной информацией;

· регулировать информационные ресурсы для того, чтобы использовать их в целевой деятельности

· быстро извлекать информацию из огромного массива различных источников для перспективных и текущих задач управления;

· анализировать и обобщать, аккумулировать, адсорбировать документированный опыт результативно действующих предприятий;

· упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.

Нормативно-правовое регулирование информационного обеспечения предприятий

Нормативно-правовое регулирование информационного обеспечения предприятий состоит из исполнения законов и подзаконных актов, которые регулируют юридическую ответственность физических и юридических лиц, пользователей и технических специалистов и за действия или бездействие, повлекшие модификацию, утечку или утрату защищаемой информации.

Особенностью современного развития общества состоит в дальнейшем формировании процессов информатизации и зависит не только от технологических прорывов, но и насколько стремительно будут изменяься и корректироваться имеющиеся нормативные акты и добавляться новые, соответствующие переменившимся реалиям жизни. На сегодняшний день мировое сообщество сформировало общее мнение о том, что результативное использование ИКТ не может быть без слаженных действий по правовому регулированию процессов информатизации и разработки международных нормативных документов.

Особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг

Современные информационные системы организационного управления в сфере услуг предназначены для оказания помощи руководителям, специалистам и предпринимателям, которые принимают решения в получении ими своевременной и верной информации, создании подходящих условий для организации автоматизированных офисов, проведении с применением компьютеров и средств связи своевременных совещаний, которые сопровождаются звуковым рядом и видеорядом. Достигается это переходом на новую информационную технологию. Новая информационная технология – это технология, основывающаяся на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, возможности для пользователя доступа к удаленным базам данных и программам благодаря сетям ЭВМ.

Осуществление принципа накопления, интеграции, систематического обновления и хранения данных для соответствующего и надежного информационного обслуживания многих пользователей системы вырабатывается на стадии ее организации. Здесь учитывается то, что пользователями информации будут не только специалисты в конкретной области управленческой деятельности, но и программисты, которые занимаются созданием и внедрением программных продуктов. Поэтому в процессе проектирования баз данных ведется тщательное многоплановое исследование элементов предметной области, согласованности между ними, а также выявляются особенности вращающихся в ней данных как очень значительного ресурса.

На данный момент разными предприятиями разработано и внедрено много автоматизированных систем управления документаций, которые характеризуются специфическим подходом и компьютерными средствами для их воплощение в жизнь. Множество подходов и принципов разработки информационных систем говорит о том, что на сегодняшний день эта доля информационного рынка ещё не до конца сформировалась как самостоятельный сегмент, и часто продукты автоматизированных систем управления документаций появляются как сопровождающие разработки или побочный продукт при решении более сложных задач. Многие автоматизированные системы управления документацией разрабатываются самостоятельно.

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, она позволяет управлять. Но и самой информацией нужно управлять: управлять процессом ее получения и использования, управлять информационными ресурсами и информационным обеспечением. Эти задачи управления схожи для всех организаций. На уровне организации нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами и их эффективным использованием.

К задачам информационного обеспечения менеджмента относятся:

• 1) удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• 2) формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности включает решение следующих задач.

• 1. Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности), форм представления информации (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей).
• 2. Определение источников информации, обеспечение доступа к информации из внутренних и внешних источников.
• 3. Унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями.
• 4. Организация потоков информации, обеспечение актуализации информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы, системы диспетчеризации и мониторинга, развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации), обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах.
• 5. Создание систем управления данными, организация хранения массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость данных), разработка системы классификаторов, систематизация и типизация знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечение многократного использования информации.
• 6. Формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
• 7. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии.
• 8. Организация обратной связи (осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации).
• 9. Обеспечение непрерывности процесса сбора и переработки информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности. Процесс информационного обеспечения менеджмента предполагает действия с информацией, получаемой из внешних и внутренних источников.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Организация образует и свою внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, и, как отмечалось в параграфе 16.1, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

Любая организация имеет информационную систему (далее - ИС), успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организацию постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Определение ИС (см. параграф 16.3), использовавшее понятие "информационный контур управления", требует уточнения.

Информационная система существует в каждой организации, поскольку она не может обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как о некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, о "нервной системе организации". Как организация в целом, так и отдельные ее подразделения имеют множество информационных систем. Под термином "информационная система" далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно.

Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что данная система решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации - эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников организации. Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 17.3.

Рис. 173.

Первый компонент ИС - цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС - повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов. В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить замораживания оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т.н.) до формулирования задачи па уровне "хочу все знать".

В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям).

Второй компонент ИС (данные и информация) был рассмотрен в параграфе 16. 2.

Пользователи и персонал - третий компонент ИС - представлены работниками, использующими ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (сбор, формирование и использование информации). Пользователи объединены в различные подразделения, образующие организационную структуру ИС. Персонал ИС - работники, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирование и развитие ИС. Персонал ИС работает в рамках информационно-технологического подразделения (ИТ-подразделения) организации.

Управленческие процедуры - четвертый компонент ИС - представляют алгоритмы решения задач ("управленческие формализмы"), определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и неформализуемого знаний (а значит, и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения отличных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы или проекты.

Процедуры ИС можно определить, во-первых, как действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ-инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) в организации, а во-вторых, как технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС). Пример описания управленческих процедур и процедур ИС приведен на рис. 17.4.

Пятым компонентом ИС является ИТ-инфраструктура, в частности информационные технологии как способ преобразования информации, под которым понимаются сбор, передача, накопление, обработка, хранение, представление или использование информации. Существуют технологии сбора информации, передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования. В качестве составляющих технология объединяет организационно-методологическую (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение) компоненты. Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.

Рис. 17.4.

Другой подход к классификации технологий как способов преобразования информации основывается на выделении видов объектов преобразования: технологии работы с текстами, технологии мультимедиа, табличные процессоры и т.д. Информационные технологии (ИТ) реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы, определяя способ преобразования информации. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее.

Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания книги, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации.

Взаимосвязь организации, ее ИС и ИТ изображена на рис. 17. 5.

Организация (органы управления) предъявляет требования к ИС. Она в свою очередь задает набор требований к применяемым ИТ, характеристика которых также формирует ограничения ИС. Информационные технологии, развиваясь, создают новые возможности для ИС, а те порождают новые возможности для развития организации.

Рис. 17.5.

Информационные технологии являются частью пятой составляющей ИС организации - ИТ-инфраструктуры (как всякая инфраструктура, она определяет правила формирования своих компонентов и обеспечения взаимодействия между ними). Для автоматизированных ИС она состоит из трех подсистем (рис. 17.6): инфраструктура данных, техническая инфраструктура и программная инфраструктура.

Инфраструктура данных (базы данных, хранилища данных, СУБД, регламентирующие документы и т.н.) обеспечивает хранение и использование данных, отражающих текущее функционирование организации, и документов, отражающих работу организации во временных аспектах. Техническая инфраструктура (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, каналы связи, коммуникационные устройства, регламентирующие документы и т.п.) обеспечивает работу коммуникационных и вычислительных ресурсов организации.

Программная инфраструктура в части системного программного обеспечения (утилиты и программы, интерфейсы взаимо

Рис. 17.6.

действия прикладных систем между собой и внешними системами, операционные системы, методы и средства разработки приложений и т.п.) соединяет в единую систему вычислительные, коммуникационные и программные ресурсы, в части прикладного программного обеспечения (приложения и прикладные системы для пользователей) - предоставляет пользователям на их рабочих местах приложения для исполнения бизнес-функций, бизнес-процессов и бизнес-проектов. Если вернуться к рассмотрению рис. 17.5, то на нем отдельно выделены информационные технологии и процедуры ИС, которые являются компонентами ИТ-инфраструктуры.

Ситуация

Образованная из крупного научно-производственного объединения корпорация выполняет долгосрочные международные высокотехнологичные контракты, участвует в национальных проектах "Нанотехнологии", "Здравоохранение", "Образование", разрабатывает инновационные программы в аэрокосмической и сопряженных с ней отраслях науки и техники. Корпорация объединяет ОАО "Наука", "Инновации", "Производство", "Испытание" в холдинг, акции и другие ценные бумаги которого котируются на фондовом рынке. Созданная как ведущее предприятие наукограда, корпорация развивает спектр производства товаров и услуг народного потребления в основных и региональных формированиях.

Ситуация 6-2 "Обеспечение информацией"

В различных формированиях и подразделениях корпорации сложились разнообразные требования к информации, отражающие их статус, специфику и степень интеграции в процессы внутреннего взаимодействия. Полнота, своевременность, качество и другие характеристики информационного обеспечения менеджмента не только по-разному трактовались и оценивались менеджментом различных подразделений и формирований корпорации, но и нередко противоречили друг другу, дезавуируя результаты оценки.

Объединение корпорацией разных по направлениям работы и уровням развития составляющих, актуализация совершенствования систем руководства и управления, развитие аппаратно-программных ресурсов информационного обеспечения обусловили необходимость выработки единой методики оценки информационного обеспечения.

Руководство корпорации сформулировало ключевые требования к информационному обеспечению менеджмента

В числе профессиональных требований менеджмента корпорации к информационному обеспечению процессов руководства и управления выделяются следующие критерии оценки:

• o полнота;
• o достоверность;
• o конфиденциальность;
• o своевременность;
• o оперативность;
• o соответствие.

На этих критериях основывается система оценки и совершенствования информационного обеспечения руководства и управления корпорацией.

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

Фонда заработной платы

Коммунальных услуг

Стоимости программного обеспечения

Расходов на почту

Расходов на оформление договоров

Расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

Избежание будущего роста численности персонала

Уменьшение требований к обработке данных

Снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

Улучшение качества информации

Повышение производительности

Улучшение и ускорение обслуживания

Новые производственные мощности

Более уверенные решения

Улучшение контроля

Уменьшение просроченных платежей

Полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 2). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 2. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 3).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

Качество, достоверность и оперативность получения информации

Знания, опыт, личные качества руководителя

Квалификационный состав подчинённых

Ситуация на рынке

Рисунок 3. Система управления объектом: Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу - управляющая информация в результате сравнения; U - воздействие исполнительного органа на объект управления; V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). управление торговый товар персонал

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.