Скачать программу по делопроизводству. Три источника и три составные части ДОУ. Виды документов в организации

25.03.2019

Флешка

Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:

1) машинопись (русская и латинская клавиатура);

2) делопроизводство;

3) организационно-техническое обеспечение офиса;

4) культура делового общения

Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

Секретарь должен знать:

положения и инструкции по ведению делопроизводства;
структуру руководящего состава предприятия;
машинопись, правила орфографии и пунктуации;
порядок распределения материала при оформлении документов;
порядок создания электронного документа и организация его хранения и использования;
правила эксплуатации компьютера, диктофона, магнитофона и другой оргтехники;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной защиты.

Секретарь должен уметь:

выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделения;
получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;
организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, информацию по приемо-передающим устройствам, записывать принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, вести и оформлять протоколы;
обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
печатать по указанию руководителя различные материалы: использовать современные виды оргтехники;
вести делопроизводство; принимать, систематизировать поступающую на имя руководителя информацию, направлять ее на исполнение, контролировать сроки исполнения;
принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся;
организовывать прием посетителей, проявляя внимание и содействия оперативности рассмотрения просьб и предложений;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Обучение навыкам работы на клавиатуре ПК 102 часа

№ п/п	Наименование раздела
	Изучение клавиатуры ПК
	I. Общее назначение стандартной клавиатуры ПК
1	Из истории создания печатающих устройств.
2	Устройство клавиатуры персонального компьютера
	II. Основы профессиональной машинописи
3	Создание текстового документа в OC WINDOWS
4	Три “золотых правила” профессиональной машинописи Подсчет скорости и процента опечаток
5	Оздоровительная гимнастика
6	Контрольная работа “ Устройство клавиатуры персонального компьютера. Создание текстового документа в OC WINDOWS”
	III. Правила освоения буквенных рядов на клавиатуре компьютера. Работа с верхним регистром
7-12	Освоение среднего буквенного ряда клавиатуры компьютера
13-18	Освоение верхнего буквенного ряда клавиатуры
19-24	Освоение нижнего буквенного ряда клавиатуры
25-34	Освоение всех буквенных рядов клавиатуры
35	Контрольная работа “ Освоение всех буквенных рядов клавиатуры”
36-40	Правила работы с верхним регистром
	IV. Освоение знаков препинания, цифр и специальных знаков
41-42	Освоение знаков препинания “запятая” и “точка”
43-44	Освоение знаков препинания в верхнем ряду клавиатуры
45-46	Освоение цифр и специальных знаков
47	Контрольная работа “ Освоение знаков препинания”
	V. Типичные опечатки. Работа над ошибками
48	Типичные опечатки
49-58	Работа над ошибками
	VI. Освоение малой цифровой клавиатуры
59	Правила работы с дополнительной цифровой клавиатурой
60	Правила работы с программой клавиатуры
	VII. Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
61-62	Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
	VIII. Программа-тренажер машинописи “Соло на клавиатуре”
63	Краткое описание существующих программ
64-77	Обучение и тренировка на тренажера “Соло на клавиатуре”
78-79	Совершенствование техники письма
	Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов
80	Форматы потребительских бумаг. Правила письма текстового материала
81	Приемы выделения отдельных частей текста.
82-83	Оформление примечаний к тексту
84	Оформление сносок к тексту
85-86	Правила написания заголовков и подзаголовков
87	Правила оформления титульного листа
88	Оформление таблиц
89	Оформление диаграмм
90	Правила оформления библиографии
91	Правила сокращения слов и словосочетаний
92	Корректурные знаки и их применение
93	Контрольная работа “Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов”
	Основы работы с текстовым процессором (редактором) Microsoft Word
94-97	Создание текстовых документов
98-101	Создание таблиц в редакторе Microsoft Word
102	Контрольная работа № 5

Секретарское дело 102 часа

	Наименование раздела
	I. Организация работы приемной офиса
	Функции и задачи секретаря
	Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря
	Организация рабочего места секретаря.
	Планирование рабочего времени.
	Телефонное обслуживание
	Оформление телефонограмм.
	Организация личного приема посетителей руководителем
	Контрольная работа “Функции и задачи секретаря. Телефонное обслуживание”
	II. Делопроизводство
	История развития делопроизводства и секретарской службы.
	Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
	Документ. Классификаторы служебных документов
	Стандартизация и унификация документов. Трафареты документов
	Бланк документа
	Контрольная работа “Классификация служебных документов”
	Реквизиты документов
	Контрольная работа “Реквизиты документов”
	Информационно-справочная документация
	Служебные письма
	Служебные записки
	Объяснительная записка
	Протокол. Выписка из протокола
	Телеграмма
	Телефонограмма
	Факсограмма. Электронное сообщение
	Оформление информационно-справочной документации
	Контрольная работа “Информационно-справочная документация”
	Справочно-аналитическая документация
	Справка
	Сводка. Заключение
	Акт
	Отзыв. Перечень. Список.
	Оформление справочно-аналитической документации
	Контрольная работа “Справочно-аналитическая документация”
	Организационно-правовая документация
	Организационно-правовая документация
	Устав организации. Положение
	Должностная инструкция
	Инструкция. Регламент
	Оформление организационно-правовой документации
	Организационно-распорядительная документация
	Организационно-распорядительная документация
	Постановление
	Приказ
	Решение. Распоряжение. Указание
	Оформление организационно-распорядительной документации
	Контрольная работа “Организационно-распорядительная документация”
	Система документации по личному составу
	Заявление
	Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку (анкете)
	Личная карточка (Форма Т-2)
	Трудовая книжка
	Характеристика. Автобиография
	Резюме
	Оформление документации по личному составу
	Контрольная работа “Документация по личному составу”
	Организация работы с документами
	Документооборот в организации.
	Обработка документов
	Номенклатура дел
	Регистрация документов
	Контроль исполнения документов
	Формирование дел. Хранение дел
	Контрольная работа “Организация работы с документами”
	III. Деловой этикет
	Роль визитных карточек в деловом общении
	Оформление визитных карточек
	Общие вопросы организации переговоров

	Подготовка к экзаменам
	Проведение экзаменов

Необходимый элемент успешного бизнеса

Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.

Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.

Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium IV и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.

Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения.

Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. директора и секретариата. Дополнительная компонента «Секретарь-референт» позволяет организовать совещания, расписание директора, организовать контроль выполнения мероприятий совещаний, учет текущих задач секретаря и т.д.

Основные объекты учета «Делопроизводство 3.0»

Основными объектами учета в программе являются:

Входящие документы
Исходящие документы
Приказы
Поручения

Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)

Совещания

Расписание руководителя

Задачи

Вспомогательные сервисы

Печать конвертов;

Формирование «Списка почтовых отправлений»

Сканирование документов (поточное)

Шаблоны и СТП;

Всего в системе 4 категории пользователей:

Делопроизводитель

Руководитель

Секретарь-референт

Исполнитель

Преимущества программного комплекса «Делопроизводство 3.0»

Автоматизация делопроизводства в короткие сроки и с минимальными затратами;
Наличие процедур позволяющих укрепить исполнительскую дисциплину, взять под контроль ход исполнения поручений и приказов;
Наличие в едином программном комплексе функций делопроизводства и управления процессом реализаций мероприятий приказов;
Возможность хранения больших объемов текущих карточек и архива;
Высокая скорость на поиске документов;
Наличие типовых форм отчетов;
Низкая стоимость владения, т.к. комплекс работает на платформе бесплатной версии БД MS SQL Server 2014.

Архитектура программного комплекса:

«Делопроизводство 3.0» - это два взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:

Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);
Планировать совещания;
Отслеживать ход исполнений решений и поручений;
При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
Просмотр переписки.

Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.

Работу программного комплекса можно организовать:

в локальной сети с несколькими десятками пользователей
на одном компьютере (например, делопроизводителя)

Требования к операционной системе и оборудованию

cервер

рабочие станции

Операционная система

MS Windows
XP Prof/Vista

MS Windows
2000/XP Prof/Vista

Процессор

Pentium IV 1,5 GHz

Pentium III 1.0 GHz

Оперативная память

512 Мбайта

256 Мбайта

Свободное пространство на жестком диске

1 Гб

100 Мб

Немаловажно:

Разработчики программного комплекса руководствовались принципом «практичность и доступность», поэтому он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников - исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час . Постоянно работает «горячая линия» для клиентов. Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая инструкция пользователя.

Клуб пользователей ПК «Делопроизводство 3.0»

ОАО «Молочный комбинат «Южно-Сахалинский»
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Башкортостан
Управление Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по Орловской области
Закрытое акционерное общество «Уренгойгидромеханизация»
"МУП Энергия г. Новосибирска"
Агропромышленный союз России
ООО «СоюзМаш России»
Управление государственной службы занятости населения Республики Адыгея
«Чкаловские верфи»
МУ «Департамент финансов Администрации города Лабытнанги» (75 пользователей)
ОАО «Волжский электромеханический завод»
«Первый пограничный кадетский корпус Федеральной службы безопасности Российской Федерации
ФГУ «Дальневосточное ОУМТ и ВС МВД России»
УБЭП ГУВД по Волгоградской обл.
ООО «СтройАтлант»
УК «Калмнефть»
«Урангео»
Секретариат Совета Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ
Ассоциация российских банков
«Ямальский многопрофильный колледж"
«Нижнекамский агропромышленный колледж»
Муниципальное предприятие «Всеволожское предприятие электрических сетей»
Управление по труду и социальной защите населения Администрации муниципального образования города Салехард
ФГОУ СПО "Екатеринбургский экономико-технологический колледж"
Газпромавиа
Группа компаний "Стомус"
ООО "НТМК-Энерго"
ГДОУ детский сад №68
и другие...

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.

Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.

Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры

От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив документов », «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии , а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота . В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Cистематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Что такое электронный архив?

Популярность в России термина «электронный архив» является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и систематизация документов). Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого, исходя из наших определений, не может быть в принципе, т. к. на самом деле документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:

клиент звонит в компанию для размещения заказа;
заказ регистрируется в базе данных клиентов;
выписывается счет на товар;
счет передается в бухгалтерию;
бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
выписывается счет-фактура и накладная на товар;
товар отгружается клиенту;
счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Рис. 1. Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Западные системы автоматизации делопроизводства в России

Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

системы workflow (автоматизации деловых процедур);
системы groupware (коллективной работы);
системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:

отсутствие законченных российских программ автоматизации документооборота и делопроизводства;
отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур;
путаница в позиционировании программ западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для повышения спроса на программы в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых - совершенствования и автоматизации деловых процедур.

Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация архива документов.

Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?

Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Рис. 2. Компоненты управления предприятием

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

Руководство теряет целостную картину происходящего.
Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия - его качественное управление. Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так.

Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.

Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа текстов;
системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Описание программного комплекса «Делопроизводство 3.0», v .3.2

Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» . В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.

Программа работает на платформе современной MS SQL Server 2005 Express Edition и максимально задействует ее производительность и масштабирование, реализует такие ключевые показатели работы как высокое быстродействие и гибкость настройки под специфику работы предприятия.

Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium 800 и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

Всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3 пользователя, из них 1 пользователь наделяется правами делопроизводителя и администратора БД. Права доступа пользователей, справочники и настройки определяются администратором БД (как правило, делопроизводителем). При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.

Применение компоненты «Шаблоны и СТП » программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Структура обработки и регистрации входящего документа выглядит «классическим» образом + предоставляется возможность сформировать для исполнителя Поручение:

Операция	Действия
Операция	Делопроизводитель	Руководитель	Исполнитель
Регистрация документа делопроизводителем	Заполняется карточка вх. Документа. Документу присваивается статус «новый».
Передача документа руководителю	Поступившие письма, приказы и др. документы передаются руководителю на рассмотрение.	Ставит резолюцию, дает поручения.
Передача документов на исполнение	Внесение в электронную карточку документа резолюции и сроков исполнения, назначение Исполнителя. Документ переводится в статус «на исполнении»		Получает уведомление программы, о том, что по вх.№___ ему дано поручение со сроком исполнения ___ дня.
Контроль исполнения	Просмотр исполняемых документов. Напоминание (автоматическое, всем исполнителям, кто просрочил исполнение). Формирование отчета по ходу исполнения документов.	Просмотр исполняемых и просроченных документов, имеющих статус «на особом контроле» и т.п.	Выполняет поручение.
Исполнение	Как только все поручения по вх. документу исполнены, ставит дату исполнения и переводит вх. документ в статус «исполнено»	Видит результат исполнения и даты.	Заполняет в программе карточку «Поручение» (поле «результат») и указывает фактический срок исполнения.

Все уведомления Исполнителям формируются в программе «Делопроизводство 3.0» и дублируются по имеющимся у организации почтовым системам. Если у Исполнителя не установлено приложение «Делопроизводство 3.0», то напоминание ему поступит по электронной почте через почтовый сервер ЛВС предприятия.

Как видно из описания, мы активно используем такую форму как «Поручение». Это значительно расширяет функциональность и эффективность программы и предоставляет руководителю и делопроизводителю широкие контрольные функции. В целом, мы получаем такой важный управленческий эффект от работы программы как повышение исполнительской дисциплины.

Если организация небольшая, то ведение карточек «Поручение» необязательно. Можно ограничиться только регистрацией корреспонденции и приказов.

Основные объекты учета «Делопроизводство» 3.0

Входящие документы

Исходящие документы

Поручения

Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)

Совещания

Расписание руководителя

Вспомогательные сервисы

Печать конвертов;

Формирование «Списка почтовых отправлений»

Сканирование документов (поточное)

Шаблоны и СТП;

Всего в системе предусмотрено 4 категории пользователей:

Делопроизводитель;

Руководитель;

Исполнитель;

Секретарь-референт.

Главное меню программы

Рис.1

При запуске, программа информирует делопроизводителя о состоянии работы с документами и о Дне Рождения сотрудников. Открыв «Журнал исполняемых документов» мы получаем более детальную информацию о состоянии работы. Статус документа как «новый», «на исполнении» и «просрочен», подчеркнут соответствующим цветом. При необходимости делопроизводитель может выделить «просроченные» и отправить исполнителям уведомление по e - mail .

Рис.2

Регистрация документов. Входящий документ

На каждый документ заводится учетная карточка, в которую заносятся сведения о документе.

Форма карточки «Входящие документ» приведена на Рис.3

Рис.3

Наличие поля «категория» позволяет в рамках номенклатурного дела «Входящие» выполнять аналитические запросы и отбирать интересующие документы по тематике, к примеру, «жалобы», коммерческие предложения и т.п. В поле адресат указывается не только адрес отправителя, но при необходимости, и лицо, подписавшее документ. В программе предусмотрен учет Исполнителей и лиц, ознакомившихся с документом. После регистрации на подлиннике вх. документа можно напечатать типовой штамп секретариата (кнопка верхнего меню «печать штампа»). Предусмотрен вывод на печать самой карточки учета «вх. документа». Для контроля, входящий документ имеет 3 статуса: «новый», «на исполнении» и «исполнен».

К учетной электронной карточке могут быть прикреплены электронные файлы любого формата (закладка «Электронные документы»). Если этой информации о документе Вам недостаточно, можно добавить любые другие поля в закладке «Доп. сведения» (поля формируются в справочнике «Настройки»). Поиск документа можно будет вести и по новым полям.

Учитывая, что в разных организациях существует свой шаблон регистрационного номера, мы предлагаем выполнить предварительную настройку шаблона Рис.4:

Рис.4

Входящий и исходящий номер документа формируются автоматически или вручную.

Исходящий документ

Форма карточки «Исходящий документ» приведена на Рис.5

Рис.5

Все связанные документы легко отслеживаются: существует возможность ссылки на связь с входящим документом, т.е. мы учитываем все ответы на входящие. В учетной карточке учитываются, кто подготовил и подписал документ, кому персонально отправлен документ.

Приказы

Форма карточки «Приказы» приведена на Рис.6

Рис. 6

В карточку вносятся данные о приказах и указаниях руководителей, имеющих право на издание внутренних нормативно-распорядительных документов.

Мы не ограничились только регистрацией приказа, но и позволяем фиксировать все поручения по данному приказу (как правило, это пункты распорядительной части приказа, где указано кто, к какой дате и какие действия должен выполнить). Таким образом, мы позволяем осуществлять контроль исполнения приказа. Сотрудники, которым даны поручения, получают соответствующие уведомления.

Поручения

Форма карточки «Поручения» приведена на Рис.5

Рис. 7

Карточку поручения может заполнять как делопроизводитель, такие и другие уполномоченные сотрудники (помощник директора, секретарь-референт и т.д.). Поручение фиксируется как производное от указаний руководителя в форме резолюции на вх. документе или распорядительной части приказа.

В отдельных случаях, в карточку Поручения можно вносить данные из Протоколов по результатам рабочих совещаний. Данный способ повысит эффективность совещаний и исполнительскую дисциплину на предприятии.

Справочники

Справочник «Сотрудники» имеет двойное назначение, первое – для назначения Исполнителя в уч.карточке, второе - «информационное» т.к. информирует сотрудников предприятия о днях рождения сослуживцев, их телефонах и e : mail . Обычно, актуальность и доступность такой информации всегда представляет большую проблему.

Внешний вид справочника приведен на Рис.8

Рис. 8

В справочниках реализован вывод информации «как есть, в табличной форме», и экспорт в формат Exel . Организован поиск данных по фильтру. В справочнике хранятся сведения и об уволенных сотрудниках.

Движение документов

За регистрацию и движение документов несет ответственность делопроизводитель. Факт выдачи подлинника документа ответственному исполнителю фиксируется в карточке. В карточке указываются сотрудники, которые получили копии документов (ознакомлены). Процедура регистрации исходящего документа происходит только после его согласования и подписи руководителем. В номенклатурных делах мы видим все документы, которые прошли регистрацию (Рис.9). При этом можно просмотреть любой из документов дела, отобрать номенклатурные дела по годам, перенести дело в архив, распечатать опись дела.

Рис. 9

Справочно-аналитическая работа

Делопроизводитель, секретарь-референт и директор имеют полный доступ к базе документов, могут моментально находить все необходимые материалы по соответствующей категории. Разработанная в соответствии со стандартами российского делопроизводства гибкая система поиска позволяет самостоятельно определять необходимые параметры документов, причем поиск можно вести по всем заданным пользователем атрибутам, в том числе в прикрепленных файлах . В системе введено такое понятие как «категория» документа. По категории можно отфильтровать жалобы, заявления, коммерческие предложения и иные документы. Количество понятий в справочнике «категории» не ограничено.

Поиск документа осуществляется по нажатию кнопки «поиск документа» Рис.10

Рис. 10

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе определяются администратором базы данных (делопроизводителем). В закладке «Сотрудники» указывается уровень доступа (всего 2 уровня, администратор и пользователь). Пользователи ограничены в правах, могут просматривать карточки (и электронные файлы к ним) по которым они являются Исполнителями, вносить в них результат исполнения, выполнять поиск относящихся к ним писем и поручений, просматривать Журналы (отражаются только их письма), но не имеют возможности вносить изменения в карточки (кроме «результат исполнения»), справочники, настройки.

В основном пользователи имеют возможность просмотра документов, к которым они имеют отношение как исполнитель, видеть их статус и получать уведомления о состоянии работы с документом.

Совместимость комплекса с электронной почтой позволяет информировать сотрудников о событиях в системе.

и в системе «Делопроизводство 3.0»:

Контроль исполнения

Система учета контролирует ход исполнения документа всеми исполнителями. При запуске программы у всех пользователей на экран выдается уведомление о состоянии работы с исполнением документов и поручений.

При запуске программы выдается информация о наступлении контрольного срока исполнения документов (поручения). При нажатии «Yes», открывается Журнал «Исполняемых документов», в котором отражен данный документ для просмотра.

При открытии соответствующих Журналов, делопроизводитель, секретарь-референт и руководитель организации видят итог работы с документами и поручениями. Исполнитель видит только свои поручения и документы. Рис.11

Рис.11

Программа напомнит сотруднику о приближающемся сроке ответа, обобщает сведения о ходе и результатах работы с документами. Система поиска (выборки) реализована через фильтр. Предусмотрена выдача сведений в Exel.

Анализ документооборота .

В системе существует возможность получения набора стандартных отчетных форм, определяющих объем документооборота организации и ход исполнения документов. Рис. 9

Отчеты

Входящей корреспонденции

Исходящей корреспонденции

Приказов и указаний руководства

Поручений руководства

О состоянии работ:

с вх. документами

по подготовке исх. документов

по исполнению приказов руководства

по исполнению поручений руководства

Рис.9

Внешний вид отчета «Реестр, входящей корреспонденции» представлен на Рис.12

Рис.12

В системе предусмотрена (Рис.13) печать карточек всех видов документов
рис.13

Ведение электронного архива

Позволяет организовать работу архива в соответствие с законодательством РФ по архивному делу. Делопроизводитель может просмотреть любой документ из номенклатурного дела архива. При этом в программе создан удобный механизм поиска документов в архиве. Время поиска документов в массиве 10 000 единиц около 3 сек.

Использование персоналом единых шаблонов и стандартов предприятия

Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с едиными формами (бланками) документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Компонента «Секретарь референт»

Архитектура программного комплекса:

«Делопроизводство 3.0» - это взаимосвязанные Автоматизированные Рабочие Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» АРМ «Руководитель», АРМ «Секретарь-референт» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:

АРМ "ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ" (с правами администратора БД)

Организация и ведение системы делопроизводства в полном объеме (регистрация, учет, контроль, хранение, статистический анализ);

Формирование номенклатурных дел;

Ведение справочников, распределение прав доступа;

Копирование\восстановление БД.

Формирование отчетов из БД.

АРМ «Секретарь-референт»

Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;

Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания.

Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений.

Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;

Вести учет собственных задач;

АРМ «Руководитель»

Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);

Планировать совещания;

Отслеживать ход исполнений решений и поручений;

При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики).

АРМ "ИСПОЛНИТЕЛЬ"

Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения;

Просмотр своей корреспонденции и поручений;

Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)

Формирование отчетов по своим документам;

Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

общим - касающимся основной деятельности компании,
кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.